李 晶

(呼倫貝爾學(xué)院 內(nèi)蒙古 海拉爾 021008)

高校人事檔案是高校檔案管理工作的重要組成部分?；谖覈?guó)政治體制改革和高校人事制度的深化變革，我國(guó)對(duì)高校人事檔案管理提出了全新的建設(shè)性的要求。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，人事檔案管理工作也面臨著較多問(wèn)題急需解決。如何加快高校人事檔案管理改革的步伐，提升高?？缭绞桨l(fā)展已經(jīng)成為權(quán)衡高?，F(xiàn)代化管理建設(shè)質(zhì)量與綜合實(shí)力的重要標(biāo)志。結(jié)合現(xiàn)代高校人事制度改革現(xiàn)狀，不難看出無(wú)論是內(nèi)部信息管理、教學(xué)資源，還是制度建設(shè)都存在明顯的差距。為了適應(yīng)更新更高的要求，實(shí)現(xiàn)高校檔案建設(shè)的綜合化、一體化管理，作者從人事檔案工作的專業(yè)度與特殊性入手，對(duì)高校的宏觀管理影響因素及深化制度改革和創(chuàng)新高校檔案建設(shè)方面的工作出發(fā)，針對(duì)高校人事檔案管理工作存在的問(wèn)題進(jìn)行研究和分析，并提出相應(yīng)的改進(jìn)設(shè)想和措施[1]。

一、高校人事檔案管理工作的重要價(jià)值

高校人事檔案工作是高校管理工作的重要組成部分，是人才隊(duì)伍建設(shè)和崗位管理的依據(jù)。干部的培養(yǎng)是改革的重要?dú)v程，也是人才成長(zhǎng)，校內(nèi)人員隊(duì)伍建設(shè)的真實(shí)記錄。隨著現(xiàn)代高校人事管理和建設(shè)的不斷發(fā)展，人事檔案的管理工作面臨著改革帶來(lái)的新挑戰(zhàn)，無(wú)論是管理方面還是內(nèi)容方面都更加的具體和詳實(shí)。高校檔案管理工作的發(fā)展過(guò)程中，人事檔案管理的方式也在不斷地更新。為了促進(jìn)高校綜合性建設(shè)，高校人事檔案管理能夠適應(yīng)新形勢(shì)下大學(xué)對(duì)其提出的要求，人事檔案管理與建設(shè)已經(jīng)成為高校發(fā)展不可忽略的重要內(nèi)容[2]。

二、我國(guó)高校人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

(一)人才競(jìng)爭(zhēng)激烈，檔案分類不規(guī)范

高校人事檔案管理中，經(jīng)常出現(xiàn)“人檔分離”的現(xiàn)象。從建設(shè)價(jià)值和內(nèi)涵來(lái)看，根據(jù)政府上級(jí)主要部門(mén)的要求，經(jīng)過(guò)“三齡一歷”，全面審核認(rèn)證工作，無(wú)論在檔案內(nèi)容和材料補(bǔ)充及詳實(shí)方面都作了大量的工作。在進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中，多存在相互對(duì)應(yīng)、依存的關(guān)系，但仍存在一些漏洞，存在少部分難以溝通和補(bǔ)充的問(wèn)題[3]。

隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的迅速發(fā)展，我國(guó)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)體制不斷完善，人才競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，高校的人事制度改革和管理方式也有明顯變化，人才流動(dòng)現(xiàn)象也愈加顯著。在現(xiàn)代教學(xué)背景下，高校和科研人員之間的人才競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈，且高學(xué)歷高職稱的人才流動(dòng)問(wèn)題較為普遍。部分高校為了提高辦學(xué)層次，提升內(nèi)部人才質(zhì)量，多引進(jìn)高學(xué)歷、高層次的專業(yè)人才，為了贏得人才資源，往往存在“陰陽(yáng)合同”的現(xiàn)象。這種不基于院校實(shí)際辦事流程簽訂的勞務(wù)合同存在較多的不足之處，檔案管理很難做到規(guī)范化。此外，高校為了自身利益，對(duì)于一些流動(dòng)性大的部門(mén)，通常不會(huì)與員工簽訂符合法律法規(guī)的聘用合同，或者是員工離職、職位調(diào)動(dòng)過(guò)程中，不為其辦理離職、職務(wù)變更等相關(guān)手續(xù)，導(dǎo)致員工的檔案信息不真實(shí)，漏掉相關(guān)重要的信息，這些問(wèn)題已經(jīng)嚴(yán)重影響到高校人事檔案管理的質(zhì)量[4-5]。

(二)檔案資料整理不規(guī)范

在高校發(fā)展迅速的同時(shí)，高校的人事制度也在不斷的改革，并且開(kāi)始緊抓校內(nèi)人才隊(duì)伍的建設(shè)。很多高校為社會(huì)中高學(xué)歷、高職稱的人才提供了更為廣闊的發(fā)展平臺(tái)。實(shí)際上，有部分高校在人才引進(jìn)的過(guò)程中，對(duì)人事檔案的管理存在較多的不規(guī)范之處。如，年度工作考核材料缺失、職稱變動(dòng)材料失真、專業(yè)職務(wù)申請(qǐng)表以及入黨(入團(tuán))信息缺乏等，聘用人員與檔案人員存在獨(dú)罰經(jīng)辦等嚴(yán)重的問(wèn)題，這些行為嚴(yán)重影響了高校的人事檔案質(zhì)量，危及到了高校的人才公平性管理的科學(xué)性[6]。此外，傳統(tǒng)的檔案管理多是紙質(zhì)管理，收集信息的方式也有所不同，經(jīng)常會(huì)因?yàn)槭占绞揭约安僮鞣绞皆斐少Y料不全，信息不準(zhǔn)確等問(wèn)題的出現(xiàn)，嚴(yán)重影響了高校檔案信息內(nèi)容的完整性。

(三)材料標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

結(jié)合《干部檔案工作條例》規(guī)定，高校檔案信息管理需要依照相應(yīng)的管理規(guī)范和整理?xiàng)l例。在現(xiàn)代化信息管理建設(shè)下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式與現(xiàn)代化信息管理模式并行，而且管理的質(zhì)量也有所提升[7]。但是，信息化管理中的格式和現(xiàn)行管理標(biāo)準(zhǔn)中存在一定的偏差，以往的帶章文件都需要進(jìn)行重復(fù)的掃描與記錄，這極大的增加了檔案管理的難度。此外，在檔案管理中，高校職工檔案信息前后不一致現(xiàn)象十分常見(jiàn)。因?yàn)閷?duì)于高校檔案管理人員，一般都不是專業(yè)化的管理人員，而且大多數(shù)都是年齡較大或者是其他部門(mén)工作的兼職管理人員，所以缺乏相關(guān)的專業(yè)管理技能，更談不上專業(yè)化的培訓(xùn)，所以經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些不必要的錯(cuò)誤。人事檔案中人員的信息不能夠及時(shí)的進(jìn)行變更，如，在入職之前是未婚，入職較多年之后，并未改成已婚；年齡也是并未及時(shí)的更改；參加工作時(shí)間填寫(xiě)的不準(zhǔn)確；同一事件登記過(guò)程中出現(xiàn)時(shí)間前后不一致；或者是名字的更改沒(méi)有正規(guī)的手續(xù)也沒(méi)有相關(guān)的備注或者說(shuō)明。這些現(xiàn)象不僅嚴(yán)重影響了檔案質(zhì)量，也給人事部門(mén)辦理離休、調(diào)資晉級(jí)、職稱評(píng)聘，職務(wù)晉升等工作帶來(lái)了許多困難[8]。檔案中，年齡、工齡、學(xué)歷、待遇、職稱、職務(wù)是進(jìn)行檔案管理和建設(shè)的重要依據(jù)，需要以歷史材料為標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)照政策進(jìn)行核對(duì)，不能由本人隨意填寫(xiě)或者更改。但是，在此過(guò)程中，仍然存在一定的規(guī)范問(wèn)題：第一，需入檔材料太多，檔案用紙規(guī)格不統(tǒng)一，雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16K辦公用紙，但現(xiàn)行的公文材料大多是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格(文字)超過(guò)裝訂線，給立卷歸檔工作帶來(lái)諸多不便，也增加了檔案管理人員的工作量；第二，對(duì)收集來(lái)的應(yīng)歸檔的材料沒(méi)有按照規(guī)定及時(shí)整理歸檔，導(dǎo)致所查閱材料不完整，失去了時(shí)效性；第三，因?yàn)楦鞑块T(mén)在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，存在不一致的現(xiàn)象，而且也因?yàn)椴煌芾聿块T(mén)的不同人員能力水平的影響及紙張、書(shū)寫(xiě)等多方面的因素影響，造成格式問(wèn)題的出現(xiàn)，給整改和查閱造成了較大的困難。而且這些部門(mén)在進(jìn)行整理和規(guī)范的過(guò)程中存在將錯(cuò)就錯(cuò)的現(xiàn)象。為了全面加強(qiáng)檔案信息的規(guī)范統(tǒng)一管理，建議高校做到以下幾點(diǎn)：第一，針對(duì)國(guó)家要求，出臺(tái)對(duì)應(yīng)的管理措施和文檔整理?xiàng)l例；第二，提高人員管理的專業(yè)度和規(guī)范化程度；第三，對(duì)人事檔案管理流程進(jìn)行詳細(xì)規(guī)范和制定，以此來(lái)優(yōu)化人事檔案管理質(zhì)量[9-10]。

(四)管理手段需要提升

隨著現(xiàn)代高校人事檔案管理建設(shè)不斷深入，各高校也紛紛借鑒現(xiàn)代化的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)減少人工操作?；谟?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)可以有效提升人事檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)檔案現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展。但是通過(guò)調(diào)查的結(jié)果表明，目前大多數(shù)高校人事檔案管理工作依舊是以紙質(zhì)、手寫(xiě)為主，并且這些高校認(rèn)為采用手寫(xiě)文件可以保證檔案的絕對(duì)真實(shí)性。實(shí)際上，傳統(tǒng)的手工檔案管理難度大，且后期檢查、檢索效率低，不建議進(jìn)行推廣[11]。很多高校都針對(duì)院校學(xué)生的綜合化檔案管理構(gòu)建了檔案信息化網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，并針對(duì)院校內(nèi)的資源設(shè)立了對(duì)應(yīng)的檔案網(wǎng)站和主頁(yè)。在信息化建設(shè)環(huán)境之下，可以實(shí)現(xiàn)檔案的全文錄入和掃描，對(duì)于儲(chǔ)存信息資源十分有利。一些高校并未建立起檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，其信息化管理比較落后，導(dǎo)致檔案管理效率低、工作質(zhì)量差。在非網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中查找一個(gè)特殊文件，翻閱實(shí)體檔案的效率與信息化檔案管理相比明顯較低。

綜上所述，隨著檔案信息化建設(shè)改革，很多高校都嘗試采用信息化的方式代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)媒體檔案管理方式，為了在目前信息化改革的環(huán)境中，提升檔案管理質(zhì)量，減少人事檔案資源信息不當(dāng)、信息泄露等問(wèn)題，需要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)。

三、提升高校人事檔案管理水平的建議

(一)建立嚴(yán)格的管理制度

在現(xiàn)代高校人事檔案管理工作中，為了進(jìn)一步提升高校人事檔案管理質(zhì)量，應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行不斷的完善，按照國(guó)家法律法規(guī)條例要求，結(jié)合實(shí)際的人事檔案管理工作進(jìn)行管理，建議針對(duì)現(xiàn)有的管理制度進(jìn)行優(yōu)化，做好檔案管理、借閱管理等相關(guān)方面的工作，高校檔案信息化建設(shè)與管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期、系統(tǒng)的工作，需要高校各部門(mén)、各單位調(diào)整數(shù)字資源，進(jìn)行信息資源的有效整合，建立可集成的高校人事管理信息系統(tǒng)。本著從全局的戰(zhàn)略角度出發(fā)，改變以往各自為政、信息難以共享的現(xiàn)象，通過(guò)校園網(wǎng)、校園一卡通等集成，形成人力資源信息共享與交換系統(tǒng)，人員進(jìn)校、離校的服務(wù)系統(tǒng)，人才的招聘、錄用、考核、評(píng)價(jià)系統(tǒng)，人才的待遇信息系統(tǒng)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)綜合信息系統(tǒng)等，提高數(shù)據(jù)和系統(tǒng)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理質(zhì)量水平的提高[12]。

(二)提高對(duì)人事檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)

為了做好高校人事檔案管理工作，積極發(fā)揮信息資源管理工作，建議針對(duì)高校整體管理工作，基于現(xiàn)有的人事工作要點(diǎn)，提升基層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)。建議更新現(xiàn)代管理工作規(guī)范，在高校整體管理工作中要積極做好檔案工作管理，加強(qiáng)人力、財(cái)力和物力方面工作的支持力度，將人事檔案管理逐步的納入到高校整體管理以及考核的工作當(dāng)中。如上海工程技術(shù)大學(xué)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦理》和《干部人事檔案材料歸檔規(guī)定》等國(guó)家相關(guān)的人事檔案管理辦法，并結(jié)合本學(xué)校的實(shí)際情況，制定了有關(guān)人事檔案管理的重要辦法以及將人事檔案的管理納入到高校工作考核當(dāng)中，取得了良好的成效。不僅如此，還受到了學(xué)生以及老師的肯定，提升人事檔案工作質(zhì)量的同時(shí)也為人事檔案管理工作建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，所以各大高校應(yīng)該借鑒上海工程技術(shù)大型的人事檔案管理辦法，真正意義上提升管理的質(zhì)量[13]。

(三)轉(zhuǎn)變高校人事檔案管理模式

建議高校改變現(xiàn)代人事檔案管理模式，基于現(xiàn)有的資源管理，分析其中存在的問(wèn)題，制定出有針對(duì)性的人事管理措施。首先，在高校人事檔案管理的方式上，需要積極的引進(jìn)先進(jìn)的高效化的信息技術(shù)手段，對(duì)現(xiàn)有的信息化的管理模式進(jìn)一步的作出調(diào)整與完善，逐步的實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，不斷的減輕檔案管理人員的壓力，從而能夠更好的確保檔案的完整性與真實(shí)性；其次，在高校人事檔案的管理模式方面，需要進(jìn)行集中式的管理，對(duì)其建立相應(yīng)的管理部門(mén)和管理崗位，實(shí)現(xiàn)責(zé)任和職能的細(xì)分，運(yùn)用綜合管理的方式逐步實(shí)現(xiàn)集中式的檔案管理模式，不斷的增強(qiáng)管理的質(zhì)量與效率，并迅速的將檔案信息資源的利用率提升；最后，建議提升信息的管理理念，創(chuàng)新管理方法，但是在實(shí)際的引進(jìn)過(guò)程中應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際的工作情況，針對(duì)其中存在的問(wèn)題進(jìn)行改進(jìn)，做好對(duì)應(yīng)的處理工作，不斷改進(jìn)管理模式，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的目標(biāo)[14]。如南京大學(xué)，這一點(diǎn)就做的很好，南京大學(xué)能夠提供相應(yīng)的網(wǎng)上檢索功能，能夠檢索南大的學(xué)籍、校友檔案、職稱論文以及各項(xiàng)重要的研究成果等。不僅實(shí)現(xiàn)了高效化的人事檔案管理信息化管理模式，還能夠公開(kāi)、透明、適當(dāng)?shù)貙?duì)社會(huì)公信的個(gè)人平臺(tái)信息開(kāi)放和共享，這樣的創(chuàng)新方式值得學(xué)習(xí)和借鑒。

(四)提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

建議高校人事檔案管理中加強(qiáng)工作人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。首先，相關(guān)工作人員要以人事檔案管理工作為主，在實(shí)際的工作中，要建立和崗位相符合的管理工作，并且需要加強(qiáng)檔案管理專業(yè)方面的學(xué)習(xí)，不斷提升自身的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力；其次，要任才為用，控制工作人員的數(shù)量，按需分配工作量和任務(wù)，并且在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，更進(jìn)一步地進(jìn)行人力資源的優(yōu)化配置，減輕人事管理檔案管理工作者的壓力；最后，加強(qiáng)工作培訓(xùn)和指導(dǎo)管理，并將對(duì)工作人員與領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理工作迅速的納入到工作的重點(diǎn)，制定相應(yīng)的措施，積極開(kāi)展各項(xiàng)檔案管理的綜合性或者專題性的培訓(xùn)，不斷提升工作人員的業(yè)務(wù)能力。在強(qiáng)調(diào)本職工作的同時(shí)，積極引進(jìn)專業(yè)型人才管理，而且需要充分地將培訓(xùn)的知識(shí)應(yīng)用到實(shí)踐過(guò)程中，培養(yǎng)敢于實(shí)踐和善于實(shí)踐的人才，以此來(lái)優(yōu)化高素質(zhì)人才檔案管理隊(duì)伍質(zhì)量，促進(jìn)人事檔案工作進(jìn)一步發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，作為高校發(fā)展的重要依據(jù)，高校人事檔案管理工作對(duì)高校各項(xiàng)工作開(kāi)展有重要的價(jià)值意義，要提高認(rèn)識(shí)水平，正確處理人事檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，努力學(xué)習(xí)相關(guān)規(guī)定及操作技能，不斷提升管理能力，提高管理水平和使用效率，以此來(lái)促進(jìn)高校人事檔案管理質(zhì)量的提升。