卜凡剛

(聊城高級財經(jīng)職業(yè)學校，山東 聊城 252000)

在信息化時代，職業(yè)院校管理工作水平得到了大幅度提升，而檔案管理工作作為職業(yè)院校管理工作的重要組成部分，在具體開展過程中還存在諸多問題，如檔案管理工作信息化水平不高，檔案管理理念和方法落后，等等。在創(chuàng)新信息化時代，只有采取有效方法和舉措才能擺脫當前職業(yè)院校檔案管理工作所面臨的困境，以促進職業(yè)院校檔案管理工作水平的穩(wěn)固提高。同時，應強化職業(yè)院校人才隊伍建設工作，使其能夠更好地服務于職業(yè)院校在信息化時代的可持續(xù)發(fā)展。還應積極借助信息化時代的信息技術來強化檔案管理工作的質量和效率，不斷更新工作理念，使職業(yè)院校的檔案管理工作邁上一個新臺階。

1 職業(yè)院校檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 對智能軟件技術的應用不夠重視

信息化時代最明顯的特征就是信息技術高速發(fā)展，各行各業(yè)通過信息技術有效提高了信息傳輸?shù)乃俣?。但通過實際調查數(shù)據(jù)顯示，一些職業(yè)院校在檔案管理工作中嚴重缺乏對信息化技術的應用，即使能夠采用信息化技術，但在功能領域還需要進一步完善。

1.2 檔案管理人員專業(yè)技術水平不高

據(jù)調查研究顯示，當前很多職業(yè)院校的檔案管理人員專業(yè)技術水平不高，很多從業(yè)人員認為沒有必要開展檔案管理信息化建設，工作中積極性、主動性不高，不能借助先進的信息技術對原有資源進行有效整合，致使目前職業(yè)院校的檔案管理工作水平停滯不前，這些落后的工作理念已經(jīng)成為了阻礙檔案管理信息化發(fā)展的主要因素。此外，很多檔案管理人員不能應用計算機、互聯(lián)網(wǎng)等技術熟練開展檔案管理工作，必須更新他們的檔案管理工作理念和方法，有效推動職業(yè)院校檔案管理的信息化建設。

1.3 檔案管理工作方法有待創(chuàng)新

很多職業(yè)院校在開展檔案管理工作時不能與自身實際相結合，在工作方法上還有待進一步創(chuàng)新。很多職業(yè)院校在開展檔案管理工作中仍在沿用傳統(tǒng)的工作理念和單一的工作模式，這無法滿足信息化時代下檔案管理工作的要求，單一的工作模式已經(jīng)成為制約職業(yè)院校檔案管理信息化建設的主要因素之一。

1.4 檔案管理工作制度有待進一步規(guī)范和完善

很多職業(yè)院校現(xiàn)行的檔案管理工作制度存在不科學、不規(guī)范之處，導致很難對工作人員和設備進行有效管理，難以發(fā)揮應有的工作效率。同時，檔案管理工作制度不夠細化，存在缺陷，檔案管理工作難以有序開展。另外，不能對學生的檔案信息進行及時有效地整合和管理，動態(tài)管理信息更新速度慢，不能滿足職業(yè)院?？焖侔l(fā)展的要求。

2 信息化時代職業(yè)院校檔案管理創(chuàng)新途徑

2.1 積極引用智能軟件技術提高管理效率

積極引用智能軟件技術不僅可以有效提高檔案收集、錄入、檢索、存檔的效率，還便于師生查詢相關的檔案信息。積極掌握信息智能軟件和具體軟件技術的應用，有利于實現(xiàn)職業(yè)院校檔案信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，不僅降低了檔案管理人員的工作壓力，還有效提高了檔案信息資源的檢索率、運用率。隨著智能軟件技術的廣泛應用，勢必會改變和創(chuàng)新職業(yè)院校的檔案管理模式，能夠實現(xiàn)對檔案信息資源的有效整合，以滿足當前職業(yè)院?？焖侔l(fā)展的需求。職業(yè)院校以及檔案管理人員要將信息化、智能化建設工作重視起來，積極主動地去學習和掌握智能軟件的應用技巧，要能夠熟練操作不同的技術軟件，實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的精準錄入、精準查詢、精準存檔，全面提高職業(yè)院校的檔案管理工作水平。

2.2 優(yōu)化檔案內(nèi)容

職業(yè)院校檔案的內(nèi)容直接關系到檔案的利用效率以及檔案信息核心價值的實現(xiàn)。在錄入學生檔案信息時，應多增加一些有關學生的個人經(jīng)歷信息、獲獎信息、師生評價信息、性格信息、工作態(tài)度信息，等等，從這些核心點出發(fā)來完善學生的檔案信息內(nèi)容。同時，強化檔案信息的審核標準化建設，要秉著誠信、真實的工作態(tài)度開展信息錄入工作，充實檔案信息內(nèi)容，提高檔案管理工作效率，為職業(yè)院校的發(fā)展、為學生的發(fā)展、為檔案信息的應用提供更加優(yōu)質全面的檔案信息資料，進而實現(xiàn)職業(yè)院校檔案管理工作質的飛躍。

2.3 健全檔案管理工作制度

要想有效提高職業(yè)院校的檔案管理工作水平，實現(xiàn)檔案管理的信息化，就必須健全職業(yè)院校的檔案管理工作制度。職業(yè)院校應成立檔案管理中心，并在此基礎上完善檔案管理機制，明確檔案信息的收集、錄入和查詢標準。在完善基礎設施和工作制度的同時，還應建立一套科學的獎罰制度，強化檔案管理的檢查工作，及時對檔案信息進行匯總、歸檔、分類，建立檔案管理工作的長效機制，保證檔案管理工作能夠朝著專業(yè)化、信息化、制度化的方向轉變。

2.4 加強檔案管理人員的隊伍建設

職業(yè)院校檔案管理工作水平與從業(yè)人員的專業(yè)素質、專業(yè)技能有著密切的關系。職業(yè)院校應強化檔案管理人員隊伍建設，不斷提高他們的專業(yè)知識和職業(yè)素養(yǎng)，可以通過培訓、學習的方式開展工作。在培訓和學習過程中，要堅持理論知識與實踐操作并重的原則，讓管理人員能夠認識到檔案管理工作的重要性，強化信息化技術課程的學習，提高管理人員的網(wǎng)絡應對能力以及信息化技術操作能力，有效推動職業(yè)院校檔案管理工作的信息化進程，促進管理人員綜合素質的全面提升。