姜 媛

(黑龍江省紅旗農(nóng)場社會保險事業(yè)管理局，哈爾濱 150090)

1 干部人事檔案管理存在的問題

1.1 檔案材料來源不規(guī)范

不同時期的工作人員不同，工作方式與習(xí)慣也不一樣，收集檔案這一工作就很容易存在不規(guī)范的問題。如果干部檔案外調(diào)，各部門甚至各地區(qū)差別很大，就會導(dǎo)致信息來源和檔案形式多種多樣，檔案管理人員在整理時會很迷茫，對資料內(nèi)容不熟悉，會找不到資料。有的檔案字跡不清晰，表意不明，加大了檔案材料管理的難度。

1.2 檔案材料不夠真實

干部人事檔案是教育培訓(xùn)、人才測評的重要依據(jù)，都是紙質(zhì)的。長期以來，由于每次填報前后信息不一致，有些干部可能會出現(xiàn)記憶錯誤，而且信息量大，很難檢查每次填寫的信息是否一致。個別干部考慮到自己的利益會偽造個人檔案，一旦這些材料進入檔案館，就很難在今后的參考資料中核實和鑒別真?zhèn)巍?/p>

1.3 檔案管理人員水平不高

檔案人員的專業(yè)水平和技能并不能證明他們具有專業(yè)的管理水平。有的檔案管理人員專業(yè)水平不高，再加之人事檔案歸檔要求不嚴，個人檔案缺少一些資料和檔案目錄，會導(dǎo)致檔案出現(xiàn)不嚴謹、不完整的現(xiàn)象。有的干部不能及時報送和歸還檔案，難以記錄，有的干部甚至在檔案移交過程中丟失檔案。

2 干部人事檔案的重要性

從最初的招聘開始，到后續(xù)的培訓(xùn)、績效的記錄、薪酬的統(tǒng)計、勞動關(guān)系的確定等，甚至包括其他各個細小環(huán)節(jié)，都要記錄在人事檔案中。一個人從高中到大學(xué)階段的各種經(jīng)歷都要記錄在人事檔案中，在就業(yè)和單位選拔錄用等方面會對一個人的未來產(chǎn)生巨大影響。對于一名干部而言，干部人事檔案是其身份信息的最原始憑證。干部人事檔案能夠徹底反映出這名干部的基本信息和成長歷程，具有極強的參考價值。當(dāng)干部的信息出現(xiàn)異議和問題時，最基本的參考依據(jù)就是這份具有歷史性和真實性的干部人事檔案。對干部的監(jiān)督和規(guī)范是干部人事檔案能夠發(fā)揮的有效作用之一。

3 干部人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

3.1 提高檔案管理效率的必然要求

傳統(tǒng)的事業(yè)單位干部人事檔案管理工作模式的檔案處理效率較低，以紙質(zhì)文件形式進行檔案管理的體系和業(yè)務(wù)流程占據(jù)了較大空間，承載的內(nèi)容也有限，查找也麻煩，嚴重滯后了事業(yè)單位的整體工作效率。事業(yè)單位應(yīng)對干部人事檔案進行信息化管理，利用信息化技術(shù)手段有效減少檔案處理失誤，節(jié)省時間，節(jié)約空間，便于信息儲存和快速查找，減輕檔案管理人員的工作負擔(dān)。

3.2 新時代干部人事檔案工作發(fā)展的必然趨勢

當(dāng)今檔案資源管理難度急劇增加，傳統(tǒng)的檔案檢索、利用和服務(wù)工作難以滿足社會需求。應(yīng)推動干部人事檔案管理的科學(xué)化、信息化、規(guī)范化、智能化，保證檔案管理工作的高效進行，這也是新時代干部人事檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

4 干部人事檔案信息化管理的優(yōu)勢

4.1 有利于干部檔案信息查詢

干部人事檔案信息化管理不僅可以長期保存數(shù)據(jù)，還能在對相關(guān)數(shù)據(jù)和信息進行分類時消除重復(fù)數(shù)據(jù)，方便管理人員進行瀏覽和查閱。信息化管理可以從海量的信息中快速向管理者呈現(xiàn)所需的內(nèi)容，大大提高了信息查詢的檢索效率和質(zhì)量。

4.2 加強了檔案信息的規(guī)范化

干部信息的查詢和處理等一系列工作往往是當(dāng)事人或檔案人員在填寫傳統(tǒng)干部檔案信息時編寫的，這使得一些數(shù)據(jù)內(nèi)容難以識別，而信息管理按規(guī)定統(tǒng)一格式解決了檔案管理中的模糊、潦草等問題，為今后的工作提供了最清晰的第一手資料。

4.3 有利于傳統(tǒng)干部檔案的長期保存

由于這些檔案都是非電子檔文件，并不能很好地被長期保存，很容易因過多的翻閱而產(chǎn)生缺陷，而且紙質(zhì)文件對存儲環(huán)境的要求很高，需要一個特殊的大空間檔案室來存儲和保存。而現(xiàn)代干部人事檔案可以通過計算機和云存儲實現(xiàn)數(shù)字化管理，既節(jié)省了存儲空間，又實現(xiàn)了信息的永久存儲。

4.4 保證了文件信息的安全性

干部人事檔案信息具有使用價值和公開價值，利用信息化技術(shù)能夠使兩種價值得到高效發(fā)揮。為提高檔案信息的保密性，檔案信息管理人員要利用信息化技術(shù)來實現(xiàn)檔案信息的安全管理，保證干部檔案內(nèi)容不易公開、不易修改、不易增減。

5 干部人事檔案信息化管理的優(yōu)化措施

5.1 創(chuàng)建人事檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案利用率

檔案管理部門在管理干部人事檔案的過程中，要促進干部人事檔案的開發(fā)利用，提高檔案管理工作效率，更好地滿足用戶需求。檔案管理部門必須有效保護紙質(zhì)檔案，并建立技術(shù)先進、功能全面的檔案信息服務(wù)體系，更好地完成內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)部門與上級相關(guān)單位的人事檔案信息共享，提高對干部人事檔案的利用效率。

5.2 提高檔案的時效性和真實性

在干部人事檔案信息化管理過程中，檔案人員應(yīng)加強對檔案的動態(tài)管理，重點對以往的人事檔案進行審核，刪除無保存價值的資料，增加新的資料，便于有關(guān)部門了解干部的一切實際情況。同時，擴大數(shù)據(jù)內(nèi)部容量，建立完善的信息管理和處理系統(tǒng)，提高檔案的整體使用水平。

5.3 部門協(xié)調(diào)，實現(xiàn)檔案共享

干部人事檔案的收集和設(shè)計基本涉及了單位的每個崗位，因此，干部人事要做好各部門的溝通協(xié)調(diào)工作，從多方面整合人事，摸清人事財務(wù)狀況，實現(xiàn)檔案共享，發(fā)揮出人事檔案的真實價值。

5.4 確保檔案信息化的安全

在網(wǎng)絡(luò)信息時代，利用網(wǎng)絡(luò)管理人事檔案越來越受歡迎，但必須格外注意人事檔案的安全性，比如在設(shè)置密碼時增強密碼的復(fù)雜度。還可以通過復(fù)制技術(shù)和加密技術(shù)防止外部人員重寫和訪問文件，以確保文件的完整性和真實性。

5.5 提高管理人員技術(shù)水平

為了使人事檔案信息管理更加科學(xué)，除了專業(yè)培訓(xùn)外，還必須提高管理人員的計算機操作水平，加大對檔案管理人員的定期考核力度，提高管理人員的綜合素質(zhì)。同時，要采取一系列措施避免檔案數(shù)據(jù)丟失，保證檔案數(shù)據(jù)的安全。干部人事檔案的登記要讓具有專業(yè)技能的檔案管理人員來完成，這樣可以提高檔案存取效率和管理精準性。