殷菁遙
(黑龍江測繪地理信息局 后勤管理中心,哈爾濱 150081)
人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色,是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料,起著憑證、依據(jù)和參考的作用,與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系等緊密掛鉤,具有法律效用,是記載人生軌跡的重要依據(jù)。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展,人事檔案證明服務的對象由原來的本單位內(nèi)部職工發(fā)展到今天的社會化全面服務,出具人事檔案證明的范圍也由從前針對某些歷史問題的證明,發(fā)展到多個領域,如本人或法定繼承人的親屬關系公證、購房改房的工齡證明、職稱申報評審的證明、因公出(境)政審手續(xù)、居住證等證件的辦理、社會保險福利待遇的接續(xù)與轉(zhuǎn)移等。人事檔案證明服務工作呈現(xiàn)出內(nèi)容廣泛、形式多元、途徑多樣的新特點,只有加強人事檔案證明服務的規(guī)范化管理,才能更好地滿足人事檔案社會化服務的迫切需求。
開具人事檔案證明一般涉及對服務對象的身份審查、事由審查、登記審批、查閱、復制、出具證明、用印以及留底備份等多個環(huán)節(jié),通常需要檔案管理人員付出較多時間來完成工作,因此在過程中加強規(guī)范化管理,一方面不僅可以在客觀上縮短開具證明的時間,提高工作效率,同時也在一定程度上避免了無制可依造成的隨意現(xiàn)象及無開具存根或?qū)徟鷤浒冈斐傻幕靵y現(xiàn)象。另一方面,也可以促進檔案利用工作中各環(huán)節(jié)管理的規(guī)范化、制度化,從而推動整個人事檔案管理工作的全面規(guī)范化發(fā)展。
隨著社會的發(fā)展,學歷情況認證、購房改房證明等工作正面臨服務內(nèi)容越來越豐富、出證來源繁雜多變的情況,因此在具體的人事檔案證明服務中,人事檔案管理部門及工作人員除了要按照檔案中的有關記載制發(fā)證明外,還需要在有關部門的要求或配合下承擔相關職能,明確開具證明服務的具體范圍、工作步驟,理清檔案管理部門的工作職責,才能為檔案證明服務的規(guī)范化打好基礎。
當前對人事檔案證明服務的需求呈擴大趨勢,對出具檔案證明服務的技術手段要求也在不斷提升。一些證明的需求者因身在外地或時間不充裕,不便實地求證,普遍需要檔案證明的數(shù)字化、無紙化,而有限的技術條件將越來越制約檔案證明服務的規(guī)范管理,因此人事檔案證明服務技術手段的提升顯得尤為重要。
傳統(tǒng)的人事檔案多采用“你查我調(diào)”的管理模式。為了確保檔案資料安全,人事檔案管理更加倚重勞動力,使得人事檔案實體的保管、保密存在一定的安全隱患。人事檔案的數(shù)字化管理雖引進了新技術,后期也需要專業(yè)的信息管理技術來保障安全,以防出現(xiàn)漏洞??梢哉f,檔案的安全、保密工作是一項常態(tài)化的工作,是規(guī)范人事檔案證明服務的重要保證。
出具檔案證明一般要結合現(xiàn)有館藏中的檔案記錄做出相應的正面證明,如果檔案資料不齊全或真實性存疑,例如沒有完成干部人事檔案的審核工作,沒有核對好“三齡兩歷”的真實情況,則會降低出具證明的準確性。因此,保障檔案材料的質(zhì)與量,也是檔案證明服務規(guī)范化的關鍵所在。
在《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案工作條例》等法律法規(guī)的總體要求下,結合開具人事檔案證明服務的實際工作,制定出證服務制度,明確具體的服務范圍、工作步驟。對于涉密或因相關原因不能開放出證的,需經(jīng)有關部門批準后,實施相應工作,為人事檔案的安全性、人事檔案證明服務規(guī)范化管理提供有效的制度保障。
人事檔案出證服務一般應包括但不限于以下幾個環(huán)節(jié):a.對出證申請進行審核。檔案管理部門應從出證內(nèi)容、出證事由、利用方式等方面對出證申請進行綜合審查,并確認是否可以受理。對拒絕受理的出證申請應說明理由,對可以受理的出證申請,應要求申請者填寫登記表,將申請日期、申請出證事由、出證方式寫清,并完善好相關審批程序。b.結合申請需求查閱檔案材料。有兩種情況:一種為檔案中有直接可以佐證的材料,一種是可以查到的有關材料,但并不能直接證明申請內(nèi)容,應把查到的相關內(nèi)容的原件以復印等方式提供或列入證明中,但不能出具結論性意見,僅供需求者參考。c.形成檔案證明材料。通過以上兩步準備與分析判斷,在與需求者溝通后,選擇通過復印檔案原件、摘錄檔案原文或綜合敘述的形式提供證明材料。要采用標準的格式撰寫,注意表達準確、內(nèi)容全面,必要時可以對一些情況予以注釋說明。d.做好審批手續(xù)。由檔案管理部門負責人對登記表和所開具的證明材料進行審核,審核無誤后簽字確認并加蓋檔案證明專章,同時工作人員應為證明編號并做好備份,以便核查與統(tǒng)計分析。通過這樣對出證工作流程進行細化,可以完善工作程序并提升工作效率。
數(shù)據(jù)庫應當從完善內(nèi)容出發(fā),在確保內(nèi)容全面、信息精準的同時,進行定時或隨時的更新與維護。在內(nèi)容完善的基礎上,可以配套檢索功能。對于利用頻率較高、年代久遠、易損耗的重點材料,可以采用掃描的方式,在確保安全的前提下留存在計算機中。通過這些技術手段,可以使人事檔案信息利用的質(zhì)量與效率得到大幅度提升,從而助力人事檔案證明服務的規(guī)范化管理。
開具人事檔案證明服務的工作看似單一,實則卻是一個協(xié)同聯(lián)動的過程。為了減少疏漏,可在工作流程的不同階段匹配相應的工作人員,確定每個人的角色分工,堅持誰經(jīng)手誰負責的原則,在工作態(tài)度上預防細節(jié)的疏漏。另外,此舉也可有效防止某個環(huán)節(jié)出錯而導致最后出具證明的錯漏。如在第一階段,即對出證申請進行審核及查閱檔案材料的階段,可以由一般的檔案工作人員負責完成。第二階段,即形成證明材料階段,應由檔案管理部門的負責人進行撰寫、把關。最終階段,即履行審批手續(xù)階段,可以由相關領導、負責人來完成。這樣將出證服務的每項工作落實到具體崗位的目標與任務中,可減少人事檔案證明服務過程中的疏漏,達到加強人事檔案證明服務規(guī)范化的目的。