孫晶晶 秦皇島排水有限責任公司

檔案管理工作在人工智能技術的支持下，其信息化水平正在不斷提高，而且檔案管理工作的效率也會得到進一步提升。因此，要積極探討如何將人工智能技術廣泛地應用在檔案管理信息化之中，使檔案管理人員能夠擺脫繁重的工作，為相關人員提供更加優(yōu)質的檔案服務。

一、人工智能技術在檔案管理信息化中的優(yōu)勢

（一）提高檢索效率和準確率

在檔案管理中應用人工智能技術保證各項檢索工作邁向智能化方向，這樣就可以降低檢索中存在的錯誤，還可以提高檢索效率，優(yōu)化檢索途徑，采用先進的檢索技術能夠對檔案內容和關鍵詞進行拓展檢索和推送，全方位滿足用戶的需求，使用戶能夠及時了解與之相關的內容。人工智能技術可以降低人力資源的投入，只需通過網(wǎng)絡就可以滿足用戶的檢索需求。

（二）提高檔案管理效率

在人工智能技術的支持下，檔案管理效率可以得到有效提升。只需要在計算機網(wǎng)絡中編制一個程序，就可以自動將相應的工作檔案和內容上傳到計算機之中，當項目完成后，就可以形成完整的檔案。這種方式不僅可以節(jié)省檔案管理的時間，還可以保證數(shù)據(jù)的準確性和及時性。檔案人員只要在后臺進行編程操作，就可以及時將信息進行收錄。

（三）節(jié)省成本

人工智能技術可以節(jié)省檔案管理的成本，無需耗費大量的人力和物力。在應用人工智能技術的過程中，需要購買與之相關的設備和服務，一旦設備出現(xiàn)問題，就可以通過完善的售后服務解決問題，同時，設備還可以定期得到更新。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，企業(yè)需要雇傭大量的管理人員，這樣就要消耗許多人力資源成本，而且還無法保證工作的質量和效率。人工智能技術卻可以通過持續(xù)工作的方式使各項工作圓滿完成。因此，從長遠角度來看，應用人工智能技術可以保證檔案管理工作的成本不斷下降。

（四）提高檔案管理的安全性

應用人工智能技術進行檔案管理可以提高工作的安全性和可靠性。人工智能技術可以明確相關人員的工作權限，在進行檔案查閱上有嚴格的限制。通常會應用多元化安全密鑰的方式保證檔案的安全，這樣就可以進一步提高檔案管理信息化系統(tǒng)的安全性。與此同時，還要建立完善的防火墻，避免病毒和黑客攻擊系統(tǒng)。

二、人工智能技術在檔案管理信息化中的應用

（一）系統(tǒng)智能識別技術

系統(tǒng)智能識別技術的應用范圍比較廣泛，具有相對完善的技術體系。系統(tǒng)智能識別技術主要是在搜索引擎上所使用的搜索框，其不僅可以保證用戶通過文字進行檢索，還支持圖片和語音檢索。因此，將系統(tǒng)智能識別技術應用在檔案管理信息化建設之中，可以大大提高檔案管理水平。用戶在進行檔案的查閱時，可以利用系統(tǒng)智能識別技術對答案的標題或其中的關鍵詞進行檢索，點擊檢索按鈕后，就可以搜索出與本檔案相關的內容。由于系統(tǒng)智能識別技術支持語音搜索，因此，用戶還可以利用語音對文檔進行搜索，系統(tǒng)可以對語音進行識別后轉化成文字，就可以幫助用戶在第一時間內檢索到相應的檔案。采用圖片智能識別技術也可以進行搜索，系統(tǒng)通常會提供與此圖片相近的內容，以備用戶選擇。

（二）指紋虹膜識別技術

指紋虹膜識別技術可以保證檔案管理工作的安全性。如果用戶需要查閱某些機密文件，就可以利用指紋虹膜識別技術對人的虹膜和指紋進行識別，這樣才能獲得文件查閱的權限。檔案管理工作的安全性要放在首位，尤其涉及一些機密文件時，就需要由專門的人員進行管理和查閱，這就需要嚴格界定權限，應用指紋虹膜識別技術則可以實現(xiàn)上述要求?？梢詫⑾嚓P負責人的指紋和紅膜進行錄入，當工作人員需要查閱與之相關的檔案時，系統(tǒng)就可以對紅膜進行掃描，成功匹配后就可以進行查閱；如果不匹配就會產生警告，系統(tǒng)還會以短信或電子郵件的形式發(fā)送到相關人員的手機之中。

（三）網(wǎng)絡平臺共享技術

在檔案管理中涉及諸多工作，而且傳統(tǒng)的檔案管理流程比較復雜，如果需要對檔案進行查閱或借閱，則需通過逐級審批的方式。為了進一步提高工作效率，優(yōu)化審批流程，可以利用網(wǎng)絡平臺共享技術，對審批流程進行簡化，相關人員只需利用網(wǎng)絡平臺就可以進行審批。網(wǎng)絡平臺還可以實現(xiàn)對檔案的共享，員工通?？梢栽趩挝粌染W(wǎng)中就可以查閱檔案。

（四）智能檢索技術

在人工智能技術中，智能檢索技術可以保證傳統(tǒng)的檔案管理工作效率得到有效提升，還可以減少檔案管理人員的工作壓力。智能檢索技術可以保證用戶所需的信息能夠在第一時間內得到展示，還能夠為用戶展示與關鍵詞有關的搜索結果，滿足用戶的多元化需求。隨著智能檢索技術的不斷完善，先進的檔案檢索系統(tǒng)會為檔案管理人員工作提供更多的技術保障檔案管理人員工作提供更多的技術保障，使各部門的檔案信息能夠得到統(tǒng)一管理。

三、結束語

總之，在檔案管理工作中要充分利用人工智能技術，實現(xiàn)管理信息化建設，降低管理成本，提高工作效率，解放勞動力，滿足用戶的各項需求。隨著人工智能技術的不斷發(fā)展，檔案管理工作將會得到進一步優(yōu)化，檔案的價值也可以得到進一步體現(xiàn)。