陳婧莎 四平市建筑工程服務(wù)中心

一、電子檔案概述

電子檔案與紙質(zhì)檔案管理有很大的不同，一種是明顯的物質(zhì)管理形式，另一種是虛擬化管理形式，管理的載體依賴于紙質(zhì)和計算機(jī)，這是兩者最大的區(qū)別。具體來說，電子檔案，即電子化、虛擬化文件，大多以電子圖片、電子文本等形式出現(xiàn)，包括命令文件、數(shù)據(jù)文件、文本文件等，通常都存儲在計算機(jī)中，受圖像技術(shù)、條形碼技術(shù)等技術(shù)的支持，有不同的格式，易于修改、提取、存儲、刪除等，對計算機(jī)的依賴性很強(qiáng)。另外，電子文件的最小粒度為“片”，根據(jù)實際需要存儲，其大小也可以用KB、MB、GB 等單位表示。文件越大，單位就越大。此外，電子檔案的分類和處理更好，而且容易提取。在海量檔案中，可以輸入相應(yīng)的關(guān)鍵字查詢文件，方便快捷，大大提升了工作人員的工作效率。其優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾點：

（一）信息處理速度

與傳統(tǒng)的手工抄寫文件速度相比，電子檔案管理的信息處理速度無疑更快，只需操作鍵盤就可以完成一系列操作，無論是輸入還是掃描，都更有效率，不僅提速，信息處理質(zhì)量也能得到提高。另外，檔案的分類更方便快捷，這是毋庸置疑的，減少了手工操作的錯誤，節(jié)約了時間和精力，保證了檔案管理工作效率的提高。

（二）信息查詢

過去查閱紙質(zhì)檔案很不方便。如果有更多的檔案，可能需要更多的時間來找到它們，這將花費更多的精力和時間。一般來說，咨詢不方便，效率不高。而現(xiàn)代電子檔案存取非常方便，只需在所需的檔案類別、檔案名中查找一目了然，即使檔案數(shù)據(jù)過多，也可通過輸入關(guān)鍵字快速查找，方便查閱，可節(jié)省大量時間，使用效率大大提高，能及時反映和發(fā)揮檔案的價值。

（三）儲存穩(wěn)定性

傳統(tǒng)的檔案存儲面臨著諸多風(fēng)險，這些風(fēng)險受環(huán)境的影響很大，如蟲蛀、腐敗、丟失等，在一定程度上對檔案管理造成了影響和干擾，存在存儲不穩(wěn)定的局面?，F(xiàn)代電子檔案存儲不再受這些因素的影響和干擾。因為是電子檔案，只要建立并存儲，就可以存儲在計算機(jī)或電子文檔管理平臺上，備份數(shù)據(jù)。它不必?fù)?dān)心任何時候的電子文件丟失、蟲蛀、潮濕環(huán)境造成的破壞等等。存儲相對穩(wěn)定，存儲時間較長，有利于檔案的存儲和應(yīng)用。

（四）信息調(diào)整

這里的信息調(diào)整包括修改、補(bǔ)充記錄和刪除操作。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息調(diào)整比較困難，容易造成文件的密集和混亂。而現(xiàn)代的電子檔案，沒有這個問題，只需要依靠簡單的程序操作，就能完成看似煩瑣的任務(wù)，節(jié)省時間，節(jié)省力量，提高工作效率，可謂一舉三得。

二、檔案管理中電子檔案管理優(yōu)化建議

（一）加強(qiáng)信息安全管理

電子檔案管理部門安全管理是在檔案管理的過程中的首要任務(wù)，相關(guān)工作人員必須規(guī)范工作章程，電子檔案管理部門在檔案管理過程中應(yīng)當(dāng)不斷增強(qiáng)安全意識，科學(xué)合理地運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)和手段，不斷提高電子檔案和網(wǎng)絡(luò)信息的安全性和可靠性。由于電子檔案信息通常存儲在某一介質(zhì)上，有必要通過加強(qiáng)對該介質(zhì)的安全管理來實現(xiàn)對電子檔案信息的有效控制。從這個角度來看，在電子檔案的安全管理過程中，管理者應(yīng)建立合適的磁盤或光盤等存儲環(huán)境條件，以有效提高檔案信息的安全性。

（二）健全檔案管理服務(wù)體系，規(guī)范檔案管理運(yùn)作流程

在實踐中，建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫，通過基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的挖掘和利用，對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的優(yōu)化和整合，并在此基礎(chǔ)上積極開展檔案數(shù)據(jù)咨詢服務(wù)。因此，我們應(yīng)該立足于實際情況，結(jié)合實際情況，不斷完善電子檔案信息資源的管理制度，對電子檔案信息進(jìn)行歸檔，從而促進(jìn)相關(guān)數(shù)據(jù)的共建和共享。同時，要深化現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，為電子檔案的優(yōu)化管理提供技術(shù)支持。在電子檔案管理的實踐中，要加強(qiáng)對員工實際操作能力的管理和控制，使他們能夠準(zhǔn)確掌握有效的操作技能，掌握電子檔案管理的要點，從而提高工作效率。

（三）加強(qiáng)人才培養(yǎng)，優(yōu)化服務(wù)方式

單位負(fù)責(zé)人和負(fù)責(zé)部門要提高對電子檔案的應(yīng)用管理重要性的認(rèn)識水平，加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)來提升自身技能，為電子檔案的管理提供最基礎(chǔ)的保證。在實踐中，還應(yīng)完善人才招聘機(jī)制，優(yōu)化人才隊伍建設(shè)，為高素質(zhì)管理人才的儲備奠定堅實基礎(chǔ)，這也是提高電子檔案管理有效性的基礎(chǔ)和保證。在電子檔案管理過程中，還應(yīng)不斷優(yōu)化服務(wù)模式，可從這兩方面入手：首先要存儲相關(guān)電子信息，提高管理水平。二是電子檔案管理人員要秉持服務(wù)理念，為檔案數(shù)據(jù)需求者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在這個過程中，要積極的構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)管理體系，提供有效快捷的在線服務(wù)。

三、結(jié)語

電子檔案的出現(xiàn)徹底打破了以往的管理模式，將檔案管理工作的效率提高到了一個更高的水平，使檔案管理工作變得更加快捷和多樣化。因此，在今后的檔案管理工作中，需要掌握檔案管理電子化的方法和技術(shù)，這也是今后檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵因素和重要體現(xiàn)。作為新時期檔案管理人才，在新時期檔案管理工作的過程中，我們要充分發(fā)揮自己的作用要不斷學(xué)習(xí)、大膽創(chuàng)新和實踐檔案管理工作，最大限度地實現(xiàn)信息化發(fā)展，在電子檔案的整合下，充分利用檔案管理信息的及時性，使檔案管理工作的開展更上一個臺階。