王志軍

Excel的“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”功能相當(dāng)強(qiáng)大，我們可以利用這些功能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的限制性錄入，從而在一定程度上提高工作效率。這里介紹幾則比較實(shí)用的技巧。

技巧1：根據(jù)其他列內(nèi)容限制輸入

例如某公司的員工信息調(diào)查表，在D列填寫(xiě)配偶姓名時(shí)，要求C列的婚否一項(xiàng)中必須為“是”，否則禁止錄入。此時(shí)可以選擇相應(yīng)的目標(biāo)單元格區(qū)域D2：D6，切換到“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，在“數(shù)據(jù)工具”功能組打開(kāi)“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”對(duì)話框，切換到“設(shè)置”選項(xiàng)卡，選擇“允許”為“自定義”，在下面的公式編輯框輸入如下公式：=C2="是"

完成上述設(shè)置之后，如果試圖在“婚否”列為“否”的相應(yīng)行單元格錄入配偶姓名，此時(shí)會(huì)彈出如圖1所示的警告信息。

技巧2：分項(xiàng)預(yù)算之和不允許超過(guò)總預(yù)算

例如有一份育兒計(jì)劃表，從幼兒園到結(jié)婚計(jì)劃預(yù)算180萬(wàn)元，要求各分項(xiàng)預(yù)算之和不能超過(guò)總預(yù)算。此時(shí)可以選擇B2：B7區(qū)域，切換到“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，在“數(shù)據(jù)工具”功能組打開(kāi)“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”對(duì)話框，切換到“設(shè)置”選項(xiàng)卡，選擇“允許”為“自定義”，在下面的公式編輯框輸入如下公式：=SUM（$B$2：$B$7）<=$D$2

完成上述設(shè)置之后，如果分項(xiàng)預(yù)算之和超過(guò)了總預(yù)算，就會(huì)彈出如圖2所示的警告信息。

技巧3：限制錄入周末日期

在假期計(jì)劃表的B列填寫(xiě)擬定日期時(shí)，要求不能錄入周末日期。此時(shí)可以使用如下公式：=WEEKDAY（B2，2）<6

上述公式的WEEKDAY（B2，2），是根據(jù)B2單元格的日期，返回對(duì)應(yīng)的星期，如圖3所示，第二參數(shù)使用2，用數(shù)字1～7來(lái)表示周一到周日，WEEKDAY（B2，2><6，表示限定錄入日期小于周六。