吉志林

（江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 南京 211168）

改革開放以來，我國經(jīng)濟(jì)、文化、技術(shù)均取得了巨大的成績?；ヂ?lián)網(wǎng)+、大數(shù)據(jù)應(yīng)用、信息2.0、區(qū)塊鏈等概念相繼提出并應(yīng)用到各個層面，不斷推進(jìn)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展。黨的十八大也把信息化放到了國家戰(zhàn)略高度，這讓信息化深入到各行各業(yè)，改變了傳統(tǒng)業(yè)務(wù)模式，加速了業(yè)務(wù)的流轉(zhuǎn)效率。進(jìn)入二十一世紀(jì)后，隨著教育改革逐漸深入，高職院校的發(fā)展也開始注重內(nèi)涵建設(shè)，從省級示范校、國家級示范校、卓越校到雙高校建設(shè)，信息化建設(shè)水平逐漸成為一項(xiàng)重要的指標(biāo)，引起了各高職院校的重視。然而，檔案作為高職院校重要的決策資源之一，卻在信息化推進(jìn)過程中發(fā)展較為緩慢。

1 高職院校檔案信息化管理的現(xiàn)狀與問題

近幾年，高職院校的發(fā)展非常迅速。職教二十條的出臺，國家層面關(guān)于職教的政策戰(zhàn)略均給職教發(fā)展注入強(qiáng)大動力。隨著職教教學(xué)改革的逐漸深入，校企合作、產(chǎn)教融合也涌現(xiàn)出新成就。然而作為決策輔助之源、知識存儲池的檔案管理，卻與新形勢的發(fā)展不匹配。目前高職院校檔案信息化管理還存在如下幾個問題。

一是高職院校檔案管理信息化不夠深入，檔案人員信息化程度不高。檔案的信息化是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。但目前高職院校檔案從業(yè)人員年齡整體偏大，以非理工科專業(yè)為主，信息化技術(shù)的應(yīng)用水平較弱，對新技術(shù)的學(xué)習(xí)應(yīng)用能力較弱。

二是高職院校檔案管理信息化不受重視，檔案信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢。高職院校的重點(diǎn)在人才培養(yǎng)、專業(yè)建設(shè)及校企合作等，往往忽視了檔案管理的重要性，對檔案信息化的認(rèn)識不足，檔案管理的作用得不到足夠重視，在經(jīng)費(fèi)劃撥、信息化項(xiàng)目的立項(xiàng)上爭取不到支持，且檔案管理者也容易局限于做好常規(guī)性工作，對于信息化引入對常規(guī)工作的改變存在一些能力上的擔(dān)心，所以在工作計(jì)劃及安排中，致使信息化工作不能落地，檔案信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢。

三是高職院校檔案管理信息化人才緊缺，人才梯隊(duì)的建設(shè)未能形成。高職院校檔案從業(yè)者分為兩類，一類是專職檔案員，主要集中在檔案、人事、財(cái)務(wù)等部門；另一類為兼職檔案員，主要是職能處室、二級院系臨時(shí)安排人員兼職從事本單位檔案的收集與管理。目前，在高職院校中，因內(nèi)部設(shè)置、編制緊缺等原因，檔案工作往往掛靠在黨院辦、圖書館、教務(wù)處等校行政部門，這些部門常規(guī)工作較多，專職檔案管理人員也身兼數(shù)職，這使得管理的重心分散，很難潛心做研究。而其它職能部門及二級院系的兼職檔案員，更是存在人員頻繁變動，交接混亂等問題。人才發(fā)展通道存在瓶頸，無法吸引更多人才加入，就難以形成得力的人才梯隊(duì)，更無精力進(jìn)行信息化管理。

四是高職院校檔案信息化管理環(huán)境較弱，信息化輔助水平較低。因重視程度不高，高職檔案工作人員信息化素養(yǎng)普遍不高，沒有真正了解信息化在工作效率提升上的優(yōu)勢，信息化應(yīng)用環(huán)境較弱。部分高職院校使用的檔案信息化管理平臺還是十多年前的架構(gòu)，對新形勢下檔案管理的需求響應(yīng)存在不足。

五是檔案保存環(huán)境較弱，信息化實(shí)時(shí)技術(shù)使用較少。如今的檔案管理，已實(shí)現(xiàn)了全過程智慧化管理，檔案數(shù)據(jù)可視化，存儲環(huán)境參數(shù)實(shí)時(shí)可控，檔案利用率及利用頻次實(shí)時(shí)可查看。但實(shí)際上高職院校的檔案仍以傳統(tǒng)的柜架擺放，采用空調(diào)及小型溫濕設(shè)備保障儲存條件。密集架使用不多，智慧化檔案管理系統(tǒng)更是少得可憐。

六是每年收編的檔案還是以紙質(zhì)為主，數(shù)字化的資源占比不高。由于受制于傳統(tǒng)思維及知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的考量，目前二級單位產(chǎn)生的增量檔案仍以紙質(zhì)化為主，數(shù)字化資源占比不高。這增加了檔案收集整理的難度，同時(shí)對檔案的缺失無細(xì)致有效的管控。

2 高職檔案信息化管理的對策研究

2.1 加強(qiáng)新手段運(yùn)用，提升全員素養(yǎng)

（1）引入知識管理的理念，給檔案管理提供長久不衰的活力。上世紀(jì)九十年代加拿大學(xué)者瑞巴喬克在檔案管理學(xué)中引入了知識管理的概念，給檔案管理注入了強(qiáng)勁的動力。知識管理強(qiáng)調(diào)把存儲在檔案架上的知識資源利用起來，變成知識資本的管理技術(shù)，其強(qiáng)調(diào)以人為主，信息化技術(shù)為基礎(chǔ)，有效轉(zhuǎn)化知識，使沉睡的檔案得到新生。知識管理的引入，加強(qiáng)了學(xué)科融合，也促使檔案管理人員的管理重心從傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)向信息管理和知識管理。引入知識管理可以讓傳統(tǒng)的檔案管理適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，也適應(yīng)高質(zhì)量發(fā)展的戰(zhàn)略需要，大幅提高檔案的利用率。

（2）借力智慧化校園建設(shè)，建立數(shù)字化檔案管理體系。當(dāng)今，各大高職院校都在集中精力建設(shè)數(shù)字化校園，高職院校信息化程度也成為考核的指標(biāo)之一，數(shù)字化校園的建設(shè)實(shí)現(xiàn)了各平臺之間的信息交換，大大提升了辦事效率，豐富了教學(xué)方式、提升了教學(xué)質(zhì)量。檔案作為數(shù)字化校園中的一個組成部分，應(yīng)在大力建設(shè)數(shù)字化校園的過程中，積極發(fā)揮自身的優(yōu)勢，建立數(shù)字化檔案管理體系，采用支持全文檢索的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，使檢索效率和利用率大幅提升；成立數(shù)字化加工流程處理存量紙質(zhì)檔案；與數(shù)字化校園對接，使在線的流轉(zhuǎn)公文、辦結(jié)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程、校內(nèi)新聞等直接自動歸檔成為在線檔案資源。這些豐富的電子資源，有利于輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，有利于各職能部門在數(shù)據(jù)上報(bào)、資料匯總、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)時(shí)，快速高效尋找到所需的支撐材料。

（3）注重檔案人員的培訓(xùn)，提升專兼職檔案員信息化素養(yǎng)。檔案學(xué)科發(fā)展到今天，已經(jīng)從傳統(tǒng)的檔案收集整理外延到知識管理、信息化管理及人文科學(xué)等多學(xué)科的融合，這對檔案從業(yè)人員提出了新的更高的要求。新技術(shù)、新理念的日新月異，使得檔案管理人員除了傳統(tǒng)的實(shí)操技能的培訓(xùn)、檔案從業(yè)人員的繼續(xù)教育外，還要求檔案從業(yè)人員需要不斷學(xué)習(xí)，才能跟上快速發(fā)展的時(shí)代。提升檔案人員信息化素養(yǎng)，需要“走出去、引進(jìn)來”：邀請專家講座和現(xiàn)場指導(dǎo)、赴兄弟院校學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)、參加高層次檔案會議聆聽新思路新理念、參加信息化技能培訓(xùn)等，都是提升技能的途徑。

（4）加強(qiáng)人才梯隊(duì)培養(yǎng)，激發(fā)檔案管理活力。在高職院校，傳統(tǒng)的檔案管理，因其管理內(nèi)容單一、難有突出性成果，容易造成檔案管理者產(chǎn)生職業(yè)倦怠，造成人才的流失。在智慧校園的建設(shè)背景下，數(shù)據(jù)的融合給檔案帶來新的機(jī)會，通過數(shù)字化檔案分析挖掘，可通過某一主題，整合存量檔案信息，實(shí)現(xiàn)內(nèi)容開發(fā)，使檔案從業(yè)者有成就感，也能得到檔案獲得者的認(rèn)可，從而提升檔案工作對人才的粘性，建立一支檔案管理人才梯隊(duì)。

（5）借助檔案活動展示契機(jī)，推進(jìn)全員對檔案工作認(rèn)可及對信息化認(rèn)知。檔案管理工作服務(wù)于學(xué)校的中心工作，這是檔案管理者所需要正視的一個問題。但是，檔案管理者也保管著學(xué)校發(fā)展過程中重要資料，是歷史資料的保管者與見證者，是不可或缺的。檔案管理者應(yīng)通過與其它部門的合作，推出專題檔案活動，實(shí)現(xiàn)資源共享，展示檔案工作的重要性。如疫情期間，可與疫情防控相關(guān)部門合作，通過線上線下開展疫情防控檔案展，師生通過多平臺快速便捷獲取防疫檔案信息的同時(shí)，也能認(rèn)可檔案管理工作。也可與學(xué)工及教務(wù)等部門合作，挖掘校友檔案，建立校友檔案，精準(zhǔn)推送?；顒拥拈_展，本身會倒逼檔案管理工作的信息化水平提升，同時(shí)也能獲得全員對檔案工作認(rèn)可及對信息化認(rèn)知。

2.2 引入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)，提升檔案管理的安全性便利性

區(qū)塊鏈技術(shù)具有分布式、免信任、時(shí)間戳、非對稱加密、智能合約等五大特征。數(shù)字化檔案與區(qū)塊鏈技術(shù)存在相似的技術(shù)應(yīng)用過程，它們都是通過網(wǎng)絡(luò)傳輸數(shù)據(jù)，將信息儲存在硬盤中，都要求儲存的信息安全系數(shù)高；檔案還存在分布管理（檔案提交各部門）這與區(qū)塊鏈技術(shù)的分布式相似，無疑給區(qū)塊鏈引入檔案管理提供了便利。

（1）區(qū)塊鏈技術(shù)可提高數(shù)字檔案的安全管理。檔案管理的重點(diǎn)之一就是保證檔案的安全。原有檔案管理無法做到百無一失。近年來，偽造科研成果，偽造學(xué)籍，甚至偽造學(xué)歷等情況的出現(xiàn)，敲響了檔案安全管理的警鐘，引進(jìn)區(qū)塊鏈技術(shù)，由于其數(shù)據(jù)為多方共存，且存和取兩個環(huán)節(jié)多方校驗(yàn)，很好地解決了數(shù)據(jù)的“防篡改”問題。

（2）區(qū)塊鏈技術(shù)可方便數(shù)字檔案的收集整理。目前數(shù)字檔案的收集與整理，通常是發(fā)布通知，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)各部門通過平臺提交電子檔案。由于檔案管理部門對提交質(zhì)量大多不具約束性，檔案收集完整性差、檔案提交滯后，提交的電子檔案還可能存在錯誤的信息，檔案管理員需要花較長時(shí)間來更新電子檔案。通過區(qū)塊鏈技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案提交部門與檔案收集部門共同參與檔案的收集與管理，形成分布式檔案管理網(wǎng)絡(luò)，且網(wǎng)絡(luò)中用戶均有檔案的備份，避免了檔案被非法篡改。

3 結(jié)語

由于發(fā)展理念及內(nèi)部治理體系等原因，高職院校檔案數(shù)字化存在不被重視、信息化程度低、人才綜合素質(zhì)欠缺等共性的問題，結(jié)合高職院校自身發(fā)展及檔案管理的特點(diǎn)，通過引入新興的區(qū)塊鏈技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)及知識管理，提升檔案人員信息化素養(yǎng)，建設(shè)信息化的檔案環(huán)境，借力數(shù)字化校園建設(shè)，加強(qiáng)跨部門資源共享及檔案利用可著力推進(jìn)高職院檔案信息化管理水平。