王佳佳

（四川文理學院數學學院 四川達州 635000）

教學秘書在高校教學管理工作中有著不可或缺的作用。教學秘書隊伍的有效管理在高等學校的發(fā)展中具有重要意義。筆者通過文獻研究、調查訪談以及自身工作經驗總結，結合人際關系理論，淺談了高校對新時期教學秘書隊伍的管理。

一、人際關系理論

人際關系理論是由原籍澳大利亞的美國行為科學家梅奧（George Elton Meyao，1880-1949）根據長達九年的實驗研究——霍桑試驗提出的，它是研究人的積極性對提高勞動生產率的影響和作用的管理理論。理論主要包括三點：其一是“工人是‘社會人’而不是‘經濟人’”；其二是“企業(yè)中存在著非正式組織”；其三是“新的領導能力在于提高工人的滿意度”。[1]

二、新時期高校教學秘書隊伍的現狀

教學秘書作為高校教學管理隊伍中最基層的人員，是連接學校教務處與二級學院、教師與學生之間的橋梁，在高校教學管理活動中發(fā)揮著重要作用。一方面，教學秘書負責信息的“上令下達、下情上報”，不但需要及時傳達教務處的各項教學任務、教學信息，組織教師和學生及時開展各項工作，保證教學環(huán)節(jié)的有序進行，而且要在規(guī)定時間內準確上報各類材料、反饋師生的意見與建議。另一方面，教學秘書要負責檔案的管理，工作范圍涵蓋了學院教學工作的方方面面，從學生的學籍與成績管理，到學院的教學計劃、教學運行、教學檔案、各類競賽組織以及各類考試安排等的管理。

筆者通過查閱文獻、調查訪談、結合自身工作經歷，發(fā)現盡管教學秘書在高校教學管理工作中的作用不可忽視，但其生存狀態(tài)卻不容樂觀。第一，工作任務重、壓力大。教學秘書工作性質上隸屬于教務處，人事關系上又屬于二級學院，除了承擔教務處下發(fā)的各項工作，還要承擔本二級學院在教學管理中的各項工作，平時還要協(xié)助完成學校其他相關職能部門的工作，其中任何一個環(huán)節(jié)出現差錯，都會導致教學事故。第二，工作中受重視程度低。教學秘書每天的日常就是接收通知、傳遞信息、搜集資料等，需要有搜集、整理、傳遞資料的基本能力，也需要有良好的人際交往、溝通交流、協(xié)調合作能力。工作范圍廣、頻率高，但工作業(yè)績卻很難顯現，工作中受重視的程度低。第三，學習進修機會少。不得不說的是教學秘書在日常的各項工作中，管理能力不斷提升，管理經驗不斷積累，工作效率不斷提高。然而，繁密的教學管理工作使其需要密切關注教學情況，很難有機會暫離崗位去參加培訓學習，缺少專業(yè)學習。第四，發(fā)展空間受限。教學秘書平時工作任務繁重，沒有時間與精力進行科學研究，加上其工作業(yè)績不易顯現，使其在職稱評定方面處于劣勢，進一步發(fā)展受到較大的限制。

三、基于人際關系理論的新時期高校教學秘書隊伍管理

梅奧的人際關系理論關注管理中“人”的問題，對高校教學秘書隊伍的管理具有一定的理論指導意義，在確立教學秘書是“社會人”的思想前提下，運用人際關系理論可從以下幾個方面考慮促進教學秘書隊伍的管理。

（一）重視教學秘書工作

理論中提到“人才是企業(yè)發(fā)展的動力之源”。企業(yè)的管理者既要做到令股東滿意、顧客滿意，更要做到令員工滿意。高等學校主要以教學、科研工作為主，對教師、科研人員重視程度較高，卻忽略了管理人員，尤其是教學秘書，導致他們在工作中感到不受重視。因此，針對學校的不同人員，學校要分別對待他們的不同層次需求，對教學秘書要從社會心理方面考慮合理的組織與管理，重視其日常工作，了解其必要的物質需求和更深層次的社會需求，即受到尊重、受到重視，能夠體現自我價值的需求。例如，學?？梢酝ㄟ^嚴格合理的秘書選拔、培養(yǎng)及評價機制，充分肯定其工作的重要性，將教學秘書隊伍的建設納入學校的師資培養(yǎng)計劃中，制定完善的教學秘書相關管理制度，提升其管理地位，為其職業(yè)規(guī)劃和發(fā)展提供機會，以保障教學秘書隊伍的穩(wěn)定性。[2]

（二）關注教學秘書的需求

“有效溝通是管理中的藝術方法”指出新時代的管理者更應該認識到管理的藝術性，要善于傾聽、有效溝通。這不僅有助于營造和諧的工作氣氛，而且可以提高員工的信任感和滿意度，更能有效地開展工作。其實，當前高校教學秘書很多都是非專業(yè)人員。對于初涉秘書行業(yè)的他們而言，工作量大、不受重視、存在感低，可是卻無處表達。他們也希望在工作中能夠得到認可，也希望能把工作做得更好。然而，往往由于沒有專業(yè)的秘書技巧，他們在工作中很辛苦。因此，學校相關人員可從傾聽中了解其需求，為他們提供進一步參觀學習、業(yè)務進修、經驗交流的機會，讓其深入了解秘書工作的特點，接觸新思想、新觀念，不斷完善知識結構，提高文化素養(yǎng)與管理水平。

（三）注重學校的文化建設

梅奧還提到“企業(yè)文化是尋求效率邏輯與感情邏輯之間動態(tài)平衡的有效途徑”。每一名員工都是集體中的一員，并不是孤立的個體，其行為很大程度上是受到集體中其他個體的影響的。企業(yè)只有均衡了個人、集體、企業(yè)三方利益時，才能最大限度地發(fā)揮個人的潛能。高校必須重視非正式組織的作用，努力尋求正式組織效率邏輯與非正式組織感情邏輯的平衡，借助學校的文化基礎，培養(yǎng)全體教師共同的價值觀，創(chuàng)造積極向上的學校文化，協(xié)調好學校內部各利益群體直接的關系，充分發(fā)揮學校的文化底蘊和學校的凝聚力。[3]

人際關系理論對高校教學秘書隊伍的管理具有一定的理論指導意義，但新時期高校教學秘書隊伍的現狀呈現出新的特點。因此，教學秘書也應從自身做起，工作中要有創(chuàng)新意識，不斷自主更新教學管理理念，在自己的工作崗位上有所創(chuàng)新和突破。