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        互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理工作面臨的機遇與挑戰(zhàn)

        2020-01-02 22:38:02◎文
        文化產(chǎn)業(yè) 2020年30期
        關(guān)鍵詞:檔案管理時代信息技術(shù)

        ◎文 艷

        (汾陽市道路運輸管理所 山西 汾陽 032200)

        隨著移動互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)深入了生活、工作的各個層面,對檔案管理工作來講,既是機遇也是挑戰(zhàn),如何科學(xué)、有效、系統(tǒng)的應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng),是當(dāng)前檔案管理工作面臨的難點和重點。

        一、互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理工作面臨的機遇

        (一)推動檔案管理工作實現(xiàn)技術(shù)的突破

        檔案管理是一項系統(tǒng)工作,包括檔案信息的人工記錄、收集、錄入、整理、保存、提取等多項內(nèi)容,信息技術(shù)的發(fā)展為每一個環(huán)節(jié)都帶來了巨大的變化。

        在檔案的收集階段,傳統(tǒng)檔案信息需要人工查閱、分類、分析信息真?zhèn)蔚龋M而確認(rèn)有效信息并以紙質(zhì)的形式保存。在互聯(lián)網(wǎng)時代,大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算的發(fā)展,信息的收集已經(jīng)不完全依賴于人工,物物相連,直接獲取信息,經(jīng)過大數(shù)據(jù)分析,進行整合共享,成為檔案信息發(fā)展的基本方向。在保存方式上,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用,也使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)文字、留存實物等相對單一的保管形式發(fā)展為紙質(zhì)、移動硬盤、光盤和網(wǎng)絡(luò)存儲工具并存,存儲方式也由單一的文字等轉(zhuǎn)換為音頻、視頻等,保證了信息檔案資料的安全性、正確性、可靠性和長期性。在檔案的使用上,信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用,使得檔案信息的查找和使用更加便利,用戶通過檢索就可以快速查找到需要的信息,提高了檔案信息的使用效率。

        (二)可以提供更多的檔案服務(wù)

        信息技術(shù)的介入,使檔案信息在各個環(huán)節(jié)都發(fā)生了變化,因此檔案的使用更加便捷、高效,使檔案服務(wù)的頻率、方式、種類都發(fā)生了巨大變化。最根本的是,檔案信息服務(wù)由單一的線下模式轉(zhuǎn)換為線上線下并存的方式,檔案使用者可以通過互聯(lián)網(wǎng),足不出戶地登錄、下載、使用部分檔案信息。

        二、互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

        (一)信息技術(shù)為檔案管理人員帶來新挑戰(zhàn)

        從目前的現(xiàn)狀看,各個行業(yè)的檔案管理人員綜合素質(zhì)都不高。檔案管理工作人員的年齡偏大、學(xué)歷參差不齊、文化水平不高、知識結(jié)構(gòu)不合理;一部分管理人員具備檔案管理專業(yè)知識,但不具備互聯(lián)網(wǎng)時代所要求具備的信息技術(shù)知識。也有一部分檔案管理人員是其他部門的兼職人員。

        (二)信息技術(shù)對檔案管理科學(xué)性提出新挑戰(zhàn)

        隨著信息技術(shù)的介入,檔案管理突破了傳統(tǒng)的資料收集、存放的范疇,檔案工作的管理與信息服務(wù)并重。而目前大部分檔案管理工作落后,沒有采取科學(xué)的檔案管理方式,檔案信息不能及時保管、錄入,缺乏科學(xué)性。同時,傳統(tǒng)的檔案管理工作僅僅涉及到檔案管理一個部門,而建立在信息化基礎(chǔ)上的檔案管理工作需要各個部門之間的合作,才能有效發(fā)揮檔案的管理與服務(wù)職能。

        三、互聯(lián)網(wǎng)時代提升檔案管理工作的具體舉措

        (一)加強頂層設(shè)計,創(chuàng)新檔案管理模式

        互聯(lián)網(wǎng)時代對檔案管理工作提出了新要求,主要是分散的工作資料信息要進行系統(tǒng)整合,建立安全高效的網(wǎng)絡(luò)數(shù)字平臺,要加強檔案管理工作的頂層設(shè)計,統(tǒng)一布局、統(tǒng)一規(guī)劃。

        要利用電子技術(shù),建立電子檔案,優(yōu)化工作模式。互聯(lián)網(wǎng)時代,傳統(tǒng)的單一的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足用戶需求,各部門要逐漸向電子檔案管理模式過渡,確保電子檔案與紙質(zhì)檔案相匹配,要集中管理,實現(xiàn)檔案資料的有效資源整合。各行業(yè)要建立安全的網(wǎng)絡(luò)平臺,將檔案資料錄入并進行合理分類。通過運用信息技術(shù),建立科學(xué)的檔案管理工作新模式,以提升檔案管理和利用的效率。

        (二)提升管理人員職業(yè)素養(yǎng)

        互聯(lián)網(wǎng)時代,檔案管理工作人員應(yīng)具備信息化、技術(shù)性、共享性的思維。在新的思維模式指引下,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作將轉(zhuǎn)化為建設(shè)檔案資源數(shù)字化系統(tǒng),要加大新技術(shù)應(yīng)用的力度,特別是大數(shù)據(jù)技術(shù),推動檔案管理工作的技術(shù)化轉(zhuǎn)變;建立大范圍的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)檔案信息資源的全面共享,最大限度地發(fā)揮檔案信息的現(xiàn)實價值。

        隨著互聯(lián)網(wǎng)時代檔案信息化的發(fā)展,檔案管理工作越來越需要全方位的人才,特別是要對檔案工作人員的專業(yè)水平進行提高。要通過不斷培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察等多種方式,提升現(xiàn)有人員的職業(yè)素養(yǎng),在保證各司其事、各盡其責(zé)的基礎(chǔ)上,做好與相關(guān)部門的相互配合工作,形成職能明確、流程清晰、管理規(guī)范的工作局面。在提升現(xiàn)有人員素養(yǎng)的基礎(chǔ)上要加強人才引進力度,特別是引入一些既熟諳檔案管理專業(yè)又具備現(xiàn)代信息技術(shù)的專門人才,逐步提升檔案管理與檔案服務(wù)的信息化水平。

        (三)提升檔案管理工作服務(wù)能力

        在互聯(lián)網(wǎng)時代,創(chuàng)新思維是靈魂,是全面發(fā)揮檔案信息作用、提升檔案管理工作服務(wù)能力的抓手,因此要不斷培養(yǎng)檔案管理工作人員的創(chuàng)新思維。檔案管理工作人員要不斷創(chuàng)新管理理念,以大數(shù)據(jù)和信息化思維適應(yīng)新要求;要培養(yǎng)更好、更超前的服務(wù)意識,提供更加完善和優(yōu)質(zhì)的服務(wù),凸顯信息服務(wù)的功能。應(yīng)設(shè)置一個獨立的檔案服務(wù)部門,將管理與服務(wù)的功能不斷延伸,對服務(wù)過程進行監(jiān)督。要鼓勵檔案管理工作人員走出去,通過橫向與縱向的溝通交流,實現(xiàn)經(jīng)驗和資源的共享,提升檔案管理的服務(wù)功能。隨著電子檔案數(shù)據(jù)的信息量的逐漸增大,要充分利用信息技術(shù),特別是大數(shù)據(jù)技術(shù)的功能,充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù),深度挖掘海量檔案資源中的豐富知識。

        (四)實現(xiàn)黨建業(yè)務(wù)融合發(fā)展

        檔案管理部門要以黨建工作引領(lǐng)互聯(lián)網(wǎng)時代檔案工作,促進檔案業(yè)務(wù)工作的開展。一方面,要提高政治站位,切實認(rèn)識到加強黨建工作的重要性?;ヂ?lián)網(wǎng)時代,信息公開、傳播的速度更快、更廣,無形中提高了檔案保密的難度,檔案工作者必須從政治高度上認(rèn)識和看待檔案工作,時刻牢記“檔案工作姓黨”的原則,做到心中有責(zé)、心中有戒,以“為黨管檔”的使命意識做好檔案工作。另一方面,不斷探索黨建與業(yè)務(wù)相融合的途徑,處理好機關(guān)黨建與具體的檔案業(yè)務(wù)工作的關(guān)系,依據(jù)互聯(lián)網(wǎng)時代的新特點和新動向,制定科學(xué)、合理、完備的黨建制度,以規(guī)范、促進檔案業(yè)務(wù)工作。

        四、結(jié)語

        互聯(lián)網(wǎng)時代已經(jīng)為我們勾勒出一個全新的世界圖景,信息技術(shù)的應(yīng)用既為檔案管理工作提供了新的機遇,也帶來了更多的挑戰(zhàn)。只有不斷完善頂層設(shè)計,建立高效的檔案工作流程,檔案工作者的專業(yè)素養(yǎng),增強服務(wù)意識,充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢,才能打造出真實呈現(xiàn)人民追求美好生活、中國特色社會主義各項事業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的檔案產(chǎn)品,才能全面、系統(tǒng)的挖掘出更多的有效的檔案資源,發(fā)揮檔案工作在新時代的獨特優(yōu)勢。

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