滕 騰，宋曉慧，王 煜

（1.山東省青島市市南區(qū)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)管理中心，青島 266000；2.山東省青島市公安局，青島 266071）

近年來隨著信息技術(shù)水平的不斷提升，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛普及，電子檔案在各領(lǐng)域和行業(yè)中的應(yīng)用日漸廣泛。實踐中應(yīng)當(dāng)不斷規(guī)范操作流程以及制度，對電子檔案進行優(yōu)化，完善檔案管理機制，以此來確保電子檔案安全可靠性[1]。

1 現(xiàn)階段電子檔案管理中的問題分析

實踐中可以看到，很多人員對電子檔案缺乏認(rèn)識，存在理解上的偏差。部分人已經(jīng)習(xí)慣于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，對電子文件并不認(rèn)可。長期以來，隨著無紙化以及辦公自動化技術(shù)的快速法在，將來檔案管理工作將朝著電子化方向發(fā)展。同時，部分人員因電子文件快速性以及方便性，對儲存文件尤其是重要文件備份不及時，對計算機依賴性非常的強，一旦出現(xiàn)故障問題或者計算機被病毒侵害，則可能會導(dǎo)致檔案資料丟失。值得一提的是，電子信息本身的可識讀性難以確保，電子文件與紙質(zhì)文件存在差異，外表保存良好的磁盤，可能因硬件以及軟件和編碼方式等環(huán)境因素的變化，導(dǎo)致信息不可讀。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，新的編碼也會替代原編碼，而且電子文件編碼方式以及迅速變化的系統(tǒng)環(huán)境之間也會出現(xiàn)一些矛盾問題，這些都是電子檔案管理工作中的棘手問題[2]。

同時，還存在著電子檔案及其原始性界定等方面的問題，電子檔案的法律憑證更多是基于其原始性，所以電子檔案的原始性認(rèn)定是確保憑證作用的根本之所。此外，電子文件本身具有一定的易更改性，而且信息數(shù)據(jù)與載體之間具有可分離性，以致于電子檔案資料在形成以及傳輸時可能會被人為的改動。需注意的是，電子文件本身還具有邏輯性問題以及實體歸檔方面的問題。所謂實體歸檔，即電子檔案形成以后，基于磁盤等傳輸方式將文件傳送到檔案管理部門進行保管；而邏輯歸檔則主要是在網(wǎng)絡(luò)條件下，僅告知檔案管理部門個別電子信息存貯路徑，其原存儲位置和方式不發(fā)生改變。對于該系統(tǒng)而言，電子文件、接受者以及歸檔者之間相距可能很遠，但是秩序進行遠程操作即可將目標(biāo)檔案資料歸檔。對于邏輯歸檔而言，其中是否可以確保電子檔案資料的安全可靠性，對于檔案管理而言是一大難題。

2 加強電子檔案管理的有效策略

基于以上對現(xiàn)階段電子檔案管理工作存在的相關(guān)問題分析，筆者認(rèn)為要想加強電子檔案有效管控，應(yīng)當(dāng)落實好以下工作。

2.1 加強信息安全性管理

電子檔案管理部門應(yīng)當(dāng)不斷強化安全意識，科學(xué)合理地應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)手段，不斷提高電子檔案資料以及網(wǎng)絡(luò)信息安全可靠性。由于電子檔案資料通常存儲在一定的介質(zhì)之上，因此需加強介質(zhì)安全管理，以此來實現(xiàn)對電子檔案信息的有效管控[3]。從這一層面來講，在對電子檔案進行安全管理過程中，管理人員應(yīng)當(dāng)建立適合磁盤或者光盤等保管環(huán)境條件，以此來有效提高檔案信息安全性。

2.2 完善服務(wù)體系，規(guī)范檔案管理操作流程

實踐中主體應(yīng)當(dāng)建立健全檔案資料庫，通過對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的挖掘與利用來有效優(yōu)化整合電子檔案數(shù)據(jù)，并在此基礎(chǔ)上積極開展檔案資料的咨詢服務(wù)業(yè)務(wù)。為此，我們應(yīng)當(dāng)立足實際，結(jié)合實際情況不斷健全和完善電子檔案信息資源管理體系，對電子檔案信息歸檔處理，以此來促進相關(guān)數(shù)據(jù)資料的共建共享。同時，還應(yīng)當(dāng)深化應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，為電子檔案的優(yōu)化管理提供技術(shù)支持。實踐中我們應(yīng)當(dāng)不斷規(guī)范電子檔案管理操作流程，健全和完善管理機制。在電子檔案資料管理實踐中，應(yīng)當(dāng)注重網(wǎng)絡(luò)安全可靠性研究，對管理人員以及操作人員的職業(yè)道德及其素質(zhì)等進行全面把控，做好人員定期培訓(xùn)工作，強化人員管理。對工作人員的實際操作能力加強管控，使其能夠準(zhǔn)確掌握有效的操作技巧，并且熟練掌握電子檔案管理要點，以此來提高其工作效率。

2.3 加強人才培養(yǎng)，優(yōu)化服務(wù)方法

單位領(lǐng)導(dǎo)以及管理部門應(yīng)當(dāng)提高電子檔案應(yīng)用管理重要性認(rèn)知水平，對管理人員自身的技能加強培訓(xùn)和提升，從而為電子檔案的管理提供基礎(chǔ)和保障。實踐中還應(yīng)當(dāng)不斷優(yōu)化人才招聘機制，加強人才隊伍建設(shè)，為儲備優(yōu)質(zhì)管理人才打下基礎(chǔ)[4]，同時這也是提高電子檔案管理實效的基礎(chǔ)和保障。電子檔案管理過程中應(yīng)當(dāng)不斷優(yōu)化服務(wù)方式，從三個方面著手。第一，電子檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對內(nèi)部信息全面了解和把握，挖掘以及發(fā)現(xiàn)信息資源，科學(xué)合理地利用檔案資源，使其與光盤等載體的制作以及電子化技術(shù)應(yīng)用融合在一起。第二，儲存相關(guān)電子信息資料，以此來提高管理水平。第三，電子檔案管理人員需秉承服務(wù)理念，為檔案資料需求者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在此過程中需注意的是，應(yīng)當(dāng)積極構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)管理體系，并且提供在線服務(wù)[5]。

3 結(jié)束語

綜上所述，隨著信息化建設(shè)水平的不斷提升，加強電子檔案管理至關(guān)重要，這主要是因為檔案資料的地位和價值越來越大。雖然電子檔案重要性認(rèn)知程度以及管理水平均有所提升，但是現(xiàn)階段實踐中依然存在著很多的問題與弊端，為此需立足實際，不斷創(chuàng)新和改進理念與方法，這樣才能有效提高電子檔案管理水平。