毛硯杰（中國中材國際工程股份有限公司（南京），江蘇 南京 211100）

0 前言

隨著市場競爭越來越劇烈，加之2020年初突如其來的新冠疫情給不同行業(yè)的企業(yè)發(fā)展均帶來了前所未有的危機和挑戰(zhàn)。在這一歷史性的特殊時刻，企業(yè)如何度過難關(guān)，并從中找到機會，為今后的發(fā)展方向提前做出規(guī)劃和準(zhǔn)備，是當(dāng)下大家最關(guān)心的問題。而采購是整個企業(yè)的源頭，對企業(yè)具有重要的作用，特別是在工程建設(shè)行業(yè)，采購工作不僅關(guān)乎工程成本，更與建設(shè)周期、設(shè)備質(zhì)量緊密相連，而這些都是一個優(yōu)秀工程項目成敗的關(guān)鍵所在。從目前的形勢來看，傳統(tǒng)的采購方式、以及對供應(yīng)商的管理已經(jīng)不能適應(yīng)未來市場的發(fā)展。本文將采購工作分為公司內(nèi)部協(xié)調(diào)環(huán)節(jié)和采購與供應(yīng)商的銜接兩部分，闡述疫情下采購工作的具體優(yōu)化措施。

1 采購工作的基本要求

采購是指企業(yè)在一定的條件下從供應(yīng)市場獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)資源，以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營活動正常開展的一項企業(yè)經(jīng)營活動。簡單的說就是根據(jù)五適（適時，適地，適價，適量，適質(zhì)）原則展開工作，力求做到設(shè)備的性能準(zhǔn)確、供給及時，質(zhì)優(yōu)價廉。工程公司的設(shè)備采購的一般流程：工程設(shè)計-設(shè)備采購-合同執(zhí)行-設(shè)備監(jiān)造-設(shè)備發(fā)運-現(xiàn)場安裝調(diào)試。

采購部與公司各部門關(guān)系密切，涉及設(shè)計部、財務(wù)部、質(zhì)量安全管理部門、現(xiàn)場項目部等多個部門。要想保證采購設(shè)備滿足工程項目需要，就必須要求采購人員有良好的協(xié)調(diào)能力。

2 采購部與公司其它各部門之間協(xié)調(diào)環(huán)節(jié)

2.1 加強與設(shè)計部門溝通

采購部門應(yīng)根據(jù)市場變化隨時提供有關(guān)設(shè)備規(guī)格、性能、價格等最新資訊，供設(shè)計人員在設(shè)計設(shè)備參數(shù)時參考。采購部門應(yīng)與設(shè)計部門經(jīng)常交換資訊，盡早掌握設(shè)計部門有關(guān)設(shè)備的采購計劃，使采購部門有充裕的時間尋求供貨商來源及議價。若采購計劃的數(shù)量或規(guī)格有任何的改變，彼此均應(yīng)迅速通知對方，及時調(diào)整。

設(shè)備進入采購階段，采購人員要組織供貨商、設(shè)計人員進行技術(shù)交流，準(zhǔn)確的確認(rèn)采購設(shè)備的規(guī)格、型號、性能、數(shù)量等關(guān)鍵參數(shù)。

簽訂合同后采購人員要及時把供貨商提供的設(shè)備圖紙?zhí)峤唤o設(shè)計人員進行審查、確認(rèn)，審查合格后返回給設(shè)備制造商，開始生產(chǎn)設(shè)備，保證采購設(shè)備性能參數(shù)準(zhǔn)確性。

這樣，即使疫情再有反復(fù)或?qū)碓儆龅揭恍┩话l(fā)性的重大事件，我們都可以隨時隨地的開展工作。

2.2 積極與財務(wù)部門協(xié)調(diào)

每一筆訂單，從訂購到請款、付款、交貨，采購部和財務(wù)部之間都有緊密的銜接。設(shè)備采購風(fēng)險評估，供貨商財務(wù)狀況核查需要財務(wù)部門的緊密配合，同時采購部門也擔(dān)任部分財務(wù)付款工作，通過兩部門之間協(xié)調(diào)與合作，按時給供貨商付款，通常能增進采購部和供貨商之間的買賣關(guān)系，促使雙方成為長期的戰(zhàn)略合作伙伴。

采購人員在議定價格時，要考慮付款方式以避免風(fēng)險，采購部門應(yīng)與財務(wù)部門在資金調(diào)度與運用、匯率與利率的價差、付款條件與額度等方面進行積極溝通協(xié)調(diào)，確保采購計劃順利進行。

財務(wù)是與資金接觸最緊密、最直接的部門，尤其在每一筆款項的支出上都需要有大量依據(jù)，在以往工作人員要拿著單據(jù)找流程上各環(huán)節(jié)的員工、領(lǐng)導(dǎo)逐一簽字，耗費時間較長，工作效率較低，如關(guān)鍵的款項被耽誤，無法及時付出甚至?xí)绊懻麄€項目的進度。

網(wǎng)上的財務(wù)流程的建立，就更加適合疫情工作的需要，不僅是合同付款流程，招標(biāo)保證金的收取與退還、發(fā)票的開具等都可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺完成。并且付款進度的管理、以及其他部門有財務(wù)方面的需求，也都可以從內(nèi)部財務(wù)平臺走相關(guān)流程。

2.3 主動與質(zhì)量安全管理部門溝通

采購人員應(yīng)主動與質(zhì)量安全管理部門進行溝通，了解質(zhì)量安全程序規(guī)范，熟悉設(shè)備制造標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求，協(xié)助質(zhì)量安全管理部門建立一套供貨商可執(zhí)行的質(zhì)量安全標(biāo)準(zhǔn)，使供貨商能夠提交相應(yīng)的質(zhì)量安全文件和檢驗試驗計劃。

在疫情下采購部要提前將最終確認(rèn)的設(shè)備圖紙、質(zhì)量控制文件通過內(nèi)部平臺發(fā)給質(zhì)檢人員，質(zhì)檢人員根據(jù)接收到的要求在廠家嚴(yán)格檢查、把控，一旦發(fā)現(xiàn)問題，隨時上傳采購，這樣我們就可以隨時掌握設(shè)備的進度、質(zhì)量的詳細(xì)情況，也免去了質(zhì)檢人員不停的往返奔波，提供工作效率，降低了疫情下質(zhì)檢人員被感染的風(fēng)險。

2.4 緊密與現(xiàn)場項目部溝通、聯(lián)系

采購部門采購設(shè)備，現(xiàn)場項目部安裝設(shè)備，兩部門關(guān)系密切卻有各自不同的立場?，F(xiàn)場項目部希望設(shè)備能夠按照施工安裝進度到達(dá)現(xiàn)場，但設(shè)備采購、制造、運輸周期存在不統(tǒng)一性，很難確保設(shè)備進場完全符合現(xiàn)場施工進度，甚至設(shè)備會在現(xiàn)場造成積壓，這就要求采購部門與現(xiàn)場項目部做好協(xié)調(diào)工作，安排好設(shè)備到場時間?？梢杂檬謾C進行網(wǎng)絡(luò)視頻會議，不僅是采購與現(xiàn)場項目部，項目管理部、物流部、設(shè)計部都可以同時參與進來，采購部門應(yīng)在采購?fù)瓿蓵r，將有關(guān)交貨時間與數(shù)量等資料通知現(xiàn)場，以便事先準(zhǔn)備設(shè)備所需的存放空間;而現(xiàn)場項目部定期將施工進度通知采購部門，有利于采購部門安排發(fā)貨時間。

2Department of R&D,Madhavbaug Cardiac Care Clinics and Hospital,Mumbai 400603,India.

3 采購與供應(yīng)商的銜接

采購與供貨商的關(guān)系是相互信任、共擔(dān)風(fēng)險、共享利益的合作伙伴關(guān)系。選擇優(yōu)秀的供貨商結(jié)成戰(zhàn)略伙伴關(guān)系對采購方而言能夠保證設(shè)備供貨周期，保證設(shè)備和零部件質(zhì)量。通過與供貨商的技術(shù)溝通，可優(yōu)化技術(shù)設(shè)計方案，提高設(shè)備需求準(zhǔn)確率，可共享供貨商的技術(shù)新成果，從而保證設(shè)備質(zhì)量性能的先進性。

3.1 選擇怎樣的供貨商結(jié)為合作伙伴關(guān)系

首先雙方必須都有強烈的合作愿望，同時供方還須做到質(zhì)量上乘、交付如期、服務(wù)到位、價格合理、風(fēng)險共擔(dān)、技術(shù)先進等條件，并且雙方必須恪守誠實守信，建立加強信息交流與共享機制。

3.2 如何選取優(yōu)秀的供貨商

首先要搭建供貨商網(wǎng)絡(luò)平臺，建立數(shù)據(jù)庫；對每個要購買的設(shè)備，由采購部經(jīng)市場調(diào)研后，公司成立一個由采購、質(zhì)管、技術(shù)部門組成的供貨商評選小組；評選小組初審候選廠家后，由采購部實地調(diào)查廠家，雙方協(xié)填調(diào)查表；對各候選廠家按照以下內(nèi)容逐條對照打分，并計算總分排序決定取舍，詳見如下：

（1）質(zhì)量水平：質(zhì)量認(rèn)證體系；

（2）交貨能力：交貨的及時性；

（3）價格水平：優(yōu)惠程度、消化漲價的能力；

（4）技術(shù)能力：工藝技術(shù)的先進性、后續(xù)研發(fā)能力、產(chǎn)品設(shè)計能力；

（5）后援服務(wù)：零星訂貨保證、配套售后服務(wù)能力;

（6）人力資源：員工素質(zhì)；

（7）現(xiàn)有合作狀況：合同履約率、合作年限、合作融洽關(guān)系。

核準(zhǔn)為優(yōu)秀供貨商的方可采購，沒有通過的請其繼續(xù)改進，保留其未來候選資格;每年對優(yōu)秀供貨商予以重新評估，不合要求的予以淘汰，從候選隊伍中再補充。各項考核達(dá)標(biāo)后，邀請廠家進入公司平臺注冊。

3.3 如何管理優(yōu)秀供貨商

為了保證優(yōu)秀供貨商的利益和長期合作關(guān)系，可通過建立供貨商激勵機制和供貨商評價制度進行管理。對一些優(yōu)質(zhì)的供貨商，公司與之簽訂長期供應(yīng)合作協(xié)議，在該協(xié)議中具體規(guī)定雙方的權(quán)利與義務(wù)、雙方互惠條件；對供貨商評定信用等級，根據(jù)等級實施不同的管理和優(yōu)惠政策。對最高信用的供貨商，可提供設(shè)備出廠免檢、優(yōu)先支付貨款、減免保證金等優(yōu)惠待遇；定期或不定期地對供貨商進行評價，不合格的解除長期供應(yīng)合作協(xié)議；對零部件供應(yīng)企業(yè)頒發(fā)生產(chǎn)配套許可證。同時對重要的供貨商要派遣專職檢驗人員經(jīng)常對供貨商進行質(zhì)量檢查，減少對個別供貨商大戶的過分依賴，分散采購風(fēng)險。

尤其是在疫情下，中、小企業(yè)成為受沖擊最嚴(yán)重的群體之一，為了避免供貨商突然中止合同，導(dǎo)致設(shè)備供應(yīng)鏈中斷，要掌握供貨商財務(wù)動態(tài)、要求供貨商提供財務(wù)報告、資產(chǎn)負(fù)債表等文件、定期了解供貨商的生產(chǎn)狀況、實時監(jiān)控運送環(huán)節(jié)。

3.4 采購與供應(yīng)商工作方式的改變

將已有的供應(yīng)商平臺與公司內(nèi)部采購網(wǎng)絡(luò)進行對接，將以往的書面報價、郵件報價模式轉(zhuǎn)變?yōu)槠脚_報價，供應(yīng)商在平臺上注冊登錄后即可通過平臺完成報價，并上傳技術(shù)附件，采購收到報價后，對商務(wù)部分進行審核，技術(shù)部分再轉(zhuǎn)發(fā)設(shè)計部門評審。

4 疫情后及未來采購工作的展望

我國自上世紀(jì)80年代改革開放以來，經(jīng)濟一直快速發(fā)展，尤其是加入WTO以后，我國的制造業(yè)更是高速發(fā)展，號稱“世界工廠”?？墒沁@次突如其來的疫情，讓各國停工停產(chǎn)，雖然我國疫情控制的較好，并率先復(fù)工復(fù)產(chǎn)，但其他國家的情況比較嚴(yán)重，產(chǎn)業(yè)鏈供需兩端都在遭受著不同程度的影響，對工程行業(yè)的沖擊也非常大。因此在這特殊的時刻，采購工作的方式和方向也應(yīng)該作出及時的調(diào)整。

（1）工作方式的改變。在以往的工作中各部門對于比較重要的事通常采用面對面溝通，但是今后我們要加快完善網(wǎng)絡(luò)辦公的速度，采用網(wǎng)絡(luò)電話會議形式，既可降級風(fēng)險，也是未來辦公的新方向。

要推廣采購平臺建設(shè)，建設(shè)集投標(biāo)報價、合同簽訂、技術(shù)確認(rèn)、貨款支付、發(fā)票開具等相關(guān)環(huán)節(jié)為一體的綜合采購平臺，能與供應(yīng)商在平臺上進行充分互動。這樣既可以對采購的每一各環(huán)節(jié)進行監(jiān)控，又可以實施統(tǒng)一、快捷的管理。突如其來的疫情充分將傳統(tǒng)采購方式的弊端暴露出來，我們要在疫情平穩(wěn)時期加快網(wǎng)絡(luò)化采購的腳步，為將來突發(fā)狀況提前做好準(zhǔn)備。

（2）對風(fēng)險的把控。供貨商是面向全世界的，有國內(nèi)的也有國外的、有大型公司也會有中小企業(yè)。在簽訂合同前，采購工作一定要細(xì)致，國外的供應(yīng)商要及時了解對方國家的疫情狀況，包括該國的物流、海關(guān)及其他相關(guān)聯(lián)的行業(yè)、部門的運行情況，以及該廠家是否處于良性經(jīng)營的狀態(tài)；國內(nèi)的供應(yīng)商，要了解對應(yīng)省份和地區(qū)的疫情狀況、該廠家是否處于良性運營，在付款前要提前做出調(diào)研，在確定廠家可以充分滿足交貨要求的前提下再付款，盡可能的規(guī)避風(fēng)險，并提前做好對突發(fā)狀況的處理預(yù)案。

縱觀全局，世界永遠(yuǎn)都是不斷的向前發(fā)展的，短期的小困難無法阻止整體向前的腳步，我們要不斷的反思總結(jié)，才能為將來的發(fā)展贏得更多的機遇。