□胡 妤

人事檔案就個人而言，是個人身份的一種象征，就單位而言，是為組織人事工作和經(jīng)濟社會發(fā)展服務提供重要的依據(jù)。作為公益一類事業(yè)單位往往忙于應付日常繁復的行政事務工作，卻疏忽了對人事檔案的管理。隨著事業(yè)單位制度體制改革不斷深化，2018年底中共中央辦公廳《干部人事檔案工作條例》，為人事檔案管理科學化、制度化、標準化和現(xiàn)代化管理提出了新的要求和新的挑戰(zhàn)。

一、事業(yè)單位人事檔案管理具有積極意義

人事檔案無小事，從檔案本身來看，它記錄并保存著個人基本信息、學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷以及反映著個人工作中德、能、勤、廉情況，主要工作貢獻，專業(yè)培訓學習情況，工資變動、獎懲、考評結(jié)果等。從延伸的角度來看，人事檔案對個人職務定級和晉升、職稱評審申報、五險一金的辦理、退休工齡認定等多方面提供重要依據(jù)。因此，干部人事檔案是事業(yè)單位的重要組成部分。

干部人事檔案對干部群眾來說它關(guān)系著工作人員職業(yè)規(guī)劃發(fā)展，對組織來說它是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。中國共產(chǎn)黨第十九次全國代表大會將習近平的中國特色社會主義新時期確定為全黨的指導思想，落實干部標準，建設高素質(zhì)專業(yè)干部，所有這些都需要在干部人事檔案工作中落實，需要從制度層面進行系統(tǒng)規(guī)劃和全面部署。

二、事業(yè)單位人事檔案存在的問題

1.領(lǐng)導不夠重視，管理人員責任意識不夠。在國家層面，1991年中央組織部修訂了《干部檔案工作條例》，并出臺了《干部檔案整理工作細則》，目的是更好地為干部工作服務，為國家積累檔案史料。關(guān)于干部人事檔案管理，僅在27年后對《干部人事檔案工作條例》進行了新的規(guī)定。從交通運輸系統(tǒng)來講，未曾下發(fā)結(jié)合本系統(tǒng)實際而印發(fā)的人事檔案管理相關(guān)文件。可見，大多數(shù)事業(yè)單位人事檔案管理意識相對較弱。交通運輸部東海航海保障中心于2012年正式成立，各項規(guī)章制度中也未涉及相關(guān)工作。由于制度不完善，工作人員思想松懈，執(zhí)行不嚴，所收集的材料不夠全面。有些檔案記錄的信息或文件無法準確、全面地反映個人的實際情況。這在一定程度上影響了文件的質(zhì)量，且對檔案的利用率不高。

2.人事檔案管理規(guī)范性不夠、專業(yè)性不強。人事檔案的規(guī)范管理是真實性的制度保證，是人事檔案最重要的特性之一。近些年報刊、新聞頻頻播報檔案內(nèi)容造假，甚至發(fā)現(xiàn)有些事業(yè)單位的干部人事檔案出現(xiàn)涂改、造假等情況，嚴重損害了檔案的權(quán)威性和可信性，這就迫切要求國家和單位從制度建設入手，收緊“圍欄”、建設“大壩”，從根本上消除了干部人事檔案造假的土壤和條件等問題。

眾所周知，事業(yè)單位績效工資改革正不斷推進中，人事管理工作量非常大，人事檔案工作僅是人事工作一小部分，通常缺乏關(guān)注。勢必會出現(xiàn)管理水平不高、精力投入不足問題。特別是大多數(shù)管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)培訓和研究，缺乏文件管理的理論和實踐。近年來，中心人教處也在積極尋找人事檔案管理培訓基地，以便更加規(guī)范、科學地做好人事檔案管理工作。咨詢上海市人社部、檔案管理局等有關(guān)部門尋求解決方案，均未得到有效幫助。

3.人事檔案管理水平不高，利用率低。在信息技術(shù)快速發(fā)展的時代，大多數(shù)機構(gòu)的人事檔案管理由單位內(nèi)的人事部門完成，還停留在紙質(zhì)檔案的建立和保管層面，即使有些單位不斷加入信息化手段，由于信息系統(tǒng)疏于維護更新，其管理的重心還是在實體管理上，先進的計算機技術(shù)尚未得到廣泛運用。由于人事檔案本身具有機密性、專一性和一次性等特點，導致人事檔案利用率低，不能反映其價值。中心人事檔案的利用使用次數(shù)屈指可數(shù)，曾在2006年事業(yè)單位工資改革中集中查閱、核實信息；2017年參加上海市社會保險過程中逐個查閱人事檔案，因此而發(fā)現(xiàn)人事檔案管理存在諸多問題，列如參加工作時間填寫不一致、工齡計算有誤差等，導致延遲進入社會保障的時間，不利于正常工作的有序發(fā)展。

三、新時期做好事業(yè)單位人事檔案的新舉措

1.加強理解，重視事業(yè)單位人事檔案的管理。制度建設是治本之策。從國家層面，新《條例》是在新時期黨的建設的基本要求基礎上，全面把習近平總書記的重要指示精神貫徹到總結(jié)中國共產(chǎn)黨十八大以來吸收干部人事檔案工作的經(jīng)驗和實踐。從制度機制、內(nèi)容建設、日常管理、利用評估、紀律等方面全面、嚴格地規(guī)范干部人事檔案工作。為今后各級各類干部的人事檔案提供基本遵循。它明確了新時期干部人事檔案的定位，是黨的重要執(zhí)政資源，始終服務于廣大干部，服務于黨的新的偉大工程。制度執(zhí)行是關(guān)鍵所在，從事業(yè)單位角度出發(fā)，有必要加強單位內(nèi)各級領(lǐng)導對人事檔案管理的重視，進一步提高檔案意識。一是開展學習培訓。深入詮釋《條例》，準確把握《條例》的精神和要求。二是完善配套制度和相關(guān)措施，落實《條例》要求。三是加強督促檢查。建立人事檔案管理考核制度，以便有力有序地推進工作。

2.加強管理模式創(chuàng)新，用新形式、新方法應對新形勢。從國家層面來看，新《條例》首先是管理體制的創(chuàng)新。在《干部檔案工作條例》中簡化和整合日常管理的具體內(nèi)容，形成以宏觀層面指導和原則要求為重點的黨內(nèi)部規(guī)章，兼顧實際操作。其次是管理形式方法創(chuàng)新。突出全面、從嚴要求是新《條例》特色之一。其中，十大類干部人事檔案的具體內(nèi)容已經(jīng)完善；新設“紀律和監(jiān)督”章節(jié)；新增檔案審核內(nèi)容等。從事業(yè)單位角度來看，按照新《條例》精神，首先要加強干部人事檔案“凡提必審”“凡進必審”“凡轉(zhuǎn)必審”，重點審查干部的出生日期、參加工作時間等基本信息和重要社會關(guān)系，檢查檔案內(nèi)容是否真實，材料是否齊全，是否存在影響干部使用的情況。其次，人事檔案工作應堅持解決問題的關(guān)鍵。根據(jù)干部人事檔案涂改造假等重點問題，采用嚴格的制度和嚴格的紀律，規(guī)范檔案的建設、管理和使用環(huán)節(jié)。要有具體措施：一是嚴明“建”的職責。按照各自職責，共同建立干部人事檔案內(nèi)容，確保歸檔材料的真實性。二是嚴肅“管”的紀律。對檔案管理環(huán)節(jié)，細化工作要求，闡明系統(tǒng)規(guī)則。三是嚴格“用”的程序。明確利用的工作要求、范圍和程序。四是嚴抓監(jiān)督懲處。建立監(jiān)督檢查、問責制度，對干部人事檔案中違規(guī)違紀違法行為作出規(guī)定。

3.加強人事檔案管理人員隊伍建設，提高專業(yè)水平。人事檔案管理必須首先指導人事檔案工作人員重視檔案管理工作，并定期開展檔案管理工作培訓。根據(jù)新《條例》要求，特別對干部人事檔案工作的紀律和監(jiān)督方面加強培訓學習，重點抓好三個方面：一是嚴明紀律。提出“十一條禁令”的紀律要求，劃出工作底線，標明工作禁區(qū)，豎立護欄。二是嚴格監(jiān)督。明確規(guī)定監(jiān)督職責，建立全面的多維立體監(jiān)督制度，如上級監(jiān)督、自我監(jiān)督、內(nèi)部監(jiān)督、其他部門監(jiān)督、社會監(jiān)督。三是嚴肅追責。違反有關(guān)規(guī)定和紀律的，應當按照有關(guān)規(guī)定予以糾正。涉嫌違法犯罪的，應當按照國家法律法規(guī)處理。

4.創(chuàng)新人事檔案管理和利用方式，注重實用性。事業(yè)單位干部人事檔案屬于人才信息資源數(shù)據(jù)庫，其工作核心在于利用使用。這必須將先進的科學技術(shù)手段納入人事檔案管理，強化服務理念，嚴格使用程序，創(chuàng)新使用方法，提高利用效率，充分發(fā)揮檔案資源的作用，體現(xiàn)憑證價值，提高檔案的管理效率。新《條例》強調(diào)，干部人事檔案使用主要包括查（借）閱、復制和摘錄等。新《條例》明確了七個方面干部人事檔案的使用范圍，并率先提出了干部維護合法權(quán)益的方式和要求。事業(yè)單位組織人事部門應利用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，建立和完善干部人事檔案科學運用機制，提供準確、高效的服務，如干部資源配置、領(lǐng)導班子建設、干部宏觀管理、組織人事工作規(guī)則研究等。只有通過合理應用各種人才信息資源才能促進其最大化實現(xiàn)相應的效用。

總之，人事檔案管理工作在事業(yè)單位的發(fā)展和個人發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，加強事業(yè)單位人事檔案的應用與管理，幫助促進和實現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。在新時代和新形勢下，人事檔案管理只有不斷改革和創(chuàng)新系統(tǒng)和模式，形成新的檔案理念，為適應檔案事業(yè)的發(fā)展，為檔案管理的科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化做出應有的貢獻。