文/吳慶祥，洮南市機關事務服務中心

檔案管理主要負責事業(yè)單位檔案的收集、整理、分類、歸檔、分析、提取等工作，更多的是為行政和決策提供信息，這項管理工作貫穿于事業(yè)單位各部門各工作環(huán)節(jié)的始終，是一項服務性管理工作。事業(yè)單位辦公室檔案管理不但能有效利用已有的良好硬件設施，且能夠提高日常文書工作效率?；诖耍韵戮褪聵I(yè)單位辦公室檔案管理有效方法進行了探討分析。

1 事業(yè)單位辦公室檔案管理的必要性

事業(yè)單位辦公室檔案管理的必要性主要體現(xiàn)在：1）依法治檔的需要。辦公室檔案工作規(guī)范的根本在于依法治檔?！掇k公室檔案法》的頒布，正是我國辦公室檔案事業(yè)朝著健康方向發(fā)展的強力后盾。新形勢下的辦公室檔案工作需對不同地方給予充分運用立法的權限，成立相應的辦公室檔案法規(guī)。各部門也應相應健全相關辦公室檔案制度，做到靈活有效地管理。2）提升服務和管理水平的需要。辦公室檔案管理對一家事業(yè)單位來說至關重要，因為檔案管理好壞直接影響決策信息的正確性、管理手段的科學性、行政工作的效率性等。另外，辦公室檔案管理的規(guī)范化還能提高辦公室的整體形象，提高服務和管理質量，提高工作人員的工作效率和成就感，提高行政決策的科學性等。

2 事業(yè)單位辦公室檔案管理方法的分析

2.1 公文制發(fā)的管理方法。事業(yè)單位絕大多數(shù)的辦公室檔案都以公文演變，所以制發(fā)公文是辦公室檔案工作規(guī)范化的根本性前提。一是要規(guī)范好公文用紙，嚴格遵照國家相關規(guī)定，選擇質量上乘，規(guī)格尺寸統(tǒng)一的紙型。按照橫寫橫排的排版模式，需將裝訂線安排在左面。二是要確保公文字跡打印的清晰性，且易于長期保存。無論公文是打印或草擬，還是不同的手寫批注、簽字、報表及記錄等，選的紙張、墨汁及筆型應不易褪色，確保有清晰明了的字跡，便于將來長期保存使用。三是要對公文制發(fā)的簽發(fā)手續(xù)、審核權限、正文標題、主/抄送單位、落款及日期等進行嚴格的檢查。四是文種的使用要合理，格式擬定標準，對簡稱及不標準的字盡量少用或不用于行文中，有助于未來管理及運用信息化檢索方式的實行。

2.2 立卷歸檔管理方法。立卷歸檔是事業(yè)單位規(guī)范辦公室檔案管理工作的準則，公文相似、重復及無序的立卷組合給規(guī)范辦公室檔案工作造成困難，也對辦公室檔案價值使用的最大化及快捷檢索、案卷整體性基礎目標造成影響。文件的歸檔重點由本部門的文件構成，要運用立卷歸檔作為規(guī)范辦公室檔案工作的準則，延續(xù)我國對文書處理的實踐準則，從而促進標準式的辦公室檔案工作甚至滿足信息化的要求。在現(xiàn)實工作里，一方面應嚴格按照國務院頒布的關于《銷毀不歸檔文件辦法》，另一方面需處理好如下三項內容：一是需正確掌握立卷歸檔文件的時間性，只有達成目前文件任務才可立卷歸檔，否則會使辦公室檔案工作出現(xiàn)混亂及無序而無法立卷歸檔。二是需確立重點及合理分工?，F(xiàn)實操作里應重視資料及文件的區(qū)別，尤其是內容、方式及意義的較多類似處的資料文件差別，詳細問題需詳細剖析，由此降低重復與冗余的辦公室檔案工作，有效提升辦公室檔案的使用效率。三是需重視整體性的全宗維護。歸檔時不僅把握中心與主次，嚴格把守住全宗的出入口，禁止不能歸檔的文件進入，且需預防歸檔資料文件丟失情況發(fā)生。

2.3 案卷質量管理方法。事業(yè)單位辦公室檔案是否有價值直接取決于案卷資料是否能被全面搜集到，只有完整的文件資料才能確保辦公室檔案保存意義?？梢娏⒕矸绞郊把b訂案卷對規(guī)范式辦公室檔案工作的操作起著決定作用。所以提高辦公室檔案訂卷的質量，顯得極為重要，因此除了重視處理好立卷方式，便于辦公室檔案目標化管理里的檢索與劃分，還需把握好裝訂案卷的質量關，有效管理其辦公室檔案。

3 加強事業(yè)單位辦公室檔案管理的措施

3.1 加強辦公室檔案管理規(guī)范化建設。事業(yè)單位辦公室檔案管理工作必須對管理人員提出嚴格的要求，嚴格按照要求執(zhí)行檔案管理工作，日常工作中注重對檔案資料的維護和更新，必須規(guī)范檔案管理工作流程，使辦公室檔案管理程序更加規(guī)范化，且需要嚴格執(zhí)行和監(jiān)督管理工作，確保檔案資料的準確性和真實性，還需要對檔案管理程序不斷優(yōu)化，在保證工作質量和效率的前提下，優(yōu)化檔案管理程序，節(jié)約人力和物力。

3.2 強化辦公室檔案信息化管理。隨著計算機技術的普及應用，檔案管理工作實行信息化管理也是當代社會對檔案信息管理需求日益增強的客觀需求。合理開發(fā)利用檔案資源，盡可能延長檔案使用壽命以及提高工作效率，這些也是當代檔案管理改革創(chuàng)新的主要目的和任務。目前看來把先進的科學技術手段應用于檔案管理中以滿足新時期下檔案管理工作的要求，已經刻不容緩。首先，各級事業(yè)單位的檔案部門要準確、及時地傳遞信息，切實保證檔案信息的時效性；其次，檔案管理部門要利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備，將檔案資料準確的輸入計算機，再通過相應的技術處理，將文字、圖片資料轉變成數(shù)據(jù)資料，從而實現(xiàn)紙質檔案和數(shù)據(jù)檔案的并存；最后要充分利用網絡技術進行檔案管理創(chuàng)新，通過網絡向社會提供高效的檔案信息服務，以實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

3.3 提升檔案管理人員的綜合素質。辦公室檔案規(guī)范化管理必須要提高管理人員的綜合素質，這樣才能提高檔案管理的工作質量，實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。單位需要定時或者是不定時對管理人員進行專業(yè)技能和管理理念方面的教育和培訓，全面提升管理人員綜合素質，實現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理。

4 結束語

綜上所述，事業(yè)單位辦公室檔案管理的規(guī)范化、標準化是事業(yè)單位辦公室檔案管理的關鍵，是整個事業(yè)單位協(xié)調、掌握、高效管理運行的有效保證，因此必須加強對事業(yè)單位辦公室檔案管理有效方法進行分析。