文/陳麗娟，山東誠祥建設(shè)集團股份有限公司

1 引言

在經(jīng)濟體制改革的不斷推動下，從以往的經(jīng)驗來看，檔案管理體制還不能很好地適應(yīng)新時期市場經(jīng)濟的要求，在某種程度上制約了企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展，因此，檔案管理也一直處于較為被動的狀態(tài)。在新時期如何做好檔案管理的體制改革工作已經(jīng)成為重點和要點，需要相關(guān)工作者做好這方面的研究和分析。

2 企業(yè)檔案管理體制存在的問題研究

2.1 企業(yè)檔案管理體制過分依靠行政力量，缺少自我發(fā)展動力

在我國傳統(tǒng)企業(yè)發(fā)展過程中，檔案管理體制存在非常明顯的問題和缺陷，就是過于依靠行政力量，自身發(fā)展動力不足。為了推動企業(yè)檔案工作的長期發(fā)展，黨和政府也批準和下發(fā)了一系列文件，如《技術(shù)檔案室工作暫行通則》《自然科學研究機構(gòu)檔案工作的意見》等，主要是運用以上部分行政手段進行檔案管理，由此也形成強大的外部推動力，這些在檔案管理工作中占據(jù)了非常重要的地位。盡管此種推動力價值明顯，但是在當前的市場經(jīng)濟條件下已經(jīng)明顯力度不足，政府成為檔案體制以及管理的宏觀調(diào)控者，企業(yè)自身力量逐漸弱化。

2.2 缺少學習優(yōu)秀企業(yè)的機會，檔案管理手段落后

現(xiàn)如今，檔案管理工作在一些優(yōu)秀的企業(yè)中得到了較高的重視。檔案管理工作相對煩瑣復(fù)雜，需要耗費較大的人力和資金，在這些優(yōu)秀的企業(yè)中檔案管理工作都有具體的預(yù)算，將成本控制到最低，以此來擴大企業(yè)的利潤空間，另外，這些優(yōu)秀的企業(yè)運用數(shù)字化管理手段，使檔案管理工作更加簡單快捷，通過數(shù)字化集成系統(tǒng)，將每份檔案都做到清晰明了。然而，一些企業(yè)認不清檔案管理工作的重要性，檔案管理工作人員得不到有效的學習機會，仍然在使用落后的管理手段，這就使企業(yè)在競爭中處于了不利的地位。

2.3 檔案管理人員綜合素質(zhì)不夠高，專業(yè)能力不夠強

在企業(yè)檔案管理工作中，檔案管理工作人員的能力和素質(zhì)，是做好檔案管理工作的重要因素。檔案管理工作人員不僅要有極強的檔案管理意識，對檔案管理工作有很強的積極性，熱愛檔案管理工作，還要有很強的法律意識，懂得檔案保密的重要性，熟悉檔案管理工作的專業(yè)知識，具有較強的綜合能力。同時，檔案管理工作作為一項服務(wù)性質(zhì)的工作，其管理人員的服務(wù)意識也是很重要。但是，在企業(yè)檔案管理這一重要工作中，工作者的綜合素質(zhì)和能力均不高，工作效率低，對于工作的保密意識弱，有些工作人員，不但專業(yè)能力不足，服務(wù)意識還比較差，甚至因為一些小事與用戶產(chǎn)生矛盾，影響用戶體驗和公司的整體形象，這就是很多情況下，檔案管理工作狀況百出的原因。

3 企業(yè)檔案管理體制改革的建議

3.1 提升企業(yè)檔案管理工作水平

企業(yè)倡導建立合理、科學的檔案管理制度約束管理行為，在檔案收錄、檢索等工作方面進行創(chuàng)新性變革，檔案管理工作可以實行“三位一體”管理制度，這種管理制度要求管理方法與管理流程進行對應(yīng)，信息收集嚴格符合檔案管理流程要求，各個環(huán)節(jié)相互牽制、相互輔助、相互呼應(yīng)，能夠合理化企業(yè)檔案管理平臺建設(shè)，提升企業(yè)檔案管理信息實用度，對企業(yè)進行企業(yè)改革起到推動作用。在進行檔案管理時也應(yīng)該注意收錄檔案的質(zhì)量與信息的完整性，在進行檔案收集后需要對檔案信息進行挑選，將不符合收錄要求的檔案信息重新修改，將繁雜、冗長的檔案信息進行刪減后收錄。真正能夠收入企業(yè)檔案的應(yīng)該是能夠反映企業(yè)人事狀況、經(jīng)濟發(fā)展狀態(tài)的真實信息，能為企業(yè)發(fā)展提供更多經(jīng)驗與參考信息，有效幫助提高企業(yè)檔案質(zhì)量。相關(guān)工作人員應(yīng)該及時更新檔案信息防止信息遺漏，保證及時、準確將企業(yè)信息計入檔案，不能貪圖數(shù)據(jù)美觀就迫于壓力私自修改信息，要保證企業(yè)檔案信息的真實客觀性。

3.2 企業(yè)檔案管理體制構(gòu)建走市場化道路

市場化永遠是企業(yè)管理未來走向的重要參考和趨勢，更是世界行政改革的共同趨勢所在，引領(lǐng)著各大企業(yè)的改革。我國企業(yè)檔案管理體制建立必須參考市場要素，因為市場在資源配置中起決定性作用，檔案資源是企業(yè)信息資源管理中不可或缺的基礎(chǔ)，企業(yè)還需要按照市場化競爭和運營來進行檔案體制管理；檔案資源是企業(yè)發(fā)展不可或缺的信息資源，因此企業(yè)還需要按照自身的情況、競爭的體制不斷地改善檔案管理體制；企業(yè)檔案管理工作要為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供建議和意見，檔案工作在市場中進行，那么必須按照市場的需要做好檔案信息存儲和檔案資源的開發(fā)工作，不斷創(chuàng)新，讓日益增長的檔案信息符合企業(yè)發(fā)展的需要，使企業(yè)檔案工作更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。檔案工作有了方向和目標才能夠完成市場交給自己的多種任務(wù)。

3.3 法制化是企業(yè)自主檔案管理發(fā)展的目標

檔案管理體制的法制化道路首先是檔案行政執(zhí)法檢查與業(yè)務(wù)指導之間要分步驟進行，檔案要進行行政執(zhí)法檢查，這是法律上的一種強制性行為，每一個企業(yè)都需要接受檢查，這是對檔案負責的態(tài)度，更是對檔案的保護，保障移交的順利。檔案業(yè)務(wù)指導并不是檔案體制法制化的內(nèi)容，這屬于非強制性的行為，不是義務(wù)和責任層面的。檔案的執(zhí)法檢查還需要以法律法規(guī)為根本依據(jù)，為企業(yè)提供技術(shù)層面的服務(wù)。檔案執(zhí)法檢查應(yīng)確定執(zhí)法的程序和執(zhí)法方式，并且做好行政執(zhí)法管理相關(guān)通知，這樣在檔案的管理上就會更為突出，讓管理方法和管理途徑也相對完善。

4 結(jié)語

綜上所述，本文對企業(yè)檔案管理體制改革作出分析和研究，認為目前企業(yè)檔案管理體制還存在一些問題，必須對檔案管理體制進行創(chuàng)新，需要從市場化、社會化、法制化以及信息化角度做好檔案管理體制完善工作。