□徐 瑩

人事檔案管理工作，不僅是人事工作的重要組成部分，同時(shí)也是檔案管理工作的重要組成部分。 在各單位，人事檔案對(duì)單位自身綜合競(jìng)爭(zhēng)力的提升以及人員的自身發(fā)展都起到了不可替代的作用。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，人事檔案管理呈現(xiàn)出信息化、多樣化和社會(huì)化的趨勢(shì)。 如何在新趨勢(shì)中保障人事檔案的真實(shí)性、保密性，不斷提升人事檔案管理、利用的水平，就成為檔案管理部門必須面對(duì)的問(wèn)題。

一、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下人事檔案管理的趨勢(shì)

1.信息化。 互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代信息化是人事檔案管理最為顯著的特點(diǎn)之一。 在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式中，無(wú)論是從檔案的收集、整理、分類還是歸檔都在線下進(jìn)行，檔案的載體也多為實(shí)體，再加上流程的復(fù)雜，導(dǎo)致人事檔案管理效率低下。自上世紀(jì)80年代開始，一些較早進(jìn)行檔案管理的單位就開始了檔案管理信息化建設(shè)，在初期通常只是用于數(shù)字化資料的保存。 但如今隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，人事檔案管理方式也產(chǎn)生了更為深刻的變革。檔案管理逐漸由機(jī)械化走向智能化，電子檔案館、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的完善也推動(dòng)了檔案管理流程從線下轉(zhuǎn)至線上，極大地提升了檔案管理的效率。 對(duì)于人事檔案而言，信息化建設(shè)更是方便了檔案的收集和存儲(chǔ)。 人事管理模式多種多樣，包括事業(yè)編制、人事代理、勞務(wù)派遣，每個(gè)管理方式涉及的人事檔案管理辦法也是不同的，信息化實(shí)現(xiàn)了各類檔案的有效分類，大大減輕了工作人員的工作量，同時(shí)也給后續(xù)人事檔案的利用打下良好基礎(chǔ)。

2.多樣化。 第一，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代人事檔案的種類和內(nèi)容較過(guò)去更加多樣。信息化時(shí)代人事檔案的收集更加便利，既可以人工進(jìn)行收集，也可以通過(guò)應(yīng)用軟件自動(dòng)收集，人工和自動(dòng)收集方式的結(jié)合大大豐富了檔案的體量，聲像檔案、圖文檔案和實(shí)體檔案都以新的方式保存下來(lái)。 從內(nèi)容的角度上來(lái)看，由于管理效率的提高和檔案載體的豐富，所收集的檔案內(nèi)容更加多樣，不僅不局限于個(gè)人學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷，還包括視頻、音頻等證明材料，進(jìn)一步增加人事檔案的真實(shí)性。 第二，互聯(lián)網(wǎng)也給人事檔案信息服務(wù)模式提供了新思路。 在過(guò)去，由于人事檔案的封閉性和對(duì)人事檔案認(rèn)識(shí)的不足，檔案的轉(zhuǎn)移和交接工作一直以來(lái)都是問(wèn)題。 但借助微信公眾號(hào)和應(yīng)用軟件，已經(jīng)能夠?qū)崟r(shí)地查看人事檔案的轉(zhuǎn)移進(jìn)度，相關(guān)知識(shí)也可以在線咨詢，不僅有利于檔案知識(shí)的普及，也給人事檔案信息服務(wù)的拓展提供了新的思路。

3.社會(huì)化。 一些單位檔案管理工作起步較早，但其服務(wù)對(duì)象基本針對(duì)本單位及本單位成員，同時(shí)行政色彩也較為濃厚。 隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們對(duì)于人事檔案的作用有了更加深入的認(rèn)識(shí)，公眾的檔案意識(shí)顯著提高。而去行政化和人才聘用制度的不斷發(fā)展，也使得人事檔案工作更多地走向社會(huì)。 目前很多新聘人員大部分采用人事代理和勞務(wù)派遣制度，前者檔案存放在高校，后者檔案存放在人才服務(wù)中心，互聯(lián)網(wǎng)給檔案的存放和管理帶來(lái)了新的便利。 另一方面，檔案的利用也逐漸社會(huì)化。 現(xiàn)如今人員流動(dòng)較過(guò)去大幅度提高，很多人事檔案管理部門接觸到了更多的問(wèn)題，如聘用人員背景調(diào)查、檔案真實(shí)性等，這些變化都要求檔案工作者要不斷創(chuàng)新管理方式，提高服務(wù)意識(shí)。

二、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.重視程度不高，責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)。 一是對(duì)檔案基本工作情況了解不足。如今大量人事檔案的轉(zhuǎn)移和交接工作都會(huì)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)，但由于責(zé)任意識(shí)的缺乏以及對(duì)人事檔案工作的不重視，檔案工作人員對(duì)互聯(lián)網(wǎng)檔案工作要求和面臨的風(fēng)險(xiǎn)沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)梳理，對(duì)本單位人事檔案的保管情況了解也不足，檔案保管分散的現(xiàn)象尤為突出，保存格式、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，給后續(xù)的管理工作增加了負(fù)擔(dān)。二是人事檔案數(shù)字化資源建設(shè)不完善。 人事檔案有著較強(qiáng)的保密性特點(diǎn)，因此多數(shù)單位保管人事檔案以紙質(zhì)文件為主，如今在人員招聘或考核上大多還是使用紙質(zhì)文件，雖一定程度上保證了檔案的保密性，但實(shí)際上沒(méi)有發(fā)揮檔案信息化建設(shè)的功效，降低了工作效率。

2.制度創(chuàng)新滯后。 一是綱領(lǐng)性制度建設(shè)的滯后。檔案管理部門多年來(lái)存在“重保管輕利用”的思想，在制度的沿襲和創(chuàng)新上以檔案保管為主，人事檔案也是如此。 但如今檔案管理方式變革巨大，人事關(guān)系的形式也在逐漸走向市場(chǎng)化，這就給管理制度提出了新的要求，人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范不斷變化，滯后的制度將會(huì)阻礙人事檔案的日常管理工作。二是檔案細(xì)分領(lǐng)域的制度建設(shè)較為缺乏。檔案業(yè)務(wù)多元化拓展使得檔案工作面臨著很多新問(wèn)題，如信息化建設(shè)下信息安全制度的更新、人事檔案轉(zhuǎn)移中的保密性問(wèn)題等，這些要求檔案管理部門的制度建設(shè)要充分考慮到工作環(huán)境的不斷變化。

3.管理水平低，信息化建設(shè)不平衡。 互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境要求人事檔案工作具有規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、真實(shí)性和更高的保密性，而如何借助信息化的手段提高管理效率、創(chuàng)新檔案利用方式也給檔案管理人員提出了新的要求。 檔案管理部門只有不斷提高管理水平，才能在逐漸趨于社會(huì)化和市場(chǎng)化的人事檔案管理工作中不斷創(chuàng)新服務(wù)模式，如近年來(lái)興起的微信公眾號(hào)、微博等新媒體。目前很多單位已開通微信公眾號(hào)用以檔案資料的查閱和咨詢，但人事檔案保密性要求較高，如何在公共服務(wù)平臺(tái)中保證保密性的前提下拓寬人事檔案服務(wù)的渠道，還需要檔案管理人員進(jìn)一步探索和創(chuàng)新。 另一方面，信息化建設(shè)的不平衡也制約了人事檔案管理的創(chuàng)新。 一般來(lái)說(shuō)，人事檔案管理對(duì)信息化建設(shè)的要求較低，僅需基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)設(shè)備即可，但在信息化建設(shè)中，各部門管理系統(tǒng)軟件類型、版本的不同也阻礙了數(shù)據(jù)的互通互聯(lián)，降低了檔案工作的效率。此外，各地存在著不平衡的情況，區(qū)域之間的檔案信息化建設(shè)的不同步，在一定程度上也制約了人事檔案信息化建設(shè)的系統(tǒng)協(xié)調(diào)發(fā)展。

三、人事檔案管理的改革與創(chuàng)新

1.加強(qiáng)監(jiān)督，規(guī)范人事檔案管理。 互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代人事檔案管理工作呈現(xiàn)出信息化、多樣化和社會(huì)化的特點(diǎn)，面臨人事檔案管理復(fù)雜化、精細(xì)化的局面，人事檔案管理部門應(yīng)強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)格規(guī)范人事檔案管理。第一，嚴(yán)格保證人事檔案的真實(shí)性和保密性。在學(xué)習(xí)中央印發(fā)的相關(guān)監(jiān)督辦法和人事檔案考核辦法、問(wèn)責(zé)辦法外，還要根據(jù)自身人事檔案管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)，針對(duì)人事檔案線下和線上的管理流程，完善保障機(jī)制，防止人事檔案被修改、篡改的情況出現(xiàn)。 第二，規(guī)范檔案收集、歸檔標(biāo)準(zhǔn)。 對(duì)于不同人事管理模式下的人事檔案進(jìn)行針對(duì)性的規(guī)范，檔案載體、格式、大小、文件名等細(xì)節(jié)都要進(jìn)行明確的說(shuō)明，保障檔案在收集環(huán)節(jié)的規(guī)范和統(tǒng)一。

2.把握發(fā)展趨勢(shì)，加強(qiáng)檔案制度創(chuàng)新。 人事檔案管理制度的創(chuàng)新，要有預(yù)見性，準(zhǔn)確地體現(xiàn)出人事檔案的發(fā)展趨勢(shì)。 第一，要針對(duì)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代人事檔案管理工作的特點(diǎn)和趨勢(shì)進(jìn)行系統(tǒng)梳理，根據(jù)工作的緊迫性進(jìn)行排序，讓制度建設(shè)的脈絡(luò)更加清晰。 管理制度要體現(xiàn)出人事檔案保密性、真實(shí)性等最為基礎(chǔ)的特性，同時(shí)體現(xiàn)出信息化、服務(wù)化、社會(huì)化等人事檔案的未來(lái)發(fā)展制度，學(xué)校等自主用人單位要在現(xiàn)代管理制度的基礎(chǔ)上制定多層次、差異化的制度，防止出現(xiàn)制度空白的情況。第二，不斷完善制度內(nèi)容。隨著人事檔案的社會(huì)化和多樣化，涉及的人事檔案內(nèi)容也會(huì)不斷增多，檔案保管的方式、面臨的信息安全威脅都會(huì)動(dòng)態(tài)變化，因此應(yīng)及時(shí)學(xué)習(xí)新出臺(tái)的政策法規(guī)，對(duì)最新的檔案政策和相關(guān)的管理意見、規(guī)定有著足夠的了解，保證檔案管理工作的政策性和連續(xù)性。

3.提升管理水平，穩(wěn)步推進(jìn)信息化建設(shè)。 第一，要優(yōu)化和創(chuàng)新管理流程，切實(shí)做好人事檔案的收集、交接和保存等工作，根據(jù)不同來(lái)源渠道的信息和不同載體格式有針對(duì)性地進(jìn)行檔案的備份工作。 此外，針對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的新渠道，提升管理和服務(wù)水平。 微博和微信訂閱號(hào)主要用于公共信息的發(fā)布，如人事檔案知識(shí)普及、人事檔案管理辦法、人事檔案咨詢工作等，涉及人事檔案的查詢和轉(zhuǎn)移等功能性服務(wù)則要以公眾號(hào)或者應(yīng)用軟件為依托。 第二，根據(jù)人事檔案的發(fā)展趨勢(shì)和工作要求不斷推動(dòng)信息化建設(shè)，豐富人事檔案管理系統(tǒng)的支撐功能。 在底層架構(gòu)階段，要對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行完善的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，將需求分析貫穿于系統(tǒng)建設(shè)的全過(guò)程。 此外，要注重管理系統(tǒng)功能的全面性，在檔案管理工作的基礎(chǔ)上，逐步探索檔案共享、檔案服務(wù)等方面的功能拓展。第三，要注重信息安全，采用多元化身份鑒別機(jī)制。 多元化身份鑒別機(jī)制是為了減少用戶端帶來(lái)的信息安全風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于管理規(guī)模較小的單位，可運(yùn)用更復(fù)雜的加密口令和登錄失敗次數(shù)限制等成本較低的方式，同時(shí)采用圖形驗(yàn)證碼代替文字驗(yàn)證碼，防止非法用戶的入侵。