中遠(yuǎn)海運(yùn)科技(北京)有限公司 李洋光

一、人力資源管理信息化的必要性

隨著科技的日益發(fā)展，如今已是以全球化為趨勢、由信息化所驅(qū)動的全新的知識型社會。因此，人力資源管理勢必要發(fā)生相應(yīng)的變革，否則企業(yè)將難以適應(yīng)如潮水般涌來的信息洪流，人力資源管理的信息化勢不可擋。

二、SAP HR 主要功能介紹

SAP 作為交付的不僅是一個ERP 管理平臺，還包括先進(jìn)的人力資源管理解決方案。平臺上實施構(gòu)建的人力資源系統(tǒng)，可與集團(tuán)整體管控平臺進(jìn)行無縫集成，滿足企業(yè)當(dāng)前“人、財、物”集中一體化管控的要求，搭建整體的人力資源管理統(tǒng)一平臺，管控業(yè)務(wù)和操作并規(guī)范流程。

1.組織管理

SAP 的組織管理支持復(fù)雜多變的組織調(diào)整及組織成長，明確組織機(jī)構(gòu)和職能職級，實現(xiàn)各部門各司其職，各盡其能。管理人員能夠全面、實時掌握組織和職位的分布及變動情況。

2.人事管理

SAP 的人事管理用于規(guī)范全集團(tuán)人事業(yè)務(wù)流程，通過數(shù)據(jù)體系來統(tǒng)一全集團(tuán)的度量衡。

通過員工人員變動管理，詳細(xì)記錄員工整個工作周期內(nèi)各階段的詳細(xì)信息。此外，SAP 還可依據(jù)員工屬性的不同確定其在系統(tǒng)中的身份及薪資類別，如船員的特殊待遇等。

3.考勤管理

SAP 支持多種考勤模式，常用的有正向考勤和逆向考勤，集成了考勤管理和工資計算，提高了核算的效率和準(zhǔn)確性。

4.薪酬管理

薪酬管理是基于企業(yè)對總額預(yù)算管理、工資發(fā)放等進(jìn)行有效規(guī)范和監(jiān)控，通過獎金分配等工具提高效率，并和考勤、保險福利等緊密集成、高度共享，提供全面準(zhǔn)確的薪資數(shù)據(jù)報表分析，支持領(lǐng)導(dǎo)決策。

5.進(jìn)行全面人才管理

通過四大模塊的集成，SAP HR 以崗位體系為基礎(chǔ)和驅(qū)動，實現(xiàn)人才全流程管理，固化復(fù)雜的績效考核管理流程使其變得公正與透明。

SAP 還實現(xiàn)了人力資源與財務(wù)核算一體化。在人力資源管理結(jié)構(gòu)和財務(wù)成本中心結(jié)構(gòu)緊密集成的條件下，可靈活支持各類成本歸集方法和過賬科目規(guī)則，以及人力/財務(wù)靈活分工，共同完成薪資核算流程。

在這基礎(chǔ)上，SAP 通過系統(tǒng)協(xié)助集團(tuán)實現(xiàn)人力資源戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，逐步擺脫傳統(tǒng)的“人事管理”角色，促進(jìn)全集團(tuán)人力資源管理水平的顯著提升，使人力資源管理擴(kuò)大了覆蓋面、加強(qiáng)了集成度、提高了智能化、優(yōu)化了互動性。

三、實施SAP HR 模塊過程中的問題與對策

1.各單位信息化水平的差異

人力資源信息化實施成功需要三個基本條件，即暢通的網(wǎng)絡(luò)、業(yè)務(wù)流程的規(guī)范和完善健全的人力資源管理體系。某集團(tuán)作為國有大型企業(yè)，分、子公司遍布全球，企業(yè)層級結(jié)構(gòu)復(fù)雜，各公司的信息化現(xiàn)狀各不相同，這使得對于不同現(xiàn)狀公司的數(shù)據(jù)整合及區(qū)分有了新需求。

經(jīng)過項目組討論，特新增兩套HR 專用的虛擬賬目表以區(qū)分三類不同的上線單位，在此基礎(chǔ)上完成了HR 與FI 模塊交叉互用組件的解決方案。這樣不僅對各公司信息化現(xiàn)狀做了清晰的梳理，同時也為未來公司對財務(wù)模塊的上線奠定了基礎(chǔ)、鋪平了道路。

2.部分從業(yè)人員信息化能力的差距

SAP HR 系統(tǒng)涉及到各級單位人力資源部門的所有業(yè)務(wù)人員。系統(tǒng)上線后，許多日常業(yè)務(wù)都將通過系統(tǒng)直接操作處理，這樣就對業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)技能水平、計算機(jī)操作水平等提出了較高的要求。但由于SAP 本身的用戶友好度不高，且部分用戶年齡偏大導(dǎo)致學(xué)習(xí)能力下降，使其離最終用戶資格要求還有一定差距。

為此，項目組在對用戶的培訓(xùn)過程中，結(jié)合用戶特點(diǎn)，制作針對性較強(qiáng)的課件，采用業(yè)務(wù)流程處理與系統(tǒng)操作處理相結(jié)合的辦法，幫助用戶熟悉系統(tǒng)和業(yè)務(wù)操作過程。

3.各單位管理方式的差異

目前，集團(tuán)部分二級單位已分板塊實施了SAP 的部分模塊，與本次項目實施的SAP HR 不在同一套信息系統(tǒng)內(nèi)。由于各套系統(tǒng)之間業(yè)務(wù)規(guī)范、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)功能存在較大差異，無法實現(xiàn)統(tǒng)一或無縫集成。因此，經(jīng)過與集團(tuán)財務(wù)部溝通，項目組出具了分板塊的財務(wù)集成方案。

以某二級單位為例，該單位在自有服務(wù)器上完成了FI模塊的實施，但未使用HR 模塊。針對組織機(jī)構(gòu)所屬的公司代碼和成本中心、工資項與會計科目的對照關(guān)系仍由FI 管理。HR 工資核算之后，由PO 發(fā)送工資核算完成信息，PO 平臺調(diào)用HR 工資結(jié)果接口并讀取數(shù)據(jù)發(fā)送給甲單位自有SAP 服務(wù)器，最終系統(tǒng)根據(jù)組織機(jī)構(gòu)對應(yīng)的成本中心、工資項與會計科目對照關(guān)系生成費(fèi)用憑證。

4.應(yīng)用個稅過渡方案實現(xiàn)個稅計算

2018 年10 月1 日 起施行的個稅改革方案恰在系統(tǒng)上線前的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上，為此項目組制定了臨時個稅過渡方案以應(yīng)對關(guān)鍵時點(diǎn)上的個稅調(diào)整政策。由于SAP 服務(wù)器部署在集團(tuán)北京服務(wù)器上，與財務(wù)模塊共享資源，考慮到各業(yè)務(wù)板塊之間的系統(tǒng)關(guān)系，HR 版本暫未升級至最新版，系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)個稅計算功能暫不使用。

在過渡階段由HR 計算薪酬，但轉(zhuǎn)向附加扣除和月度個稅采用導(dǎo)入系統(tǒng)的方式實現(xiàn)，年終獎勵采用導(dǎo)入年度獎勵工資項，個稅也是線外計算，并導(dǎo)入新增的年終獎稅替代項。工資稅/年終獎稅替代原先系統(tǒng)自動計算出的個稅工資項，以前臺導(dǎo)入的金額作為個稅扣款。

過渡階段結(jié)束后，維護(hù)員工的專項附加扣除的數(shù)值，并由系統(tǒng)計算個稅，過渡期導(dǎo)入的專項附加扣除值和月度個稅作為年度累計已扣除的專項附加扣除以及年度內(nèi)已繳納的個稅。

5.人員活動的多樣性導(dǎo)致權(quán)限的復(fù)雜性

由于HR 系統(tǒng)中的人事數(shù)據(jù)均為敏感的個人信息，因此需要對各個用戶的權(quán)限做嚴(yán)格細(xì)致的劃分。SAP 權(quán)限由結(jié)構(gòu)化授權(quán)和一般授權(quán)兩部分組成，其中結(jié)構(gòu)化授權(quán)是HR 模塊獨(dú)有的分類，是用來確定賬號的管轄范圍，通過組織架構(gòu)去定義賬號可以對哪些單位一般授權(quán)賦予的業(yè)務(wù)操作權(quán)限；一般授權(quán)，也叫角色，主要用來確定賬號的功能范圍，需要根據(jù)公司的人資業(yè)務(wù)范圍和崗位設(shè)置進(jìn)行設(shè)計，也是權(quán)限設(shè)計的重點(diǎn)。

針對集團(tuán)的實際情況，項目組設(shè)計了通過結(jié)構(gòu)授權(quán)和本地角色的授權(quán)方式，取兩者交集為有效授權(quán)。每家單位的權(quán)限設(shè)計最大化滿足本單位的要求。由于需要為每家單位派生本地角色，因此在實施過程中角色創(chuàng)建工作量大。角色數(shù)量會根據(jù)新增單位或者權(quán)限變更要求遞增派生，對后期權(quán)限管理也提出了較高的要求。

6.SAP 系統(tǒng)本身的局限性

SAP 是一款德國軟件，作為舶來品，在界面展示、操作交互等方面確實存在很多弊端。雖說SAP 會根據(jù)各國的法律法規(guī)政策的變化發(fā)布定制更新與補(bǔ)丁，但這并不能完全滿足復(fù)雜的日常業(yè)務(wù)，且配置數(shù)據(jù)龐大及操作界面復(fù)雜，仍有許多定制開發(fā)、程序增強(qiáng)的需求。

如歐盟于2018 年5 月25 日正式生效的《通用數(shù)據(jù)保護(hù)條例》強(qiáng)調(diào)了個人數(shù)據(jù)出口到歐盟境外的問題，其目標(biāo)主要是將個人數(shù)據(jù)控制權(quán)交給公民和居民，通過統(tǒng)一歐盟內(nèi)部的監(jiān)管，簡化國際業(yè)務(wù)的監(jiān)管環(huán)境。簡單地說，員工個人情況都屬于隱私，數(shù)據(jù)不得離開本國。這是SAP 系統(tǒng)所不能解決的。

四、結(jié)語

從全集團(tuán)層面統(tǒng)一數(shù)據(jù)規(guī)范，提升業(yè)務(wù)集約化水平，同時打破各家單位人資管理信息化建設(shè)水平參差不齊、技術(shù)平臺各不相同的現(xiàn)狀，建立全集團(tuán)統(tǒng)一的人資管理信息化平臺，加強(qiáng)管控力度，提升管理水平。

集團(tuán)SAP HR 系統(tǒng)上線運(yùn)行以來，得到了各單位的全力支持，目前運(yùn)行基本穩(wěn)定，既定工作穩(wěn)步推進(jìn)，力保各單位從“成功上線”到“上線成功”。這標(biāo)志著標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、運(yùn)行規(guī)范的人力資源管理信息系統(tǒng)正式向全集團(tuán)深化推廣應(yīng)用，全集團(tuán)在人力資源信息化建設(shè)的道路上邁出了堅實的一步。作為新生事物，SAP HR 信息系統(tǒng)在集團(tuán)的上線起步初期，離盡善盡美還有很大距離。隨著項目的逐步推廣，將進(jìn)一步突出SAP人力資源系統(tǒng)在改善集團(tuán)人力資源管理現(xiàn)狀、提高人力資源管理質(zhì)量和效率方面的作用。