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        醫(yī)院行政檔案管理存在的問題及創(chuàng)新途徑

        2019-12-22 14:12:05麻守萍
        商品與質(zhì)量 2019年25期
        關(guān)鍵詞:檔案管理醫(yī)院

        麻守萍

        東遼縣白泉鎮(zhèn)中心衛(wèi)生院 吉林東遼 136600

        1 醫(yī)院檔案管理的意義

        醫(yī)院檔案管理對醫(yī)院的進(jìn)步發(fā)展具有重要作用:第一,可以為醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供準(zhǔn)確的理論依據(jù),帶動醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展,為醫(yī)院的規(guī)范管理打下堅實(shí)基礎(chǔ)。第二,可以加強(qiáng)對醫(yī)療技術(shù)的監(jiān)督管理,為開發(fā)新技術(shù)提供理論依據(jù)。第三,構(gòu)建完善的醫(yī)療設(shè)備,提高醫(yī)院的醫(yī)療水平。第四,可以積極對醫(yī)療技術(shù)進(jìn)行記錄推廣,帶動醫(yī)療行業(yè)的整體進(jìn)步。第五,通過檔案記錄,提升相關(guān)決策的準(zhǔn)確性,從而提高醫(yī)院經(jīng)營質(zhì)量和效果[1]。

        2 醫(yī)院行政檔案管理存在的問題及其原因

        2.1 存在問題

        當(dāng)今醫(yī)院行政檔案管理存在很多問題。例如,檔案資料的缺失,人員信息不全,檔案管理不規(guī)范等諸多問題。第一,很多醫(yī)院工作者的信息和科研成果,經(jīng)常會因當(dāng)時檔案記錄收集不及時或檔案的年限過長而導(dǎo)致缺失。第二,在醫(yī)院行政檔案中也經(jīng)常會存在張冠李戴現(xiàn)象,大大增加以后辨識資料的難度。第三,有些醫(yī)院會出現(xiàn)無編號、無標(biāo)題、無蓋章的三無文件,無法進(jìn)行醫(yī)院行政檔案管理。第四,原始記錄的丟失,讓醫(yī)院行政無法做到檔案的集中收集、歸檔保存。

        2.2 問題原因

        第一,因醫(yī)院檔案室發(fā)生意外而導(dǎo)致檔案丟失。例如,火災(zāi)水災(zāi)等非抵抗性原因,在自然災(zāi)害的影響下檔案破壞及缺失。第二,因為醫(yī)院行政檔案管理制度和設(shè)備存在缺陷,醫(yī)院的紙質(zhì)檔案和電子檔案都應(yīng)是保密保存的,很多醫(yī)院的檔案管理室較為陳舊,設(shè)備比較落后,經(jīng)常會出現(xiàn)因設(shè)備故障而導(dǎo)致電子檔案丟失的現(xiàn)象。所以,提升檔案管理技術(shù)和升級檔案管理設(shè)備,刻不容緩。第三,因不法分子的入侵和偷盜,導(dǎo)致部分檔案及科研成果的丟失。第四,作為醫(yī)院行政檔案的直接接觸者,醫(yī)院行政檔案管理人的不當(dāng)行為,對醫(yī)院行政檔案的保存是災(zāi)難性的打擊,甚至很多不當(dāng)行為是觸犯我國法律的[2]。

        3 醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新途徑

        3.1 打破傳統(tǒng)管理理念

        醫(yī)院檔案具有真實(shí)性,對醫(yī)院的整體形象具有重要作用。檔案記錄的內(nèi)容會對醫(yī)院日后的管理工作起到一定影響作用,檔案管理相關(guān)工作人員要打破傳統(tǒng)的管理理念,設(shè)置專門的檔案管理部門,招納一定的檔案管理人員,保證檔案管理工作人員的專業(yè)性,改進(jìn)其工作中存在的不足,保證檔案管理工作的實(shí)用性,體現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的應(yīng)用價值。

        3.2 充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)

        隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,醫(yī)院要對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新改進(jìn),將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案方式,充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù),對大量的檔案進(jìn)行統(tǒng)一收集、分類、整理。不僅可以節(jié)約工作人員時間,減少工作任務(wù)量,還可以提高工作效率。通過構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)電子檔案管理平臺,將檔案按照一定規(guī)則進(jìn)行分類,以數(shù)字化形式構(gòu)建檔案查詢系統(tǒng),為用戶提供更便捷的服務(wù)。在把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字電子檔案后,可以將檔案與信息進(jìn)行分離,設(shè)置嚴(yán)格的查看使用權(quán)限,實(shí)時保證檔案的保密性。充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺,實(shí)現(xiàn)計算機(jī)操作進(jìn)行查找檢查,將文字檔案信息數(shù)字化,建立虛擬的檔案室,使檔案管理工作更加規(guī)范。同時,醫(yī)院檔案管理相關(guān)工作人員要積極結(jié)合社會發(fā)展趨勢,在檔案存儲保管過程中,逐漸向信息數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變,切實(shí)體現(xiàn)現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用價值。比如,運(yùn)用條形碼形式進(jìn)行存儲、查找,提高檔案管理工作的質(zhì)量和效果。另外,醫(yī)院要不斷開發(fā)新型檔案管理信息資源,將檔案信息管理與醫(yī)院的日常工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合,體現(xiàn)檔案管理工作的最大優(yōu)勢[3]。

        3.3 對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)

        醫(yī)院在經(jīng)營過程中,要不斷創(chuàng)新改進(jìn)檔案管理工作。醫(yī)院要大力培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì),實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的價值。醫(yī)院要定期組織檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn),或者邀請社會相關(guān)專業(yè)人士開展講座活動,增強(qiáng)檔案管理人員對檔案管理工作的認(rèn)識,使其形成檔案管理意識,掌握相關(guān)的技術(shù)技能。同時,使檔案管理工作人員可以熟練操作計算機(jī),運(yùn)用先進(jìn)的科技技術(shù)提高工作質(zhì)量和效率,滿足社會進(jìn)步對檔案管理工作提出的要求。通過對檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn),可以有效體現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范性,突出醫(yī)院檔案管理工作的意義。

        3.4 針對特殊檔案安全管理

        重視各部門的特殊檔案管理,在醫(yī)院的日常工作生活中,各部門都會存在一些特殊檔案,而這些檔案需要特殊對待,特殊管理。例如,在醫(yī)院檢驗部門,特殊性疾病應(yīng)進(jìn)行安全性管理。例如梅毒、艾滋病等具有高度傳染性的疾病,對這些疾病的文字檔案與電子檔案應(yīng)進(jìn)行特殊性管理,歸入特殊領(lǐng)域檔案部分,及時與疾控中心進(jìn)行聯(lián)系并將檔案進(jìn)行移交歸檔;在醫(yī)院內(nèi),也應(yīng)針對這些患者的個人信息進(jìn)行安全保存,避免患者的信息遭到泄露引起人文上的壓力。另外,牽扯醫(yī)院內(nèi)部利益的檔案也應(yīng)進(jìn)行特殊性安全管理,如醫(yī)院內(nèi)部的藥物、手術(shù)器材、醫(yī)療器械等花費(fèi)問題,應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格保密,避免遭到不法人士對這些資料進(jìn)行偷竊或偽造。

        4 結(jié)語

        總而言之,醫(yī)院行政檔案管理是醫(yī)院工作中非常重要的一部分,因為醫(yī)院行政檔案中所記載的科研結(jié)果、人員調(diào)動、會議信息等都是醫(yī)院內(nèi)部非常重要的文字檔案。他們的遺失可能會造成醫(yī)院運(yùn)行障礙,或是影響醫(yī)院內(nèi)醫(yī)療人員的晉升和職稱的評定。所以加強(qiáng)醫(yī)院行政檔案的管理,必須調(diào)動醫(yī)院檔案管理人員的工作積極性,也要發(fā)動醫(yī)院所有醫(yī)療人員、工作人員共同配合。要注重創(chuàng)新思維,只有思維創(chuàng)新,才能打破固有觀念,才能更好地提升醫(yī)院檔案管理工作,保持醫(yī)院的特色與活力。做好醫(yī)院行政檔案管理工作,需要各位同行的共同努力,只有大家群策群力,才能促使我國醫(yī)院行政檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。

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