麻守萍

東遼縣白泉鎮(zhèn)中心衛(wèi)生院 吉林東遼 136600

1 醫(yī)院檔案管理的意義

醫(yī)院檔案管理對醫(yī)院的進(jìn)步發(fā)展具有重要作用：第一，可以為醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供準(zhǔn)確的理論依據(jù)，帶動醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展，為醫(yī)院的規(guī)范管理打下堅實(shí)基礎(chǔ)。第二，可以加強(qiáng)對醫(yī)療技術(shù)的監(jiān)督管理，為開發(fā)新技術(shù)提供理論依據(jù)。第三，構(gòu)建完善的醫(yī)療設(shè)備，提高醫(yī)院的醫(yī)療水平。第四，可以積極對醫(yī)療技術(shù)進(jìn)行記錄推廣，帶動醫(yī)療行業(yè)的整體進(jìn)步。第五，通過檔案記錄，提升相關(guān)決策的準(zhǔn)確性，從而提高醫(yī)院經(jīng)營質(zhì)量和效果[1]。

2 醫(yī)院行政檔案管理存在的問題及其原因

2.1 存在問題

當(dāng)今醫(yī)院行政檔案管理存在很多問題。例如，檔案資料的缺失，人員信息不全，檔案管理不規(guī)范等諸多問題。第一，很多醫(yī)院工作者的信息和科研成果，經(jīng)常會因當(dāng)時檔案記錄收集不及時或檔案的年限過長而導(dǎo)致缺失。第二，在醫(yī)院行政檔案中也經(jīng)常會存在張冠李戴現(xiàn)象，大大增加以后辨識資料的難度。第三，有些醫(yī)院會出現(xiàn)無編號、無標(biāo)題、無蓋章的三無文件，無法進(jìn)行醫(yī)院行政檔案管理。第四，原始記錄的丟失，讓醫(yī)院行政無法做到檔案的集中收集、歸檔保存。

2.2 問題原因

第一，因醫(yī)院檔案室發(fā)生意外而導(dǎo)致檔案丟失。例如，火災(zāi)水災(zāi)等非抵抗性原因，在自然災(zāi)害的影響下檔案破壞及缺失。第二，因為醫(yī)院行政檔案管理制度和設(shè)備存在缺陷，醫(yī)院的紙質(zhì)檔案和電子檔案都應(yīng)是保密保存的，很多醫(yī)院的檔案管理室較為陳舊，設(shè)備比較落后，經(jīng)常會出現(xiàn)因設(shè)備故障而導(dǎo)致電子檔案丟失的現(xiàn)象。所以，提升檔案管理技術(shù)和升級檔案管理設(shè)備，刻不容緩。第三，因不法分子的入侵和偷盜，導(dǎo)致部分檔案及科研成果的丟失。第四，作為醫(yī)院行政檔案的直接接觸者，醫(yī)院行政檔案管理人的不當(dāng)行為，對醫(yī)院行政檔案的保存是災(zāi)難性的打擊，甚至很多不當(dāng)行為是觸犯我國法律的[2]。

3 醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新途徑

3.1 打破傳統(tǒng)管理理念

醫(yī)院檔案具有真實(shí)性，對醫(yī)院的整體形象具有重要作用。檔案記錄的內(nèi)容會對醫(yī)院日后的管理工作起到一定影響作用，檔案管理相關(guān)工作人員要打破傳統(tǒng)的管理理念，設(shè)置專門的檔案管理部門，招納一定的檔案管理人員，保證檔案管理工作人員的專業(yè)性，改進(jìn)其工作中存在的不足，保證檔案管理工作的實(shí)用性，體現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的應(yīng)用價值。

3.2 充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院要對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新改進(jìn)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案方式，充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，對大量的檔案進(jìn)行統(tǒng)一收集、分類、整理。不僅可以節(jié)約工作人員時間，減少工作任務(wù)量，還可以提高工作效率。通過構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)電子檔案管理平臺，將檔案按照一定規(guī)則進(jìn)行分類，以數(shù)字化形式構(gòu)建檔案查詢系統(tǒng)，為用戶提供更便捷的服務(wù)。在把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字電子檔案后，可以將檔案與信息進(jìn)行分離，設(shè)置嚴(yán)格的查看使用權(quán)限，實(shí)時保證檔案的保密性。充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)現(xiàn)計算機(jī)操作進(jìn)行查找檢查，將文字檔案信息數(shù)字化，建立虛擬的檔案室，使檔案管理工作更加規(guī)范。同時，醫(yī)院檔案管理相關(guān)工作人員要積極結(jié)合社會發(fā)展趨勢，在檔案存儲保管過程中，逐漸向信息數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變，切實(shí)體現(xiàn)現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用價值。比如，運(yùn)用條形碼形式進(jìn)行存儲、查找，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效果。另外，醫(yī)院要不斷開發(fā)新型檔案管理信息資源，將檔案信息管理與醫(yī)院的日常工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，體現(xiàn)檔案管理工作的最大優(yōu)勢[3]。

3.3 對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)

醫(yī)院在經(jīng)營過程中，要不斷創(chuàng)新改進(jìn)檔案管理工作。醫(yī)院要大力培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的價值。醫(yī)院要定期組織檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，或者邀請社會相關(guān)專業(yè)人士開展講座活動，增強(qiáng)檔案管理人員對檔案管理工作的認(rèn)識，使其形成檔案管理意識，掌握相關(guān)的技術(shù)技能。同時，使檔案管理工作人員可以熟練操作計算機(jī)，運(yùn)用先進(jìn)的科技技術(shù)提高工作質(zhì)量和效率，滿足社會進(jìn)步對檔案管理工作提出的要求。通過對檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，可以有效體現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范性，突出醫(yī)院檔案管理工作的意義。

3.4 針對特殊檔案安全管理

重視各部門的特殊檔案管理，在醫(yī)院的日常工作生活中，各部門都會存在一些特殊檔案，而這些檔案需要特殊對待，特殊管理。例如，在醫(yī)院檢驗部門，特殊性疾病應(yīng)進(jìn)行安全性管理。例如梅毒、艾滋病等具有高度傳染性的疾病，對這些疾病的文字檔案與電子檔案應(yīng)進(jìn)行特殊性管理，歸入特殊領(lǐng)域檔案部分，及時與疾控中心進(jìn)行聯(lián)系并將檔案進(jìn)行移交歸檔；在醫(yī)院內(nèi)，也應(yīng)針對這些患者的個人信息進(jìn)行安全保存，避免患者的信息遭到泄露引起人文上的壓力。另外，牽扯醫(yī)院內(nèi)部利益的檔案也應(yīng)進(jìn)行特殊性安全管理，如醫(yī)院內(nèi)部的藥物、手術(shù)器材、醫(yī)療器械等花費(fèi)問題，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格保密，避免遭到不法人士對這些資料進(jìn)行偷竊或偽造。

4 結(jié)語

總而言之，醫(yī)院行政檔案管理是醫(yī)院工作中非常重要的一部分，因為醫(yī)院行政檔案中所記載的科研結(jié)果、人員調(diào)動、會議信息等都是醫(yī)院內(nèi)部非常重要的文字檔案。他們的遺失可能會造成醫(yī)院運(yùn)行障礙，或是影響醫(yī)院內(nèi)醫(yī)療人員的晉升和職稱的評定。所以加強(qiáng)醫(yī)院行政檔案的管理，必須調(diào)動醫(yī)院檔案管理人員的工作積極性，也要發(fā)動醫(yī)院所有醫(yī)療人員、工作人員共同配合。要注重創(chuàng)新思維，只有思維創(chuàng)新，才能打破固有觀念，才能更好地提升醫(yī)院檔案管理工作，保持醫(yī)院的特色與活力。做好醫(yī)院行政檔案管理工作，需要各位同行的共同努力，只有大家群策群力，才能促使我國醫(yī)院行政檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。