李子旭

鄆城縣衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督執(zhí)法局 山東菏澤 274700

文檔，也叫行政檔案，它是政府部門、社團(tuán)、公司、學(xué)校和其他組織在相關(guān)責(zé)任人引導(dǎo)、組織下的一系列活動(dòng)中構(gòu)成的有一定保存價(jià)值的文案，可供日后參考。文檔管控是檔案管控的主要內(nèi)容，是每個(gè)部門、社團(tuán)、企業(yè)、學(xué)校檔案管理的重要組成部分[1]。信息采集是文檔管控的起點(diǎn)，和其余的環(huán)節(jié)較比，它的地位是非常特殊的。尤其是在當(dāng)今精簡(jiǎn)文檔的整理、強(qiáng)化文檔的使用、彰顯圖書館的特點(diǎn)的形勢(shì)下，文檔的收集就日益重要起來。

1 文書檔案管理的重要性分析

文檔收集程序是文檔的基礎(chǔ)工作，收集文件和檔案工作可以歸納為兩個(gè)重要方面：

（1）文檔文件的采集是管理文檔文件的基礎(chǔ)，它也是文檔文件管理的起始點(diǎn)。通常來說，文檔單位管控的文檔并不是文檔單位自己編制而成的，它是經(jīng)過采集每個(gè)單位的具有保存價(jià)值的文件且通過長(zhǎng)時(shí)間的累積而組成的。所以，由所有文檔工作的過程來說，采集信息是起始環(huán)節(jié)，給文檔管理工作找到了具體的管控對(duì)象，有了具體的文件，文檔工作者才可以進(jìn)行其他工作，如分類、編目、審核、儲(chǔ)存、匯總、利用。如果采集這項(xiàng)任務(wù)完成的不理想，沒有收集到完整的文檔，也就談不上有完善的文檔管理工作[1]。

（2）文檔采集的水平直接影響了文檔管理的水平。一般情況下，當(dāng)上級(jí)部門考評(píng)一個(gè)部門的文檔管控質(zhì)量好壞時(shí)，第一就要檢查文檔室所采集的文件信息是不是完整。假如及時(shí)采集，文檔資料齊全完備，選擇合適，就可為檔案管理的每個(gè)方面做好準(zhǔn)備，因此就可以把全部精力用到進(jìn)一步分析文檔上，利用文檔給其他工作提供便利。反之，假如文檔采集量不夠，或采集來的只是一些破損、不全、沒有什么值得利用的文檔，不但會(huì)在很大程度上造成分類、編目、審核、儲(chǔ)存、匯總、利用等各項(xiàng)工作浪費(fèi)人力物力，也沒有很好地服務(wù)于社會(huì)其他工作。

2 文書檔案在管理中的問題

2.1 管理方式不規(guī)范

許多部門，特別是些規(guī)模不大的企事業(yè)單位，比如，小型事業(yè)單位，他們的高層領(lǐng)導(dǎo)缺乏文檔文件的理念。所以就會(huì)在相關(guān)的規(guī)定中出現(xiàn)對(duì)文件文檔管控的不合理制度，同時(shí)缺乏文件文檔管控中的職責(zé)劃分和獎(jiǎng)罰等有關(guān)的詳細(xì)制度。很可能這些單位中的大部分都沒有文檔的規(guī)定，因而會(huì)造成各種文稿參差不齊，沒有正確的編碼，這對(duì)單位的正常運(yùn)作會(huì)造成很不好的干擾，也非常大的干擾了單位領(lǐng)導(dǎo)們的籌劃。也可能文檔文件采集與整理這些環(huán)節(jié)會(huì)直接省掉，讓后期尋材料的過程既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，從而耽誤正常的工作進(jìn)展。

2.2 人員素質(zhì)不夠高

針對(duì)現(xiàn)在文檔管控方面，管理者應(yīng)該掌握互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)知識(shí)和文檔管控某種程度的專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。然而一些單位沒有聘任管理工作人員的具體準(zhǔn)則，這體現(xiàn)出了單位領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)這方面的工作不夠重視的情況。工作人員工作的效率與結(jié)果直接受本身業(yè)務(wù)能力的影響[2]，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，使得文檔管理更加方便，而對(duì)從業(yè)者的專業(yè)水平要求會(huì)越來越高，一旦業(yè)務(wù)能力跟不上，工作效果將會(huì)受到直接影響。

2.3 管理效率比較低

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的研發(fā)，社會(huì)制造和擴(kuò)張市場(chǎng)的進(jìn)程迅速加快。然而，文檔文件的管理現(xiàn)在還沒有充分運(yùn)用信息化的優(yōu)勢(shì)。手動(dòng)檢索仍然部分存在于文檔文件的管理，現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的內(nèi)在力尚未得到充分開發(fā)，文檔管理的工作時(shí)效滿足社會(huì)發(fā)展的需要差的很多[2]。

3 完善文書檔案現(xiàn)代化收集、整理和利用制度

3.1 健全文件收集整理制度

文件的采集是文檔管理工作的起始點(diǎn)，也是部門正常運(yùn)行的基本要求。各單位在正常工作中會(huì)產(chǎn)生及運(yùn)用很大的文稿，其中只有一些是具有審查和證明價(jià)值的文稿，就要整理保存。根據(jù)不同部門運(yùn)行中每個(gè)方面的具體狀況，編制出適合本部門的文檔收集規(guī)則，構(gòu)建完整的文檔體系。做好文檔完備的收集是文檔整理、審核、保存、分類、研究等工作的前提。

3.2 構(gòu)建現(xiàn)代化管理制度

計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今的一個(gè)主要特征，也是改進(jìn)文件和檔案管理的一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)[3]。為了提升管理效率，使文件和檔案的管理工作可以較好地適應(yīng)部門的不斷發(fā)展，有必要廢除以前過時(shí)的規(guī)章制度，增加科學(xué)技術(shù)理念和管控技能，改變管理系統(tǒng)和管理措施，讓文檔管理適應(yīng)當(dāng)前多媒體時(shí)期的特點(diǎn)，使其靈活高效，文件和檔案的編輯和修訂會(huì)直接影響使用，所以在編輯和修訂方面應(yīng)該有非常具體的條條框框，強(qiáng)化文檔審查統(tǒng)計(jì)工作[3]。

3.3 提升管理人員素質(zhì)

現(xiàn)在需要專業(yè)的管理人才，特別是是多媒體技術(shù)方面的。所以應(yīng)該改變招聘制度，把重點(diǎn)放在水平與技能上。對(duì)于已在工作的員工，則可以根據(jù)文檔管控的具體需要，創(chuàng)建有專業(yè)性的機(jī)構(gòu)進(jìn)行培訓(xùn)，培養(yǎng)文檔工作者的專業(yè)能力和信息化技術(shù)的運(yùn)用，還要進(jìn)一步對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)人才的培訓(xùn)，更好地將計(jì)算機(jī)的智能化、信息化融入文檔管理中，并對(duì)文檔管理者參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)制定有關(guān)的獎(jiǎng)懲制度，因此提高他們的技術(shù)能力。

4 結(jié)語

簡(jiǎn)而言之，當(dāng)代企事業(yè)部門要想提升競(jìng)爭(zhēng)力，就離不開文件整理歸檔和保存的簡(jiǎn)便方法。文檔的管理工作水平的高低對(duì)企事業(yè)部門的日常工作有著很大的影響。所以，從事文檔的工作者一定要提升意識(shí)，調(diào)整觀念，敢于創(chuàng)新，把優(yōu)秀的計(jì)算機(jī)資源充分加以利用，把當(dāng)代的文檔信息采集、整理工作向新的高度進(jìn)發(fā)。