程秋實(shí)

摘 要：參謀助手是秘書(shū)工作的首要職責(zé)，也是反映工作水平的重要標(biāo)志。隨著管理體制改革的不斷深化，必須順應(yīng)科學(xué)化、高效化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求，強(qiáng)化大局意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，不斷提高自身管理效率和工作效率，充分發(fā)揮秘書(shū)參謀助手的作用。

關(guān)鍵詞：發(fā)揮;參謀助手作用;兩個(gè)著眼點(diǎn)

參謀助手是秘書(shū)工作的基本職能。不論是從事信息調(diào)研為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)，還是抓好督促檢查推動(dòng)決策貫徹落實(shí)，抑或是搞好綜合協(xié)調(diào)等，皆為秘書(shū)部門(mén)和秘書(shū)人員發(fā)揮參謀助手作用的重要體現(xiàn)。參謀助手作用的著眼點(diǎn)主要是輔助決策和推動(dòng)落實(shí)。

1 對(duì)文秘人員的要求

1.1 素質(zhì)要求

不管是國(guó)有企業(yè)對(duì)文秘人員還是其他工作崗位都對(duì)工作人員的素質(zhì)要求極高，工作就要有責(zé)任心、上進(jìn)心，對(duì)待工作要認(rèn)真專(zhuān)注，不能投機(jī)取巧，更不能為了利益做手腳，再與其他工作人員合作時(shí)不能只顧自己，對(duì)自己犯的錯(cuò)誤不負(fù)責(zé)，沒(méi)有誠(chéng)信，這樣的人是不會(huì)成功的，作為一名國(guó)有企業(yè)的文秘人員一定要有最基本的職業(yè)道德，如果人品道德不過(guò)關(guān)，能力再好也不會(huì)得到認(rèn)可。

1.2 合作能力

一個(gè)大的企業(yè)一定是很多人一起合作完成工作的，與他人合作能力是必須具備的條件，尤其是作為國(guó)有企業(yè)的文秘人員，對(duì)工作協(xié)調(diào)能力的要求是非常高的，文秘人員工作協(xié)調(diào)能力主要是交流溝通的能力，文秘的工作是與客戶交流，交流溝通能力差的話會(huì)影響整個(gè)企業(yè)的工作，與客戶交流不來(lái)就會(huì)影響工作的進(jìn)度，所以一般文秘人員的招聘條件是有二到五年的工作經(jīng)驗(yàn)條件，可見(jiàn)交流溝通能力的重要性。

1.3 學(xué)歷要求

文秘人員對(duì)學(xué)歷的要求也是很高的，基本上是大專(zhuān)以上，因?yàn)楝F(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的學(xué)歷基本上都是非常高的，學(xué)歷太低掌握的一些專(zhuān)業(yè)知識(shí)不夠，影響工作效率和工作質(zhì)量，進(jìn)而影響整個(gè)企業(yè)工作的進(jìn)程，而且也會(huì)影響與領(lǐng)導(dǎo)的溝通，可能會(huì)不容易理解領(lǐng)導(dǎo)的意思，進(jìn)而也不會(huì)向客戶很好的傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意思，而且學(xué)歷也代表一部分自己的能力，如英語(yǔ)交流能力、學(xué)習(xí)能力以及一些辦公軟件操作能力等。

2 發(fā)揮參謀助手作用的兩個(gè)著眼點(diǎn)

2.1 著眼輔助決策，發(fā)揮參謀作用

參謀是秘書(shū)人員輔佐領(lǐng)導(dǎo)者決策及實(shí)施的運(yùn)籌謀劃活動(dòng)。在日常工作實(shí)際中，秘書(shū)部門(mén)、秘書(shū)人員在做好辦文辦會(huì)辦事工作的同時(shí)，要著力突破自身所處的角度和思維方式等局限，提高參謀意識(shí)、參謀能力、參謀質(zhì)量，更好地彰顯秘書(shū)工作在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、輔助決策中的價(jià)值。1）提高洞察能力。任何事物都有自身產(chǎn)生、存在、發(fā)展的客觀規(guī)律。因此了解事物的過(guò)去和現(xiàn)在及其構(gòu)成要素，分析各個(gè)要素之間的相互影響和因果聯(lián)系，把握事物運(yùn)動(dòng)發(fā)展的規(guī)律性和多變性，可以推知其未來(lái)走向趨勢(shì)。秘書(shū)要注重培養(yǎng)見(jiàn)微知著、由此及彼的能力，在為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策時(shí)，能夠針對(duì)工作中存在的實(shí)際問(wèn)題，預(yù)測(cè)出可能出現(xiàn)的后果，把握事物發(fā)展的態(tài)勢(shì)，找出解決問(wèn)題的辦法，為領(lǐng)導(dǎo)決策提出科學(xué)合理的意見(jiàn)建議。2）搞好調(diào)查研究。調(diào)查研究是秘書(shū)的看家本領(lǐng)，更是做好參謀的基礎(chǔ)性、常態(tài)性工作?？梢哉f(shuō)，秘書(shū)部門(mén)和秘書(shū)人員掌握的情況越多，了解的程度越深，思考的問(wèn)題越全面，提出的建議越符合實(shí)際，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)就越有參考價(jià)值。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)關(guān)注的與重大決策密切相關(guān)的問(wèn)題，秘書(shū)部門(mén)、秘書(shū)人員要盡早進(jìn)行調(diào)查研究，收集材料、掌握情況、綜合分析，做到心中有數(shù)。領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)想到的，秘書(shū)要想到;領(lǐng)導(dǎo)想到了的，秘書(shū)要想得更周到，真正成為領(lǐng)導(dǎo)的“資料庫(kù)”和“智囊團(tuán)”。3）捕捉信息動(dòng)態(tài)。新事物層出不窮，新矛盾錯(cuò)綜復(fù)雜，新信息紛至沓來(lái)，常常大事要事交織、急事難事疊加，稍有不慎、稍有閃失，就可能產(chǎn)生難以估量的后果和無(wú)法挽回的影響。秘書(shū)部門(mén)必須把及時(shí)了解各種新事物、剖析各種新矛盾、捕捉各種新信息作為履職盡責(zé)的重點(diǎn)，緊跟大局、緊追中心、緊盯問(wèn)題、緊抓進(jìn)度。同時(shí)，對(duì)收集到的信息動(dòng)態(tài)精準(zhǔn)選擇加工后反映給領(lǐng)導(dǎo)，使領(lǐng)導(dǎo)能夠眼觀六路、耳聽(tīng)八方，胸有全局、科學(xué)決策。4）找準(zhǔn)定位角度。領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)在組織上是上級(jí)與下級(jí)的關(guān)系，在職責(zé)上是主體決策和輔助決策的關(guān)系，分屬兩個(gè)層次，但秘書(shū)要“身在兵位，胸為帥謀”。在為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策時(shí)，秘書(shū)要善于換位思考，思維上升到領(lǐng)導(dǎo)的層面，站領(lǐng)導(dǎo)的角度觀察問(wèn)題、思考問(wèn)題，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急，努力達(dá)到與領(lǐng)導(dǎo)的視線、思維、目標(biāo)和價(jià)值評(píng)判同頻共振、同感共識(shí)。日常所說(shuō)的從大處著眼、小處著手，講的就是這個(gè)意思，秘書(shū)應(yīng)當(dāng)擅長(zhǎng)于此。

2.2 著眼推動(dòng)落實(shí)，發(fā)揮助手作用

秘書(shū)工作的輔助性、鋪墊性決定了秘書(shū)就是領(lǐng)導(dǎo)的助手這個(gè)角色定位。作為助手，秘書(shū)要輔助領(lǐng)導(dǎo)去實(shí)現(xiàn)其工作意圖和完成決策目標(biāo)。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種事務(wù)，保證領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，把領(lǐng)導(dǎo)從各種繁雜的事務(wù)中解脫出來(lái)，便于他們集中精力抓全局、抓決策、抓大事。1）行事有據(jù)。秘書(shū)工作要有原則、有指令、有依據(jù)，不能想當(dāng)然、隨己意，要按章辦事、依文行事、奉命做事。因此，秘書(shū)要對(duì)黨委政府一段時(shí)期的重要工作部署了如指掌、準(zhǔn)確把握，及時(shí)將領(lǐng)導(dǎo)的決策、指示、要求傳達(dá)下去，最大程度降低傳遞的“失真度”。要跟蹤落實(shí)進(jìn)展和成效。很多文件的落實(shí)有個(gè)過(guò)程，要注重文件落實(shí)的階段性特點(diǎn)和長(zhǎng)期性變化，發(fā)揚(yáng)釘釘子精神，咬住目標(biāo)不放松，手握鐵錘不落空，久久為功，抓細(xì)抓小，確保實(shí)效。2）敢于擔(dān)當(dāng)。因事及人，因人生威，這是一種客觀現(xiàn)象。秘書(shū)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)推動(dòng)決策落實(shí)，辦理各種各樣的事務(wù)，是代表領(lǐng)導(dǎo)或受領(lǐng)導(dǎo)之托進(jìn)行的，具有一定的權(quán)威。秘書(shū)要正確地借“威”開(kāi)路，大膽工作。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦十分清晰明確的事，必須堅(jiān)決照辦，要勇于擔(dān)當(dāng)、敢于負(fù)責(zé)。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦可以相機(jī)而行的事，要開(kāi)動(dòng)腦筋、因時(shí)制宜，發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性和聰明才智，積極主動(dòng)、想方設(shè)法做好落實(shí)工作，以實(shí)績(jī)交卷。尤其是遇到難題和矛盾時(shí)，不能輕易把難題矛盾上交，動(dòng)輒把領(lǐng)導(dǎo)抬出來(lái)、推出去，而要敢于辦理、妥善處理。只要在自己職責(zé)范圍內(nèi)，只要對(duì)大局有利、對(duì)事業(yè)有利、對(duì)人民有利，就要放開(kāi)手腳干好。3）重在協(xié)調(diào)。秘書(shū)部門(mén)連接上上下下，關(guān)聯(lián)方方面面，處于中樞位置，要把各個(gè)部門(mén)和基層單位組織起來(lái)，照應(yīng)各方關(guān)切、配置各方資源、調(diào)動(dòng)各方力量，按照既定的工作決策和部署，統(tǒng)一行動(dòng)、統(tǒng)一安排、統(tǒng)一推進(jìn)，凝聚共識(shí)、形成合力、協(xié)同運(yùn)行，共同實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)。發(fā)揮統(tǒng)籌協(xié)調(diào)作用要著眼全盤(pán)、立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，求同存異、消除分歧，主動(dòng)聯(lián)絡(luò)通報(bào)、主動(dòng)提出建議、主動(dòng)爭(zhēng)取支持、主動(dòng)讓步包容，減少推諉扯皮現(xiàn)象，防止矛盾問(wèn)題擴(kuò)大。要注意及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作職責(zé)不清、分工不明以至無(wú)人負(fù)責(zé)的現(xiàn)象，采取積極措施補(bǔ)短板強(qiáng)弱項(xiàng)填空白，及時(shí)反映訴求，緩壓力增動(dòng)力添活力，確保工作運(yùn)轉(zhuǎn)流暢、運(yùn)行有效。4）狠抓落實(shí)。督查工作是決策落實(shí)必不可少的重要環(huán)節(jié)，是確保政令暢通、令行禁止的有效方式，更是發(fā)揮助手作用的重要方法和集中體現(xiàn)。秘書(shū)要在這個(gè)方面大顯身手。要及時(shí)把領(lǐng)導(dǎo)決策分解定責(zé)到單位上、崗位上、人頭上，及時(shí)把落實(shí)過(guò)程中的各種情況和問(wèn)題收集上來(lái)，針對(duì)落實(shí)中存在的問(wèn)題，提出解決對(duì)策和完善政策的意見(jiàn)建議。督查工作必須“敢”字當(dāng)頭，敢于反映、敢于碰硬、敢于挑刺、敢于問(wèn)責(zé)，真正做到不督則已、督則必辦，不查則已、一查到底，確保集體決策和領(lǐng)導(dǎo)指令落在實(shí)處、落地生根。

總之，新時(shí)代秘書(shū)工作要有新?lián)?dāng)新作為，做好領(lǐng)導(dǎo)參謀助手是題中應(yīng)有之義。大力加強(qiáng)和充分發(fā)揮秘書(shū)部門(mén)、秘書(shū)人員的參謀助手作用，必定能為推動(dòng)“三服務(wù)”事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展提供有力保障。

參考文獻(xiàn)

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