摘 要:公文處理工作的水平,不僅反映了公文處理人員的素質,也反映了一個機關的工作水平和工作作風。對于機關單位來說,公文處理多數(shù)是在辦公室中進行的工作,由文秘、機要人員和檔案人員相互配合完成,如何能夠高效、安全、高質量的處理好公文文件,如何提高公文處理水平一直是相關工作人員研究、思考的方向。本文從公文處理的全流程入手,分步驟的分析每個環(huán)節(jié)的工作目標、內容與實施方法,只有通過每個環(huán)節(jié)的嚴格規(guī)范管理,才能達到公文水平的整體提升,才能發(fā)揮“以文輔政”的作用。
關鍵詞:公文處理;提升水平;以文輔政
對于機關公文處理工作,以下六個工作節(jié)點非常重要,分別是簽收和登記、傳閱和承辦、催辦、審核、保管和歸檔、安全保密。只有“對癥用藥”,方能達到提升改進效果。
1 把好文件處理第一關,嚴謹規(guī)范做好文件的簽收和登記
文件處理要始終堅持集中統(tǒng)一管理原則,機關辦公室是文件處理的歸口管理部門,一定要嚴把文件入口關,對來文核對無誤后再簽收,并做好詳細登記。所有往來正式公文都應做到專人來統(tǒng)收、統(tǒng)辦、統(tǒng)管,以便于規(guī)范管理、查閱利用。
2 區(qū)分輕重緩急,科學、高效的開展傳閱、承辦工作
辦公室機要室每天都要接收大量文件,如何做到準確無誤并且高效完成文件的傳閱和承辦,則需要辦文秘書采取科學有效的分類傳閱和記錄方式。首先,辦文秘書要對文件按照緊急程度和重要級別的不同進行準確區(qū)分,然后利用文件夾的顏色將區(qū)分開的文件分類擺放,緊急、重要的文件用紅色文件夾進行傳閱承辦,一般文件用藍色文件夾傳閱承辦,密級文件用黑色寫有“保密”字樣的文件夾傳閱承辦。這樣使領導和承辦人員對文件大致情況可以一目了然,做到急件急辦,特件特辦,保證緊急和重要公文先辦理、先運行、先落實。其次,文件在傳閱承辦的過程中,要準確地做好記錄,理清領導批示內容、辦理程度、辦理進度等情況,做到每一份文件的處理過程都有一條清晰的運轉軌跡,便于跟蹤文件辦理情況和痕跡資料的留存?zhèn)洳椤?/p>
3 科學靈活的開展催辦工作,緊抓辦文時效性
文件工作對辦文秘書最基本的要求就是責任心和時間觀念,每份文件都是在特定的時間內才能產生效用,文件辦理要做到隨到隨辦,不拖、不壓、不誤、不漏,這是公文處理工作時效性的最基本要求,而時效性的強弱,則直接影響和決定著企業(yè)的工作效率。某種意義上講,辦文秘書在辦文的過程中就是要跟時間賽跑,緊抓辦文時效性。
辦文秘書在辦文過程中要能夠科學靈活的掌控“辦文全局”,每份文件的時限是多少、領導批示意見是什么、辦理到哪里了、辦到什么程度,都要做到心中有數(shù)。俗話說“好記性不如爛筆頭”,做好辦文記錄就顯得尤為重要。每天上班對照在辦的文件記錄,稍加回憶,整個“辦文全局”則了然于心。哪些文件需要催辦、該怎么催辦、需要催辦到什么程度,自然心中有數(shù)。
4 嚴肅認真把好公文審核關
根據(jù)《黨政機關公文處理工作條例》第一章第三條:黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書,是傳達貫徹黨和國家方針政策,公布法規(guī)和規(guī)章,指導、布置和商洽工作,請示和答復問題,報告、通報和交流情況等的重要工具。以單位和辦公室名義印發(fā)的公文,代表著單位的權威性和嚴肅性,必須按照既定程序、格式來進行,它通過文件的起草、修改、審核、校對等多道工序層層把關,使公文的制發(fā)處在多方、多環(huán)節(jié)的監(jiān)督之下,從而使公文的準確性、有效性、合理性得到保證。
根據(jù)公文處理辦法的相關規(guī)定,公文的審核和印發(fā)要堅持先排后審、逢文必審、每字必核、審寫分離、急文穩(wěn)審、發(fā)前審止原則。
公文審核人員在公文審核中必須力戒粗枝大葉、盲目修改、經驗主義、忙中出錯、前重后輕、功力不深。唯有做到此"六戒",方能把公文辦成精品。
5 加強保管和歸檔工作的責任意識和安全意識
公文辦理完成后,由機要人員暫時保管,需在指定地點有序存放,一般每年年終根據(jù)文書立卷、歸檔的有關規(guī)定,及時分類整理,定期向檔案部門移交。歸檔工作是文書處理的最后環(huán)節(jié)也是非常重要的環(huán)節(jié)。機要人員與檔案管理員在交接歸檔文件的過程中應相互配合,仔細審核歸檔文件的真實性、完整性和安全性,做到無縫銜接、安全、無遺漏的完成文件歸檔工作。
文件保管和歸檔工作涉及文件數(shù)量大、種類雜,需要管理人員有較強的責任意識和安全意識,能夠站在對單位負責、對歷史負責的高度,認真做好每一份文件的保管和歸檔工作。
6 安全保密工作要貫穿始終
機關公文作為單位政策、制度等運行的主要手段,經常會涉及一些秘密事項,辦文人員應嚴格執(zhí)行《中華人民共和國保密法》的相關規(guī)定,嚴格按照文件的保密要求和閱知范圍處理文件,并及時對可以接觸和閱讀公文的人員,進行保密提醒。辦文人員作為涉密文件的直接接觸者,必須不斷加強自身保密意識、樹立保密觀念。只有做到慎之又慎的保護每一份涉密文件,才能確保國家秘密、行業(yè)秘密的安全。
總之,公文處理工作就是對公文處理人員個人素質和能力的考驗,公文處理人員不僅要俯而行,腳踏實地;還要仰而思,靈活變通。不僅要遵循流程,不逾矩;還要勇于突破,敢創(chuàng)新。不僅要求實、求細,還要求巧、求精。只有處理公文的人水平提高了,公文處理水平才能真正得到提高。
參考文獻
[1]黨政機關公文處理工作條例.第一章第三條
[2]尚棟.公文審核六戒.秘書工作,2018.07
作者簡介
侯倩穎(1983-),女,漢族,山東人,行政秘書,大學本科理科學士學位,西安市煙草專賣局(公司),研究方向:機關政務理論與創(chuàng)新。