盧艷麗

在政府機關(guān)改革發(fā)展的過程中，檔案管理工作也發(fā)生了巨大變化，工作重視度不斷提升，而且對檔案管理方式和方法進行了創(chuàng)新?？偨Y(jié)機關(guān)檔案管理工作變化及相關(guān)工作經(jīng)驗，可以促進機關(guān)檔案管理水平的進一步提升，實現(xiàn)對檔案資料的高效利用。

一、機關(guān)檔案管理理念的變化

檔案管理工作是政府機關(guān)的一項基本管理工作，但是由于以往缺乏對檔案管理工作的重視，導(dǎo)致重要的檔案信息資料容易出現(xiàn)丟失、損壞的現(xiàn)象，對其他管理工作的開展產(chǎn)生負(fù)面影響。近年來，通過學(xué)習(xí)習(xí)近平總書記對檔案工作的重要指示，對改變政府機關(guān)傳統(tǒng)的檔案管理工作有了新的認(rèn)識。檔案資料不僅是對政府機關(guān)運行情況、干部人事變化情況等的記錄，更是評價政府機關(guān)工作成效的重要依據(jù)。在習(xí)近平總書記對檔案工作重要指示指導(dǎo)下，各地政府機關(guān)紛紛召開相關(guān)主題會議學(xué)習(xí)活動，強化檔案管理理念，推動政府機關(guān)檔案管理工作的改進與創(chuàng)新。在此影響下，政府機關(guān)檔案管理工作的軟硬件設(shè)施配套水平不斷提升，引進了專業(yè)的檔案管理人才，并充分利用信息化工具開展日常管理工作。這些方面的變化都能夠體現(xiàn)出檔案管理工作重視度的提升。

二、機關(guān)檔案管理制度的變化

政府機關(guān)檔案管理工作主要以《中華人民共和國檔案法》為依據(jù)，結(jié)合各單位的實際情況，制定內(nèi)部檔案管理制度，規(guī)范化開展檔案管理工作。檔案管理工作改革的重點是加強檔案資料的保護與利用，在制度中明確歸檔范圍和保管期限，依據(jù)檔案管理制度開展檔案利用、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作。為了推進政府機關(guān)檔案規(guī)范化管理，各地政府機關(guān)已經(jīng)建立了較為詳盡的檔案管理辦法，包括《機關(guān)檔案管理規(guī)定》《歸檔文件裝訂規(guī)范》《數(shù)字檔案室建設(shè)評價辦法》等。同時建立了機關(guān)檔案分級管理體制，對檔案管理組織及人員配備作出了具體要求。在實際工作開展過程中，通過建立配套的監(jiān)督檢查辦法，明確檔案管理工作流程，保證檔案管理工作的系統(tǒng)化開展。這對政府機關(guān)檔案管理工作的改進具有重要的推動作用。許多政府機關(guān)檔案具有較高的信息利用價值，只有對其進行統(tǒng)一歸檔管理，才能保證檔案利用效率。特別是對于一些涉密檔案，必須通過規(guī)范檔案管理過程，才能保證檔案利用的安全性。在現(xiàn)階段的管理工作中，需要根據(jù)實際工作情況，對檔案管理內(nèi)容作出進一步細(xì)化。同時建立配套的績效考核制度及獎懲制度，激發(fā)人員工作的主動性，消除檔案管理工作的隨意性。

三、機關(guān)檔案管理方式的變化

在政府機關(guān)檔案管理方式的變化方面，最突出的改變是檔案資料分類管理的實施。在以往的管理工作中，許多檔案管理人員不明確檔案分類歸檔標(biāo)準(zhǔn)，沒有掌握分類管理方法，導(dǎo)致檔案的歸檔和保管不夠規(guī)范，也會對其信息利用效率產(chǎn)生影響。在此方面，《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》和《歸檔文件整理規(guī)則》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對檔案分類管理作出了具體要求?？梢园凑瘴募傩裕瑢⒄畽C關(guān)檔案分為三大類。第一類是黨群類檔案，包括黨群工作資料、宣傳教育資料、表彰和處罰記錄和群團活動記錄等。第二類是綜合類檔案，包括行政會議記錄、規(guī)劃方案、計劃總結(jié)和政策法規(guī)檔案等。第三類是職能類檔案，包括國土資源檔案、農(nóng)林水利檔案、工業(yè)交通檔案和城鄉(xiāng)建設(shè)檔案等。這些不同類別的政府機關(guān)檔案分別產(chǎn)生于不同的政府機關(guān)部門，需要對其進行統(tǒng)一歸檔管理，按照上述類別的劃分方式，合理進行檔案歸檔、保存和利用。通過采取上述管理措施，能夠有效提升檔案管理效率，明確劃分檔案管理責(zé)任，避免在檔案的收集和歸檔過程中，出現(xiàn)檔案資料丟失等問題。此外，在檔案資料利用過程中，也可以進行分類查找，提高檢索效率，充分發(fā)揮各類檔案對于政府機關(guān)運行的指導(dǎo)作用。

四、政府機關(guān)檔案管理技術(shù)的變化

政府機關(guān)檔案管理技術(shù)的改變主要體現(xiàn)在數(shù)字化檔案管理工作方面。目前我國政府機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)取得了重要成果，在《國家電子文件管理“十三五”規(guī)劃》的總體指導(dǎo)下，各地政府機關(guān)紛紛推進數(shù)字化檔案建設(shè)工作。檔案管理數(shù)字化建設(shè)要結(jié)合地方實際情況，建立數(shù)字檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，目前已經(jīng)基本完成了數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換工作，能夠依靠先進的信息技術(shù)手段，開展檔案日常管理，這是提高政府機關(guān)檔案管理工作效率的基本路徑。在現(xiàn)階段的改革發(fā)展過程中，應(yīng)積極引進云計算、大數(shù)據(jù)和人工智能等技術(shù)成果，為提升檔案管理工作水平提供技術(shù)支持。同時也需要依靠信息化技術(shù)，開展檔案管理的監(jiān)督和指導(dǎo)工作，通過打造微信公眾號等平臺，宣傳檔案管理政策，進行實際業(yè)務(wù)操作指導(dǎo)，提高機關(guān)檔案管理的工作水平。最后，檔案管理工作應(yīng)依托于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提高檔案信息利用效率，提高檔案資料共享程度，及時發(fā)現(xiàn)政府機關(guān)在實際工作中存在的問題，并采用歷史分析法和比較分析法，找到有效的改進對策。

綜上所述，政府機關(guān)檔案管理工作已經(jīng)在多個方面作出了優(yōu)化和改進。在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，應(yīng)繼續(xù)完善檔案管理制度，構(gòu)建科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程，并依靠工作方法創(chuàng)新和管理技術(shù)創(chuàng)新，推動機關(guān)檔案管理工作邁向一個新的臺階。

（作者單位：平山縣人民政府辦公室）