毛金生

摘 要：隨著信息化進(jìn)程的推進(jìn)，人民群眾的檔案意識(shí)越來越強(qiáng)，社會(huì)對(duì)于檔案管理提出的要求也越來越高。在這種情況下，要進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，就必須要形成清晰的認(rèn)識(shí)。文中就我國檔案信息化的注意方向進(jìn)行了分析，希望可以更好的認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)，為檔案信息化建設(shè)提供支持。

關(guān)鍵詞：檔案管理;檔案信息化;注意方向

說到檔案信息化首先不得不提它的涵義，所謂檔案信息化即指檔案部門利用數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、多媒體技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段將傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案、縮微檔案、聲像檔案等通過掃描、拍攝、采集轉(zhuǎn)換成為可在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中存儲(chǔ)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳輸?shù)臄?shù)字檔案。數(shù)字化后的數(shù)據(jù)格式要易于識(shí)讀、遷移，符合國家電子文件通用的格式和質(zhì)量要求。檔案信息化改變了檔案信息傳統(tǒng)的儲(chǔ)存、傳輸和利用等方式。檔案信息化的實(shí)質(zhì)是檔案存在形式的改變，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成信息化數(shù)字檔案的過程。

伴隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，民眾的檔案意識(shí)增強(qiáng)，其價(jià)值也日漸提升，社會(huì)對(duì)檔案管理也提出了更高的要求，早已不限于"管好"檔案，更多地要求是"用好"檔案。檔案管理部門必須提高其自身的管理水平，管理手段必須從手工方式向現(xiàn)代管理方式轉(zhuǎn)變，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。"提升檔案管理檔次，將檔案交給計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理"正式成為一種必然趨勢。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等各種信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，為檔案信息資源的科學(xué)保管和開發(fā)利用創(chuàng)造了前所未有的契機(jī)，社會(huì)及每個(gè)單位網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施不斷改進(jìn)完善，也為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造了良好的條件。通過實(shí)施檔案信息化建設(shè)，檔案的管理和利用將完全通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，以高度集成的網(wǎng)絡(luò)信息為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、規(guī)范化，為社會(huì)各界提供快捷高效的檔案信息服務(wù)，是檔案部門和檔案工作者當(dāng)前和相當(dāng)長時(shí)期艱巨的系統(tǒng)工程。

了解完檔案的由來，下面該講講檔案資料具體的來源及數(shù)字化了：檔案信息化的文件資料來源非常廣泛，可以分為以下幾個(gè)方面各辦公系統(tǒng)、信息系統(tǒng)生產(chǎn)的有保存價(jià)值的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等原生電子文件，檔案信息化應(yīng)該將這些電子文件與紙質(zhì)文件材料相對(duì)應(yīng)，采取信息化設(shè)備終端轉(zhuǎn)出、接入出口將以上原生電子文件直接導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)中，當(dāng)然在轉(zhuǎn)出、接入過程中，應(yīng)鑒別文件的保存價(jià)值和數(shù)據(jù)的安全性;紙質(zhì)檔案自身的內(nèi)容信息化檔案工作者或者項(xiàng)目資料員采用高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，在數(shù)字化的過程中，要做到先后順序安排合理、信息轉(zhuǎn)換恰當(dāng)準(zhǔn)確，要做到數(shù)字化的檔案要和紙質(zhì)檔案能相對(duì)應(yīng)，要保證檔案庫房的紙質(zhì)檔案和信息化后的數(shù)字檔案相對(duì)應(yīng)，避免出現(xiàn)檔案管理人員能找見紙質(zhì)檔案找不見數(shù)字檔案，找見數(shù)字檔案找不見紙質(zhì)檔案的情況，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案和信息化的數(shù)字檔案各有各的優(yōu)勢。

至此，我國的檔案信息化應(yīng)該注重紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案并駕齊驅(qū)的發(fā)展，不能落下任何一方，那么該怎么發(fā)展呢？

首先講講紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案由來已久，是檔案的最初保管形式，他可以說是數(shù)字檔案的依據(jù)，數(shù)字檔案存儲(chǔ)過程中不能避免會(huì)發(fā)生損壞的問題，不是人為過錯(cuò)，這時(shí)如果想要知道文件內(nèi)容，無疑檔案室里的紙質(zhì)檔案成了唯一的解決辦法，這也就意味著我們要對(duì)紙質(zhì)檔案做好妥善的保管，檔案屬于一個(gè)單位的專屬涉密文件，是萬萬不能丟失或者流出去的。與此同時(shí)，紙質(zhì)檔案的保管過程中還應(yīng)注意劃分保管期限和類別，永久、30年還是10年都應(yīng)該區(qū)分清楚，分類保存，注意與檔案館的移交工作。

接著講講數(shù)字化檔案，數(shù)字化檔案是未來檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化趨勢，不管國家檔案館還是地方各個(gè)單位都在追求數(shù)字檔案的進(jìn)度，這也足以證明數(shù)字檔案的未來價(jià)值可期度。但即便是是數(shù)字檔案室的優(yōu)點(diǎn)頻頻顯現(xiàn)，在實(shí)際使用上還是存在這不容忽視的問題，比如檔案掃描件的損壞、檔案遭病毒破壞等一系列問題，這就要求我們每個(gè)單位的檔案員足夠?qū)I(yè)，對(duì)檔案操作步驟符合國家檔案局的要求且對(duì)新出的相關(guān)法律條文等政策性文件始終保持著密切的關(guān)注度，盡量避免檔案出現(xiàn)上述不好的情況。

因此，在檔案信息化建設(shè)的過程當(dāng)中，不僅要注重紙質(zhì)檔案的整理與保存環(huán)節(jié)，同時(shí)對(duì)電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息的安全要予以重視，和平常的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)一樣，它也需要工作人員在有一定共識(shí)的基礎(chǔ)上采取相關(guān)的措施對(duì)檔案管理部門門的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，只有這樣才能更好地保證數(shù)字檔案的正常使用以及檔案管理工作的順利進(jìn)行，促進(jìn)我國檔案管理信息化建設(shè)工作的不斷發(fā)展。