劉桂松

摘 要：雖然檔案信息化的概念出現(xiàn)的時(shí)間較早，然而經(jīng)過(guò)了這么多年的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)管理仍然存在一些問(wèn)題。文中就我國(guó)檔案信息化過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題以及原因進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上提出了改進(jìn)的措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理;檔案信息化;檔案信息

我國(guó)的檔案由來(lái)已久，有關(guān)史料證明它與漢字的產(chǎn)生年代大致同期。然而，檔案信息化這個(gè)概念的由來(lái)卻大致可以追溯到20世紀(jì)初期（2000年）往后，短短二十年的歷史也讓我國(guó)在檔案信息化進(jìn)程中浮現(xiàn)出了一些問(wèn)題，本文就主要想針對(duì)這些問(wèn)題及其出現(xiàn)問(wèn)題的原因做個(gè)簡(jiǎn)單探析，同時(shí)附上一些個(gè)人不成熟的解決措施，希望能為我國(guó)檔案信息化事業(yè)的建設(shè)工程添磚加瓦。

首先，我國(guó)檔案信息化管理中主要存在以下幾個(gè)問(wèn)題：

一是數(shù)據(jù)的異構(gòu)性。因?yàn)闊o(wú)論是檔案館還是檔案室的資料來(lái)自不同的單位或是科室，不同類型數(shù)據(jù)都有其特點(diǎn)和結(jié)構(gòu)，因此在處理信息時(shí)也比較復(fù)雜。

二是信息的高度分散性。比如財(cái)務(wù)報(bào)表，稅務(wù)部門有自己的財(cái)務(wù)報(bào)表，各單位都有自己的財(cái)務(wù)報(bào)表，這就加大了檔案部門在處理信息時(shí)的難度，他們要從巨大的信息量中抽出最為有用的信息，進(jìn)行合理的加工和處理，這樣才有助于社會(huì)信息的共享。

三是當(dāng)前的信息管理的滯后性。檔案信息化的核心在于對(duì)檔案信息管理的流程進(jìn)行提煉、優(yōu)化和重組，提高信息的利用。國(guó)內(nèi)外已有的經(jīng)驗(yàn)表明，檔案信息化的建設(shè)重點(diǎn)是進(jìn)行檔案管理而不是電子設(shè)備的使用。我國(guó)的檔案管理體制不夠健全，存在很嚴(yán)重的滯后性。

分析完存在的問(wèn)題，接著，闡述一下我認(rèn)為影響我國(guó)檔案信息化建設(shè)的主要問(wèn)題的原因：

一是對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏認(rèn)識(shí)。信息技術(shù)的普及可以提高工作效率，完整的信息框架和信息處理模式可以更快的對(duì)信息進(jìn)行加工和處理。很多檔案工作者特別是年齡偏大的會(huì)排斥新技術(shù)，不愿意去學(xué)習(xí)，因此在信息化建設(shè)中應(yīng)當(dāng)樹立以人為本的理念，讓他們轉(zhuǎn)變思想，通過(guò)不斷提高自身的技術(shù)水平，提高工作效率。

二是檔案部門的信息化水平不高。雖然目前很多單位已經(jīng)引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行信息管理，但是仍有很多機(jī)構(gòu)采用單機(jī)操作，這就使得信息資源無(wú)法實(shí)時(shí)共享，沒(méi)有充分發(fā)揮現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，很多人對(duì)計(jì)算機(jī)的使用效率過(guò)低，只會(huì)一些簡(jiǎn)單的操作，這也會(huì)影響信息化建設(shè)。

三是對(duì)于運(yùn)用信息資源的觀念也存在問(wèn)題。檔案資料的流入檔案館很重要，但是把這些信息轉(zhuǎn)變成為對(duì)社會(huì)有用的，能夠服務(wù)大眾，并帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益更為重要，管理人員應(yīng)該把注意力轉(zhuǎn)移到后者，提高資源的共享和有效利用。

雖然檔案的信息化進(jìn)程中有著幾個(gè)攔路虎，但是檔案信息化是我國(guó)檔案的未來(lái)整體趨勢(shì)，由此看來(lái)，必須主動(dòng)克服攔路虎，勇敢邁向成功的未來(lái)。針對(duì)我國(guó)檔案信息化的問(wèn)題，給出如下幾點(diǎn)完善我國(guó)信息化建設(shè)和檔案管理的措施：

首先要不斷完善我國(guó)的運(yùn)行機(jī)制，加強(qiáng)各部門門的監(jiān)督管理，逐步實(shí)現(xiàn)對(duì)文件資料的全程管理，賦予檔案管理部門一定的行政管理職能，通過(guò)加強(qiáng)各部門門之間的合作，形成一個(gè)完整的工作體系。

第2，不斷完善我國(guó)的相關(guān)法律法規(guī)制度，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，對(duì)各部門制定相應(yīng)的任務(wù)，不斷完善績(jī)效評(píng)價(jià)體系，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

第3，完善信息技術(shù)和加大資金投入不斷完善我國(guó)的信息技術(shù)和加大資金投入，建立資金保障體系。在我國(guó)的檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，技術(shù)和資金都是至關(guān)重要的。在完善的體系的基礎(chǔ)之.上還應(yīng)加大資金投入，才能保證檔案管理系統(tǒng)的平穩(wěn)運(yùn)行和信息的安全。我國(guó)還應(yīng)加大一些信息管理軟件的研發(fā)力度，不斷更新系統(tǒng)。加強(qiáng)信息的安全管理，對(duì)殺毒軟件進(jìn)行升級(jí)，加強(qiáng)訪問(wèn)控制，做到信息的安全管理。最后加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò) 互通的進(jìn)程，借助現(xiàn)有的信息資源網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)各部門各機(jī)構(gòu)信息資源的共享，搭建起信息共享平臺(tái)。

第4，四創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段不斷創(chuàng)新我國(guó)的檔案信息服務(wù)手段，提高信息利用率是檔案管理和信息化建設(shè)的最終目標(biāo)，應(yīng)該對(duì)我國(guó)的檔案服務(wù)手段不斷創(chuàng)新。