孫佳鑫

摘 要：隨著信息化、大數據等技術的快速發(fā)展，傳統檔案管理工作也發(fā)生很大轉變，積極應用數字化檔案管理模式，能夠提高檔案管理效率、質量，充分玩挖掘檔案價值，有助于檔案管理工作的現代化發(fā)展。

關鍵詞：數字化;檔案管理;數字檔案;檔案信息

數字檔案室是傳統檔案管理機構在信息化時代的升級產物，主要管理對象是電子化檔案，綜合運用多種電子計算機、網絡等數字化技術手段，其工作內容包括檔案的收集、整理、保管、保護、共享利用等。建立健全數字檔案與電子文件管理要求相適應的各種制度和配套設施，加強檔案數據網建設和管理，以保證檔案數據的完整和安全。

1 基于大數據的檔案管理數字化概述

通過對檔案管理工作實際情況的分析可知，雖然我國在檔案數字化建設方面完成了大量基礎性工作，但還需不斷提高其發(fā)展速度和發(fā)展水平，盡管在檔案管理活動中，云計算、移動互聯網等信息技術的應用日漸廣泛，但與檔案管理工作需要還存在一定差距?；诖藢⒋髷祿夹g引入檔案管理數字化建設中，進一步促進檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。一是隨著信息化技術的發(fā)展，傳統檔案管理方式已發(fā)生翻天覆地的變化，以前主要采用紙質管理模式已日益向數據化趨勢發(fā)展，很多應用新技術的數字形式的檔案及信息系統數據逐漸產生，并日益廣泛應用于檔案管理工作中，提高了檔案管理工作的效率和工作水平。尤其是在信息數據服務的轉變呈現先進性、開放性及多元化特點，檔案信息服務逐漸呈現網絡化和智慧型服務的新方向[1]。二是檔案管理工作在信息時代應由信息向價值方面進一步表現出共享發(fā)展趨勢，檔案管理方式也逐漸產生明顯轉變，檔案管理中相繼實現數字化存儲、開發(fā)利用及分析挖掘等，研發(fā)建設的檔案數據庫、云管理系統，可對挖掘其價值具有重要促進作用。在轉變檔案管理流程方面，計算機逐漸替代檔案收集、整理等手工操作，檔案載體及加工開發(fā)等方面的轉變也比較明顯。

2 檔案數字化管理存在的問題

檔案只有實現數字化管理，才能夠拓寬檔案的利用，打破局限，實現檔案信息資源的共享，使檔案信息資源配置最優(yōu)化、管理精細化，更好地為企業(yè)管理提供便捷、安全的優(yōu)質服務。在前期的調查中我們發(fā)現，檔案數字化建設的問題主要體現在以下兩個層面：管理層面和軟件層面。管理層面：檔案管理人員的專業(yè)化程度不高，常常一人身兼數職。各個單位既懂檔案管理業(yè)務知識，又精通計算機的復合型人才十分緊缺?，F有的檔案管理人員要么老齡化較嚴重，要么身兼數職，專業(yè)素質普遍不高，制約著檔案數字化的進程。一些單位往往把檔案管理人員簡單地看作是保管員，無視檔案管理人員的素質高低，缺乏檔案專業(yè)知識的系統培訓，管理方法落后、現代化管理水平偏低、管理機制落后等情況不斷地出現。軟件層面：數據庫利用率不高，“新庫”變“死庫”。檔案數據庫系統和專門的管理軟件，僅僅局限于對紙質檔案的掃描錄入，一個階段性的數字化完成后，數據庫若更新不及時，極易造成數據庫使用效率不高[2]。

3 數字化檔案管理的有效方法

3.1 加強檔案數字化管理要強化管理制度

檔案管理是一個復雜細致的工作，所以，加強檔案數字化管理需要完善數字化檔案管理制度。第一，要建立適應于本部門檔案管理的制度。例如，數字化檔案日常管理制度、數字化檔案工作制度、數字化檔案查詢制度、數字化檔案保密制度、數字化檔案管理規(guī)范等，從而使數字化檔案管理在科學的規(guī)章制度下運行。第二，要使檔案管理人員樹立保密意識。數字化檔案面臨的一個重要的問題就是安全問題，因為信息技術的快速傳播，可以在極短的時間內把檔案內容泄露出去，如果出現問題，很有可能導致嚴重后果。所以，在檔案數字化管理過程中一定要把保密意識放在突出位置，要加強對檔案存儲盤的保護。同時，要采取正確的操作方法和有力的防護措施，避免病毒或黑客的入侵，從而確保檔案數字化管理工作向前推進。

3.2 提高檔案人員素質

檔案管理在實現專人專管的基礎上，還需要做好其他相關的配套工程，比如培養(yǎng)一支具有檔案管理專業(yè)素養(yǎng)的隊伍，組織檔案專業(yè)知識的系統培訓，加大培訓力度，建立激勵機制，鼓勵檔案工作人員在實踐中增長能力、豐富經驗、積極創(chuàng)新，把檔案管理工作做到極致和卓越，不斷更新該隊伍的管理機制、管理水平和業(yè)務水平，以促進檔案管理工作的現代化、制度化、科學化。為進一步規(guī)范檔案管理人員的工作，還應組織其進行有關檔案管理的政策、法規(guī)、制度和標準的學習，以期培養(yǎng)出一支業(yè)務精通、思想過硬、作風扎實的專業(yè)檔案管理人員。

3.3 檔案實體安全、數據庫的維護、整理和數據備份

檔案數字化過程中對檔案實體的安全保密控制是極其重要的。數字化流程第一步是提檔，對進入檔案庫房的提檔人員至少兩人，形成互相監(jiān)督制度。加強對數據庫維護，主要防止由于軟件和硬件出現意外而引起系統崩潰，由于計算機病毒侵襲引起數據破壞，非法訪問竊取數據，非經授權修改數據等，使數據庫失去準備性、完整性。數據整理主要是對數據進行校對、防止數據出錯，打包整理。數據備份是為了防止在檔案系統維護過程中對數據庫的誤操作而引起嚴重后果，以便更好地提高檔案管理網絡的使用[3]。

3.4 加強檔案數字化管理要強化管理制度

第一，要建立適應于本部門檔案管理的制度。例如，數字化檔案日常管理制度、數字化檔案工作制度、數字化檔案查詢制度、數字化檔案保密制度、數字化檔案管理規(guī)范等，從而使數字化檔案管理在科學的規(guī)章制度下運行。第二，要使檔案管理人員樹立保密意識。數字化檔案面臨的一個重要的問題就是安全問題，因為信息技術的快速傳播，可以在極短的時間內把檔案內容泄露出去，如果出現問題，很有可能導致嚴重后果。所以，在檔案數字化管理過程中一定要把保密意識放在突出位置，要加強對檔案存儲盤的保護。同時，要采取正確的操作方法和有力的防護措施，避免病毒或黑客的入侵，從而確保檔案數字化管理工作向前推進。

4 結語

綜上所述，檔案管理工作在大數據環(huán)境下存在十分嚴峻的挑戰(zhàn)，但也存在很多良好的發(fā)展機遇，檔案管理工作人員應對大數據提高重視，并在具體工作中加快應用步伐并在應用中逐漸完善，在檔案管理工作中不斷創(chuàng)新以取得突破性進展，進而對有效利用各種檔案資源的價值深入挖掘，充分發(fā)揮信息技術優(yōu)勢提高檔案管理水平。

參考文獻

[1]王靜敏.檔案數字化管理理論與應用[J].現代經濟信息，2017（06）.

[2]鄧福玲.檔案數字化管理模式開發(fā)的相關研究.經營管理者，2015（21）.

[3]閆成聚.新時期檔案數字化管理及其創(chuàng)新策略[J].中國管理信息化，2017（03）.