吳萌瓊

摘 要：創(chuàng)新檔案管理理念，構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)是檔案管理未來發(fā)展的主要方向。本文首先對(duì)檔案管理信息化作出簡要闡述，然后結(jié)合實(shí)際情況，提出幾點(diǎn)創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的主要措施，希望可以對(duì)業(yè)內(nèi)起到一定參考作用。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新理念;檔案管理;信息化

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國各個(gè)行業(yè)信息化建設(shè)水平均得到有效提升。在現(xiàn)代化發(fā)展中，信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)成為各個(gè)行業(yè)發(fā)展的主流趨勢，檔案作為值得保存的歷史文件，作為信息的重要載體，檔案管理工作水平對(duì)于檔案利用具有重要影響，而檔案管理信息化建設(shè)是提升檔案管理工作水平的主要途徑。

1 檔案管理信息化相關(guān)概述

檔案管理信息化主要指的是使用電子手段轉(zhuǎn)化檔案為數(shù)字信息檔案，并利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)其進(jìn)行有效管理、利用的過程。檔案管理信息化可以讓檔案管理效率得到有效提升，在檔案管理信息化中，其主要內(nèi)容為：1）環(huán)境構(gòu)建。需要保證信息化管理政策法規(guī)以及機(jī)制體制健全，同時(shí)應(yīng)對(duì)信息化檔案管理人才予以培養(yǎng)。2）資源建設(shè)。需要依照現(xiàn)有紙質(zhì)檔案對(duì)其進(jìn)行信息轉(zhuǎn)化，同時(shí)，需要做好系統(tǒng)設(shè)計(jì)工作、系統(tǒng)管理工作[1]。

2 創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化主要措施

2.1 檔案收集整理信息化

檔案收集整理在檔案工作中占有基礎(chǔ)性地位，在傳統(tǒng)檔案工作中，收集整理工作具有復(fù)雜性、枯燥性特點(diǎn)，利用信息化技術(shù)，可以讓檔案收集整理工作得以改善。

1）“雙軌制”歸檔。以紙張形式、磁盤形式針對(duì)檔案資料制作雙重備份，可以讓歸檔管理工作全面性得到保證?！半p軌制”歸檔工作的有效開展可以讓同一套內(nèi)容具有兩種不同介質(zhì)，利用紙質(zhì)文件可以固定電子文件內(nèi)容，避免其出現(xiàn)隨意修改現(xiàn)象，并讓檔案法律效力以及憑證作用得以充分發(fā)揮，而電子文件可以讓檔案檢索、存儲(chǔ)以及傳輸效率得到保障。2）網(wǎng)上立卷歸檔。網(wǎng)上立卷歸檔主要指的是以文件處理部門作為主體，在對(duì)文件進(jìn)行有效處理后，可以完成收集工作、整理工作以及立卷工作，并將其移交至檔案部門。在信息化技術(shù)支持下，檔案部門可以依照自身職能要求收集檔案，并進(jìn)行簡單立卷，之后逐條錄入立卷檔案，對(duì)電子版文件予以上傳，在檔案工作人員對(duì)其進(jìn)行檢查后，可以將電子版檔案與紙質(zhì)文件進(jìn)行一并移交，在此過程中，所需注意事項(xiàng)為：（1）需要依照部門歸檔范圍，保證歸檔資料具有高度完整性;（2）需要依照文件具體內(nèi)容完成合并、立卷工作，一般情況下，一卷頁數(shù)小于100;（3）需要保證錄入數(shù)據(jù)信息具有準(zhǔn)確性、完整性，和電子文件上傳內(nèi)容高度對(duì)應(yīng)。3）整理自動(dòng)化。裝訂整理工作的開展對(duì)于檔案管理工作、保護(hù)工作具有重要意義。在信息化技術(shù)支持下，電子文件信息檢索與傳輸工作具有重要優(yōu)勢，在傳統(tǒng)檔案裝訂整理中，編目工作以及案卷標(biāo)題擬寫工作較為復(fù)雜，檔案員字跡要求相對(duì)較高，而網(wǎng)絡(luò)檔案軟件可以及時(shí)構(gòu)建、調(diào)整、設(shè)計(jì)檔案類目以及具體條目內(nèi)容，可以讓電子文件兼容格式以及形式得到靈活處理，可以為裝訂整理工作的有效進(jìn)行奠定基礎(chǔ)[2]。

2.2 檔案有效利用信息化

1）利用方式。檔案信息資源開發(fā)工作可以讓檔案價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)，可以讓檔案作用得以充分發(fā)揮，進(jìn)而為實(shí)踐活動(dòng)提供服務(wù)。數(shù)字檔案形式包含圖形文件、文本文件、聲音文件以及影像文件等，在部門立卷歸檔中，可以讓電子文件得以歸檔。為保證電子檔案信息安全性，可以采用不同途徑進(jìn)行檔案傳輸，如磁盤、光盤移交，或是網(wǎng)絡(luò)在線移交等，檔案管理部門可以對(duì)其進(jìn)行備份處理，一套備份留存于聲像柜，還有一套備份可以進(jìn)行隨時(shí)使用。除此之外，檔案檢索工作可以讓檔案信息得到科學(xué)查找，可以讓檔案使用更為方便。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使用機(jī)讀目錄以及數(shù)據(jù)庫檢索模塊，可以讓檢索工作高效完成[3]。2）利用渠道。檔案信息數(shù)量具有豐富性、內(nèi)容具有多樣性，檔案信息利用渠道主要為：（1）使用檔案向外界提供參考;（2）將檔案資源提供給特定需求使用者，滿足使用者查閱要求。在信息技術(shù)支持下，檔案利用渠道具有信息化特點(diǎn)，可以讓檔案工作效率得以提升，如在檔案工作者的編研工作中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)就可以傳輸編研成果至系統(tǒng)終端，讓檔案工作宣傳力度得以提升。與此同時(shí)，在檔案被動(dòng)利用中，取得一定權(quán)限的用戶可以在權(quán)限范圍內(nèi)利用互聯(lián)網(wǎng)對(duì)檔案予以快速瀏覽，其他用戶也可以利用網(wǎng)絡(luò)交流、電話溝通等方法積極和檔案部門取得聯(lián)系，在查閱申請(qǐng)通過后利用網(wǎng)絡(luò)接收檔案，信息技術(shù)可以讓檔案被動(dòng)利用更為便捷。

2.3 檔案高效鑒定信息化

利用信息技術(shù)構(gòu)建檔案登記數(shù)據(jù)庫，可以高效完成檔案鑒定工作。如在我國長春市檔案館中，就使用了信息化技術(shù)，應(yīng)用Excel軟件排序功能，可以依照檔案使用頻率、使用目的、使用年代、基數(shù)大小以及所占比重進(jìn)行排隊(duì)處理，在完成目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)的同時(shí)，在網(wǎng)上開放了鑒定審查工作。在檔案價(jià)值鑒定工作中，需要依照新的保管期限表，對(duì)鑒定后檔案保管期進(jìn)行劃分，劃分判定因素主要為檔案發(fā)揮效用、檔案憑證作用、檔案反映職能活動(dòng)以及檔案是否為特殊時(shí)期、檔案完整程度等。在檔案開放鑒定工作中，主要為檔案目錄開放和檔案全文公布兩種主要形式，在目錄開放中，需要提前開放民生相關(guān)政策檔案，在全文開放中，主要是政府部門當(dāng)前文件公開內(nèi)容[4]。

2.4 區(qū)塊鏈+檔案管理

在區(qū)塊鏈基礎(chǔ)上的檔案管理系統(tǒng)是信息化技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用的重要表現(xiàn)，其具有一定創(chuàng)新意義，代表了我國檔案管理工作發(fā)展的先進(jìn)水平。區(qū)塊鏈主要指的是一種分布共享數(shù)據(jù)庫技術(shù)，在分布網(wǎng)絡(luò)中，各個(gè)節(jié)點(diǎn)利用去中心化的方法，可以對(duì)公共記賬本予以共同維護(hù)。各個(gè)節(jié)點(diǎn)需要對(duì)共識(shí)機(jī)制予以遵循，在一定時(shí)間間隔上，會(huì)有新區(qū)塊不斷出現(xiàn)，各個(gè)區(qū)塊交易記錄都可以得到有效存儲(chǔ)。以某大型企業(yè)利用RESTful架構(gòu)模式構(gòu)建的區(qū)塊鏈+檔案管理系統(tǒng)為例，其系統(tǒng)架構(gòu)如圖1所示。

結(jié)合圖1，在區(qū)塊鏈檔案管理系統(tǒng)中，主要組成部分為檔案管理系統(tǒng)、系統(tǒng)監(jiān)控平臺(tái)以及區(qū)塊鏈保護(hù)系統(tǒng)，在檔案管理系統(tǒng)中，主要可以分為三個(gè)主要層次：1）界面層、主要為業(yè)務(wù)操作界面以及管理界面。2）邏輯層。主要為檔案新增更新、檔案查詢節(jié)約、檔案實(shí)證保護(hù)、角色管理、用戶管理、權(quán)限控制以及系統(tǒng)設(shè)置。3）訪問層。主要為數(shù)據(jù)庫調(diào)用以及RESTful接口調(diào)用。此種系統(tǒng)的應(yīng)用可以讓檔案新增和更新、檔案查詢和驗(yàn)證等工作更為方便，以檔案新增和更新為例，其主要流程為：判斷檔案是否添加→展示檔案當(dāng)前信息→更新檔案屬性→更新檔案附件→調(diào)用更新接口、數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)、檔案更新。

3 結(jié)束語

綜上所述，在檔案管理工作中，通過科學(xué)應(yīng)用信息技術(shù)，可以讓檔案收集整理信息化、檔案有效利用信息化、檔案高效鑒定信息化以及文書檔案處理數(shù)字化得以實(shí)現(xiàn)，進(jìn)而讓檔案管理工作水平得到有效提升，為檔案的高質(zhì)量利用奠定基礎(chǔ)[5]。

參考文獻(xiàn)

[1]石蕾.檔案規(guī)范化與信息化管理[J].智庫時(shí)代，2019（43）：78-79.

[2]周本仙.人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)初探[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2019（30）：193-194.

[3]陳奕.人力資源檔案管理信息化的影響因素與建設(shè)對(duì)策研究[J].中國管理信息化，2019，22（20）：177-178.

[4]王曉杰.淺談文書檔案鑒定與整理[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2016（06）：37.

[5]王輝，胡玉玲.文書檔案管理鑒定整理工作方法實(shí)踐[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（15）：92.