關(guān)鍵詞 公證服務(wù) 信息化 措施

作者簡介：李寧，山西省太原市城北公證處。

中圖分類號：D926.6 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標(biāo)識碼：A ? ? ? ? ? ?? ? ? ? ? ?DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2019.12.188

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展及信息化水平提升，公證行業(yè)中普遍應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，這對傳統(tǒng)公證行業(yè)提出新的要求。公證主要提供公共法律服務(wù)給社會大眾，需要結(jié)合市場需求進行創(chuàng)新，切實滿足社會發(fā)展的需求?；ヂ?lián)網(wǎng)時代公證行業(yè)要意識到創(chuàng)新的重要性，聯(lián)系行業(yè)實際情況探索互聯(lián)網(wǎng)時代提升公證業(yè)務(wù)效率的措施，全面發(fā)揮公證行業(yè)承擔(dān)的社會職能，推動和諧社會的建設(shè)。本文就此展開論述。

一、傳統(tǒng)公證行業(yè)服務(wù)的主要問題分析

（一）行業(yè)發(fā)展面臨內(nèi)外壓力

當(dāng)前幾乎所有行業(yè)都在推進信息化改革，公證行業(yè)作為服務(wù)領(lǐng)域中相對特殊的行業(yè)，落實信息化改革已成為必然。信息化改革背景下對公證機構(gòu)產(chǎn)生較大的壓力，加之普通群眾中公證機構(gòu)的口碑一直不好，最為詬病的地方就是辦事效率低下。在這樣的背景下提前進行信息化改革的公證機構(gòu)贏得更大市場，相對保守的結(jié)構(gòu)則要承受較大行業(yè)壓力。各類公證機構(gòu)面臨行業(yè)競爭情況，需要推進信息化改革已滿足市場發(fā)展需求，實現(xiàn)自身的長遠發(fā)展[1]。

（二）無法滿足審查工作需求

公證服務(wù)的對象只要為基層群眾，傳統(tǒng)公證服務(wù)審查工作中存在嚴(yán)重的信息不對稱的問題，直接影響到公證工作高效進行?，F(xiàn)階段我國各行業(yè)都在推動服務(wù)質(zhì)量與提升效率改革，使得傳統(tǒng)公證服務(wù)審查低效化的問題愈發(fā)凸顯，無法滿足時代發(fā)展的需求。

分析傳統(tǒng)公證服務(wù)審查工作的條件與運行情況，審查工作開展時由當(dāng)事人提出公證申請，但此時公證機構(gòu)并不了解當(dāng)事人情況與各類材料的真實性，當(dāng)事人也不知道公證結(jié)構(gòu)需要材料的類型，信息不對稱使得大多數(shù)公證在第一次接待時無法完全或直接處理，至少需要公證人進行兩次申請。而具體到實際情況，當(dāng)事人前往公證結(jié)構(gòu)的次數(shù)大多超過2次，直接對公證服務(wù)效率產(chǎn)生影響，使得人們普遍不認(rèn)同公證服務(wù)行業(yè)。

（三）信息化建設(shè)經(jīng)費、人才的問題

大多數(shù)公證機構(gòu)管理者并不重視信息化建設(shè)，或是沒有清楚認(rèn)識信息化建設(shè)，使得大部分公證機構(gòu)信息化建設(shè)停留在配置計算機設(shè)備、安裝計算機基本管理軟件，影響到公證機構(gòu)信息化建設(shè)速度，無法有效提升服務(wù)質(zhì)量。這個問題的存在直接阻礙公證機構(gòu)信息化建設(shè)。

各公證機構(gòu)信息化建設(shè)時主要影響因素之一就是經(jīng)費，建設(shè)經(jīng)費不足的話直接影響到信息化建設(shè)質(zhì)量。各公證機構(gòu)信息化建設(shè)過程中受到各類因素影響，使得信息化建設(shè)程度存在差異。如，公證機構(gòu)建設(shè)時經(jīng)費數(shù)量充足，有足夠資金購買相關(guān)軟件、系統(tǒng)等，大幅度提升信息化建設(shè)程度。但部分公證機構(gòu)經(jīng)費不足，存在信息化設(shè)備長期不更新或更新緩慢，不利于公證機構(gòu)建設(shè);大部分公證機構(gòu)采取傳統(tǒng)管理模式進行，整體信息化水平較低，對于專業(yè)系統(tǒng)、設(shè)備操作及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的了解偏少。同時公證機構(gòu)內(nèi)存在人員結(jié)構(gòu)斷層的情況，中青年人的比重偏低，尤其是缺少計算機信息技術(shù)專業(yè)類的管理人員，整體信息素養(yǎng)水平偏低，無法滿足公證機構(gòu)信息化建設(shè)與管理的要求，影響到公證機構(gòu)長遠發(fā)展。

二、公證行業(yè)引入信息化技術(shù)的優(yōu)勢

（一）滿足信息化時代的需求

現(xiàn)代社會已經(jīng)步入互聯(lián)網(wǎng)和信息化技術(shù)時代，人們生活與思維方式呈現(xiàn)出信息化特征，如，人們習(xí)慣通過移動互聯(lián)網(wǎng)與智能終端申請相關(guān)業(yè)務(wù)。這種習(xí)慣滲透到社會各層面，直接貫穿大眾生活的領(lǐng)域。在這樣背景下，基層群眾對各類社會服務(wù)有著較高的信息化需求。時代發(fā)展背景下，公證行業(yè)從自身發(fā)展及滿足受眾需求方面，需要對自身信息化服務(wù)能力進行完善，必然受到時代淘汰，不利于自身長遠發(fā)展[2]。

（二）實現(xiàn)各類資源的共享

公證機構(gòu)信息化建設(shè)也是機構(gòu)改革的主要渠道，公證機構(gòu)信息化建設(shè)，通過信息技術(shù)實現(xiàn)高效整合與管理信息、有效存儲于處理，實現(xiàn)信息資源的共享，也可以通過信息平臺推廣信息資源，促進工作與學(xué)習(xí)效率的提升。公證機構(gòu)信息化建設(shè)，可以提高公證機構(gòu)信息資源的使用率，實現(xiàn)資源利用最大化，提升信息化管理水平。

公證機構(gòu)管理實力使用合適的信息化技術(shù)，可以推動公證機構(gòu)現(xiàn)代化發(fā)展，促進公證機構(gòu)整體水平的提升，降低管理人員工作難度，并對當(dāng)事人需求進行精準(zhǔn)解讀，推送個性化發(fā)展。因此，只有高度重視公證機構(gòu)信息化建設(shè)工作，改善傳統(tǒng)公證機構(gòu)管理模式的不足，為推動公證機構(gòu)信息化改革貢獻一份力量。信息化時代下通過共享信息資源直接打破公證行業(yè)的區(qū)域壁壘，直接消除行業(yè)內(nèi)部非集約化發(fā)展造成資源限制問題。各個公證機構(gòu)將人才資源信息在網(wǎng)絡(luò)上共享，幫助各機構(gòu)準(zhǔn)確、快速獲取日常工作中所需的業(yè)務(wù)精英，也可以在線上快速借調(diào)處理遠程業(yè)務(wù)。

（三）提升公證機構(gòu)審查效率

雖然公證服務(wù)的對象是面向社會大眾的，但是公證機構(gòu)所提供的服務(wù)信息和當(dāng)事人所提出問題需求之間存在明顯的信息不對稱或者信息不透明的問題，這就導(dǎo)致當(dāng)事人在解決問題時，公證機構(gòu)很難在第一時間內(nèi)快速、有效、準(zhǔn)確的獲取當(dāng)事人所要進行公證的事務(wù)的全部信息和資料，最終導(dǎo)致當(dāng)事人在獲取服務(wù)過程中因為資料不完善而反復(fù)往返，浪費時間和精力。

從根本上講，公證機構(gòu)的主要職責(zé)就是為社會大眾提供高效公正的服務(wù)，因此為保證其工作的效率和完善性，就需針對信息不對稱、不透明等問題進行針對性處理。而針對該問題最有效的解決措施就是針對信息渠道進行完善和優(yōu)化，借助先進計算機和信息技術(shù)分門別類進行分類和歸納總結(jié)，加強與其他機構(gòu)和信息平臺間的聯(lián)系，以便全面快速獲取當(dāng)事人信息。在當(dāng)事人提出需求的第一時間內(nèi)對其所提供的各種材料進行甄選和篩查，一旦發(fā)現(xiàn)其所提供的信息存在缺漏，就可以利用網(wǎng)絡(luò)渠道從其他相關(guān)機構(gòu)和信息平臺進行獲取，提升工作效率，縮短和降低當(dāng)事人所花費的時間和來回往返次數(shù)，全面提升人民群眾的滿意程度。

三、公證服務(wù)中應(yīng)用信息化技術(shù)的措施

（一）搭建信息平臺，構(gòu)建咨詢服務(wù)平臺

公證機構(gòu)信息化建設(shè)時，全面考慮當(dāng)事人需求，搭建合適的學(xué)習(xí)平臺，并將技術(shù)人才培養(yǎng)作為建設(shè)目標(biāo)，實現(xiàn)平臺資源共享的目的。推動公證機構(gòu)信息化全面建設(shè)工作，并考慮當(dāng)事人學(xué)習(xí)特點，搭建合適的學(xué)習(xí)平臺，方便當(dāng)事人申請活動的開展，當(dāng)事人查閱資料與學(xué)習(xí)交流，提升當(dāng)事人辦事效率;拓展公證機構(gòu)信息方式的內(nèi)容，讓當(dāng)事人在平臺學(xué)習(xí)時依據(jù)自身需求選擇合適的資源與內(nèi)容，構(gòu)建獨立的知識系統(tǒng)。當(dāng)事人掌握相關(guān)的內(nèi)容，全面滿足當(dāng)事人業(yè)務(wù)申請需求[3]。

在進行公證機構(gòu)的工作中，傳統(tǒng)公證機構(gòu)的工作人員需要和對資源有需要的人進行一定的溝通和交流，對所需要得到的資源進行分類。而現(xiàn)在，在公證機構(gòu)的信息化管理中，可以充分使用信息平臺與當(dāng)事人進行相關(guān)的溝通。這就需要建立一定的咨詢平臺，方便了解當(dāng)事人的“疑難雜癥”，及時溝通，及時解決。通過咨詢平臺對當(dāng)事人進行調(diào)查，認(rèn)真收集當(dāng)事人的意見和建議，進而“對癥下藥”，采取一定的改革措施，從而使公證機構(gòu)的信息化服務(wù)水平得到提升。公證機構(gòu)發(fā)揮當(dāng)事人咨詢服務(wù)平臺的作用，吸引當(dāng)事人主動利用公證機構(gòu)信息平臺了解相關(guān)內(nèi)容，全面發(fā)揮公證機構(gòu)的作用。

（二）結(jié)合行業(yè)情況，合理應(yīng)用信息技術(shù)

根據(jù)以上內(nèi)容可知，就目前為止，我國公證行業(yè)在執(zhí)業(yè)區(qū)域內(nèi)還存在一定壁壘，究其原因主要是因為在區(qū)域之間和各公證機構(gòu)之間無論是信息資源還是其他資源的共享率極其低下，限制了行業(yè)的發(fā)展與相互間的競爭，同時也在一定程度上對公證資源的利用率進行限制。因此在未來公證行業(yè)發(fā)展過程中可以通過加強行業(yè)內(nèi)部建設(shè)的方法加強平臺間信息的相互流通和共享，以此來解決行業(yè)內(nèi)資源利用率低下的問題，而且加強行業(yè)間信息共享，有助于加強行業(yè)內(nèi)相互間的競爭力，提高工作和服務(wù)效率。

至今為止，我國各地區(qū)和各公證機構(gòu)在工作過程和信息化采集時所依據(jù)的數(shù)據(jù)處理標(biāo)準(zhǔn)存在各自差異化，這對行業(yè)內(nèi)資源共享是一種限制，同時也不利于行業(yè)間的相互交流和信息互通。而很多政府部門對于證據(jù)類信息在采集和求證時要求極為嚴(yán)格，過程也較為繁瑣，而對于不同公證機構(gòu)而言，因為所依據(jù)的數(shù)據(jù)處理標(biāo)準(zhǔn)不同，相互間保存的主要信息也因此存在明顯差異，面對當(dāng)前信息共享度低下的情況，公證機構(gòu)就會要求當(dāng)事人從其他機構(gòu)來獲取相應(yīng)信息來滿足自身工作需求，但若在數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)相對統(tǒng)一時，公證機構(gòu)就完全可以越過當(dāng)事人，直接與有關(guān)機構(gòu)取得聯(lián)系，獲取相關(guān)資料和信息，不僅加大資源的有效利用率，而且快速提高工作效率。

（三）重視檔案管理，推進信息化的建設(shè)

檔案管理是對公證機構(gòu)乃至國家檔案進行保存和加密，是公證機構(gòu)生命軌跡的續(xù)寫方式，所以 一個公證機構(gòu)對檔案資料的管理程度決定了一個公證機構(gòu)運行的好壞。而在檔案管理環(huán)節(jié)中，檔案管理人員更是對公證機構(gòu)檔案管理起著決定的作用，檔案人員素質(zhì)的高低、業(yè)務(wù)能力的強弱無疑決定了公證機構(gòu)檔案管理的成效。而在我國大多數(shù)機關(guān)事業(yè)公證機構(gòu)檔案管理中，管理人員的素質(zhì)和工作意識不強，只是一味的照本宣科，無法將責(zé)任意識落實到實處，從而導(dǎo)致了公證機構(gòu)或是個人完成嚴(yán)重的損失[4]。

機關(guān)事業(yè)公證機構(gòu)檔案管理方式必須與時代接軌，充分利用信息化的方式，建立起一個綜合的信息化公證機構(gòu)檔案庫，形成系統(tǒng)的平臺。將檔案工作逐步由紙質(zhì)版過渡到電子檔案資料，并且完成錄入，整理，歸納與查詢等，充分利用信息化技術(shù)提升公證機構(gòu)檔案管理的效率。檔案管理工作人員的素質(zhì)提升后，需對管理工作進行明確分工，設(shè)置專門檔案管理工作的資料收集整理專員，根據(jù)的相關(guān)管理要求，可以有效提高檔案的真實性，完整性和連貫性。制定一套完整的從文件資料的形成、日常管理、收集整編、移交保管等相應(yīng)的管理制度，并嚴(yán)格貫徹執(zhí)行，按高標(biāo)準(zhǔn)做好基礎(chǔ)資料，嚴(yán)格考核，避免發(fā)生材料不規(guī)范、文件遺失等現(xiàn)象，從源頭上為文件資料的建檔打好基礎(chǔ)。完善檔案管理制度是完善檔案管理制度的重中之重的環(huán)節(jié)，機關(guān)事業(yè)公證機構(gòu)想要運行規(guī)范需要保證檔案質(zhì)量。要規(guī)范檔案材料，制定完善健全收集制度，將檔案材料分類，管理創(chuàng)新收集手段，并且收集照片，錄音帶，錄像帶等實物，并且根據(jù)各類檔案資料管理要求進行整理，方便檔案的保管。

四、結(jié)語

總之，和諧社會建設(shè)中公證行業(yè)承擔(dān)著重要責(zé)任，互聯(lián)網(wǎng)時代公證行業(yè)需要創(chuàng)新公證服務(wù)模式，促進工作效率與質(zhì)量的提升，塑造出良好的工作氛圍。公證行業(yè)要依據(jù)實際情況，全面推進改革與創(chuàng)新，實現(xiàn)公證機構(gòu)的自我完善，達成提升機構(gòu)服務(wù)意識的目的。

參考文獻：

[1]賀小梅.信息化在解決傳統(tǒng)公證服務(wù)問題中的優(yōu)勢與應(yīng)用策略[J].法制與社會，2019（20）：146-147.

[2]黃桂平.基于公證信息化的公證質(zhì)量問題探析[J].中國公證，2018（2）：35-40.

[3]鄺志強.深入學(xué)習(xí)貫徹黨的十九大精神 全力打造優(yōu)質(zhì)公證服務(wù)[J].中國公證，2018（1）：52-55.

[4]張繼承.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下公證服務(wù)模式的創(chuàng)新與發(fā)展[J].黑河學(xué)刊，2017（3）：14-16.