摘 要：隨著信息化技術(shù)的進(jìn)步，電子政務(wù)的到來，干部人事檔案信息化管理深受眾人青睞。本文從干部人事檔案信息化的傳統(tǒng)管理問題出發(fā)，對當(dāng)下干部人事檔案信息化管理的優(yōu)勢和等進(jìn)行了簡要闡述，并明確地提出了如何能夠綜合利用干部人事檔案信息化管理的幾點(diǎn)措施。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;信息化;管理

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，干部人事檔案信息管理得到了空前的發(fā)展。然而，在當(dāng)今社會(huì)，干部人事檔案信息管理仍有許多領(lǐng)域沒有引起足夠的重視，特別是隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子政務(wù)的迅速發(fā)展，干部人事檔案信息化管理工作顯得尤為重要。干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理已成為一大趨勢，干部人事檔案信息管理不僅有利于提高檔案工作的真實(shí)性和及時(shí)性，而且有利于更好地展示檔案的信息率和使用價(jià)值。

1 干部人事檔案傳統(tǒng)管理的問題

1）檔案材料來源不規(guī)范。不同時(shí)期的工作人員不同，工作方式與習(xí)慣也不一樣，收集檔案這一工作就很容易存在不規(guī)范的問題。如果干部檔案外調(diào)，各部門甚至各地區(qū)差別很大，導(dǎo)致信息來源和檔案形式多種多樣。這樣他們整理的時(shí)候會(huì)很迷茫，對資料內(nèi)容不熟悉，就會(huì)找不到資料。有的檔案字跡不清晰，表意不明，就更加導(dǎo)致了檔案材料不易管理，從而影響到下一步工作的順利開展。

2）檔案材料不夠真實(shí)。干部人事檔案是教育培訓(xùn)、人才測評的重要依據(jù)，檔案是黨的重要執(zhí)政資源。過去是黨和國家所有，都是紙質(zhì)的。長期以來，由于每次填報(bào)前后信息不一致，有些干部可能會(huì)出現(xiàn)記憶錯(cuò)誤。而且，由于信息量大，很難檢查每次填寫的信息是否一致，一些干部考慮到自己的利益，填寫檔案時(shí)，故意歪曲事實(shí)，偽造個(gè)人檔案，造成個(gè)人檔案的歪曲和不實(shí)。一旦這些人為收集的材料進(jìn)入檔案館，就很難在今后的參考資料中核實(shí)和鑒別真?zhèn)巍?/p>

3）檔案管理人員水平不高。檔案人員的專業(yè)水平和技能并不能證明他們具有專業(yè)的管理水平。如何科學(xué)管理，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，有的檔案管理人員專業(yè)水平不高，再加之人事檔案歸檔要求不嚴(yán)，個(gè)人檔案缺少一些資料和檔案目錄，就會(huì)導(dǎo)致檔案出現(xiàn)不嚴(yán)謹(jǐn)或者不完整的現(xiàn)象。有的干部不能及時(shí)報(bào)送和歸還檔案，難以記錄;有的干部在檔案移交過程中故意丟失，如果丟失的資料不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，將對后續(xù)的檔案管理工作造成不可彌補(bǔ)的后果。

2 干部人事檔案信息化管理的優(yōu)勢

首先，信息管理是最基礎(chǔ)的工作，有利于干部檔案信息查詢。干部人事檔案管理具有復(fù)雜多樣的特點(diǎn)，每次查干部檔案，以往的干部檔案管理都離不開大量的人力和物力。單純的人工管理不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且不一定保證所獲得信息的準(zhǔn)確性。干部人事檔案信息化管理不僅可以長期保存數(shù)據(jù)，而且在對相關(guān)數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行分類的時(shí)候，還能消除重復(fù)數(shù)據(jù)，方便管理人員進(jìn)行瀏覽和查閱。它可以從海量的信息中快速向管理者呈現(xiàn)所需的內(nèi)容，通過信息管理，可以大大提高信息查詢的檢索效率和質(zhì)量，大大提高干部人事檔案管理水平，提高干部人事檔案管理的效率和效益，提高工作人員的工作效率。

其次，信息化管理加強(qiáng)了檔案信息的規(guī)范化，明確了干部檔案管理，還便于統(tǒng)計(jì)事業(yè)單位干部的基本信息。干部信息的查詢和處理等一系列工作，往往是當(dāng)事人或檔案人員在填寫傳統(tǒng)干部檔案信息時(shí)編寫的，這使得一些數(shù)據(jù)內(nèi)容難以識(shí)別。信息管理按規(guī)定、統(tǒng)一格式解決了這一問題。檔案人員應(yīng)將干部檔案的規(guī)范化信息錄入到本表中，可有效避免后期信息填寫繁瑣、核實(shí)困難的問題。由于統(tǒng)一規(guī)范的字體輸入，避免了傳統(tǒng)檔案管理中的模糊、潦草等問題，為今后的工作提供了最清晰的第一手資料。

第三，信息管理有利于傳統(tǒng)干部檔案的長期保存。由于這些檔案都是非電子檔文件，在保存時(shí)間方面，并不能很好地被長期保存，很容易因過多的翻閱而產(chǎn)生缺陷。另外，紙質(zhì)文件對存儲(chǔ)環(huán)境要求也很高，也需要檔案管理工作人員的高度重視。另外，通過信息管理的應(yīng)用，需要一個(gè)特殊的大空間檔案室來存儲(chǔ)和保存紙質(zhì)檔案?，F(xiàn)代干部人事檔案可以通過計(jì)算機(jī)和云存儲(chǔ)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，既節(jié)省了存儲(chǔ)空間，又實(shí)現(xiàn)了信息的永久存儲(chǔ)。

第四，信息管理保證了文件信息的安全性，它不僅可以實(shí)時(shí)顯示數(shù)據(jù)，還可以通過設(shè)置信息公開的時(shí)限和共享，增強(qiáng)檔案信息的私密性。干部人事檔案信息本身就具有它的使用價(jià)值和公開價(jià)值，而利用信息化技術(shù)來對檔案信息進(jìn)行管理的話，相對于傳統(tǒng)檔案信息管理方式來說，更能有效地保護(hù)以及實(shí)現(xiàn)檔案信息的這兩種價(jià)值。為提高檔案信息的保密性，檔案信息管理人員必須要擺脫傳統(tǒng)檔案信息管理方式的束縛，利用信息化技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案信息安全管理，才能更好地保證干部檔案內(nèi)容不易公開、不易修改、不易增減。

3 干部人事檔案信息化管理的優(yōu)化措施與綜合利用

1）提高人事檔案數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建，與利用需求相符合。檔案管理部門在管理干部人事檔案的過程中，要促進(jìn)干部人事檔案的開發(fā)利用，提高檔案工作效率，更好地滿足用戶需求。此外，檔案管理部門還必須有效保護(hù)紙質(zhì)檔案，建立技術(shù)先進(jìn)、功能全面的檔案信息服務(wù)體系，更好地完成本單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)部門與上級相關(guān)企業(yè)的人事檔案信息共享，提高干部人事檔案的利用效率。

2）提高檔案的時(shí)效性及真實(shí)性。在干部人事檔案信息化管理過程中，檔案人員應(yīng)加強(qiáng)檔案動(dòng)態(tài)管理，重點(diǎn)對以往人事檔案進(jìn)行審核，刪除無保存價(jià)值的資料，增加新的資料。便于有關(guān)部門了解和了解干部的一切實(shí)際情況。擴(kuò)大數(shù)據(jù)內(nèi)部容量，建立完善的信息管理和處理系統(tǒng)，提高檔案整體使用水平。

3）部門協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)檔案共享。對大多數(shù)單位來說，干部人事檔案的收集和設(shè)計(jì)覆蓋了所有部門，涉及到單位的每個(gè)崗位。因此，干部人事要做好各部門的溝通協(xié)調(diào)工作。干部人事要通過各部門溝通，多方面整合人事，摸清人事財(cái)務(wù)狀況，做好檔案信息工作。此外，干部人事要實(shí)現(xiàn)檔案共享，實(shí)現(xiàn)人事檔案的真實(shí)價(jià)值。

4）確保檔案信息化的安全。在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，利用網(wǎng)絡(luò)管理人事檔案越來越受歡迎，但在信息檔案管理中，要注意提高人事檔案的安全性。比如，干部和人員設(shè)置密碼的時(shí)候，可以增強(qiáng)密碼的難易度，提高信息檔案的安全性。此外，它們還可以通過復(fù)制技術(shù)和加密技術(shù)防止外部人員重寫和訪問文件，以確保文件的完整性和真實(shí)性。

5）提高管理人員技術(shù)水平。為使人事檔案信息管理更加科學(xué)，除了專業(yè)培訓(xùn)外，還必須提高管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平，同時(shí)要加大對檔案管理人員的定期考核力度，提高管理人員的綜合素質(zhì)，有利于及時(shí)采取一系列措施，避免檔案數(shù)據(jù)受到攻擊時(shí)數(shù)據(jù)丟失，同時(shí)影響檔案數(shù)據(jù)的良好功能，保證良好的安全。干部人事檔案進(jìn)出登記時(shí)，具有一定專業(yè)技能的檔案管理人員可以更好地完成這項(xiàng)工作，不僅可以提高檔案存取的效率，而且在一定程度上提高了檔案管理的精準(zhǔn)性。

4 結(jié)語

綜上所述，干部人事檔案信息化管理在單位干部人事檔案管理中具有重要作用。它既適應(yīng)了社會(huì)對人事檔案管理的新要求，又適應(yīng)了干部管理的需要。因此，有關(guān)部門要積極推進(jìn)干部人事檔案信息化管理，努力實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息化管理，使計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠有效應(yīng)用于人事檔案管理，充分發(fā)揮干部人事檔案信息化管理在當(dāng)前社會(huì)人才交流和檔案管理中的作用。

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作者簡介

柯元錦（1975-），男，漢族，福建省莆田市，本科，館員，研究方向：檔案管理。