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        新形勢(shì)下基層檔案管理工作的思路

        2019-12-20 08:47:30劉淑玲
        卷宗 2019年33期
        關(guān)鍵詞:基層建設(shè)檔案管理工作新形勢(shì)

        劉淑玲

        摘 要:在現(xiàn)代社會(huì)新形勢(shì)下基層單位開(kāi)展日常工作時(shí),檔案管理工作的有效落實(shí)具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義,相關(guān)單位必須對(duì)其加強(qiáng)重視。本文分別從規(guī)章制度,檔案管理業(yè)務(wù),工作方法,基層建設(shè)和相關(guān)人員素質(zhì)五個(gè)方面探究檔案管理工作具體思路,希望能夠科學(xué)保障基層單位建設(shè)。

        關(guān)鍵詞:新形勢(shì);基層建設(shè);檔案管理工作

        在各行各業(yè)發(fā)展過(guò)程中,檔案管理工作的有效落實(shí)是其相關(guān)工作開(kāi)展的重要保障,必須對(duì)其進(jìn)行深入研究,確保對(duì)單位檔案進(jìn)行更為有效的管理,為了進(jìn)一步明確如何改進(jìn)檔案管理工作,特此展開(kāi)本次研究。

        1 完善相關(guān)規(guī)章制度

        基層單位必須高度明確檔案管理工作的重要價(jià)值,進(jìn)行檔案管理制度的科學(xué)制定,確保其完善性。嚴(yán)格基于國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)要求進(jìn)行檔案收集方案、文件保管期限和存檔范圍的科學(xué)制定,同時(shí),有效落實(shí)具體工作制度,嚴(yán)格鑒定檔案資料,并對(duì)其進(jìn)行科學(xué)收集和分類(lèi),在檢索,保管,調(diào)閱方面嚴(yán)格制定工作制度,同時(shí)還需要確保利用,統(tǒng)計(jì)和銷(xiāo)毀工作的有序進(jìn)行,科學(xué)制定檔案信息保密制度,定期維護(hù)檔案管理設(shè)備,制定突發(fā)事件應(yīng)急策略。對(duì)其檔案管理過(guò)程中的工作規(guī)范,工作紀(jì)律和崗位職責(zé)進(jìn)行合理劃分,使其相關(guān)工作人員能夠積極主動(dòng)地參與日常工作[1]。確?,F(xiàn)場(chǎng)工作人員能夠?qū)ζ涓黝?lèi)檔案進(jìn)行全面收集和科學(xué)分類(lèi),確保其存放的有序性,使其能夠?qū)崿F(xiàn)更為高效的利用,保證檔案管理工作的有效落實(shí)。

        2 創(chuàng)新檔案管理業(yè)務(wù)

        在具體進(jìn)行檔案管理工作過(guò)程中,相關(guān)人員不僅需要科學(xué)建立,保存和維護(hù)檔案,同時(shí)還需要確保技改和科技項(xiàng)目的有效落實(shí)。在此過(guò)程中,科技檔案包括基層單位相關(guān)項(xiàng)目設(shè)計(jì)相關(guān)內(nèi)容,對(duì)推動(dòng)基層單位的進(jìn)一步發(fā)展具有極其重要的影響。基于此,為了確保順利實(shí)施基層檔案管理工作,需要為其檔案管理工作科學(xué)制定各項(xiàng)規(guī)章制度,確保能夠更為準(zhǔn)確的保存所有資料,使其應(yīng)用價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮。在新時(shí)期創(chuàng)新檔案管理工作過(guò)程中,不僅需要對(duì)檔案中不同單位日常工作具體內(nèi)容進(jìn)行合理歸納和整理,同時(shí)還需要科學(xué)統(tǒng)計(jì)和分析數(shù)據(jù)資料,如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,必須確保變更記錄完善性,以此為基礎(chǔ),能夠?qū)n案管理工作的有效性和連續(xù)性進(jìn)行更高程度的保障。除此之外,在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理工作過(guò)程中,相關(guān)單位還需要進(jìn)行資源數(shù)據(jù)獲得科學(xué)構(gòu)建,確保管理業(yè)務(wù)的有效創(chuàng)新,使其檔案資源應(yīng)用價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮。

        3 科學(xué)改進(jìn)工作方法

        在現(xiàn)代信息化高速發(fā)展過(guò)程中,傳統(tǒng)檔案管理中由人工進(jìn)行收集,鑒定,分類(lèi)和保管的工作模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展需求,需要合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)單位檔案信息進(jìn)行科學(xué)管理,同時(shí),確保檔案信息實(shí)現(xiàn)更高程度的網(wǎng)絡(luò)共享。基層單位在具體進(jìn)行檔案管理工作時(shí),為了確保更高程度地滿(mǎn)足新時(shí)代發(fā)展需求,需要科學(xué)創(chuàng)新工作思維,合理應(yīng)用新理念,新方法和新技術(shù),實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的有效落實(shí)。為單位檔案信息科學(xué)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng),確保檔案管理人員可以對(duì)其相關(guān)電子設(shè)備和管理軟件進(jìn)行合理應(yīng)用,以錄像,圖片和文字等電子格式呈現(xiàn)檔案材料數(shù)據(jù),并將其相關(guān)信息錄入計(jì)算機(jī),進(jìn)行信息數(shù)據(jù)庫(kù)的科學(xué)構(gòu)建,同時(shí),還需要利用互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案收集,傳遞和管理工作,全部能夠使其實(shí)現(xiàn)更為有效的利用。

        4 強(qiáng)化單位基礎(chǔ)建設(shè)

        對(duì)于任何單位而言,檔案都是其長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程中形成的一筆寶貴財(cái)富,因此,在具體發(fā)展過(guò)程中,檔案管理工作的有序落實(shí)具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義,基于此,為了確保在現(xiàn)代社會(huì)形勢(shì)下能夠更為科學(xué)的進(jìn)行檔案管理工作,需要對(duì)其基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)加強(qiáng)重視,對(duì)其檔案保存環(huán)境進(jìn)行科學(xué)改善,確保管理手段的有效創(chuàng)新。在此過(guò)程中,首先需要保證硬件設(shè)施建設(shè),合理構(gòu)建檔案存放,對(duì)檔案保管條件進(jìn)行科學(xué)改善。其次,需要進(jìn)行檔案保存環(huán)境的科學(xué)創(chuàng)始,不僅能夠使其存放面積需求得到更高程度的保障,同時(shí)還需要確保通風(fēng)條件。在此過(guò)程中,對(duì)于紙質(zhì)檔案而言,必須在檔案袋中存放,能夠有效避免紙質(zhì)材料腐蝕[2]。與此同時(shí),還需要提前購(gòu)置剪刀,打孔機(jī),切刀等物品,嚴(yán)格基于組卷整理要求,確保進(jìn)行更為合理的組卷和排架。與此同時(shí),為了確保檔案管理實(shí)現(xiàn)更高程度現(xiàn)代化發(fā)展,單位還需要科學(xué)配備掃描儀,打印機(jī),電腦等設(shè)備,通過(guò)微機(jī)檢索方式對(duì)其原有管理軟件進(jìn)行合理升級(jí),確保檔案管理具有更高的科技含量。最后,在檔案存放時(shí)還需要有效落實(shí)安全防范工作,確保檔案室內(nèi)整齊和清潔。對(duì)其防霉藥劑和滅火器定時(shí)更換,確保有效落實(shí)檔案的防潮和防火工作,對(duì)其完整性和安全性進(jìn)行更高程度的保障,只有確保具有完善的設(shè)備和設(shè)施,才能使其檔案安全保管需求得到更高程度的滿(mǎn)足,進(jìn)而確保單位具有更高的檔案管理水平。

        5 提升相關(guān)人員素質(zhì)

        在新形勢(shì)發(fā)展環(huán)境下,基層單位為了確保檔案管理更高程度地實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展,需要科學(xué)建設(shè)檔案管理隊(duì)伍,通過(guò)應(yīng)用多種方式有效提升檔案管理人員思想意識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。在開(kāi)展具體工作過(guò)程中,基層單位首先需要對(duì)其檔案管理人員進(jìn)行一定程度的思想政治教育,組織基層員工定期參與思想培訓(xùn)班,引導(dǎo)相關(guān)人員利用科學(xué)的世界觀念分析各項(xiàng)問(wèn)題,使其能夠更為積極主動(dòng)地參與具體工作,確保相關(guān)人員在日常工作中高度負(fù)責(zé),嚴(yán)于律己,為其檔案管理工作的有效落實(shí)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其次,基層單位還需要組織檔案管理人員定期參與業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)技術(shù)培訓(xùn),設(shè)置知識(shí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),法律知識(shí),計(jì)算機(jī)知識(shí)和檔案管理知識(shí)等課程,使其一線(xiàn)工作人員具有更高的知識(shí)水平,實(shí)現(xiàn)相關(guān)工作人員綜合素質(zhì)的全面提升,對(duì)其專(zhuān)業(yè)能力和工作水平進(jìn)行更高程度的保障。最后還需要進(jìn)行工作隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的合理優(yōu)化,基層單位需要科學(xué)引進(jìn)現(xiàn)代人才,通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)上崗,嚴(yán)格考核等方式引進(jìn)優(yōu)秀管理人才,為檔案管理隊(duì)伍輸入新鮮血液,使其能夠更高程度地滿(mǎn)足新時(shí)期基層單位進(jìn)行檔案管理工作的具體需求。

        6 結(jié)束語(yǔ)

        總而言之,在現(xiàn)代社會(huì)新形勢(shì)下,通過(guò)完善相關(guān)規(guī)章制度,創(chuàng)新檔案管理業(yè)務(wù),科學(xué)改進(jìn)工作方法,強(qiáng)化單位基礎(chǔ)建設(shè),提升相關(guān)人員素質(zhì)能夠確?;鶎訂挝贿M(jìn)行更為科學(xué)有效的檔案管理工作,對(duì)其工作質(zhì)量進(jìn)行更高程度的保障,使其進(jìn)一步滿(mǎn)足現(xiàn)代基層單位建設(shè)需求,為國(guó)家經(jīng)濟(jì)水平的有效提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]李恒英.新形勢(shì)下提高基層單位檔案管理工作成效的措施[J].科技傳播,2019,11(9):180-180.

        [2]岳竹梅.淺談如何做好基層檔案管理工作[C].國(guó)家教師科研專(zhuān)項(xiàng)基金科研成果2018(一).2018.

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