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        規(guī)范和加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)專項(xiàng)資金的檔案管理

        2019-12-20 08:47:30劉媛媛
        卷宗 2019年33期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理

        劉媛媛

        摘 要:檔案管理是事業(yè)單位財(cái)務(wù)部門在專項(xiàng)資金管理層面上經(jīng)常忽視的一個(gè)環(huán)節(jié)?,F(xiàn)代社會(huì)仍然有許多事業(yè)單位在該部門的人員匹配和技術(shù)手段更新上不夠合理、先進(jìn),產(chǎn)生一些會(huì)對公眾利益造成危害的專項(xiàng)資金使用方面的問題。文章開頭首先剖析了檔案管理在現(xiàn)今環(huán)境下的某些弊端,緊接著給出了相應(yīng)的解決措施,并附上了幾點(diǎn)個(gè)人建議。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;專項(xiàng)資金;檔案管理

        經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展使得事業(yè)單位在為公眾服務(wù)中會(huì)產(chǎn)生更多的資金支出,并且能夠從政府得到更多的專項(xiàng)撥款資金。但對于一部分事業(yè)單位來說,管理機(jī)制陳舊、與時(shí)代脫節(jié)、監(jiān)管機(jī)制不力甚至管理層人員自身對于專項(xiàng)資金的檔案管理職能不明確等現(xiàn)象,都會(huì)對專項(xiàng)資金的使用方式和流動(dòng)去向的監(jiān)管造成一定的阻力。明確檔案管理在資金使用中的重要性,就需要事業(yè)單位財(cái)務(wù)部門在資金管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行反思和改進(jìn),并合理運(yùn)用現(xiàn)代科技手段,提升審計(jì)與管理部門的聯(lián)動(dòng)程度,提高管理人員自身的思想道德水平。

        1 淺析該類型管理在實(shí)際運(yùn)用中凸顯的問題

        1.1 檔案管理較為落后

        在一些跨國貿(mào)易企業(yè)集團(tuán)或管理措施較為尖端的事業(yè)單位內(nèi)部,“互聯(lián)網(wǎng)”“計(jì)算機(jī)科學(xué)”“大數(shù)據(jù)”“云端”“AI”等智能科技與財(cái)務(wù)管理部門日常的資金流動(dòng)核算和預(yù)算過程已經(jīng)有較為緊密的聯(lián)系[1]。但在我國一部分的事業(yè)單位中,對于專項(xiàng)資金的檔案管理仍然停留在傳統(tǒng)模式,甚至仍然采用人工清算、紙質(zhì)化工作。這類型的檔案管理模式不僅不利于人力資源系統(tǒng)的配置,還與綠色環(huán)保的可持續(xù)發(fā)展原則有所出入,并且在提升工作效率和完善專項(xiàng)資金的監(jiān)管、安全等方面也有所阻礙。

        1.2 監(jiān)管制度不完善,監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)不明確

        在部分事業(yè)單位的檔案管理中,檔案管理通常被管理層認(rèn)為是“閑職”“可有可無的部門”,因此在實(shí)際管理部門的人員安排中多數(shù)為“離退”人員,其年齡普遍偏高且學(xué)習(xí)能力普遍偏低,對于外界的新興事物和信息傳導(dǎo)手段等科技的接受程度較低。

        其次,在監(jiān)管方面,管理系統(tǒng)較為落后的事業(yè)單位通常配備的監(jiān)管設(shè)備也較為原始、落后,在資金的流動(dòng)等方面無法及時(shí)備案并且將變動(dòng)信息存入信息庫。在對專項(xiàng)資金的檔案管理時(shí),由于沒有先進(jìn)的科技輔助手段,往往采用人工監(jiān)管庫存的方式進(jìn)行工作,這種工作產(chǎn)生大量人工工作的同時(shí)還無法保障每個(gè)項(xiàng)目資金核算的正確性及有效性,仍然采用人工簽字或比對數(shù)字、項(xiàng)目等方式,無法對居心不良的人進(jìn)行有效的監(jiān)管,常常讓其鉆了制度不完善的空子,對專項(xiàng)資金的利用進(jìn)行偏差化吞噬,對國家財(cái)產(chǎn)造成損失。

        從監(jiān)管層面來說,只有一個(gè)監(jiān)管主體的現(xiàn)象較為片面化,無法根據(jù)實(shí)際情況給出更為全面的應(yīng)對措施,也無法及時(shí)向管理系統(tǒng)進(jìn)行信息變動(dòng)的反饋,甚至在一些事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理部門被侵蝕、被操縱,無法起到一個(gè)正常的資金檔案管理的監(jiān)管作用[2]。

        1.3 無法充分發(fā)揮專項(xiàng)資金功能

        在實(shí)際的專項(xiàng)資金使用中,因?yàn)楸O(jiān)管制度和信息處理制度的落后,在使用前無法對資金的來源和去向以及使用目的進(jìn)行明確,造成在使用中,檔案管理人員無法判斷該項(xiàng)資金是否被正確使用。而一些事業(yè)單位制度的疏忽也會(huì)造成在專項(xiàng)資金入庫之前就被員工“人情化”調(diào)動(dòng),并且采用“打白條”的方式進(jìn)行資金調(diào)動(dòng)[3]。這種類似的細(xì)節(jié)和小動(dòng)作會(huì)造成每一筆專項(xiàng)資金的流動(dòng)信息無法歸置入庫,無法在后臺系統(tǒng)中流下痕跡,會(huì)很大程度的造成“挪用專項(xiàng)資金私用”“專項(xiàng)資金用錯(cuò)方向”等事故的出現(xiàn),而在事故發(fā)生后,由于制度的不完善,檔案管理人員無法追責(zé)到人頭,無法落實(shí)資金到崗位,產(chǎn)生賬目出現(xiàn)錯(cuò)誤,并且在專項(xiàng)資金的使用上無法有效提升其服務(wù)公眾的功能,無法最大化發(fā)揮其功能和達(dá)到收益目標(biāo)。

        2 應(yīng)對措施和個(gè)人建議

        2.1 提高信息管理技術(shù)與檔案管理聯(lián)動(dòng)程度

        新興科技與事業(yè)單位內(nèi)部的資金管理系統(tǒng)相互結(jié)合和共同發(fā)展是未來經(jīng)濟(jì)社會(huì)的必然趨勢。引入新型的管理系統(tǒng),對每個(gè)檔案管理人員進(jìn)行人臉識別錄入和實(shí)際背景記錄,以及明確其在日常工作中對于每一筆資金的調(diào)入和使用以及存入的過程都是十分有利的。在人才的選拔和培養(yǎng)上,事業(yè)單位人力管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行管理人員的指向性選拔,選擇學(xué)歷高、技術(shù)性強(qiáng)、學(xué)習(xí)能力強(qiáng)的中青年職員,加強(qiáng)其在檔案管理上的安全意識,對其進(jìn)行完善的檔案管理入職培訓(xùn),并且鼓勵(lì)其將自身在管理方面的新思考、創(chuàng)新方式和技術(shù)操作等技能主動(dòng)傳授給在職老員工,實(shí)行整個(gè)管理系統(tǒng)內(nèi)部“新帶老”的和諧學(xué)習(xí)氛圍,為企業(yè)內(nèi)部文化加深凝聚力的同時(shí)還提升了老員工主動(dòng)學(xué)習(xí)的積極性和創(chuàng)造能力。

        在實(shí)際管理系統(tǒng)的操作中,管理人員應(yīng)當(dāng)尤其注意保障系統(tǒng)的安全,并且要有“備份”和“防范”意識,在結(jié)合科技手段提高工作效率的同時(shí)也要有紙質(zhì)賬本的記錄習(xí)慣,防止意外事故發(fā)生時(shí)“死無對證”。管理層面應(yīng)當(dāng)提升對保障檔案安全的信息化系統(tǒng)的成本投入,為其日常養(yǎng)護(hù)、維修、更新?lián)Q代和知識技術(shù)人員培養(yǎng)等方面投入更多的資金進(jìn)行科技管理能力的提升,增強(qiáng)各個(gè)事業(yè)單位在信息交互和信息即時(shí)反饋以及信息透明化和信息機(jī)密化管理的水平,要求其能夠在主動(dòng)對信息進(jìn)行保存和安全鎖定的同時(shí)也要增強(qiáng)檔案隨時(shí)被抽取使用的靈活性。

        2.2 完善監(jiān)管機(jī)制

        在對監(jiān)管人員的培養(yǎng)上,管理層應(yīng)當(dāng)借助新型科技手段對其進(jìn)行實(shí)名制管理,并且對于員工日常工作的偏好和行為進(jìn)行數(shù)據(jù)化分析并備份留存。完善整個(gè)監(jiān)管系統(tǒng)每一個(gè)環(huán)節(jié)的制度,并且明確檔案管理人員在工作時(shí)的職能,確保落實(shí)到崗,在調(diào)取每個(gè)資金檔案時(shí)能夠追查到具體的管理員工信息。

        監(jiān)管部門應(yīng)當(dāng)完善數(shù)據(jù)管理系統(tǒng),利用“互聯(lián)網(wǎng)”“數(shù)據(jù)模型”等方式有效觀察專項(xiàng)資金的變動(dòng)情況,通過其全天候的監(jiān)測數(shù)據(jù)進(jìn)行信息的及時(shí)傳導(dǎo)和回饋分析,對專項(xiàng)資金的信息動(dòng)態(tài)掌握必須落實(shí)到每一個(gè)檔案管理人員的崗位職能準(zhǔn)則中。加強(qiáng)檔案管理人員在資金審核和使用過程中的參與程度,確保其了解自身是為何種流程和目標(biāo)所工作,加強(qiáng)交叉崗位學(xué)習(xí),加強(qiáng)管理人員和審計(jì)部門的溝通交流,使兩者在專項(xiàng)資金的合力監(jiān)管程度上有效提升深度、高度、準(zhǔn)確度[4]。

        2.3 明確服務(wù)功能及管理職責(zé)

        事業(yè)單位應(yīng)該減少監(jiān)管人員的“外化”,將其權(quán)力下放,并且派遣其進(jìn)行資金流動(dòng)、生產(chǎn)一線的實(shí)踐考察,讓專項(xiàng)資金正確使用的重要性在其腦海有所印象,提升其思想水平的同時(shí)培養(yǎng)其主動(dòng)加強(qiáng)檔案管理的安全性、管理方式的創(chuàng)新性。管理部門則應(yīng)當(dāng)對檔案管理職員、監(jiān)管人員進(jìn)行更為系統(tǒng)化的思想道德培養(yǎng),明確向其傳達(dá)違規(guī)使用專項(xiàng)資金的追責(zé)條例,并將管理目標(biāo)和服務(wù)宗旨明確覆蓋整個(gè)事業(yè)單位的內(nèi)部文化中。促進(jìn)管理層人員主動(dòng)對專項(xiàng)資金的檔案管理進(jìn)行流程學(xué)習(xí),確保其在思想上的正確性,從而對制定和完善措施有所幫助,并確保措施條例的正確性和規(guī)范化。

        3 結(jié)束語

        完善專項(xiàng)資金管理制度,應(yīng)當(dāng)從管理部門領(lǐng)導(dǎo)者本身的思想水平上進(jìn)行改變和端正,要求其提高對專項(xiàng)資金檔案管理的重視程度,并且主動(dòng)積極的學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息化平臺的使用模式和合理運(yùn)用科技手段加強(qiáng)對制度的完善。只有由上到下的思想態(tài)度被端正,檔案管理部門和審計(jì)部門的聯(lián)結(jié)和交叉學(xué)習(xí)的程度才能被提高,才能有效促使管理人員對于管理方式的主動(dòng)創(chuàng)新,對于新興科技的主動(dòng)學(xué)習(xí),才能保證專項(xiàng)資金在社會(huì)公眾服務(wù)方面能夠得到最大化的收益。

        參考文獻(xiàn)

        [1]楊淑珠.事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理探討[J].改革與開放,2014(6):95-96.

        [2]沈超.新常態(tài)下事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理思考[J].東方企業(yè)文化,2015(23):451.

        [3]朱興華.關(guān)于加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理問題的探討[J].科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新,2016(27):298-298.

        [4]楊曉旭.廣播電視行業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理存在的問題及對策研究——基于內(nèi)部審計(jì)的視角[J].現(xiàn)代視聽,2018(10):79-81.

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