劉媛媛

摘 要：檔案管理是事業(yè)單位財(cái)務(wù)部門在專項(xiàng)資金管理層面上經(jīng)常忽視的一個(gè)環(huán)節(jié)?，F(xiàn)代社會(huì)仍然有許多事業(yè)單位在該部門的人員匹配和技術(shù)手段更新上不夠合理、先進(jìn)，產(chǎn)生一些會(huì)對公眾利益造成危害的專項(xiàng)資金使用方面的問題。文章開頭首先剖析了檔案管理在現(xiàn)今環(huán)境下的某些弊端，緊接著給出了相應(yīng)的解決措施，并附上了幾點(diǎn)個(gè)人建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;專項(xiàng)資金;檔案管理

經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展使得事業(yè)單位在為公眾服務(wù)中會(huì)產(chǎn)生更多的資金支出，并且能夠從政府得到更多的專項(xiàng)撥款資金。但對于一部分事業(yè)單位來說，管理機(jī)制陳舊、與時(shí)代脫節(jié)、監(jiān)管機(jī)制不力甚至管理層人員自身對于專項(xiàng)資金的檔案管理職能不明確等現(xiàn)象，都會(huì)對專項(xiàng)資金的使用方式和流動(dòng)去向的監(jiān)管造成一定的阻力。明確檔案管理在資金使用中的重要性，就需要事業(yè)單位財(cái)務(wù)部門在資金管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行反思和改進(jìn)，并合理運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，提升審計(jì)與管理部門的聯(lián)動(dòng)程度，提高管理人員自身的思想道德水平。

1 淺析該類型管理在實(shí)際運(yùn)用中凸顯的問題

1.1 檔案管理較為落后

在一些跨國貿(mào)易企業(yè)集團(tuán)或管理措施較為尖端的事業(yè)單位內(nèi)部，“互聯(lián)網(wǎng)”“計(jì)算機(jī)科學(xué)”“大數(shù)據(jù)”“云端”“AI”等智能科技與財(cái)務(wù)管理部門日常的資金流動(dòng)核算和預(yù)算過程已經(jīng)有較為緊密的聯(lián)系[1]。但在我國一部分的事業(yè)單位中，對于專項(xiàng)資金的檔案管理仍然停留在傳統(tǒng)模式，甚至仍然采用人工清算、紙質(zhì)化工作。這類型的檔案管理模式不僅不利于人力資源系統(tǒng)的配置，還與綠色環(huán)保的可持續(xù)發(fā)展原則有所出入，并且在提升工作效率和完善專項(xiàng)資金的監(jiān)管、安全等方面也有所阻礙。

1.2 監(jiān)管制度不完善，監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)不明確

在部分事業(yè)單位的檔案管理中，檔案管理通常被管理層認(rèn)為是“閑職”“可有可無的部門”，因此在實(shí)際管理部門的人員安排中多數(shù)為“離退”人員，其年齡普遍偏高且學(xué)習(xí)能力普遍偏低，對于外界的新興事物和信息傳導(dǎo)手段等科技的接受程度較低。

其次，在監(jiān)管方面，管理系統(tǒng)較為落后的事業(yè)單位通常配備的監(jiān)管設(shè)備也較為原始、落后，在資金的流動(dòng)等方面無法及時(shí)備案并且將變動(dòng)信息存入信息庫。在對專項(xiàng)資金的檔案管理時(shí)，由于沒有先進(jìn)的科技輔助手段，往往采用人工監(jiān)管庫存的方式進(jìn)行工作，這種工作產(chǎn)生大量人工工作的同時(shí)還無法保障每個(gè)項(xiàng)目資金核算的正確性及有效性，仍然采用人工簽字或比對數(shù)字、項(xiàng)目等方式，無法對居心不良的人進(jìn)行有效的監(jiān)管，常常讓其鉆了制度不完善的空子，對專項(xiàng)資金的利用進(jìn)行偏差化吞噬，對國家財(cái)產(chǎn)造成損失。

從監(jiān)管層面來說，只有一個(gè)監(jiān)管主體的現(xiàn)象較為片面化，無法根據(jù)實(shí)際情況給出更為全面的應(yīng)對措施，也無法及時(shí)向管理系統(tǒng)進(jìn)行信息變動(dòng)的反饋，甚至在一些事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理部門被侵蝕、被操縱，無法起到一個(gè)正常的資金檔案管理的監(jiān)管作用[2]。

1.3 無法充分發(fā)揮專項(xiàng)資金功能

在實(shí)際的專項(xiàng)資金使用中，因?yàn)楸O(jiān)管制度和信息處理制度的落后，在使用前無法對資金的來源和去向以及使用目的進(jìn)行明確，造成在使用中，檔案管理人員無法判斷該項(xiàng)資金是否被正確使用。而一些事業(yè)單位制度的疏忽也會(huì)造成在專項(xiàng)資金入庫之前就被員工“人情化”調(diào)動(dòng)，并且采用“打白條”的方式進(jìn)行資金調(diào)動(dòng)[3]。這種類似的細(xì)節(jié)和小動(dòng)作會(huì)造成每一筆專項(xiàng)資金的流動(dòng)信息無法歸置入庫，無法在后臺系統(tǒng)中流下痕跡，會(huì)很大程度的造成“挪用專項(xiàng)資金私用”“專項(xiàng)資金用錯(cuò)方向”等事故的出現(xiàn)，而在事故發(fā)生后，由于制度的不完善，檔案管理人員無法追責(zé)到人頭，無法落實(shí)資金到崗位，產(chǎn)生賬目出現(xiàn)錯(cuò)誤，并且在專項(xiàng)資金的使用上無法有效提升其服務(wù)公眾的功能，無法最大化發(fā)揮其功能和達(dá)到收益目標(biāo)。

2 應(yīng)對措施和個(gè)人建議

2.1 提高信息管理技術(shù)與檔案管理聯(lián)動(dòng)程度

新興科技與事業(yè)單位內(nèi)部的資金管理系統(tǒng)相互結(jié)合和共同發(fā)展是未來經(jīng)濟(jì)社會(huì)的必然趨勢。引入新型的管理系統(tǒng)，對每個(gè)檔案管理人員進(jìn)行人臉識別錄入和實(shí)際背景記錄，以及明確其在日常工作中對于每一筆資金的調(diào)入和使用以及存入的過程都是十分有利的。在人才的選拔和培養(yǎng)上，事業(yè)單位人力管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行管理人員的指向性選拔，選擇學(xué)歷高、技術(shù)性強(qiáng)、學(xué)習(xí)能力強(qiáng)的中青年職員，加強(qiáng)其在檔案管理上的安全意識，對其進(jìn)行完善的檔案管理入職培訓(xùn)，并且鼓勵(lì)其將自身在管理方面的新思考、創(chuàng)新方式和技術(shù)操作等技能主動(dòng)傳授給在職老員工，實(shí)行整個(gè)管理系統(tǒng)內(nèi)部“新帶老”的和諧學(xué)習(xí)氛圍，為企業(yè)內(nèi)部文化加深凝聚力的同時(shí)還提升了老員工主動(dòng)學(xué)習(xí)的積極性和創(chuàng)造能力。

在實(shí)際管理系統(tǒng)的操作中，管理人員應(yīng)當(dāng)尤其注意保障系統(tǒng)的安全，并且要有“備份”和“防范”意識，在結(jié)合科技手段提高工作效率的同時(shí)也要有紙質(zhì)賬本的記錄習(xí)慣，防止意外事故發(fā)生時(shí)“死無對證”。管理層面應(yīng)當(dāng)提升對保障檔案安全的信息化系統(tǒng)的成本投入，為其日常養(yǎng)護(hù)、維修、更新?lián)Q代和知識技術(shù)人員培養(yǎng)等方面投入更多的資金進(jìn)行科技管理能力的提升，增強(qiáng)各個(gè)事業(yè)單位在信息交互和信息即時(shí)反饋以及信息透明化和信息機(jī)密化管理的水平，要求其能夠在主動(dòng)對信息進(jìn)行保存和安全鎖定的同時(shí)也要增強(qiáng)檔案隨時(shí)被抽取使用的靈活性。

2.2 完善監(jiān)管機(jī)制

在對監(jiān)管人員的培養(yǎng)上，管理層應(yīng)當(dāng)借助新型科技手段對其進(jìn)行實(shí)名制管理，并且對于員工日常工作的偏好和行為進(jìn)行數(shù)據(jù)化分析并備份留存。完善整個(gè)監(jiān)管系統(tǒng)每一個(gè)環(huán)節(jié)的制度，并且明確檔案管理人員在工作時(shí)的職能，確保落實(shí)到崗，在調(diào)取每個(gè)資金檔案時(shí)能夠追查到具體的管理員工信息。

監(jiān)管部門應(yīng)當(dāng)完善數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，利用“互聯(lián)網(wǎng)”“數(shù)據(jù)模型”等方式有效觀察專項(xiàng)資金的變動(dòng)情況，通過其全天候的監(jiān)測數(shù)據(jù)進(jìn)行信息的及時(shí)傳導(dǎo)和回饋分析，對專項(xiàng)資金的信息動(dòng)態(tài)掌握必須落實(shí)到每一個(gè)檔案管理人員的崗位職能準(zhǔn)則中。加強(qiáng)檔案管理人員在資金審核和使用過程中的參與程度，確保其了解自身是為何種流程和目標(biāo)所工作，加強(qiáng)交叉崗位學(xué)習(xí)，加強(qiáng)管理人員和審計(jì)部門的溝通交流，使兩者在專項(xiàng)資金的合力監(jiān)管程度上有效提升深度、高度、準(zhǔn)確度[4]。

2.3 明確服務(wù)功能及管理職責(zé)

事業(yè)單位應(yīng)該減少監(jiān)管人員的“外化”，將其權(quán)力下放，并且派遣其進(jìn)行資金流動(dòng)、生產(chǎn)一線的實(shí)踐考察，讓專項(xiàng)資金正確使用的重要性在其腦海有所印象，提升其思想水平的同時(shí)培養(yǎng)其主動(dòng)加強(qiáng)檔案管理的安全性、管理方式的創(chuàng)新性。管理部門則應(yīng)當(dāng)對檔案管理職員、監(jiān)管人員進(jìn)行更為系統(tǒng)化的思想道德培養(yǎng)，明確向其傳達(dá)違規(guī)使用專項(xiàng)資金的追責(zé)條例，并將管理目標(biāo)和服務(wù)宗旨明確覆蓋整個(gè)事業(yè)單位的內(nèi)部文化中。促進(jìn)管理層人員主動(dòng)對專項(xiàng)資金的檔案管理進(jìn)行流程學(xué)習(xí)，確保其在思想上的正確性，從而對制定和完善措施有所幫助，并確保措施條例的正確性和規(guī)范化。

3 結(jié)束語

完善專項(xiàng)資金管理制度，應(yīng)當(dāng)從管理部門領(lǐng)導(dǎo)者本身的思想水平上進(jìn)行改變和端正，要求其提高對專項(xiàng)資金檔案管理的重視程度，并且主動(dòng)積極的學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息化平臺的使用模式和合理運(yùn)用科技手段加強(qiáng)對制度的完善。只有由上到下的思想態(tài)度被端正，檔案管理部門和審計(jì)部門的聯(lián)結(jié)和交叉學(xué)習(xí)的程度才能被提高，才能有效促使管理人員對于管理方式的主動(dòng)創(chuàng)新，對于新興科技的主動(dòng)學(xué)習(xí)，才能保證專項(xiàng)資金在社會(huì)公眾服務(wù)方面能夠得到最大化的收益。

參考文獻(xiàn)

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[4]楊曉旭.廣播電視行業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理存在的問題及對策研究——基于內(nèi)部審計(jì)的視角[J].現(xiàn)代視聽，2018（10）：79-81.