張小玲

四川省渠縣人事考試及人才交流中心 四川達(dá)州 635200

所謂的人事檔案管理，指的是收集、整理、保管和調(diào)用 企業(yè)工作人員個(gè)人檔案的一項(xiàng)復(fù)雜工作，在人力資源管理的 諸多組成部分之中，人事檔案管理是不可忽視的一個(gè)。人事 檔案包括企業(yè)員工的全部信息，包括工作經(jīng)驗(yàn)、學(xué)習(xí)背景、 生活狀況等，其信用程度、在工作中得到的獎(jiǎng)勵(lì)、因失誤受 到的懲罰都在人事檔案中有著明確的體現(xiàn)。一般來(lái)說，企業(yè) 的人力資源部負(fù)責(zé)人事檔案的記錄與管理，并以員工的表現(xiàn) 作為員工升職或加薪的主要根據(jù)。

1 創(chuàng)新思想意識(shí)

人事檔案管理人員，只有破除因循守舊、固步自封的保守思想，樹立敢于創(chuàng)新，敢闖敢試的進(jìn)取意識(shí)，善于用新的思維、新的思路、新的方法來(lái)解決人事檔案工作中遇到的新問題和新矛盾，才能突破前人、突破常規(guī)、突破自我，這樣才能永葆人事檔案工作的生機(jī)與活力，不斷提高對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的服務(wù)水平，切實(shí)做好人事檔案管理工作[1]。

1.1 人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變思想觀念

人事檔案管理人員，只有用改革創(chuàng)新的辦法破除人事檔案管理工作發(fā)展中的瓶頸，以改革創(chuàng)新的精神加快人事檔案管理發(fā)展步伐。而思想觀念的創(chuàng)新是人事檔案工作發(fā)展的關(guān)鍵，樹立與新時(shí)代相適應(yīng)的思想觀念，就要打破常規(guī)，樹立跨越式發(fā)展的思想意識(shí)，要克服等靠、依賴和簡(jiǎn)單化的傾向，因此人事檔案管理人員在埋頭苦干默默奉獻(xiàn)的同時(shí)，不妨增加一些敏捷和容智，多一些膽魄與果斷，從實(shí)質(zhì)上轉(zhuǎn)變思想意識(shí)，讓人事檔案管理工作創(chuàng)造出更豐富的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。人事檔案工作一方面也要通過人事檔案工作者的創(chuàng)新與開拓，使人事檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，提高人事檔案管理工作自身價(jià)值，豐富與發(fā)展檔案事業(yè)。

1.2 人事檔案管理人員要有過硬的業(yè)務(wù)技能

隨著大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、信息時(shí)代的到來(lái)和應(yīng)用，帶來(lái)廣泛的社會(huì)價(jià)值，這就需要人事檔案管理工作人員具備較高的政治素質(zhì)和扎實(shí)的專業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)以及踏實(shí)的工作作風(fēng)，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和大數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案管理手段、方式，給人事檔案管理人員提出了更高的要求，為此人事檔案管理人員，首先要適應(yīng)新時(shí)代、新形勢(shì)。善于提出新方法、新思路解決新問題，在人事檔案管理業(yè)務(wù)上有創(chuàng)新、有突破，其次人事檔案管理人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各類檔案載體的管理方法，在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新，努力使人事檔案管理人員成為一名掌握科學(xué)的先進(jìn)的工作方法者，一專多能的人事檔案管理工作人才。

2 轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案的存儲(chǔ)模式

一些應(yīng)用率高、內(nèi)容豐富、字?jǐn)?shù)較多、易受損的檔案信息，有必要在實(shí)際工作過程中以網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的方式進(jìn)行儲(chǔ)存，在實(shí)現(xiàn)人事檔案管理全面信息化的同時(shí)，保障信息的提取效果與完整程度。在信息與科技高速發(fā)展的今天，每個(gè)員工都必須有自己的人事檔案，因?yàn)槿耸聶n案中記錄的信息在職工職稱評(píng)定、工資調(diào)整等方面起到了證據(jù)依據(jù)的作用，具有不可替代的價(jià)值。同時(shí)對(duì)這些檔案進(jìn)行妥善的保管，也能避免糾紛，使員工和諧相處，保證企業(yè)的內(nèi)部環(huán)境和諧[2]。

3 建設(shè)完整的人事檔案數(shù)據(jù)信息庫(kù)

人事檔案往往需要經(jīng)過數(shù)十年甚至終生的保存，尤其是一些重要人物的人事檔案，或者對(duì)后世有借鑒意義的人物的檔案，因此，人事檔案的管理將會(huì)是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程。這也是要求做好人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作的重要原因。然而，有些企業(yè)人員流動(dòng)較為頻繁，這將加大企業(yè)人事檔案管理的難度，因?yàn)檫@些龐大的檔案信息需要超大的空間來(lái)儲(chǔ)存，同時(shí)由于檔案及檔案信息量的龐大，公司在查詢數(shù)據(jù)時(shí)都會(huì)有時(shí)間與空間上的不便。加快信息化建設(shè)是避免該現(xiàn)象發(fā)生的基本要求，也是重中之重。必須將加強(qiáng)人事檔案的優(yōu)質(zhì)管理放在第一位，以電子檔案信息全面覆蓋傳統(tǒng)紙質(zhì)信息管理，能夠提升工作效率，也能保證工作質(zhì)量，是必然的趨勢(shì)。

4 提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

人事檔案管理人員必須具備一定的專業(yè)素質(zhì)，不僅要掌握檔案管理知識(shí)，還要掌握人事管理及計(jì)算應(yīng)用知識(shí)?？墒牵壳?，一些檔案管理人員所學(xué)專業(yè)與檔案管理無(wú)關(guān)，不僅不掌握人事管理知識(shí)，更不了解檔案管理的專業(yè)知識(shí)，且沒經(jīng)過崗前培訓(xùn)，致使在開展人事檔案管理工作時(shí)，出現(xiàn)歸檔不及時(shí)、材料不齊全等現(xiàn)象，應(yīng)對(duì)方法如下：1．在選用人才時(shí)盡量選用檔案專業(yè)人員，并開展崗前技能培訓(xùn)，使其了解掌握企業(yè)人事檔案管理規(guī)范、要求和內(nèi)容，具有現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理技能。2．通過參觀考察、自學(xué)、實(shí)際操作等方式不斷學(xué)習(xí)引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)和理念，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，使人事檔案管理工作在優(yōu)化企業(yè)人才管理、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮更大的作用[3]。

5 加大人事檔案管理資源的投入

為了能夠提高人事檔案管理工作的有效進(jìn)行，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員還應(yīng)該注意檔案管理工作的工作條件，應(yīng)該提高對(duì)于檔案管理工作資源投入，提高檔案管理的工作經(jīng)費(fèi)，提高檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理工人員的工作水平，樹立良好的檔案管理工作觀念，爭(zhēng)取使每一位檔案管理工作人員都能夠充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的作用，從而切實(shí)提高人事檔案管理工作的效率。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，我國(guó)人事檔案管理在許多方面有待完善，面臨新時(shí)代的高要求和新壓力，要不斷加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息資源的高效利用，創(chuàng)新管理模式，加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)和技術(shù)培訓(xùn)，全面服務(wù)于檔案管理信息化建設(shè)，從而為人事調(diào)整提供可靠的保障。