李娟

（德州市園林綠化服務(wù)中心，山東 德州 253000）

引言：檔案管理工作是一項(xiàng)非常繁瑣和復(fù)雜的工作，是事業(yè)單位各項(xiàng)原始資料、檔案材料等等的收集和整理，在我國(guó)電子信息技術(shù)越來(lái)越發(fā)達(dá)的社會(huì)背景下，電子自動(dòng)化技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，電子檔案信息化管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用，不但可以減輕大量的人工操作，而且更加快捷和方便。

一、事業(yè)單位電子檔案信息化管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）缺乏對(duì)電子檔案信息化管理的重視度

在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位的管理工作得到了全面的提升，各項(xiàng)現(xiàn)代化建設(shè)也在不斷的進(jìn)行中，事業(yè)單位的基礎(chǔ)設(shè)施也得到了加強(qiáng)，但從其檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，仍舊存在著很多的問(wèn)題，雖然事業(yè)單位的檔案管理工作形式和內(nèi)容也在不斷的創(chuàng)新，也已經(jīng)向著電子檔案的方向邁進(jìn)。但是，受傳統(tǒng)思維理念的束縛，管理層對(duì)電子檔案管理的不重視，這也是制約著檔案管理工作發(fā)展的主要因素。因?yàn)樵谑聵I(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者看來(lái)，事業(yè)單位的生存和發(fā)展與檔案管理工作沒(méi)有任何的關(guān)系，更認(rèn)識(shí)不到檔案管理的重要性，雖然大多數(shù)事業(yè)單位也對(duì)檔案工作室進(jìn)行了投資和建設(shè)，但因?yàn)樗枷胗^念的制約和傳統(tǒng)工作習(xí)慣的影響，電子化檔案管理并沒(méi)有形成規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化，再加上事業(yè)單位管理者并沒(méi)有提高對(duì)檔案工作人員的培養(yǎng)與教育力度，這就使檔案信息化管理工作變成了一個(gè)資料儲(chǔ)存的過(guò)程，起不到檔案管理的真正作用。

（二）缺乏專業(yè)的管理人員

在大數(shù)人眼中，檔案管理工作是一份非常簡(jiǎn)單的差事，所以在事業(yè)單位檔案管理中，在對(duì)于工作人員的安排上有著很大的弊端，一些事業(yè)單位根本沒(méi)有專門(mén)的檔案管理工作人員，進(jìn)行檔案管理的只是兼職人員，而有的事業(yè)單位即使安排了專職的工作人員，從現(xiàn)狀來(lái)看，也是一些素質(zhì)較差，或者在別的崗位上調(diào)過(guò)來(lái)的“關(guān)系戶”，這些工作人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，也沒(méi)有電子檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，有的甚至不熟悉計(jì)算機(jī)操作，他們只是把檔案信息化管理工作當(dāng)作簡(jiǎn)單資料存放，這就給大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案信息化管理的創(chuàng)新帶來(lái)了很大的困難。

二、大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位電子檔案信息化管理的辦法和措施

（一）重視人才管理

推進(jìn)檔案信息化的關(guān)鍵是人才。加強(qiáng)培養(yǎng)教育，造就一大批復(fù)合型人才的重要性，已被社會(huì)廣泛關(guān)注。檔案信息化系統(tǒng)的骨干力量是計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍，其素質(zhì)水平直接影響檔案信息化水平。當(dāng)前有些單位的隊(duì)伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個(gè)重要課題，要有針對(duì)性地對(duì)他們進(jìn)行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神；有計(jì)劃有組織進(jìn)修，掌握信息技術(shù)的新知識(shí)；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門(mén)人才成長(zhǎng)和流動(dòng)的規(guī)律，以形成最佳人才結(jié)構(gòu)等方面都需要給予重視。在管理上，還需要研究如何增強(qiáng)計(jì)算機(jī)機(jī)構(gòu)和人員的活力，例如引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，對(duì)某些項(xiàng)目實(shí)行項(xiàng)目管理，在保證完成檔案建設(shè)的前提下，開(kāi)展對(duì)社會(huì)有償服務(wù)等等。

（二）信息化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值得推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)應(yīng)是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。

三、建立健全信息化檔案管理制度

（一）建立完善的檔案數(shù)字化管理制度。檔案的數(shù)字化管理應(yīng)由國(guó)家檔案局進(jìn)行統(tǒng)一組織與規(guī)劃，建立自上而下的電子檔案管理辦法和電子檔案管理制度，使得各個(gè)事業(yè)單位的檔案部門(mén)在進(jìn)行管理時(shí)能夠做到有法可依。還要完善信息化從業(yè)資格制度。要通過(guò)崗前培訓(xùn)和上崗考試，將檔案信息化基礎(chǔ)知識(shí)和基本技能作為信息化整體水平提高的必要條件。

（二）構(gòu)建信息化研討和交流平臺(tái)。檔案管理工作的技能方面，包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)和文字處理、數(shù)據(jù)處理等，為進(jìn)一步提高檔案職業(yè)隊(duì)伍的信息化素養(yǎng)，需要加強(qiáng)構(gòu)建信息化研討和交流的平臺(tái)，加大專題會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)觀摩、網(wǎng)絡(luò)討論、聯(lián)合進(jìn)行課題研究等，并通過(guò)繼續(xù)教育等多種手段提高從業(yè)人員的工作技能。

（三）建立完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)，都是著眼于硬件環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，主要是為了滿足基本的檔案信息存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)通訊、安全管理、數(shù)字加工和數(shù)字認(rèn)證。要建立一個(gè)完善的高效的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，應(yīng)符合以下幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)：第一，數(shù)據(jù)的內(nèi)容和項(xiàng)目必須完整；第二，數(shù)據(jù)信息必須準(zhǔn)確；第三，所提供的信息必須穩(wěn)定；第四，所提供的數(shù)據(jù)應(yīng)該規(guī)范；第五，提高電子檔案信息化管理的安全意識(shí)。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，文件電子化管理對(duì)檔案部門(mén)、對(duì)電子文件形成部門(mén)都具有現(xiàn)實(shí)意義。事業(yè)單位檔案部門(mén)在積極參與電子化管理的同時(shí)，應(yīng)和技術(shù)部門(mén)、法律界和文件形成部門(mén)等各行各業(yè)人士密切配合，增強(qiáng)檔案法制意識(shí)，共同推進(jìn)電子文件歸檔的社會(huì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，以確保電子文件檔案化管理工作順利開(kāi)展，為檔案信息化建設(shè)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。