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        淺談如何做好數(shù)字檔案的編研工作

        2019-12-18 15:12:01賈麗娜
        魅力中國 2019年3期
        關(guān)鍵詞:編研館藏選題

        賈麗娜

        (平頂山天安煤業(yè)股份有限公司十三礦,河南 平頂山 467000)

        檔案工作的一個(gè)重要組成部分即是檔案的編研工作,在數(shù)字化檔案建設(shè)中,編研工作更是一個(gè)不可或缺的工作部分,是保證數(shù)字化檔案工作的重要保證。數(shù)字化檔案管理時(shí)代直接導(dǎo)致檔案編研對象發(fā)生根本性變化,數(shù)字檔案管理活動(dòng)中各類信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用,使得檔案編研的模式發(fā)生實(shí)質(zhì)性的變化,操作方法由手工作坊式向半自動(dòng)化生成轉(zhuǎn)型,由此伴隨出現(xiàn)了編者與用戶關(guān)系的變遷。深刻認(rèn)識(shí)檔案編研在數(shù)字化浪潮中的任務(wù)要求,有助于我們把握檔案編研工作的新手段、新方法。

        一、數(shù)字化檔案編研的重要性

        (一)數(shù)字化檔案管理是發(fā)展趨勢

        我國檔案管理的概況和信息化時(shí)代對其的影響隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,我國計(jì)算機(jī)水平也有了很大的提升,并且被廣泛的用于各個(gè)領(lǐng)域和行業(yè)。 檔案管理的數(shù)字化對我國檔案管理事業(yè)做出了積極地貢獻(xiàn),它改變舊的管理模式,實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)的保管工作到數(shù)字化保管的轉(zhuǎn)變,在我國信息化社會(huì)的建設(shè)中,起到了非常重要的作用。伴隨著我國社會(huì)的不斷進(jìn)步,近幾年信息技術(shù)在檔案管理中已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用。 由于電子文件的可包含的內(nèi)容巨大對推進(jìn)檔案的數(shù)字化進(jìn)程了產(chǎn)生了很大推動(dòng)力,這就使得檔案管理效率提高了數(shù)倍,檔案所包含的內(nèi)容也更加廣泛,同時(shí)管理方式也產(chǎn)生了一定程度的變化。檔案的管理體系和檔案信息的管理逐漸分離,可以提高工作人員的管理效率,實(shí)現(xiàn)職權(quán)的劃分。減輕了工作的壓力。檔案是一種能被傳輸、傳達(dá)的信息,它是以文件、圖像等載體體現(xiàn)出來的信息。在現(xiàn)代社會(huì),我國的數(shù)字技術(shù)水平也在不斷提高,檔案管理的數(shù)字化要依靠科學(xué)技術(shù)的發(fā)展來實(shí)現(xiàn),這已經(jīng)成為我國檔案管理現(xiàn)階段的必然趨勢。 在這種趨勢下,很多檔案信息都可以從檔案的實(shí)體中分離出來,實(shí)現(xiàn)資料的及時(shí)共享,為人們獲取信息帶了方便。這樣一來,檔案管理工作將可以通過數(shù)字技術(shù)進(jìn)行有效的管理,為檔案管理未來的智能化奠定了基礎(chǔ)。

        二、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)容

        (一)現(xiàn)代化的通信、計(jì)算機(jī)數(shù)字、多媒體技術(shù)為管理的設(shè)施,在管理的內(nèi)部建立一個(gè)計(jì)算機(jī)數(shù)字平臺(tái),在外部建立一個(gè)高速的寬帶分享型數(shù)字。

        (二)數(shù)字化管理在各個(gè)時(shí)間段、各個(gè)學(xué)科的檔案信息庫的信息為主要的資源,這些資料包含傳統(tǒng)檔案,以及對其轉(zhuǎn)化后的辦公自動(dòng)化的電子文檔和各個(gè)職能部門的信息庫。

        (三)數(shù)字化管理以智能化的處理技術(shù)為主要的技術(shù),把以往的數(shù)據(jù)庫變成基本的知識(shí)信息,使用常用的語言進(jìn)行全數(shù)字化。

        三、如何加強(qiáng)數(shù)字化檔案的編研

        檔案編研工作是一項(xiàng)十分細(xì)致的、十分重要的工作,在編研過程中必須全面掌控館藏檔案的各個(gè)角落,全面排查,對存在的問題才能及時(shí)發(fā)現(xiàn),也才能及時(shí)解決,檔案編研材料收集才能齊全,檔案的 編研質(zhì)量才能提高,向?qū)W校各部門或向社 會(huì)提供的檔案編研材料才確實(shí)可靠。據(jù)上述原因,檔案編研是一種必須常抓不懈的工作。具體圍繞以下幾個(gè)方面來做:

        (一)加強(qiáng)對檔案編研人員的培訓(xùn)

        數(shù)字化檔案的最主要特征是自動(dòng)化和現(xiàn)代化,而編研工作也同樣具有這樣的特征。這就對數(shù)字化檔案編研人員的能力提出了更高的要求,除了掌握傳統(tǒng)的檔案編研工作的能力,還要進(jìn)一步掌握信息化相關(guān)知識(shí)。這是數(shù)字化工作的要求。由于發(fā)展時(shí)間的原因,我國的檔案從業(yè)人員的人員素質(zhì) 相對于發(fā)達(dá)國家還存在著相當(dāng)大的差距,知識(shí)上相對較低,思想上相對保守,技術(shù)上相對落后,這是制約我國檔案事業(yè) 發(fā)展的重要瓶頸,另外對新事物的接受程度也是影響我國檔 案事業(yè)快速發(fā)展的重要因素之一。綜合考慮以上我國檔案編研人員存在的問題,在信息化時(shí)代的今天,加強(qiáng)培訓(xùn)是勢在必行,而且要跟上時(shí)代的步伐,隨時(shí)保持著知識(shí)的更新。

        (二)加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)是做好編研工作的關(guān)鍵

        館藏檔案編研工作的主要源泉,離開了這個(gè)物質(zhì)基礎(chǔ),一切編研活動(dòng)將成為無水之源。

        1.要豐富館藏,館藏是檔案編研工作的源頭,只有挖掘大量的館藏,才能產(chǎn)生高質(zhì)量的編研成果。因此,要拓寬思路,廣開征集渠道,收集散存在社會(huì)和個(gè)人手中具有重要價(jià)值的各種檔案資料。不斷豐富館藏,改變過去只接受黨政機(jī)關(guān)文件的做法,要將本地區(qū)名人、特產(chǎn)、地方風(fēng)俗、名勝古跡、重大活動(dòng)、重要文件的照片、聲像、電子等各種門類和載體的檔案接收進(jìn)館,提高檔案信息資源的“含金”量。在豐富館藏的同時(shí),要強(qiáng)調(diào)進(jìn)館的質(zhì)量,形成以編研促征集,以征集帶編研的良性循環(huán)。

        2.編研選題要結(jié)合館藏資源情況而定。檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)制約著檔案編研工作的選題,制約著編研質(zhì)量產(chǎn)量。因此,編研工作者選題時(shí)要克服盲目性,隨意性的思想,選題應(yīng)與自身館藏檔案的現(xiàn)實(shí)狀況結(jié)合而定。再好的編研題目和想法,若沒有館藏資源作為后盾,將成為紙上談兵、空中樓閣。再次,邊沿選材要真實(shí)可靠。檔案編研材料,之所以歷來被利用者信賴,就是因?yàn)樗小耙哉嬉婇L、以實(shí)為優(yōu)”的特點(diǎn),材料的存真求實(shí)是它的生命所在。因此,在選材過程中必須本著“尊重歷史,維護(hù)歷史原貌”的原則,去粗取精、去偽存真;采用認(rèn)真務(wù)實(shí)的態(tài)度,做好檔案材料的考正核實(shí)工作,嚴(yán)把初選、復(fù)選、定選三關(guān),力求編研材料的真實(shí)可靠。

        (三)充分利用各類先進(jìn)技術(shù)和手段

        信息化時(shí)代檔案編研工作要體現(xiàn)社會(huì)記憶的真實(shí)性和最大限度實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值為宗旨,充分利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù),提供檔案信息的增值服務(wù)。

        1.以需求抓編研,推進(jìn)檔案信息開發(fā)。檔案要從現(xiàn)實(shí)需求出發(fā),開發(fā)檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值,促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)與有效利用。檔案信息資源的開發(fā)必須先了解社會(huì)需求,從服務(wù)對象的需求出發(fā),有的放矢確定選題,并根據(jù)選題提供積累的檔案資料,有條件的提供一次加工、二次加工、多次深加工等不同層次的檔案信息。

        2.以決策促內(nèi)涵,提升檔案開發(fā)力度。檔案編研工作要從輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的角度出發(fā),促進(jìn)編研的新內(nèi)涵,應(yīng)該從信息統(tǒng)計(jì)、對比分析、知識(shí)挖掘和預(yù)警提示等角度開展更為深入的檔案編研工作,及時(shí)編制單位參考資料和匯編有關(guān)史料,為單位發(fā)展研究提供高層次利用,全面提供本地區(qū)文化藝術(shù)發(fā)展的詳實(shí)資料和研究成果,為公共文化服務(wù)體系建設(shè)提供決策依據(jù)。

        總之,檔案編研工作要牢牢把握時(shí)代脈搏,借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù),本著為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù),為社會(huì)發(fā)展服務(wù)的宗旨,與時(shí)代同步前進(jìn),才能使檔案編研工作譜寫出新的篇章。

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