張晶晶

（內(nèi)蒙古自治區(qū)團(tuán)校（內(nèi)蒙古師范大學(xué)青年政治學(xué)院），內(nèi)蒙古 呼和浩特 010051）

一、信息時代下檔案管理特點(diǎn)及意義

在信息時代背景下，檔案管理特點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下方面：一是檔案資料由紙質(zhì)形式向數(shù)字化資源轉(zhuǎn)變，實(shí)際利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理時，要嚴(yán)格按照已有的法律規(guī)定，確保檔案管理的有序開展。二是檔案管理查詢和整合等工作的開展，都是在計(jì)算機(jī)設(shè)備上完成的，相對于傳統(tǒng)檔案管理來講，管理效率有明顯提高。正是由于信息時代下檔案管理具有這些特點(diǎn)，使得信息化檔案管理有著重要價值。借助信息化方式進(jìn)行檔案管理，可簡化管理工作，在計(jì)算機(jī)設(shè)備上完成檔案收集和整理等操作，方便之后檔案資料的運(yùn)用。這種工作方式下，降低了檔案管理人員工作壓力，對工作效率的提高有重要意義。另外，真正落實(shí)信息化管理方案，滿足社會發(fā)展對檔案管理的要求，能保障事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展，加大對管理成本和資源的控制。當(dāng)今時代下，檔案管理中信息化技術(shù)的使用，是提高檔案管理效益的有效途徑，可在此基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)信息利用率的最大化。

二、信息時代下檔案管理存在的不足

（一）檔案管理不夠合理。在分析信息時代下檔案管理中存在的不足時，可發(fā)現(xiàn)主要體現(xiàn)在檔案管理不合理方面。檔案管理是一個復(fù)雜的過程，多種信息資源的收集和整合難度較大，并且在檔案管理中可能受到外部因素影響，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理欠缺合理性。另外，檔案管理工作關(guān)鍵在于信息及時更新，但是實(shí)際開展管理工作時，可能存在信息內(nèi)容不完整的問題，長期以往會造成檔案管理工作質(zhì)量低下。

（二）管理理念落后。為了促進(jìn)檔案管理朝著信息化方向發(fā)展，要及時更新檔案管理理念，引導(dǎo)管理人員利用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行檔案管理。針對信息時代下的檔案管理工作進(jìn)行分析時，能觀察到檔案管理服務(wù)對象已經(jīng)從領(lǐng)導(dǎo)層面轉(zhuǎn)變到基層人群，如果不能及時更新管理理念，勢必會造成檔案管理滯后的問題。

三、信息時代下檔案管理創(chuàng)新要點(diǎn)

（一）創(chuàng)新管理理念。要想實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，關(guān)鍵在于管理理念及時創(chuàng)新，以便在正確的理念引導(dǎo)下，逐步落實(shí)檔案管理創(chuàng)新方案。隨著時間的推移，檔案管理的現(xiàn)代化和數(shù)字化，已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展重點(diǎn)，可在先進(jìn)的思想引導(dǎo)下確保檔案管理工作高質(zhì)量完成。在檔案管理實(shí)踐中，要求工作人員明確科學(xué)發(fā)展觀的指導(dǎo)作用，樹立較高的檔案管理意識，能加快檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，并且對檔案管理水平的提升有積極影響。另外，還鼓勵檔案人員將創(chuàng)新思維運(yùn)用到工作實(shí)際中，敢于研發(fā)，真正做到管理理念及時更新，保證檔案管理實(shí)效性，能更好服務(wù)于基層群眾。具體來說，檔案管理理念的轉(zhuǎn)變是管理工作創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)條件，要求管理人員意識到管理形式、管理對象的改變，根據(jù)檔案管理相關(guān)規(guī)范采取適當(dāng)?shù)墓芾硎侄?，確保檔案管理取得較好效益，能順應(yīng)時代發(fā)展潮流來逐漸優(yōu)化管理理念，為社會群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（二）確保檔案管理科學(xué)性。在信息時代視角下，保證檔案管理科學(xué)性是實(shí)現(xiàn)檔案資料使用價值的關(guān)鍵，同樣是檔案管理數(shù)字化建設(shè)持續(xù)發(fā)展的保障。為了實(shí)現(xiàn)這一目的，有必要注重新思想在管理工作中的融入，以便豐富檔案管理渠道，能滿足不同情況下檔案管理要求，并建立起運(yùn)行良好的檔案管理系統(tǒng)，方便管理人員進(jìn)行檔案資料收集和整理。同時要保證檔案管理合理化，從時代發(fā)展要求出發(fā)，加強(qiáng)檔案管理實(shí)踐和計(jì)算機(jī)技術(shù)間的聯(lián)系，將信息化建設(shè)作為檔案管理創(chuàng)新方向，從而推動檔案管理持續(xù)發(fā)展?？偟膩碚f，檔案管理科學(xué)開展，需要通過完善管理方法和明確界定管理內(nèi)容等方面來實(shí)現(xiàn)。新建檔案管理系統(tǒng)作用下，管理人員可借助計(jì)算機(jī)軟件，完成檔案資料整合、存儲等工作，相較于傳統(tǒng)管理模式而言有明顯優(yōu)勢，可實(shí)現(xiàn)檔案管理方法的多樣化，研發(fā)出適應(yīng)性強(qiáng)的管理措施，為檔案管理工作高效開展提供保障。

（三）促進(jìn)檔案資源共享。資源共享在促進(jìn)檔案管理創(chuàng)新方面有著重要作用，未來檔案管理中，要在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，對信息資源進(jìn)行統(tǒng)一管理，針對檔案管理制定管理標(biāo)準(zhǔn)，能實(shí)現(xiàn)檔案管理的透明化，對促進(jìn)檔案管理持續(xù)發(fā)展有重要意義。因此，我們認(rèn)為在創(chuàng)新信息化檔案管理的過程中，要盡可能提高資源共享程度，真正形成新的檔案管理模式。從某個角度來看，為了保障檔案資源取得較好應(yīng)用，要從以下方面著手進(jìn)行資源共享：一是結(jié)合當(dāng)前檔案管理環(huán)境，將科學(xué)技術(shù)融入到檔案管理中，可得到多樣化資源獲取渠道，有利于檔案資料及時查詢和利用。二是不斷健全檔案資料庫，能在檔案管理平臺上完成一系列操作。例如，部分企業(yè)在建立檔案資料庫時，進(jìn)行不同資料的分層處理，做到信息資源分層次共享，有利于提高資源共享效率，方便用戶獲取需要的檔案信息。

（四）完善信息化檔案管理系統(tǒng)。信息化檔案管理系統(tǒng)的完善構(gòu)建，是推進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新的必然途徑。檔案管理重要意義在于為社會群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，為相關(guān)工作開展提供參考，實(shí)現(xiàn)這些目的，首先要營造一個健康的檔案管理發(fā)展環(huán)境，是檔案管理不斷創(chuàng)新的保障。因此，需要企事業(yè)單位結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際，建立相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，以便在信息化平臺作用下，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案資源的有效利用，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案管理。這種做法可提高管理人員信息管理意識，使其自覺運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件完成管理任務(wù)。

（五）做好檔案管理基礎(chǔ)工作。除了上述措施外，在分析信息時代下的檔案管理創(chuàng)新要點(diǎn)時，我們認(rèn)為還需要明確基礎(chǔ)性工作的重要性，要在做好基礎(chǔ)工作的條件下，加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。檔案管理工作服務(wù)于不同部門，表明這項(xiàng)工作有著重要作用。傳統(tǒng)管理模式下，容易出現(xiàn)資料收集不完整、檔案資源利用價值低等問題，對檔案資料的充分利用有不利影響，會造成檔案管理效益低下。綜上所述，信息時代下對檔案管理提出新的要求，可利用科技成果促進(jìn)檔案管理方式和管理體系的創(chuàng)新，以便提高管理質(zhì)量，為各項(xiàng)工作開展提供需要的檔案資料。