文/王青干

20世紀(jì)90年代以來，人類社會(huì)快速進(jìn)入信息化時(shí)代，使得社會(huì)生活發(fā)生很大的變化。檔案管理工作也受到了一定的影響。為與現(xiàn)代信息社會(huì)相適應(yīng)，作為提供社會(huì)服務(wù)的檔案管理工作現(xiàn)代化是必然的趨勢(shì)和選擇。為此，除了重視檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)外，還需要不斷更新管理人員觀念，完善現(xiàn)代化管理手段，提高檔案管理的效率和水平，為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)

隨著信息時(shí)代的到來，檔案管理事業(yè)發(fā)展面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理工作過程中依靠手工檢索、人工調(diào)卷等手段，已經(jīng)難以滿足人們對(duì)檔案利用的需求，因此不適應(yīng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和時(shí)代發(fā)展的要求。檔案管理現(xiàn)代化是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。要完成檔案管理現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)型，不僅要重視設(shè)備、軟硬件設(shè)施的更新?lián)Q代，更要重視管理者的整體素質(zhì)、服務(wù)意識(shí)的提高。惟其如此，才能積極主動(dòng)地融入信息社會(huì)的洪流，更好地實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展。

一、檔案管理現(xiàn)代化的必要性

（一）是檔案工作自身發(fā)展的客觀需要

隨著社會(huì)發(fā)展和建設(shè)事業(yè)的不斷推進(jìn)，檔案事業(yè)也得到了飛速的發(fā)展。與此同時(shí)，由于檔案本身所具有的原始性、真實(shí)性等屬性，因此社會(huì)各界對(duì)檔案信息的需求也日益增長。在此背景下，傳統(tǒng)檔案管理中查閱速度慢、不利于珍貴檔案文件保護(hù)等弊端開始顯現(xiàn)，這在一定程度上阻礙了檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。從這個(gè)意思上來說，要推動(dòng)檔案工作的健康、有序發(fā)展，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化是必然的選擇。通過采用現(xiàn)代化手段，借助檔案管理軟件快速進(jìn)行檔案編研工作，在提高檔案管理的效率和質(zhì)量的同時(shí)，也可以有效提升檔案的價(jià)值。更重要的是，檔案管理現(xiàn)代化也使得檔案工作人員的工作條件得到了質(zhì)的改善。

（二）是信息化社會(huì)發(fā)展的需求

信息化、全球化依然是這個(gè)時(shí)代最鮮明的兩大特點(diǎn)?？萍祭顺钡母锩柚蚧瘬涿娑鴣恚龠M(jìn)了中國社會(huì)全面、快速的發(fā)展。其中一個(gè)具體的表現(xiàn)就是辦公自動(dòng)化技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用和深入發(fā)展。雖然傳統(tǒng)的辦公模式依然存在，但是一種新興的辦公模式——無紙辦公已經(jīng)興起，以自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化為顯著特征的辦公模式成為了信息時(shí)代發(fā)展方向，由此也給檔案工作注入了新鮮的活力和生機(jī)。借助于網(wǎng)絡(luò)和科學(xué)技術(shù)，在起草文書、簽發(fā)文件和對(duì)檔案的保存、歸檔等一系列的過程中，可以采取通過計(jì)算機(jī)和通信線路中進(jìn)行，取代傳統(tǒng)的檔案書寫歸檔等繁瑣的過程，將在很大程度上減輕檔案部門工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，同時(shí)也降低了物力和財(cái)力的成本支出，從這個(gè)意義上來說，檔案工作現(xiàn)代化適應(yīng)了信息化社會(huì)發(fā)展的需求。

（三）是滿足消費(fèi)群體的需要

當(dāng)下的社會(huì)是一個(gè)緊密聯(lián)系和相互影響的工業(yè)化社會(huì)，每個(gè)個(gè)人、行業(yè)、組織都是工業(yè)化社會(huì)發(fā)展中的一個(gè)環(huán)節(jié)，因此檔案資料和信息的研究和利用并不只是局限于本部門的工作人員，而是有著很強(qiáng)的社會(huì)性和服務(wù)性。由于對(duì)于信息的需求不僅數(shù)量增大，而且對(duì)于信息的完整性和準(zhǔn)確性也較之以往有了更嚴(yán)格的要求，這就需要檔案管理部門能夠及時(shí)提供相關(guān)的具有一定知識(shí)含金量的檔案信息，以此來滿足消費(fèi)群體的需要。

二、檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題

（一）檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高

檔案管理現(xiàn)代化不僅僅只是對(duì)使用的設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代的問題，而是由多方面因素組成的一個(gè)系統(tǒng)化的工程，需要形成一個(gè)規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)體系。從這個(gè)意義上來說，檔案管理工作是否標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)重要的先決條件。由于歷史及社會(huì)發(fā)展等多方面的因素，在實(shí)際進(jìn)行的檔案管理工作中，各個(gè)部門的管理水平卻有天壤之別的差異，具體到實(shí)際工作層面，許多部門的文書收集、整理歸檔、編目檢索、傳遞利用等都沒有形成一套完備的規(guī)范體系。因此，案卷質(zhì)量不高、檔案管理松散、信息挖掘利用不到位、檢索工具不完善等問題屢見不鮮。這些問題在很大程度上導(dǎo)致了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化不完善，效率和質(zhì)量低下，服務(wù)效果不明顯。很多信息材料一進(jìn)到檔案部門，基本上就處于“退休”狀態(tài)。為了加速檔案行業(yè)的現(xiàn)代化水平，急需要一個(gè)科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)體系來規(guī)范各部門的檔案工作。

（二）檔案管理人員素質(zhì)和能力有待提高

檔案管理的現(xiàn)代化在本質(zhì)上是人的現(xiàn)代化。因此，除了在檔案管理中廣泛應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備外，更重要的是提高檔案工作者的能力水平。具體而言，就是要求檔案部門的工作人員必須掌握相關(guān)的科學(xué)技術(shù)知識(shí)，具備熟練運(yùn)用新技術(shù)和新設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行編目、檢索、歸檔和收集管理的知識(shí)和技能，只有這樣，才能滿足檔案工作現(xiàn)代化的需要。在人們的傳統(tǒng)認(rèn)知中，檔案工作就是一項(xiàng)保密性工作，檔案員就是一個(gè)保管員，不需要開放，不需要過高的專業(yè)知識(shí)，這樣就造成了檔案工作的封閉，檔案人員的能力水平有限，具體表現(xiàn)就是檔案人員把工作的重心放在了對(duì)檔案的整理存檔、保管借閱上了，而對(duì)檔案信息的開發(fā)和提高其利用率考慮的較少，更難結(jié)合社會(huì)發(fā)展需求和檔案館的實(shí)際，有計(jì)劃、有針對(duì)性地開展對(duì)檔案材料進(jìn)行編纂，忽視了對(duì)檔案信息的深層次加工這一重要的環(huán)節(jié)。這樣的工作能力和基本素質(zhì)，顯然無法滿足信息社會(huì)對(duì)檔案工作者的基本要求。

（三）檔案管理設(shè)備和技術(shù)落后

檔案部門設(shè)備和技術(shù)的先進(jìn)程度是由對(duì)其的經(jīng)費(fèi)投入決定的，而由于社會(huì)檔案意識(shí)的普遍偏低和檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致對(duì)其投入的經(jīng)費(fèi)較少，現(xiàn)代化的設(shè)備和設(shè)施配備不足。具體表現(xiàn)為：有些部門沒有獨(dú)立的檔案室，檔案資料存放的場(chǎng)所、裝具不符合要求、檢索工具不標(biāo)準(zhǔn)、種類少等等問題。這樣的基礎(chǔ)設(shè)施條件，在面對(duì)多種多樣的檔案信息資源和信息需求時(shí)，勢(shì)必會(huì)力不從心，也會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

三、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的途徑

（一）提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，是對(duì)檔案工作進(jìn)行科學(xué)管理的一種手段，也是衡量檔案管理現(xiàn)代化程度的一個(gè)重要尺度，更是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提和基礎(chǔ)。所以，無論是檔案行政管理部門，還是本系統(tǒng)、本單位在開展檔案的理論研究、制定檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的過程中，首先都要依據(jù)檔案工作發(fā)展的規(guī)律和自身的實(shí)際情況，制定出切實(shí)可行的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，從而在保證檔案的真實(shí)性和完整性，維持好檔案工作秩序的基礎(chǔ)上，更加方便檔案的查找利用，最大限度的發(fā)揮好檔案的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。其次還要在制定檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的過程中，廣泛聽取和采納專業(yè)人士的意見、建議，力爭(zhēng)制定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范科學(xué)合理、便于操作實(shí)施，從而為加快檔案管理事業(yè)現(xiàn)代化進(jìn)程起到積極的作用。

（二）加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高檔案工作者的整體素質(zhì)

人是管理的主體，現(xiàn)代化的管理主角是具有現(xiàn)代思維和意識(shí)的人才。所以現(xiàn)代化的管理要真正地實(shí)現(xiàn)，首要的就是改變?nèi)说乃枷胗^念，要使檔案工作者具備和增強(qiáng)服務(wù)精神，牢固樹立依靠現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)設(shè)備和方法來實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化，從而更好服務(wù)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的觀念。為實(shí)現(xiàn)這樣的目標(biāo)，檔案工作人員首先要認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，增強(qiáng)政治責(zé)任感和做好工作的緊迫感，樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和良好的工作作風(fēng)。其次要加強(qiáng)專業(yè)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷提高自身的知識(shí)水平和職業(yè)技能，精益求精地干好工作。再次，還要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，積極參加各種形式的培訓(xùn)，跟上科技發(fā)展日新月異的時(shí)代大潮，不斷提高自身適應(yīng)檔案現(xiàn)代化發(fā)展要求的知識(shí)水平和工作能力，積極主動(dòng)地融入信息社會(huì)發(fā)展洪流之中，用自己出色的工作業(yè)績來彰顯出檔案工作對(duì)于社會(huì)發(fā)展和文明進(jìn)步的無可替代的積極作用。

（三）加大經(jīng)費(fèi)投入，實(shí)現(xiàn)檔案裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化

檔案管理現(xiàn)代化的真正實(shí)現(xiàn)，除了人才的培養(yǎng)這個(gè)“軟件”外，還需要非常重要的“硬件”支撐。換句話說，必須對(duì)檔案管理的硬件環(huán)境進(jìn)行大的改造。當(dāng)今社會(huì)是信息社會(huì)，隨著社會(huì)、政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的活動(dòng)的不斷增加，所產(chǎn)生的檔案數(shù)量也隨之增多。單純依靠傳統(tǒng)的人工手段來管理檔案，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案事業(yè)發(fā)展的需要，因此運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)和手段對(duì)檔案進(jìn)行管理勢(shì)在必行。現(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理一個(gè)很大的區(qū)別是對(duì)于技術(shù)和設(shè)備的依賴程度。為此，各行各業(yè)的業(yè)務(wù)和行政主管部門應(yīng)該加大對(duì)檔案事業(yè)的硬件環(huán)境建設(shè)，根據(jù)具體的實(shí)際的情況，配備相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備，運(yùn)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行編目、錄入、檢索和收藏。這樣既方便了檔案工作人員，又滿足了利用者的需求。同時(shí)，借助現(xiàn)代存儲(chǔ)技術(shù)和檢索技術(shù)，可以建立館藏資源信息庫、數(shù)據(jù)庫和電子檔案閱覽室，還可建立覆蓋地區(qū)甚至全國的信息網(wǎng)絡(luò)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享和異地跨館互為代查等功能。

總之，在以知識(shí)和信息為主要特征的新時(shí)代，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化已是必然趨勢(shì)。檔案管理工作者要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，發(fā)揚(yáng)與時(shí)俱進(jìn)，勇于創(chuàng)新精神，用新觀念、新思路、新方法、新舉措，建立起一整套與自身實(shí)際相適應(yīng)的檔案管理體制機(jī)制，將檔案管理提升到一個(gè)全新的水平，從而使之更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，為實(shí)現(xiàn)全面建成小康社會(huì)的宏偉目標(biāo)發(fā)揮出應(yīng)有的作用。