姜榮謙

（寶清縣政府信息數(shù)據(jù)中心，黑龍江 雙鴨山 155600）

引言：檔案管理對于個人以及單位都是有著不可替代的重要性,不過,近些年來人員的流動性有所增加,而且各企業(yè)單位在用人制度上比較寬松,這就使得檔案管理工作的質(zhì)量出現(xiàn)了下滑的現(xiàn)象,而實際上,在檔案管理數(shù)據(jù)化、電子化、信息化程度提升的大背景下,檔案管理規(guī)范性的要求越來越高,對檔案管理從業(yè)人員、工作機制、設(shè)備條件等方面的標準也越來越嚴。

一、檔案管理規(guī)范性的重要意義

（一）有利于檔案管理信息化水平的提高

檔案工作必然向著管理信息化的方向發(fā)展,特別是在信息以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)出現(xiàn)以后,對檔案管理提出了更高的要求。所以,檔案管理規(guī)范性,可以達到統(tǒng)一標準的數(shù)據(jù)信息,以便于數(shù)據(jù)的分類、采集、分析、整理。

（二）有利于檔案管理標準化水平的提高

檔案管理的規(guī)范性能夠有效提高檔案登記、歸檔、整理等方面工作的規(guī)范性,通過按照相關(guān)制度的要求開展工作,還能夠提高管理的標準化水平。特別是對于專業(yè)人員而言,能夠通過管理的規(guī)范性使其業(yè)務(wù)水平得到很好的提升,進而提升了管理工作的質(zhì)量。

（三）有利于單位的人事管理質(zhì)量的提高

檔案管理工作是單位人事管理工作的重要組成部分,因此檔案管理的規(guī)范性的提升對人事管理工作一定會產(chǎn)生促進和鞭策作用。能夠更好的從制度、組織、工作機制、人員素質(zhì)四個層面來規(guī)范和約束,從而提高單位人事管理工作質(zhì)量。

二、檔案管理規(guī)范性出現(xiàn)問題的原因

（一）觀念認識不足

關(guān)于檔案管理規(guī)范性的認識與理解上還有一些單位存在偏差。大部分都是由于主動性不強而造成的。很多單位的檔案管理人員都是通過兼職的形式來完成此項工作,不會去主動認識并了解檔案管理工作的重要性,而且整理檔案以及匯總檔案信息時也缺乏一定的時效性。其次標準性不強。大部分檔案管理的工作人員都沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn),根本不熟悉檔案記載、整理等工作內(nèi)容,有甚者還是通過借調(diào)或是臨時安排的工作人員來完成此項工作。另外,關(guān)注度也不強。針對檔案管理工作部分單位領(lǐng)導(dǎo)都不夠重視,沒有對檔案保管的設(shè)備以及環(huán)境加強重視,進而對管理規(guī)范性的提高產(chǎn)生了不利的影響。

（二）管理制度不健全

對于單位日常管理工作中,檔案管理工作時其重要的組成部分,并且對于工作有著嚴格的標準以及制度規(guī)范。不過近些年計算機網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的普遍應(yīng)用,很多單位都沒有完全落實檔案管理方面的制度。一方面,在收集整理檔案資料上,很多單位把精力都放在資料的搜集上,對于整理、歸檔等工作比較散漫,只有在單位年底檢查的時候進行一次統(tǒng)一的整理。另一方面,檔案管理不嚴格。想要落實檔案管理的規(guī)范性,必須要有相關(guān)的制度給予保障。不過,一些單位根本不按照檔案管理制度進行管理工作,而且相關(guān)的管理人員對工作也缺少一定的責任心。

（三）監(jiān)管機制不到位

檔案管理工作的特殊性,給監(jiān)管工作帶來了一些不便,特別是在檔案管理規(guī)范性的建設(shè)上,缺少檔案專業(yè)的管理人員、缺少監(jiān)管檔案的部門的這些問題都比較突出。其原因之一監(jiān)管手段不足。本單位的人員監(jiān)管檔案管理部門的工作不夠重視、上級的監(jiān)管部門受限于制度不方便監(jiān)管,這就使得很多事業(yè)單位監(jiān)管檔案管理的工作變成了一個擺設(shè)。原因之二是沒有明確監(jiān)管責任。對于檔案管理工作的職責沒有進行明確的分配,這也使得檔案管理監(jiān)管工作的效率無法提高。原因之三監(jiān)管獎懲不清。不管是以出現(xiàn)的問題,或是可能出現(xiàn)的問題,懲治以及糾錯的力度都不夠。

三、檔案管理規(guī)范性探索方法

（一）轉(zhuǎn)變對檔案管理規(guī)范性的認識

針對檔案管理規(guī)范性重要性,單位的所有工作人員都應(yīng)該加強認識與了解。樹立標準意識,一定要按照相關(guān)制度的要求,做好檔案的登記、匯總、整理;樹立責任意識,本著為他人以及單位負責的精神,一定把檔案管理相關(guān)工作做好;樹立整體意識,一定把單位和個人的信息進行詳細的收集和整理,提高檔案管理的全面性。

（二）完善檔案管理規(guī)范性體系

在制度建設(shè)方面,對檔案管理規(guī)范體系要進行完善，建立一個統(tǒng)一的、科學的管理標準，加快相關(guān)制度的落實。首先要建立資源共享機制。檔案信息管理就是為單位以及個人而服務(wù)的,一定要把數(shù)據(jù)做到齊全、規(guī)范。這樣可以更加快捷的掌握單位以及個人所需的信息數(shù)據(jù)，還能對這些信息數(shù)據(jù)進行及時的更新與匯總，進而提高檔案管理的規(guī)范性。其次，建立數(shù)據(jù)標準機制。隨著檔案管理數(shù)據(jù)化逐步的發(fā)展，對于數(shù)據(jù)的標準化需要進行相應(yīng)的提高，同時也是檔案管理規(guī)范性發(fā)展的必然要求。所以，檔案管理部門要從上至下的統(tǒng)一規(guī)范相關(guān)標準,便于數(shù)據(jù)的匯總和整理。

（三）加強檔案管理規(guī)范性監(jiān)督檢查

對于日常的管理工作，要做到細化分工，監(jiān)管的職責要進行明確，通過責任制的管理工作來加強規(guī)范性的落實。第一，要由專人來負責管理工作。各單位對于檔案管理工作的負責人要給予明確，從而使檔案的專業(yè)性能夠得到有利的保障，并且建立相關(guān)的交接機制，保證管理工作不會間斷。第二，要加大監(jiān)管的力度。單位內(nèi)部以及相關(guān)的上級部門對檔案管理規(guī)范性的監(jiān)管力度要加強，要將相關(guān)的制度規(guī)定落實到工作實處，對于軟硬件的建設(shè)，要給予一定的保障。第三，嚴格實施獎懲措施。關(guān)于檔案管理工作的檢查要予以重視，建立完整的獎懲機制來針對所出現(xiàn)的問題，促進工作制度落實。

（四）滿足檔案管理規(guī)范性多樣需求

首先，單位需要招聘專業(yè)能力較強的管理人才；其次，管理人員在上崗之前還要進行專業(yè)的培訓(xùn)，讓上崗人員對管理工作有一個深入的了解。對于管理專業(yè)培訓(xùn)內(nèi)容，要根據(jù)事業(yè)單位的實際工作情況，來加強專業(yè)領(lǐng)域方面的培訓(xùn)；工作人員不積極的工作心態(tài)，通過獎勵機制來加強工作態(tài)度的培養(yǎng)，進而提高工作人員在檔案管理工作中的積極性。

結(jié)束語：

實現(xiàn)檔案信息化管理的規(guī)范是信息社會發(fā)展的必然要求,只有加強檔案信息化管理的規(guī)范化建設(shè),才能為信息使用者提供更安全,更優(yōu)質(zhì)的服務(wù),推進檔案信息化管理工作的不斷進步。