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        基層事業(yè)單位檔案的管理及利用

        2019-12-18 07:09:02崔濤
        魅力中國 2019年27期
        關鍵詞:事業(yè)單位檔案管理基層

        崔濤

        (河北省望都縣供銷合作社聯(lián)合社,河北 保定 072450)

        基層事業(yè)單位開展檔案管理工作是非常關鍵的,可以充分反映出事業(yè)單位的實際情況,發(fā)揮出檔案的實際利用價值。因此,事業(yè)單位在開展檔案管理工作時,要加強信息化建設,構(gòu)建檔案管理信息網(wǎng)絡平臺,不斷提高檔案管理效率,實現(xiàn)基層事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新目標。

        一、基層事業(yè)單位檔案管理的特點

        (一)機密性

        對于事業(yè)單位檔案管理工作來說,其中的一個特點就是機密性,在開展相關工作時,要嚴格執(zhí)行保密制度,一旦檔案管理工作出現(xiàn)泄密現(xiàn)象,或機密性不強等,后果將會不堪設想。

        (二)真實性

        對于檔案管理資料來說,必須要具備真實性,充分反映出事業(yè)單位實際情況,在開展各項管理工作時,檔案管理人員要做好資料的整理與鑒別工作,并且確保材料的真實性與權(quán)威性,避免出現(xiàn)任何非法行為。

        (三)動態(tài)性

        檔案管理自身的內(nèi)容處于還不斷更新與變化過程中,要隨著單位不斷發(fā)展變化而變化,做到與時俱進、緊跟時代步伐。因此,在開展事業(yè)單位檔案管理工作時,要基于動態(tài)性角度來進行,充分發(fā)揮出檔案管理工作的利用價值。

        二、基層事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

        (一)檔案管理制度不夠完善

        現(xiàn)在我國檔案事業(yè)單位在進行檔案管理的時候仍舊有很多不足之處,比如:檔案組卷不一致、檔案卷序號,標題不完善等的現(xiàn)象,甚至在基層事業(yè)單位在進行檔案管理的過程中還存在檔案資料沒有目錄的現(xiàn)象。很多一層事業(yè)單位在對檔案進行管理的時候,還仍舊存在著保密、收集等相關管理措施不科學等現(xiàn)象,這種現(xiàn)象嚴重的制約了我國檔案發(fā)展的速度,很多基層事業(yè)單位的檔案管理人員在對檔案進行管理的時候,經(jīng)常出現(xiàn)對于一些管理制度留于表面工作的現(xiàn)象,針對這種現(xiàn)象我們必須要對其進行改進,這樣檔案的可靠性才能得到提升。

        (二)缺乏專業(yè)化檔案管理人員

        檔案管理具有流動性的特點,因此對檔案管理人員的專業(yè)知識及綜合素質(zhì)有一定的要求,但檔案管理又是一項非常枯燥的工作,沒有一定的恒心和耐力很難數(shù)年如一日地干好這項工作。與此同時,由于檔案工作不受重視,檔案管理人員的薪酬待遇普遍偏低,以基層事業(yè)單位的環(huán)境和條件很難吸引和留住專業(yè)的檔案管理人才,導致檔案管理崗位的人員流失現(xiàn)象特別嚴重?,F(xiàn)有的檔案管理人員大多沒有接受過專業(yè)系統(tǒng)的檔案管理培訓,其檔案管理理念滯后,檔案管理技能缺乏,只能進行一些最基本的檔案管理操作,既不能保證檔案管理的安全性、全面性、及時性,也不能進行深層次的檔案資源開發(fā)利用等活動,嚴重制約了單位檔案管理工作的發(fā)展。

        (三)基層事業(yè)單位檔案檢索效率低下

        傳統(tǒng)模式下檔案資料檢索需要人工處理,根據(jù)檔案類型找到其編碼,再通過編碼找出檔案資料,這種檢索形式所需時間較長,如需要批量找出大量文件,則需要多名管理人員共同開展檢索工作,極大浪費了檔案管理人力資源。當前計算機檔案管理檢索較為方便,但因部分基層事業(yè)單位信息化程度不足,致使部分檔案難以通過計算機實施檢索,極大影響了檔案管理效果。另外,基層事業(yè)單位檔案信息管理平臺檢索功能需要對計算機硬盤加以讀取,一些事業(yè)單位計算機硬件相對落后,導致其檢索時間過長,硬盤讀取及響應速度較慢,這也是影響基層事業(yè)單位檔案管理檢索效率的原因之一。

        三、解決檔案管理過程中出現(xiàn)問題的應對措施

        (一)建立健全檔案管理體系。無規(guī)則不成方圓,基層管理要建立和單位性質(zhì)相適應的檔案管理制度,凡是以規(guī)則辦事,規(guī)范自己的行為,在制定規(guī)則的同時要注意規(guī)則的可操作性及實用性,遵守言簡意賅的原則,充分發(fā)揮檔案管理應有的價值,一旦形成規(guī)章制度,所有人要無條件遵守,人人平等,以規(guī)則約束員工,建立完事的檔案獎懲機制,及時有效的進行獎懲,對好的行為要及時表現(xiàn),那些破壞檔案工作或是不嚴格履行規(guī)章的人嚴格處分,這樣才能形成好的檔案管理行為。

        (二)基層事業(yè)單位應重視人才培養(yǎng)工作

        管理人員專業(yè)水平高低直接影響基層事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量,在基層事業(yè)單位人才選拔方面,可吸納部分離退休員工,這些員工有著多年工作經(jīng)驗,對基層事業(yè)單位各項工作的熟悉程度較高,尤其在其原有工作領域范圍之內(nèi),對基層事業(yè)單位檔案管理工作完善方面具有一定的權(quán)威性。除此之外,還應重視基層事業(yè)單位檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu),加大青年管理人員的培養(yǎng)力度,針對檔案管理專業(yè)優(yōu)秀大學畢業(yè)生,可予以優(yōu)先考慮,大學畢業(yè)生剛剛走出校園,工作熱情程度較高,但檔案管理實際經(jīng)驗相對較少。鑒于此,基層事業(yè)單位可加強崗前培訓力度,從而調(diào)整檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu),提高基層事業(yè)單位檔案管理水平。

        (三)加強檔案管理人員培訓

        作為檔案管理工作的組織者和實施者,檔案管理人員的業(yè)務能力及專業(yè)水平直接決定著檔案管理的最終效率和質(zhì)量,因此,提高檔案管理人員綜合素質(zhì)勢在必行。單位應定期組織檔案管理人員參加各種學習教育活動,通過系統(tǒng)培訓豐富檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu),提高檔案工作能力。有條件的單位可以組織檔案管理人員去其他先進單位進行參觀學習,幫助檔案管理人員掌握最新的檔案管理理論及技巧,熟練掌握現(xiàn)代化檔案管理設備的操作使用方法,不斷拓寬檔案管理人員的眼界,增強其工作本領,使之不僅能高效完成基本的檔案管理活動,而且能夠勝任檔案資源開發(fā)、檔案社會化服務等更高層次的工作。

        四、結(jié)語

        為了讓檔案管理工作充分發(fā)揮出對于社會事業(yè)、經(jīng)濟的推動作用,基層事業(yè)單位要針對檔案管理工作中存在的問題,積極進行檔案管理現(xiàn)代化建設,明確現(xiàn)代化檔案管理的工作目標,建立起現(xiàn)代化的檔案管理體系,從而使檔案管理工作的效率得到改善,綜合管理水平得到提高。

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