張玲

（天津市第二煤氣有限責(zé)任公司，天津 300000）

隨著時(shí)代的發(fā)展，人們生活和工作節(jié)奏不斷加快，檔案管理工作也不例外，數(shù)字化檔案管理可以使工作更加高效。此外，公眾對(duì)社會(huì)各領(lǐng)域的透明度也提出了更高的要求，為了適應(yīng)這個(gè)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，滿足公眾對(duì)信息共享的迫切需求，數(shù)字化檔案管理勢(shì)在必行。檔案管理也需要數(shù)字化檔案為公眾提供更方便、更高效的信息服務(wù)。以往紙質(zhì)檔案保存時(shí)間短、保存難度大、檢索工作量大。如果想在紙質(zhì)檔案室找到所需的信息，在應(yīng)用數(shù)字化檔案管理模式之后，即使在家里，公眾也可以很容易地獲得所需的檔案信息。

一、數(shù)字化檔案管理

檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)是信息技術(shù)、高新技術(shù)與檔案管理相結(jié)合的現(xiàn)代技術(shù)。數(shù)字化檔案管理是通過(guò)掃描、壓縮、轉(zhuǎn)換等手段，將各種原始檔案轉(zhuǎn)換成圖像、聲音、視頻等檔案。通過(guò)字符識(shí)別等技術(shù)，可以對(duì)每幅圖像進(jìn)行科學(xué)匹配。應(yīng)用先進(jìn)的倉(cāng)儲(chǔ)管理技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)圖片和索引。字段存儲(chǔ)在各種大容量存儲(chǔ)介質(zhì)中，如光盤(pán)庫(kù)、磁帶庫(kù)等，可以通過(guò)各種方便的查詢方式快速檢索所需的檔案，并可以分發(fā)到局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)上。最后，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化檔案管理網(wǎng)絡(luò)的新型檔案管理技術(shù)。

二、檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)實(shí)意義

（一）高效便捷，易于管理

檔案管理數(shù)字化是檔案管理與現(xiàn)代電子技術(shù)相結(jié)合，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案并存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的過(guò)程。由于數(shù)字化檔案存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，以電子數(shù)據(jù)信息的形式存在，所以數(shù)字化檔案只占用虛擬空間而不占用物理空間，有效地減少了工作人員在檔案查詢和排序過(guò)程中的困難，減輕了工作人員的工作量。由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在查詢、檢索等方面具有一定的優(yōu)勢(shì)，所以在檔案檢索和編輯過(guò)程中，可以有效地減少檔案管理人員的工作時(shí)間，提高檔案管理的效率。

（二）系統(tǒng)嚴(yán)密，安全性高

由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和廣域網(wǎng)的數(shù)量很大，在檔案管理過(guò)程中，檔案信息的泄漏或檔案的丟失和破壞可能是由于管理過(guò)程中的遺漏而造成的，從而減少了檔案管理的質(zhì)量，影響了機(jī)構(gòu)工作人員的個(gè)人隱私。檔案管理數(shù)字化后，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，建立有效的電子檔案管理系統(tǒng)，并根據(jù)檔案的重要性在不同層次建立安全防護(hù)措施。

（三）網(wǎng)絡(luò)管理，便于調(diào)取

我國(guó)大部分事業(yè)單位都建立了適合企業(yè)內(nèi)部工作的局域網(wǎng)，利用局域網(wǎng)可以加強(qiáng)部門(mén)間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)各部門(mén)之間的資源共享。檔案管理人員將檔案和信息輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，企業(yè)各部門(mén)可以通過(guò)單位內(nèi)部局域網(wǎng)，通過(guò)密碼認(rèn)證的方式訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案，供檔案參考獲取，這樣不僅可以減少檔案在獲取過(guò)程中的時(shí)間，而且可以減輕員工的工作負(fù)擔(dān)，使員工檔案可以在企業(yè)內(nèi)部快速流通，提高企業(yè)各部門(mén)間辦公效率。

三、數(shù)字化檔案在檔案管理工作中的作用

（一）提高檔案管理工作效率

眾所周知，計(jì)算機(jī)可以存儲(chǔ)大量的信息。數(shù)字化檔案管理以數(shù)字形式存儲(chǔ)檔案信息。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字化檔案管理將檔案掃描并存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，節(jié)省了空間，使檔案得以完整保存。相應(yīng)地，計(jì)算機(jī)操作的高效率可以簡(jiǎn)化檔案管理的工作步驟，節(jié)省歸檔、記錄和歸檔的時(shí)間。不僅如此，數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)往往不出現(xiàn)，在管理中丟失了一些檔案，給單位造成很大損失，大大提高了工作的準(zhǔn)確性和安全性。

（二）降低檔案管理成本

數(shù)字化檔案管理不僅可以提高工作效率，而且在節(jié)約資源方面發(fā)揮著非常重要的作用，可以為企業(yè)和事業(yè)單位節(jié)省經(jīng)濟(jì)成本。與以往的紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字化檔案只需存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)的硬盤(pán)中，減少了大量紙張的消耗。如果在過(guò)去的紙張儲(chǔ)存中使用，其消耗是顯而易見(jiàn)和巨大的。此外，移動(dòng)硬盤(pán)的可移植性和機(jī)械硬盤(pán)的不可侵犯性有其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，可用于處理各種類型的檔案存儲(chǔ)工作，從而使檔案的存儲(chǔ)管理能夠更順利、更有效地進(jìn)行。

（三）推進(jìn)檔案管理信息共享

共享是信息的基本特征之一，信息社會(huì)是社會(huì)成員充分共享信息的社會(huì)。只有通過(guò)共享，才能最大限度地開(kāi)發(fā)和利用信息的戰(zhàn)略資源，為社會(huì)的發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有的作用。利用數(shù)字化手段快速高效地交換信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享已成為一種新的趨勢(shì)。數(shù)字化檔案管理可以為檔案信息的共享帶來(lái)便利，使單位內(nèi)部各部門(mén)之間有效地整合檔案信息資源，并且隨著大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)的發(fā)展，不同單位之間的檔案信息資源也可以相互溝通，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠?yàn)樯鐣?huì)各界提供一個(gè)良好的檔案資源平臺(tái)，節(jié)省大量不必要的時(shí)間，大大提高檔案信息資源的利用率。

四、數(shù)字化檔案的發(fā)展展望

未來(lái)數(shù)字檔案的發(fā)展必然向市場(chǎng)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化、綜合化方向發(fā)展。因此，只有把握數(shù)字檔案不斷變化的形式，數(shù)字檔案才能更好地實(shí)現(xiàn)技術(shù)創(chuàng)新和發(fā)展，從而發(fā)揮更大的作用。并且，從未來(lái)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，數(shù)字檔案將逐步向網(wǎng)絡(luò)服務(wù)和開(kāi)發(fā)共享的方式發(fā)展，這主要是因?yàn)橹挥胁粩嚅_(kāi)發(fā)新技術(shù)，才能擴(kuò)大數(shù)字檔案服務(wù)的應(yīng)用范圍，使其發(fā)揮真正的作用和價(jià)值。

結(jié)語(yǔ)：

總之，檔案數(shù)字化管理是為了適應(yīng)現(xiàn)代電子信息技術(shù)的引進(jìn)和應(yīng)用而實(shí)際發(fā)展的需要。同時(shí)，保證了相關(guān)檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性?？梢哉f(shuō)，相關(guān)檔案信息的數(shù)字化是基于相關(guān)群體在社會(huì)高速發(fā)展中的需求定位和優(yōu)化，以滿足發(fā)展過(guò)程和相關(guān)效率。不斷提高相關(guān)信息管理人員的工作技能和專業(yè)素質(zhì)，確保其在不斷的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)中具有高度的法律意識(shí)和責(zé)任感，只有在相關(guān)信息管理人員自身專業(yè)素質(zhì)的不斷提高下，才能保證相關(guān)信息管理的安全和穩(wěn)定，從而真正保證相關(guān)檔案信息數(shù)字化管理的穩(wěn)定。