吳蔓玲

（湖北省黃岡市黃梅縣人社局信息中心，湖北 黃岡 435500）

一、前言

基層人社檔案管理工作的有效開(kāi)展會(huì)影響到整個(gè)社會(huì)的方方面面，涉及到整個(gè)社會(huì)的服務(wù)保障體系，可以說(shuō)人社檔案和人的發(fā)展有著十分緊密的聯(lián)系，科學(xué)合理的人社檔案管理工作開(kāi)展有助于推動(dòng)整個(gè)社會(huì)服務(wù)保障體系的更加完善，真正服務(wù)于民生，對(duì)于整個(gè)社會(huì)的健康發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。

二、基層人社檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）專業(yè)人才匱乏

在很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社資源管理部門(mén)嚴(yán)重缺乏相關(guān)專業(yè)人才，尤其是檔案管理人員更是大多數(shù)都是兼職，而大多數(shù)的基層人社檔案管理基本上以分包制為主，主要是通過(guò)縣、村、個(gè)人等多個(gè)級(jí)別，無(wú)法做到有專職人員開(kāi)展檔案管理工作。由于此類人群都嚴(yán)重缺乏綜合專業(yè)素質(zhì)，造成其在具體的工作開(kāi)展過(guò)程中管理效率極低，無(wú)法真正做到服務(wù)于人民群眾，甚至還會(huì)因?yàn)楣芾聿划?dāng)而造成的檔案丟失破損等現(xiàn)象發(fā)生，嚴(yán)重?fù)p壞了人民群眾的切身利益。

（二）思想認(rèn)識(shí)不到位

雖然不同基層人社崗位的不同，但都要求以滿意的服務(wù)來(lái)面對(duì)用戶，特別是針對(duì)前臺(tái)業(yè)務(wù)辦理的服務(wù)態(tài)度要求更高，但是人們往往會(huì)忽視檔案管理人員的服務(wù)水平，這就造成其在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中過(guò)于懈怠，不能認(rèn)真對(duì)待人社檔案數(shù)據(jù)資源，缺乏必要的職位責(zé)任感，不能充分發(fā)揮人社檔案管理工作的有效性。

（三）硬件設(shè)施不完善

完善的基礎(chǔ)硬件設(shè)施是確保檔案管理工作有效開(kāi)展的必要條件，使得整個(gè)檔案管理工作開(kāi)展更加科學(xué)有序，但是目前的檔案管理現(xiàn)狀往往呈現(xiàn)出雜亂無(wú)序的現(xiàn)象，不能為人民群眾提供快速的服務(wù)。而且由于改革機(jī)制的進(jìn)展，目前大多數(shù)都采取鋼制鐵皮柜進(jìn)行檔案儲(chǔ)存，即便是這樣會(huì)受到外界多種因素的影響，尤其是在基層，由于輕視這項(xiàng)工作可能會(huì)造成蟲(chóng)鼠災(zāi)害過(guò)大，使得紙質(zhì)版的檔案管理資料受到損壞，所以說(shuō)完善的硬件設(shè)施也是開(kāi)展檔案管理工作的基本要求。

（四）檔案管理較為混亂

目前我國(guó)基層人社檔案管理仍然缺乏一定的規(guī)范性，這嚴(yán)重阻礙了高效工作的順利開(kāi)展。因?yàn)椴灰?guī)范的檔案管理工作使得整體業(yè)務(wù)工作量增加，所以這就造成除了個(gè)人參保信息分村、分盒裝訂裝盒后，放入檔案柜中保管外，大部分其他檔案資料都以個(gè)人保管的方式為主，這就造成檔案管理的不穩(wěn)定因素增加，很容易產(chǎn)生檔案資料丟失等現(xiàn)象。在管理過(guò)程中過(guò)分依賴于人力，缺乏對(duì)于現(xiàn)代化信息設(shè)備的有效應(yīng)用，使得整體檔案管理工作事倍功半。

三、人社檔案管理工作策略

（一）整合資源，建立統(tǒng)一管理的檔案室

要想確保人社檔案資源的有效管理，就一定要統(tǒng)一化進(jìn)行工作的開(kāi)展，確保檔案統(tǒng)一分類管理，可以在縣級(jí)單位設(shè)立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理室，對(duì)整個(gè)縣的檔案專業(yè)人員進(jìn)行有效整合，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)全縣檔案信息數(shù)據(jù)的有效管理工作。同時(shí)在進(jìn)行分類時(shí)，要保證其科學(xué)合理化，根據(jù)當(dāng)?shù)氐木唧w狀況細(xì)化分類，以便于后期進(jìn)行查詢時(shí)更加便捷高效。在工作流程方面，還要使得各項(xiàng)檔案管理環(huán)節(jié)區(qū)分開(kāi)來(lái)，各部門(mén)之間加強(qiáng)溝通和聯(lián)系，確保整個(gè)檔案管理流程的科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)性，提高對(duì)于人社檔案資源的有效利用。

（二）加快檔案管理信息化建設(shè)，將檔案室變成人社系統(tǒng)的信息中心

在開(kāi)展人社資源檔案管理的過(guò)程中，還要加大現(xiàn)代信息化手段的有效應(yīng)用，設(shè)置電子檔案管理體系。首先要對(duì)不同的檔案進(jìn)行定位和分類，針對(duì)要求長(zhǎng)期保存或易損壞的紙質(zhì)檔案，要優(yōu)先進(jìn)行掃描處理，將其轉(zhuǎn)換為電子檔案后實(shí)施歸檔處理，在后期查詢過(guò)程中盡可能使用電子信息查詢，降低對(duì)紙質(zhì)版檔案的破壞。另外可以根據(jù)人力資源社會(huì)保障部來(lái)設(shè)立專人電子檔案，將檔案室的各種信息進(jìn)行補(bǔ)全和優(yōu)化。最終將個(gè)人的養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、再就業(yè)、人事管理、勞動(dòng)監(jiān)察等多個(gè)社會(huì)保障服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行有機(jī)鏈接，真正實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化有效管理，降低了中間繁瑣的步驟和程序。同時(shí)還要設(shè)置資源共享體系，使得不同部門(mén)在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)調(diào)取時(shí)能夠更加快捷方便，真正實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的無(wú)縫對(duì)接，確保社會(huì)保障服務(wù)體系各部門(mén)之間的資源共享，進(jìn)而減少了人民群眾辦事的繁瑣性，能夠不斷提高各個(gè)機(jī)構(gòu)部門(mén)的辦事效率，使得人民群眾僅需提供身份證或社?？纯赊k理其他業(yè)務(wù)。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

由于人社檔案管理工作相對(duì)枯燥無(wú)味，也很容易被人忽視，所以造成工作人員在一定程度上存在怠慢情緒，但檔案管理工作又涉及到了人民群眾的切身合法利益，所以有必要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員專業(yè)綜合素質(zhì)水平的培養(yǎng)，從而使其充分意識(shí)到檔案管理的重要性，使其能夠更加科學(xué)合理的開(kāi)展檔案管理工作。政府部門(mén)要著重加大對(duì)于綜合專業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)的打造，采取積極的職業(yè)生涯規(guī)劃體系，使得工作人員能夠?qū)ψ陨砉ぷ饕鹬匾?，迎難而上，充分發(fā)揮其在工作中的專業(yè)性與積極性，不斷為人們提供穩(wěn)定的政府服務(wù)平臺(tái)。另外還可以針對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員進(jìn)行選派去省市區(qū)培養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理工作的相關(guān)心得研討會(huì)，采用科學(xué)合理的考核機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)管理人員的積極性，使其能夠主動(dòng)的去提升自身的綜合專業(yè)素質(zhì)與服務(wù)態(tài)度。另外在工作開(kāi)展的過(guò)程中還要明確權(quán)責(zé)分工制度，使得整個(gè)過(guò)程做到責(zé)任清晰，避免逃避責(zé)任現(xiàn)象的產(chǎn)生，使得整體的檔案管理工作更加統(tǒng)一化與規(guī)范性。加強(qiáng)對(duì)于整體工作的監(jiān)管力度，避免各種由于失職現(xiàn)象而造成的檔案數(shù)據(jù)丟失或破損現(xiàn)象。加大對(duì)于先進(jìn)人才的引入以及先進(jìn)檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，使得整個(gè)社會(huì)檔案管理工作更加具有含金量，為整個(gè)人社檔案管理工作的順利開(kāi)展提供源源不斷的動(dòng)力。