應(yīng)蕙蕙

（浙江水利水電學院 浙江杭州 30018）

近些年來，隨著高?？茖W研究項目立項、推進與結(jié)題的增多，高校開展科研活動中產(chǎn)生的檔案材料也逐漸增多，呈現(xiàn)出其重要的價值。但是關(guān)于檔案應(yīng)該怎么使用、應(yīng)該怎么保存、需要從哪些方面掌握項目研究的過程性檔案，并保存相關(guān)檔案材料、如何保證其查詢效率和有效性等等，成了高校科研檔案管理信息化規(guī)范化建設(shè)亟需解決的問題。

一、信息化背景下高?？蒲袡n案新內(nèi)涵

在高校發(fā)展過程中，高?？蒲袡n案具有十分重要的作用，是高校開展科研活動的歷史記錄，充分地反映高校的科研水平。高?？蒲袡n案都是客觀實際的科研檔案，主要包含以下內(nèi)容：前期準備階段的科研課題申報書、立項通知書等文件；中期階段檔案包括調(diào)研數(shù)據(jù)、報告、設(shè)計文件、圖紙等；后期階段的論文、科研報告等材料。[1]科研檔案主要具有以下幾方面的價值：

（一）科研檔案能夠提升高校教學、管理工作質(zhì)量?？蒲袡n案是一種信息資源，是科研評價的客觀依據(jù)，通過科研檔案可以深入了解課題的前期研究狀況，是績效考核獎勵的重要憑證。它體現(xiàn)和代表了一所高校的發(fā)展進程和輝煌歷史，是研究人員、教師專業(yè)發(fā)展的重要憑證，是高校整體工作的重中之重，能夠為高校教學和管理工作提供有力保障，是最為可靠和真實的情報信息資源，能夠為全校教職工和科研工作人員組織科研各種活動提供最有原始價值的憑證和記錄，如：科研立項申報、研究過程、科研解題。

（二）科研檔案是科研管理的重要憑證。科研檔案具有自身的客觀性，在學校管理發(fā)展過程中，科研檔案是問題研究的解決參考，是學校實踐探索、科研管理的理論支撐和重要憑證。高校管理離不開對歷史、現(xiàn)實情況的科學把握和分析，在高校進行課題研究的過程中，高校科研檔案是整個過程形成的全部檔案，并且課題有關(guān)研究的配套檔案也是每所高?？蒲袡n案的主體部分，如：文字資料、財務(wù)賬目、經(jīng)費運用情況等，是高校科研管理的重要憑證。

（三）科研檔案管理工作能夠為高校的健康發(fā)展保駕護航。高校檔案是科研成果的最終形式，是學校管理的重要決策依據(jù)，能夠為高校的健康發(fā)展保駕護航，是高校知識積累的重要源泉，是高校學術(shù)交流、科研合作的主要內(nèi)容與基礎(chǔ)，是教學管理業(yè)務(wù)工作的經(jīng)驗積累。而高校能夠為國家和社會培養(yǎng)優(yōu)秀人才的重要載體，為了進一步促進教學質(zhì)量水平的提升，作為高校的教師，不但要不斷地更新教育教學方法，還要熟練掌握所學專業(yè)的前沿性知識，利用科研檔案提煉出與之相關(guān)的理論研究成果，并且在課堂的教學過程中，向?qū)W生進行傳授，從而為高校的健康發(fā)展保駕護航。

二、信息化對高校科研檔案管理規(guī)范化建設(shè)的要求

（一）科研檔案內(nèi)容規(guī)范化建設(shè)要求。針對科研檔案內(nèi)容來說，信息化背景下，需要規(guī)范科研內(nèi)容的分類才能促進科研檔案進一步開展有效的分類編碼和儲存?？蒲袡n案內(nèi)容應(yīng)包括科研文件、科研成果、科研人員、科研項目以及科研活動材料的基本信息?？蒲袡n案內(nèi)容規(guī)范化建設(shè)包括兩方面的內(nèi)容，即：科研檔案信息化建設(shè)、科研檔案信息建設(shè)。檔案建檔和歸檔的目的還是要為檔案的查詢和使用服務(wù)，為了對課題研究的過程性檔案進行項目的規(guī)范化歸檔，我們需要需要根據(jù)時間與類屬，對單個、獨立的檔案進行編碼歸檔。[2]如：對某一課題各個方面的檔案進行成套歸檔，其中不但包括課題獲獎證書、中期檢查與結(jié)題報告、成果轉(zhuǎn)換與應(yīng)用證明等，還包括課題的立項申報書、開題報告、立項通知書、階段性成果等。

（二）科研檔案管理形式的規(guī)范化要求。為了方便科研檔案的格式轉(zhuǎn)化，在科研檔案管理形式規(guī)范化建設(shè)中，要保證科研檔案格式形式上的清晰。同時，因為內(nèi)容也有相應(yīng)的形式要求，有些科研檔案也需要進行格式上的清晰，如：一般情況下，科研文件都是可以自由轉(zhuǎn)化為圖片的，都是PDF格式；為了有效體現(xiàn)科研成果的公開發(fā)表情況，科研論文也可以為PDF格式；科研成果可以是PDF格式，可以用PDF記錄多頁多項建議。并且考慮到有的優(yōu)秀科研成果的再轉(zhuǎn)化、再使用、再編輯等，科研成果也可以是加密后的WORD格式，并且也可以是JPG格式，如科研活動和科研會議等。

（三）科研檔案的時間、平臺規(guī)范、機制規(guī)范要求。在不同時期中，任何事物的價值都是不同的，具有一定的時間屬性。一般來說，科研檔案超過了五年的時間，其檢索率就會下降很多，只要科研檔案信息全、保存得好、更新得快、編碼科學的科研檔案才具有更高的價值。對于科研人員來說，在這段時間中，科研人員申請高一級職稱、職稱評審的過程中，科研成果最有價值，尤其是當年對科研成果考核和獎勵最有價值。建立科研管理的系統(tǒng)平臺是科研檔案管理技術(shù)支撐的范疇，能夠提升科研檔案管理效率和用途，是科研檔案信息化管理的最基本條件。在平臺規(guī)范化建設(shè)上面，我們要加強平臺的規(guī)范化建設(shè)，增強科研檔案各個方面的信息化管理，促進高?？蒲袡n案的信息化管理。另外，科研檔案的整體管理和整個檔案建設(shè)機制的健全性，都會受到建檔機制中的任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)或多或少問題的影響。因此，信息化背景下，建檔機制要融合科研檔案的管理理念、意識、制度以及管理人員等，提高科研檔案的管理效率，我們需要有一個把個人檔案管理轉(zhuǎn)換成學校的科研檔案管理，要建立一整套行之有效的管理辦法，有一個把科研管理與個人知識管理結(jié)合的機制。目前，在科研管理的信息化平臺建設(shè)中，很多高校都建立了“科研管理的系統(tǒng)化平臺”，主要包括了科研成果、科研人員的基本信息和科研文件的電子化存儲等，并把科研管理都納入了這種機制建設(shè)。

三、信息化背景下高?？蒲袡n案管理現(xiàn)狀分析

目前，很多高校為了實現(xiàn)科研檔案管理的全員參與，在信息化建設(shè)方面，都建立了獨立的科研檔子檔案管理平臺。但是，還有不少學校缺乏統(tǒng)一化的科研電子檔案建設(shè)標準，缺乏相應(yīng)的制度與機制保障，紙質(zhì)檔案建設(shè)不夠規(guī)范、齊備，電子檔案的內(nèi)容、形式、使用與轉(zhuǎn)化不足等情況。[3]

（一）歸檔意識較為薄弱。職稱材料的檔案具有較高較全的要求，但是，很多做項目研究的教師缺乏足夠的建檔意識，在申報優(yōu)秀成果獎、申報職稱時會超多項索取，阻礙了科研管理日常工作的進度。并且由于急急忙忙地向科研處索取檔案證明，會為工作人員增加很大的壓力。

（二）歸檔及時性不高?？蒲袡n案的歸檔是一種持續(xù)性很強的工作，在歸檔工作的行動、機制上，需要科研管理人員面面俱到。目前，很多高校的科研管理人員，在實際工作中，忽視了對新的科研文件、項目檔案的及時歸檔工作，忽視了課題研究中間試驗階段的歸檔工作，在意識上缺乏足夠深刻的認識，往往把重心放在課題申請立項與鑒定結(jié)題階段中，最終導致歸檔可能出現(xiàn)檔案不齊全或缺失的問題。

（三）平臺機制不完善。檔案科研需要有專職的科研檔案管理人員，只有這樣才能做好檔案科研工作，并且科研檔案管理屬于“做好是應(yīng)該，不做好也看不出”的事，是科研項目管理的一個“收尾”工作，檔案科研更需要領(lǐng)導的重視。但目前科研檔案缺乏科研管理的可存儲性平臺，平臺機制還不夠完善，在日常工作中，很多高?？蒲泄芾砣藛T負責科研檔案的建設(shè)、查詢與完善等工作，加大了科研管理人的工作量。并且由于領(lǐng)導不重視、管理人員業(yè)務(wù)多等因素的影響，導致把檔案建設(shè)落實到科研參與者的方方面面，增加其壓力。

四、促進高校科研檔案管理規(guī)范化建設(shè)的有效措施

（一）增強檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，構(gòu)建可持續(xù)發(fā)展的制度保障。為了適應(yīng)信息化時代發(fā)展的趨勢，高校科研檔案管理規(guī)范化建設(shè)首先要增強科研部門對信息技術(shù)人才的引進力度，只有得到信息技術(shù)人才的支撐，才能提升科研檔案的信息化管理水平，才能依靠技術(shù)中心的技術(shù)力量，使科研獲得更好的成績。其次，科研檔案管理是教師個人知識管理的行為，是一種管理行為。因此，為了更好地進行管理，需要搭建科研檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò)平臺，使科研人員共同的參與支持。而這個科研檔案的信息化網(wǎng)絡(luò)平臺是學校的科研成果知識庫與客養(yǎng)成果數(shù)據(jù)分析，是發(fā)起、支撐這種活動的信息化場所。另外，為了推動與完善科研檔案管理的信息化管理，還需要促進科研電子檔案的規(guī)范化建設(shè)，建立健全各種制度和機制，配套相應(yīng)的專項獎勵經(jīng)費如：全科研成果獎勵制度、科研成果轉(zhuǎn)化管理機制等，提升科研人員與科研檔案管理人員的積極性。

（二）提升科研人員歸檔意識，健全科研檔案管理制度。科研檔案是高?？蒲谢顒拥暮诵某晒?，是科研成果保存、轉(zhuǎn)換、認證的重要憑證，而科研檔案的重要性體現(xiàn)了科研檔案管理制度的重要，科研檔案管理不但能夠保證科研檔案建設(shè)的保密性、成套性，具有組織知識管理的重要價值，還能夠保證科研檔案建設(shè)的及時性。因此，高校要結(jié)合學校的科研成果獎勵和職稱評審等，通過學習《中華人民共和國檔案法》等，采取講座、座談等形式，提升科研人員檔案的歸檔意識，增強科研人員對檔案建檔歸檔重要性的認識，建立健全全科研檔案管理制度，促進科研檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，提高科研檔案建設(shè)的實踐價值。[4]

（三）將科研檔案管理納入信息化建設(shè)中，增強管理人員素質(zhì)。信息化背景下，在科研信息化過程中，科研檔案管理是科研管理信息化建設(shè)的一個服務(wù)方向，做好科研檔案的規(guī)范化是一個系統(tǒng)性工程，是科研管理的一個重要內(nèi)容。因此，為了做好科研檔案的規(guī)范化建設(shè)，高校要提升科研人員信息管理、科研業(yè)務(wù)指導、資源分享等管理效能，將科研檔案管理納入科研管理信息化建設(shè)中，加強管理工作人員的隊伍建設(shè)。同時，信息化背景下，為了適應(yīng)時代發(fā)展的變化，科研檔案管理人員需要重視自身職業(yè)道德修養(yǎng)，使科研檔案呈現(xiàn)出多元化的特征，創(chuàng)新科研檔案管理人員服務(wù)模式，增強科研檔案管理的日常業(yè)務(wù)流程、科研檔案成果、科研經(jīng)費管理等整體水平，熟悉相關(guān)法律法規(guī)和管理制度，具備專業(yè)的檔案理論知識和先進的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。因此，高校需要不斷提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)、專業(yè)技能，提高科研檔案管理人員的檔案管理業(yè)務(wù)水平和計算機管理技術(shù)，積極組織他們參加各種業(yè)務(wù)培訓和繼續(xù)教育，主動利用各種現(xiàn)代化知識武裝自己，從而更好地為科研檔案管理信息化建設(shè)服務(wù)。