吳皖娟

（貴州交通建設(shè)集團(tuán)有限公司 貴州貴陽 550001）

數(shù)字化時(shí)代的快速發(fā)展，改變了眾多領(lǐng)域的管理模式，在檔案管理中，通過建立信息化管理模式，轉(zhuǎn)變了以往工作中任務(wù)繁重、易出問題的局面，提高了基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)水平，同時(shí)也為相關(guān)人員進(jìn)行檔案信息歸類、查詢、修改和保存等提供了極大便利，已經(jīng)成為提高管理水平的必要途徑。

一、檔案管理信息化建設(shè)簡(jiǎn)述

檔案管理信息化建設(shè)是具有抽象性的概念，將傳統(tǒng)檔案管理模式開始向信息化管理方向轉(zhuǎn)變，轉(zhuǎn)變中要求其契合提出的多種目的，具體來說包含實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，建立一體化信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和高度共享模式。簡(jiǎn)言之，就是利用數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)、聲像信息進(jìn)行歸檔，存儲(chǔ)于全新系統(tǒng)化的信息庫中，以便于進(jìn)行信息使用。隨著網(wǎng)絡(luò)化社會(huì)的發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)逐漸滲入到各個(gè)領(lǐng)域中，使得人們的管理方式發(fā)生極大變化；信息化管理模式的推行，加快了工作的效率，并為人們提供了多樣化的便利條件，已經(jīng)成為人們工作和生活中的重要組成部分。這種轉(zhuǎn)變形式也對(duì)傳統(tǒng)管理方式造成了沖擊，導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理模式開始迅速向信息化方向轉(zhuǎn)變，逐漸形成信息化的檔案管理模式，進(jìn)一步提高了服務(wù)水平，這對(duì)檔案管理工作開展而言至關(guān)重要，已經(jīng)成為管理的必然趨勢(shì)。而其建立信息化檔案管理模式的必要性和意義主要體現(xiàn)在兩方面：一是通過推進(jìn)檔案管理的信息化，滿足對(duì)電子文件的有效管理，符合數(shù)字化時(shí)代對(duì)管理的要求。數(shù)字時(shí)代背景下，人們?yōu)榱颂岣吖ぷ餍蚀罅渴褂糜?jì)算機(jī)設(shè)備和互聯(lián)，此環(huán)節(jié)中會(huì)產(chǎn)生大量電子文件和信息，借助信息形式檔案進(jìn)行管理和存儲(chǔ)，既方便使用者檢索、使用，又可以減少對(duì)資源成本的浪費(fèi)。二是檔案管理信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)知識(shí)資產(chǎn)管理的客觀要求。檔案是企業(yè)和組織發(fā)展的重要資產(chǎn)，而知識(shí)資產(chǎn)對(duì)檔案管理和發(fā)展影響巨大，相關(guān)管理人員只有認(rèn)識(shí)到知識(shí)資產(chǎn)重要性，提高關(guān)注度，才能有效開展檔案管理；而利用信息化手段推進(jìn)管理進(jìn)程，可提升管理的效率，促進(jìn)檔案管理事業(yè)健康發(fā)展[1]。

二、檔案管理信息化建設(shè)路徑

檔案管理目的是實(shí)現(xiàn)對(duì)資產(chǎn)信息的有效利用，借助資源信息化形式進(jìn)行存儲(chǔ)，既可以提高管理的效率，又便于隨時(shí)取用。因此，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)優(yōu)化信息化路徑，提高管理的水平。

（一）完善檔案信息管理基礎(chǔ)設(shè)施

要保證檔案管理信息化建設(shè)的合理有效性，應(yīng)對(duì)其基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善，確保具備相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)施。而由于檔案管理的過程較為復(fù)雜，會(huì)涉及到錄入、檢索、更新和共享等功能，這就需要保證用于檔案管理的計(jì)算機(jī)設(shè)備必須滿足使用需求，并包含相應(yīng)的系統(tǒng)程序。同時(shí)，為保證多項(xiàng)功能的實(shí)現(xiàn)，還要配置相機(jī)、掃描設(shè)備和錄像機(jī)等輔助電子工具。另外，還應(yīng)加大資金投入，對(duì)各項(xiàng)硬件和軟件設(shè)施進(jìn)行完善，建立良好的檔案管理信息化發(fā)展基礎(chǔ)，為信息化路徑建立進(jìn)程的推進(jìn)提供有力支持[2]。

（二）培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才

檔案管理人才是實(shí)現(xiàn)管理信息化的核心力量，其綜合素質(zhì)與管理水平密切相關(guān)，必須保證人才的素質(zhì)和能力才能夠充分利用各項(xiàng)設(shè)備工具以實(shí)現(xiàn)檔案管理。而要提高人才的綜合素質(zhì)，應(yīng)該對(duì)人才進(jìn)行培訓(xùn)，一方面根據(jù)現(xiàn)有管理人員的能力進(jìn)行針對(duì)性培養(yǎng)，補(bǔ)足能力欠缺方面，確保其可以有效執(zhí)行各項(xiàng)基礎(chǔ)工作；另一方面要培養(yǎng)掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和專業(yè)檔案管理能力的復(fù)合型人才，提高整體的檔案管理效率。

（三）提高檔案管理信息化建設(shè)規(guī)范性

要保證檔案管理的有序性，提高利用效率，應(yīng)在信息化管理路徑建設(shè)前建立規(guī)范統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息整合、資源管理和信息共享等提供相應(yīng)明確的依據(jù)，確保管理科學(xué)性，實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的長(zhǎng)期存儲(chǔ)。網(wǎng)絡(luò)信息資源的整理、存儲(chǔ)和信息數(shù)據(jù)庫建立、開發(fā)，都需要依靠相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，因此在進(jìn)行檔案信息化管理路徑建立前，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況和需求，盡可能制定完善的建設(shè)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)軟件硬件設(shè)備的合理應(yīng)用與資源的有效利用，提高對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)的優(yōu)化效率。另外，建設(shè)后還應(yīng)考慮時(shí)代發(fā)展的要求，適當(dāng)進(jìn)行規(guī)范完善與調(diào)整，與時(shí)俱進(jìn)，同時(shí)優(yōu)化信息化檔案管理建設(shè)。

（四）建立數(shù)字化檔案管理平臺(tái)

數(shù)字化信息管理平臺(tái)建立，既是保證檔案管理有序開展的平臺(tái)，又是實(shí)現(xiàn)時(shí)代和信息化建設(shè)的要求，因此，必須提高對(duì)這一平臺(tái)建設(shè)的重視。在此過程中，應(yīng)不斷豐富檔案的內(nèi)容，盡快將紙質(zhì)、聲像文件信息以數(shù)字化形式進(jìn)行存儲(chǔ)，并進(jìn)行分門別類，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，生成數(shù)字化目錄，為檔案管理提供方便，提高對(duì)用戶的服務(wù)水平。與此同時(shí)，要想不斷滿足用戶查閱需求，還應(yīng)使用掃描設(shè)備對(duì)原件進(jìn)行掃描、記錄，確保能夠?qū)崿F(xiàn)全文瀏覽，并根據(jù)檔案管理信息化路徑建設(shè)情況進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)。

（五）實(shí)施檔案信息與電子政務(wù)共建

進(jìn)行檔案信息化管理時(shí)，要建立電子文件中心，找出檔案資源信息管理環(huán)節(jié)中和后臺(tái)存儲(chǔ)方面存在的多種問題并及時(shí)解決，促進(jìn)電子資源數(shù)據(jù)結(jié)果與格式的統(tǒng)一，利于實(shí)現(xiàn)信息共享。因此，檔案管理部門應(yīng)同電子政務(wù)部門合作共建，加強(qiáng)相互之間的聯(lián)系，同時(shí)利用相關(guān)軟件與設(shè)備實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的有效分配與充分利用，從而提升管理水平。

（六）加強(qiáng)對(duì)檔案管理的安全建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展在給人們帶來便利的同時(shí)也帶來了一定的負(fù)面影響，而檔案管理中最主要的則是網(wǎng)絡(luò)安全問題，會(huì)影響管理的效率、質(zhì)量，甚至導(dǎo)致信息丟失、損毀，對(duì)相關(guān)部門和單位造成嚴(yán)重?fù)p失。這就需要檔案管理人員在利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理時(shí)，提高自身的管理安全意識(shí)與風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，利用多種網(wǎng)絡(luò)防護(hù)技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息采集、分析、保存和使用等環(huán)節(jié)的安全性，降低內(nèi)外因素的影響。針對(duì)完整的檔案應(yīng)進(jìn)行備份，尤其是重要數(shù)據(jù)，應(yīng)在備份同時(shí)進(jìn)行加密，防止信息泄露，確保檔案信息的安全性[3]。

三、結(jié)語

總而言之，檔案信息化路徑的建立是一個(gè)需要不斷完善的過程，不能一蹴而就。具體建立過程中，相關(guān)人員必須提高對(duì)檔案信息化的了解，明確其重要性和意義，并通過觀察和分析，采用合理有效的方式推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，加快管理的現(xiàn)代化程度，從而更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理與應(yīng)用。