文·孫靜

人事檔案管理工作走向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，是經(jīng)濟(jì)發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步中一個(gè)無(wú)法阻擋的發(fā)展趨勢(shì)。一個(gè)設(shè)計(jì)完善、運(yùn)行穩(wěn)定的人事管理系統(tǒng)可以使人們從繁重的傳統(tǒng)手工管理中解脫出來(lái)，從而提高人事檔案管理工作效率，更好地為各用人單位服務(wù)。人事檔案目前正處于從單一的紙質(zhì)檔案向紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案并存過(guò)渡的階段，由于資金、技術(shù)等各方面的原因，各級(jí)各類人事檔案管理機(jī)構(gòu)建立數(shù)字檔案管理庫(kù)的進(jìn)程緩慢，仍處于內(nèi)部自我管理、自我利用階段，檔案信息資源不能被充分挖掘和分析利用，信息交換和共享受限，造成了嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。

一、人事檔案管理現(xiàn)狀及改善措施

衛(wèi)生人才中心擁有一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)檔案庫(kù)房，存放了衛(wèi)生系統(tǒng)8000余份人事檔案。為達(dá)到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等要求，庫(kù)房?jī)?nèi)配置了鋼質(zhì)的檔案密集架、紅外防盜系統(tǒng)、閉路電視監(jiān)視系統(tǒng)、JTY-LZ-1412離子感煙探測(cè)器、4100DL報(bào)警控制器、空氣消毒機(jī)、THC-Ⅱ型溫濕度控制器等檔案庫(kù)房管理設(shè)備。在信息社會(huì)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，無(wú)紙化辦公、網(wǎng)絡(luò)文件傳輸、網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)布的大量出現(xiàn)，對(duì)檔案信息的采集、加工、傳遞、管理與傳統(tǒng)檔案時(shí)代有著迥然不同的方式方法。而相對(duì)于傳統(tǒng)檔案庫(kù)，數(shù)字檔案庫(kù)只是管理對(duì)象的存在與表現(xiàn)形式有所改變，管理范圍并未擴(kuò)大，因而職能也未發(fā)生變化。鑒于這種情況，我們可以運(yùn)用先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)改革現(xiàn)有的人事檔案管理方式，即以人事檔案信息資源為基礎(chǔ)，構(gòu)建人事檔案網(wǎng)絡(luò)查詢和利用平臺(tái)。注重對(duì)信息數(shù)據(jù)的挖掘和利用，加大對(duì)人才資源科學(xué)分析的能力，提供區(qū)域性、行業(yè)性的人力資源分析及測(cè)評(píng)，并對(duì)代理單位提供檔案信息遠(yuǎn)程服務(wù)。

人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)是基于先進(jìn)的軟件和高速、大容量的硬件基礎(chǔ)上的新的人力資源管理模式，它充分考慮了未來(lái)業(yè)務(wù)的增長(zhǎng)和變化，能通過(guò)集中式的信息庫(kù)、自動(dòng)處理系統(tǒng)、自助服務(wù)、外協(xié)以及服務(wù)共享平臺(tái)，構(gòu)建一個(gè)完整的、安全的人事檔案信息智能采集、分析、處理體系，并能采用安全的鏡像方式實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程查閱，達(dá)到降低成本、提高效率、改進(jìn)服務(wù)模式的目的。

人事檔案的安全系統(tǒng)是通過(guò)制定相應(yīng)安全策略來(lái)確保共享數(shù)據(jù)資源的安全，共享數(shù)據(jù)資源包括程序、數(shù)據(jù)文件、數(shù)據(jù)庫(kù)等。首先是身份認(rèn)證和授權(quán)。訪問(wèn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)資源針對(duì)不同用戶規(guī)定不同的訪問(wèn)權(quán)限，用戶訪問(wèn)數(shù)據(jù)時(shí)，需要得到系統(tǒng)的身份認(rèn)證和權(quán)限，當(dāng)用戶輸入的證書、用戶名、密碼當(dāng)信息與系統(tǒng)留存信息一致式，可獲準(zhǔn)訪問(wèn)相應(yīng)權(quán)限的資源。系統(tǒng)支持PKI技術(shù)的CA安全認(rèn)證及基于LDAP的目錄服務(wù)等，支持HTTPS安全鏈路加密訪問(wèn)，支持SSL證書安全認(rèn)證，設(shè)有XSS過(guò)濾器，支持SQL過(guò)濾器等。其次是日志。用戶在權(quán)限范圍內(nèi)訪問(wèn)數(shù)據(jù)的所有操作，如讀取、刪除、修改等，系統(tǒng)均會(huì)做詳細(xì)的記錄，記錄用戶的姓名、用戶IP、登陸時(shí)間、記錄數(shù)據(jù)和操作內(nèi)容，形成日志存檔，便于管理人員對(duì)日志記錄進(jìn)行查詢管理，有利于后期的審計(jì)工作。再次是對(duì)重要的文件，在網(wǎng)絡(luò)傳輸過(guò)程中，進(jìn)行加密后傳輸，防止文件泄露，確保文件在傳輸過(guò)程中不被篡改和盜竊。最后是加強(qiáng)物理設(shè)備的安全措施，加強(qiáng)操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)的安全管理，做好數(shù)據(jù)的備份。

二、社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益及可行性預(yù)測(cè)

作為人事檔案的管理部門，人才中心對(duì)衛(wèi)生專業(yè)人才享有比較詳細(xì)、準(zhǔn)確的信息資源。人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理與安全系統(tǒng)采用比較先進(jìn)的技術(shù)，嚴(yán)密的安全保障措施，便捷的操作方式，能夠給檔案管理機(jī)構(gòu)帶來(lái)明顯的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

（一）整合的、集中的信息源

針對(duì)“系統(tǒng)孤島”，通過(guò)技術(shù)手段把不同數(shù)據(jù)格式的信息體系有機(jī)的融合在一起，通過(guò)集成的服務(wù)平臺(tái)，有效的提供數(shù)據(jù)共享服務(wù)，實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)、跨系統(tǒng)、跨數(shù)據(jù)庫(kù)、跨內(nèi)容的服務(wù)體系。用戶通過(guò)服務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)將日常管理相關(guān)的各類信息不同類型、不同格式的信息化系統(tǒng)全面有機(jī)地聯(lián)系起來(lái)，有效減少信息更新和查找中的重復(fù)勞動(dòng)，保證了信息的相容性，從而大大提高工作效率。

（二）易訪問(wèn)、易查詢的信息庫(kù)

集成的服務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)結(jié)合管理員的實(shí)際需求提供個(gè)性化的定制服務(wù)，將傳統(tǒng)的依賴于人的過(guò)程改為依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的過(guò)程，檔案管理人員只要獲取相應(yīng)的權(quán)限，就可以隨時(shí)進(jìn)入管理系統(tǒng)，直接查閱管理權(quán)限相應(yīng)的信息。

三、系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案

人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理與安全系統(tǒng)是遵循《全國(guó)組織干部人事信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)體系》標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)計(jì)要求，建立的實(shí)用性、先進(jìn)性、安全性、擴(kuò)展性、移植性及完整性并存的新型人才信息處理系統(tǒng)。它能夠在滿足人事檔案的管理與應(yīng)用技術(shù)上、與人力資源管理和人才測(cè)評(píng)相聯(lián)系，充分利用現(xiàn)有檔案信息，為各單位制定人力資源戰(zhàn)略提供數(shù)據(jù)支持和合理化建議，協(xié)助衛(wèi)生行業(yè)人力資源戰(zhàn)略的發(fā)展決策，為衛(wèi)生行業(yè)和衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員提供更多、更實(shí)際的服務(wù)。

系統(tǒng)開發(fā)采用成熟的B/S架構(gòu)和MVC三層模式，功能模塊設(shè)計(jì)采用松耦合的面向服務(wù)架構(gòu)模式，不同功能模塊通過(guò)這些接口和契約進(jìn)行通信，接口獨(dú)立于實(shí)現(xiàn)服務(wù)的硬件平臺(tái)、操作系統(tǒng)和編程語(yǔ)言，實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)共享，提高模塊復(fù)用率，滿足不斷變更的需求，提升系統(tǒng)的健壯性和可擴(kuò)展性。數(shù)據(jù)庫(kù)采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)加非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)相結(jié)合，關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)采用主從部署，提高數(shù)據(jù)寫入并發(fā)量，歷史數(shù)據(jù)從關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)存到非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)，滿足實(shí)時(shí)復(fù)雜數(shù)據(jù)查詢的同時(shí)，也滿足歷史海量數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析。系統(tǒng)部署在內(nèi)網(wǎng)，與外網(wǎng)物理隔離，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性，對(duì)于公網(wǎng)的實(shí)時(shí)共享數(shù)據(jù)，采用安全隔離網(wǎng)閘將數(shù)據(jù)擺渡到公網(wǎng)，阻斷潛在的攻擊。

該系統(tǒng)主要是由系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)、安全保障體系、人事檔案管理應(yīng)用程序和數(shù)字化檔案遠(yuǎn)程應(yīng)用程序四部分組成。系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)包括個(gè)人基本情況庫(kù)、電子檔案庫(kù)、檔案業(yè)務(wù)工作庫(kù)、用戶情況庫(kù)、人事代理工作庫(kù)、系統(tǒng)維護(hù)庫(kù)等，是系統(tǒng)應(yīng)用程序運(yùn)行的基礎(chǔ)。個(gè)人基本情況記錄姓名、性別、職業(yè)情況、資格證書、執(zhí)業(yè)范圍、受教育情況、工作經(jīng)歷等信息。電子檔案庫(kù)主要是管理采集的電子檔案，形成電子文檔目錄，完成電子檔案的鑒定、銷毀、移交、編研、征集等工作。檔案業(yè)務(wù)工作庫(kù)記錄檔案業(yè)務(wù)工作細(xì)化內(nèi)容，包括工作名稱、細(xì)化內(nèi)容、具體細(xì)化步驟、責(zé)任單位、完成時(shí)限、指導(dǎo)聯(lián)系人等。人事代理工作庫(kù)記錄人事代理相關(guān)工作信息，包括檔案資料錄入補(bǔ)齊、檔案調(diào)入審核、檔案調(diào)轉(zhuǎn)等。

安全保障體系采取計(jì)算機(jī)軟硬結(jié)合技術(shù)，應(yīng)用現(xiàn)代最新的安全技術(shù)，采用證書+客戶端的模式。數(shù)字化遠(yuǎn)程應(yīng)用程序是人才服務(wù)機(jī)構(gòu)和委托單位或個(gè)人之間的一座橋梁，促進(jìn)了雙方的互動(dòng)，提高了人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的服務(wù)水平。建立人事代理網(wǎng)上服務(wù)系統(tǒng)后，用戶通過(guò)輸入相應(yīng)的用戶名和密碼，即可實(shí)現(xiàn)進(jìn)行內(nèi)部通知、繳費(fèi)查詢、遠(yuǎn)程閱檔、問(wèn)題解答、下載專區(qū)、求職招聘等功能。人事檔案管理應(yīng)用程序由日常檔案業(yè)務(wù)管理模塊、數(shù)字檔案管理模塊、人事代理業(yè)務(wù)管理模塊、信息查詢統(tǒng)計(jì)分析模塊、系統(tǒng)維護(hù)模塊、信息導(dǎo)入導(dǎo)出模塊、幫助模塊等七個(gè)模塊組成。主要處理檔案工作日常業(yè)務(wù)和提供信息服務(wù)，并按規(guī)定權(quán)限對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理和維護(hù)。

網(wǎng)絡(luò)化管理平臺(tái)則依托數(shù)據(jù)自動(dòng)錄入、智能識(shí)別、安全傳輸、庫(kù)文件數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)、海量數(shù)據(jù)秒級(jí)檢索、數(shù)據(jù)挖掘分析、全透明操作等技術(shù)，采用以字為單位的無(wú)序散列表索引技術(shù)和文字信息相位描述數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的先進(jìn)方法，使該技術(shù)對(duì)海量文字的自由字詞檢索速度達(dá)到亞秒級(jí)，比傳統(tǒng)的分詞索引技術(shù)的檢索速度提高了十幾倍。

人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理與安全系統(tǒng)通過(guò)完整、齊全、系統(tǒng)的項(xiàng)目錄入，靈活使用表格對(duì)各種信息分門別類，可以方便地查詢、閱讀、修改、交流和重復(fù)利用，基本能滿足現(xiàn)階段人事檔案管理的需求。人才中心將依托本系統(tǒng)的開發(fā)利用，保持自身資源優(yōu)勢(shì)，以此為特色和基石，發(fā)展核心競(jìng)爭(zhēng)力，提升人事檔案管理品牌建設(shè)，逐步推進(jìn)衛(wèi)生行業(yè)整體發(fā)展。