文·劉磊

一、強調(diào) “難”字，缺乏與時俱進的精神

1.問題

一是保守。傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)比較成熟，各項規(guī)章制度比較完善，管理人員固守老做法、舊習慣，滿足于坐等接收紙質(zhì)檔案和手工查閱。二是畏難。技術(shù)力量不足，資金投入大，困難多。關(guān)于“存量數(shù)字化”，就拿一個普通縣級綜合檔案館來說，館藏往往達10萬卷冊次，一條條錄入目錄，一頁頁掃描全文，人力物力投入較大。且檔案多種門類，多種載體，如何加工似乎是個問題。關(guān)于“增量電子化”，文檔處理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)還多有脫節(jié)，技術(shù)難題較多。加之檔案部門往往缺少信息化技術(shù)人才，多數(shù)工作人員懂檔案業(yè)務(wù)不懂信息技術(shù)。三是求穩(wěn)。顧慮信息安全，擔心檔案載體的轉(zhuǎn)換及網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，會給檔案信息的安全帶來隱患。

2.對策

一是解決認識問題。需走出去開闊視野，解放思想，學習先進經(jīng)驗，與時俱進地掌握新的業(yè)務(wù)標準。二是摸清家底，分步實施?？梢源?“智慧城市建設(shè)”和“實體館新館建設(shè)”的便車，對利用率高的民生檔案和亟待保護的珍貴檔案優(yōu)先進行數(shù)字化加工。三是解決安全隱患。可通過現(xiàn)代科學技術(shù)、嚴格管理的制度以及加強數(shù)字檔案的審查開放工作等來解決信息安全問題。四是解決技術(shù)難題。加強信息技術(shù)人才的引進與培養(yǎng)，加強與政府信息技術(shù)部門的溝通和交流，爭取技術(shù)支持；加強與檔案軟件開發(fā)公司的合作，隨著社會需求與檔案工作發(fā)展需要研發(fā)和完善管理軟件。

二、盲目求“快”，缺乏科學推進的意識

1.問題

有些檔案館盲目跟風，對于檔案數(shù)字化建設(shè)無調(diào)研無方案，學經(jīng)驗也是照葫蘆畫瓢，對自身館藏不清楚，數(shù)字化加工無標準，信息安全無保障措施，導致了數(shù)字檔案的質(zhì)量問題和檔案信息的安全問題。

2.對策

一是充分調(diào)研，合理確定方案。數(shù)字檔案館建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，為保證館藏數(shù)字檔案館信息可靠和可用，需要經(jīng)過調(diào)研、立項、論證、開發(fā)、運行等諸多環(huán)節(jié)。我館先后到濟南市、濰坊市、南京市等外地參觀學習，借鑒經(jīng)驗，擬定了我縣檔案數(shù)字化加工標準，并在市檔案局信息技術(shù)科的指導下，出臺了“沂源縣數(shù)字檔案館建設(shè)方案”，保證了數(shù)字檔案館建設(shè)的健康有序開展。

二是嚴把質(zhì)量，關(guān)注重點環(huán)節(jié)。檔案信息資源是數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)和主體，加工質(zhì)量至關(guān)重要。一要依據(jù)國家標準，結(jié)合館藏實際，制定較為詳盡的加工標準，比如目錄錄入項目，圖片像素都應(yīng)提出明晰的要求。二要關(guān)注加工前的案卷質(zhì)量，比如原卷標題擬寫不完整、不準確以及整理不規(guī)范等。對整理不規(guī)范的案卷進行重新整理再加工，對原卷目錄信息不全不準的，在錄入時注意補充和修正，比如補充錄入姓名等。三要把好驗收關(guān)。我館采取了專人質(zhì)檢、雙重質(zhì)檢、應(yīng)用檢驗等措施，嚴把數(shù)字化加工質(zhì)量。

三是多措并舉，確保信息安全。一選擇與檔案數(shù)字化加工資質(zhì)，特別是保密資質(zhì)的專業(yè)公司合作，注意簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。二完善制度，加強管理，嚴格執(zhí)行檔案數(shù)字化加工制度、檔案出入庫登記制、流程環(huán)節(jié)責任人簽字制、數(shù)字化設(shè)備專人管理制等制度。三加強對數(shù)字檔案的審查開放工作，信息利用實行三網(wǎng)（互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、內(nèi)部局域網(wǎng)）分開。四從信息技術(shù)上加強控制，比如采取設(shè)置防護墻、設(shè)置管理和利用權(quán)限、三網(wǎng)分開、物理隔離、加工現(xiàn)場安裝監(jiān)控、信息數(shù)據(jù)異地異質(zhì)備份等措施?？傊?，多措并舉，避免檔案破損、丟失和數(shù)據(jù)信息泄密事件的發(fā)生。

三、局限在“點”，缺乏統(tǒng)籌建設(shè)的思維

1.問題

筆者認為，檔案數(shù)字加工是數(shù)字檔案館建設(shè)的一個“點”，數(shù)字檔案館建設(shè)是智慧檔案館建設(shè)的一個“點”，智慧檔案館建設(shè)是智慧城市建設(shè)的一個“點”，數(shù)字檔案室是與數(shù)字檔案館相銜接的無數(shù)個“點”。在實際建設(shè)中，往往出現(xiàn)只顧及檔案數(shù)字加工這個“點”，甚至只顧及檔案館館藏數(shù)字加工這個“點”，缺乏長遠目光和統(tǒng)籌建設(shè)思維。導致出現(xiàn)以下問題， 一是數(shù)字檔案館建設(shè)未納入智慧城市建設(shè)的規(guī)劃，建設(shè)難度加大，且易形成信息孤島。二是未與檔案館實體館建設(shè)同步規(guī)劃，出現(xiàn)建設(shè)被動和不匹配現(xiàn)象。智能密集架、智能消防和安防、檔案管理利用等軟硬件配置“各自為政”，缺乏一體性，智能性降低。三是文、檔脫節(jié)，館、室脫節(jié)。文檔一體化不能真正實現(xiàn)，檔案館與檔案室之間缺乏互聯(lián)互通和一體化管理，不能實現(xiàn)檔案信息資源共享和技術(shù)共享。

2.對策

一是早日納入智慧城市建設(shè)規(guī)劃。數(shù)字檔案館具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點，是智慧城市建設(shè)的子系統(tǒng)。檔案部門應(yīng)超前考慮，主動作為，積極爭取將智慧檔案館建設(shè)納入智慧城市建設(shè)體系，從宏觀層面上爭取政策支持、資金投入、技術(shù)共享，保證數(shù)字檔案館建設(shè)順利開展。

二是爭取與實體檔案館建設(shè)同步。數(shù)字檔案館是一個系統(tǒng)，其建設(shè)涉及到信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)硬件、軟件設(shè)計、數(shù)字資源建設(shè)和信息安全等多方面的問題。智慧檔案館體系架構(gòu)的搭建，既要以傳統(tǒng)實體檔案館和數(shù)字檔案館為基礎(chǔ)，又要從自動化、系統(tǒng)化、智能化、人性化等方面入手擴展其功能。實體檔案館建設(shè)要充分考慮智慧檔案建設(shè)的要求，包括軟硬件的配置和運行環(huán)境。比如，機房建設(shè)要符合國家《電子信息系統(tǒng)機房設(shè)計筑設(shè)計到軟規(guī)范》中B類機房的各項設(shè)計要求，考慮到選址、裝修、供電、防雷擊、防靜電、防輻射等方面。我館提早制定智慧檔案館建設(shè)方案，包括檔案綜合管理、網(wǎng)上檔案館、檔案館室一體化、檔案信息利用平臺等數(shù)字檔案館建設(shè)的基本內(nèi)容，也包括智慧庫房、網(wǎng)絡(luò)運行、庫房溫濕度自控、門禁、入侵報警、電子巡更、訪客管理、信息引導發(fā)布、通風消毒、滅菌管理、氣體滅火、火災(zāi)自動報警、檔案館智慧支撐運營平臺、保障一體化管理平臺等智能管理系統(tǒng)及其設(shè)施設(shè)備，與新館同步建設(shè)，保證了智慧檔案館建設(shè)的整體性和運轉(zhuǎn)的協(xié)調(diào)性。

三是注意推進館、室一體化建設(shè)。我縣檔案信息化建設(shè)自上世紀八、九十年代開始，館與室先后使用了“超星文檔”“飛揚檔案管理系統(tǒng)”等檔案管理系統(tǒng)。2000年執(zhí)行 “歸檔文件整理規(guī)則”后，各單位對檔案管理系統(tǒng)的需求大大增加，有百余個單位使用了檔案管理系統(tǒng)，有些單位受條件制約未能安裝檔案管理系統(tǒng)，給歸檔和查閱帶來諸多不便。使用檔案管理系統(tǒng)的單位，往往也只是滿足目錄錄入和目錄檢索。由于系統(tǒng)更換、升級以及不統(tǒng)一，出現(xiàn)了信息不兼容、無法使用等問題，統(tǒng)一管理系統(tǒng)、統(tǒng)一加工標準問題提上日程。我館安裝了 “館室一體化管理系統(tǒng)”，為各建檔單位開端口，設(shè)置管理權(quán)限，避免了各建檔單位因自行購置軟件造成的多重投入和軟件使用不統(tǒng)一的問題。

如上所述建成的數(shù)字檔案館，將會成為智慧城市建設(shè)的重要組成部分，切實實現(xiàn)管理智能、資源共享的目標。

目前，沂源縣6000多平米的新館已投入使用，檔案館智能管理系統(tǒng)開始運行，實現(xiàn)了密集架自動控制，庫房溫濕度自動調(diào)控，安防自動報警等，優(yōu)化了檔案保管環(huán)境和條件，保證了實體檔案和數(shù)字檔案的安全。同步建成數(shù)字檔案館，完成了全部館藏600多萬頁的檔案全文掃描，錄入目錄110多萬條。利用檔案管理系統(tǒng)能檢索到檔案全文內(nèi)的關(guān)鍵字段，直接輸出查閱者需要的檔案全文，大大提高了檔案的查閱速度和查準率，解決了傳統(tǒng)查閱方式中存在的環(huán)節(jié)繁瑣、入庫調(diào)卷、費時費力等問題，為利用者提供了快捷、高效的服務(wù)。依托淄博市政務(wù)云正在建設(shè)的“館室一體化”將實現(xiàn)檔案館與檔案室之間檔案信息資源共享、在線指導、在線歸檔和在線查閱，縮短了檔案服務(wù)社會的距離，最大限度地滿足了社會各界的需求。