田娥 田萍

摘 要：基于社會(huì)不斷發(fā)展的背景下，人們的各項(xiàng)工作都不能離開(kāi)數(shù)字化與信息化。計(jì)算機(jī)技術(shù)也給事業(yè)單位的檔案管理工作提出了一定的方便，不僅能夠有效提高檔案的利用率，還能夠使工作效率得到顯著的提升。但是在事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理過(guò)程中，數(shù)字化技術(shù)還有待推廣?；诖?，本文從事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀與意義進(jìn)行分析，并提出幾個(gè)方面的措施，希望能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的檔案管理人員提供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;數(shù)字化;檔案管理;優(yōu)化對(duì)策

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，不管是工作還是生活都與數(shù)字化技術(shù)有著直接的關(guān)系。利用先進(jìn)的辦公設(shè)備與科技技術(shù)，能夠不斷提升工作效率，還能夠保證工作質(zhì)量。所以，事業(yè)單位的檔案管理應(yīng)當(dāng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理變成數(shù)字化管控模式。通過(guò)建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)資源進(jìn)行優(yōu)化配置，還能夠解決檔案的安全性不高的問(wèn)題。在完善數(shù)字化管控系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，構(gòu)建高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，加強(qiáng)對(duì)全過(guò)程的管控，促進(jìn)事業(yè)單位的健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。但是，從我國(guó)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理情況來(lái)看，依然存在一定的不足與問(wèn)題，缺乏較大的安全保密性以及規(guī)范性，為實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化以及信息化目標(biāo)奠定良好基礎(chǔ)，進(jìn)一步提高檔案管理利用率，最終推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位更加快速持續(xù)的發(fā)展進(jìn)步。

1 事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀與意義

1.1 提升單位的經(jīng)濟(jì)效益

由于事業(yè)單位內(nèi)部的信息量越來(lái)越大，需要進(jìn)行管理的檔案也越來(lái)越多。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，數(shù)據(jù)的檔案與管理工作變得越來(lái)越復(fù)雜，容易造成工作質(zhì)量與效率低下的問(wèn)題，對(duì)單位的社會(huì)形象產(chǎn)生了直接的影響[1]。另外，事業(yè)單位與數(shù)字化模式脫軌，需要大量的使用紙張，導(dǎo)致了資源的浪費(fèi)，而工作量的加大也需要更多的人力投入，導(dǎo)致成本增加。因此，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，不僅能節(jié)約資源的支出，還能夠有效提高工作效率，將經(jīng)費(fèi)投入到實(shí)處。

1.2 提高工作效率

檔案的收集需要消耗掉更多的人力、財(cái)力與物力，信息的準(zhǔn)確性也不夠高。檔案的管理與歸納工作則需要投入更多的精力。如果在工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤的話，就表示需要消耗更多的時(shí)間彌補(bǔ)，不僅工作效率低下，也會(huì)影響工作人員的積極性。檔案的查詢工作更加復(fù)雜，由于檔案大多會(huì)以紙質(zhì)的形式進(jìn)行保存，除了會(huì)占用更多的場(chǎng)地之外，工作人員查詢檔案十分困難，有的檔案可能會(huì)由于存儲(chǔ)不當(dāng)導(dǎo)致丟失與損毀。

1.3 進(jìn)一步提高檔案利用率

現(xiàn)階段，科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，日常工作以及學(xué)習(xí)過(guò)程中更加廣泛的應(yīng)用檔案信息，大部分社會(huì)活動(dòng)的開(kāi)展都同檔案活動(dòng)之間具有密切關(guān)聯(lián)。如果在此過(guò)程中，使用傳統(tǒng)檔案管理方式，就會(huì)很大程度上浪費(fèi)人力以及物力資源，并不利于檔案管理效率的提高，而且在此過(guò)程中發(fā)，檔案管理方式也具有一定復(fù)雜性，不利于檔案管理工作的開(kāi)展。而采用數(shù)字化檔案管理方法，則可以便于用戶將數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，當(dāng)人們使用檔案時(shí)，就可以通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的利用，上網(wǎng)查閱相關(guān)數(shù)據(jù)檔案信息，具有較大的便利性。在此過(guò)程中，事業(yè)單位相關(guān)工作人員為群眾調(diào)取檔案信息時(shí)，僅僅需要群眾提供基本信息，就能夠及時(shí)調(diào)取到相應(yīng)的信息內(nèi)容，不需要在浪費(fèi)人力查找信息內(nèi)容，進(jìn)一步提高了檔案利用效率。

2 事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的優(yōu)化對(duì)策

2.1 創(chuàng)新現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與辦公系統(tǒng)的銜接

基于新時(shí)代背景下，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的廣泛運(yùn)用，給事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理提供了許多方便之處，對(duì)人們的日常工作產(chǎn)生的直接的影響，屬于未來(lái)檔案管理的趨勢(shì)。事業(yè)單位在開(kāi)展數(shù)字化檔案管理工作的時(shí)候，逐步開(kāi)展了綜合性的管理，因?yàn)槠渲猩婕暗膬?nèi)容比較多，因此，事業(yè)單位通過(guò)建立完善的數(shù)字化管理系統(tǒng)，結(jié)合單位的實(shí)際情況，創(chuàng)建現(xiàn)代化的數(shù)字檔案系統(tǒng)，對(duì)檔案與系統(tǒng)進(jìn)行嚴(yán)格的處理，逐步營(yíng)造出良好環(huán)境，促進(jìn)事業(yè)單位后續(xù)工作的順利開(kāi)展。另外，為了保證數(shù)字化檔案管理工作的順利開(kāi)展，就要加強(qiáng)辦公系統(tǒng)與檔案管理之間的銜接。在進(jìn)行方案設(shè)計(jì)的過(guò)程中，增加與資料相關(guān)的查詢功能，還要搭建良好的銜接基礎(chǔ)，結(jié)合數(shù)字化檔案的實(shí)際情況，制定完善的歸檔管理制度。由于事業(yè)單位的檔案具有一定的特殊性，大都是需要進(jìn)行保密的，僅僅是有一小部分是需要公開(kāi)的[2]。因此在事業(yè)單位的檔案管理工作中，利用有效的措施保證信息資源的完整性，將檔案管理的價(jià)值體現(xiàn)出來(lái)。最后，在融入軟件方面需要選擇有多級(jí)權(quán)限與密碼管理的控制手段，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或是被破壞的問(wèn)題，進(jìn)而在一定程度上保證數(shù)據(jù)的完整性與安全性。

2.2 提高檔案的利用率，降低管理成本的支出

就傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行分析，大部分單位都沿用了粗放型的管理模式，也就是說(shuō)配備了專門的檔案工作人員，還更新了檔案管理軟硬件的設(shè)備，增加了財(cái)政的預(yù)算工作，將其作為基礎(chǔ)的解決方式。但是這種解決方案會(huì)導(dǎo)致單位的檔案管理工作成本大幅度增加。利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)轉(zhuǎn)存到電腦當(dāng)中，利用數(shù)字化管控的優(yōu)勢(shì)，不僅能有效的節(jié)約大量的成本支出，還能夠轉(zhuǎn)變?yōu)闄C(jī)讀檔案，使管理者查閱資料也比較方便，進(jìn)而避免了資源的浪費(fèi)與消耗問(wèn)題。數(shù)字化檔案管理利用掃描、錄入等技術(shù)，將重要的信息檔案進(jìn)行歸集，并盡快的提供與利用。在事業(yè)單位的發(fā)展中，檔案資料的應(yīng)用十分廣泛與及時(shí)，崗位的調(diào)動(dòng)與安排都需要準(zhǔn)確的檔案信息[3]。而數(shù)據(jù)庫(kù)能夠提供更加準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息，還能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)營(yíng)決策提供依據(jù)。采取數(shù)字化管理的大平臺(tái)，真正突破空間與時(shí)間的限制，有效提高了工作效率。

2.3 完善檔案管理安全保證制度，構(gòu)建高素質(zhì)人才隊(duì)伍

不管是對(duì)于員工的信息還是組織的信息，都有一定的保密要求。如果出現(xiàn)了信息資料泄露的問(wèn)題，就可能會(huì)被不法分子所利用，為檔案的擁有者帶來(lái)許多不便之處。因此，事業(yè)單位要建立健全的檔案管理安全保密制度，對(duì)不同級(jí)別的檔案采取不同的保管方式，使用的權(quán)限也要有明確的規(guī)定，才能夠保證事業(yè)單位檔案信息的安全性。在開(kāi)展日常工作時(shí)，事業(yè)單位的相關(guān)工作人員要本著嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，需要使用的時(shí)候才能夠打開(kāi)需要的信息，使用完畢要將數(shù)據(jù)庫(kù)關(guān)閉。單位還要配備安保人員，對(duì)重要的資料保存場(chǎng)所進(jìn)行保護(hù)。另外，事業(yè)單位還要采取多元化的方式，不斷提升員工的綜合能力，以不斷提高工質(zhì)量。通過(guò)定期開(kāi)展考核與培訓(xùn)工作的方式，掌握更多的工作技巧。在提升員工服務(wù)意識(shí)的基礎(chǔ)上，使其能夠意識(shí)到數(shù)字化檔案管理的重要意義。創(chuàng)新管理方法的思想，積極的學(xué)習(xí)先進(jìn)的基礎(chǔ)與理念，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的優(yōu)化。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展中信息化技術(shù)得到了廣泛的運(yùn)用，使事業(yè)單位的檔案管理需要走上數(shù)字化的道路，不但提高管理質(zhì)量與效率。從信息化管理、采集與服務(wù)等功能的轉(zhuǎn)變，進(jìn)而不斷提升工作人員的綜合能力。通過(guò)樹(shù)立正確的科學(xué)化的管理機(jī)制，使檔案管理人員能夠更加積極的投入到工作中。采取規(guī)范性的管理目標(biāo)，合理融入信息化技術(shù)，避免出現(xiàn)信息丟失的問(wèn)題。在加快事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化步伐的基礎(chǔ)上，推動(dòng)單位的戰(zhàn)略性發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]夏巍.淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問(wèn)題與解決措施[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2018，v.15;No.437（05）：224+226.

[2]劉雨，王中菲.淺析事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施[J].長(zhǎng)江叢刊，2017（3）：152-152.

[3]張其龍.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化措施分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，No.293（12）：122.