林菁

摘 要：時代的發(fā)展也推動了我國檔案館事業(yè)的蓬勃發(fā)展，為了進一步確保檔案館文件的質(zhì)量使各單位形成一個統(tǒng)一的標準，必須制定一個科學有效的管理方針。本文筆者就對檔案館接收歸檔文件的質(zhì)量進行以下探究，僅供參考。

關(guān)鍵詞：檔案館;接收歸檔文件;質(zhì)量

檔案館事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展是社會經(jīng)濟建設(shè)中重要的組成部分，其質(zhì)量的好與壞會直接影響檔案館整體工作效率和水平。因此，為了能夠使相關(guān)機關(guān)、團體以及所屬單位形成統(tǒng)一的檔案質(zhì)量標準，本文就檔案館接收歸檔文件的質(zhì)量做出一些分析，希望對相關(guān)檔案接收人員能夠有所幫助。

1 保持卷宗整體

保持卷宗整體是提升檔案館接收歸檔文件質(zhì)量的有效方式[1]。首先，檔案在進入檔案館之前必須以全宗為基本單位進行整理，要嚴格按照相關(guān)規(guī)定分階段進行移交，同時凡是能夠反應(yīng)相關(guān)單位重要職能活動的檔案，或者是具有一定科學歷史研究價值且需要長期保持的檔案，必須對其收集齊全并進一步整理，隨后再按照相關(guān)規(guī)定及時移交給檔案館進行管理。其次，對于那些已經(jīng)分散的檔案切不可將一個卷宗進行人為分割，或者是檔案由相關(guān)移交單位進行收集整理的也不能人為分割，這樣才能科學合理的保持卷宗整體性。倘若仍然需要對某一卷宗的原件使用，或者是需要對某一檔案進行存檔，應(yīng)用這些檔案的復(fù)制本代替原件，而原件應(yīng)及時妥善的進行集中化管理，從而確保檔案館卷宗的整體性。

2 分類清除標準統(tǒng)一

要想提升檔案館接收歸檔文件的質(zhì)量還應(yīng)科學分類，使檔案館文件管理更加規(guī)范化，通常情況下一個全宗案卷應(yīng)當依照統(tǒng)一的方案進行分類，切不可將案卷資料隨意的進行改動，必須結(jié)合相關(guān)機關(guān)單位、團體以及所屬單位的實際情況，選擇科學合理的分類方式方法對案卷設(shè)置類目，而案卷分類的概念也要明確，進一步明確案卷的使用范圍且界限必須要寫清楚，同時案卷的分類級別也要明確清晰，分類的層級盡量不要過多，這樣才能對案卷進行有效準確的分類。此外，還應(yīng)對移交單位的檔案進行分類，它的分類應(yīng)當采取“年度-機構(gòu)-保管期限”方法，或者是“保管期限-機構(gòu)-年度”的方法進行分類，且不可采取文號、級別等分類方法，從而提升檔案館接收歸檔文件的質(zhì)量。

3 立卷要求和歸檔文件整理

檔案館的立卷要求是要保持各個文件之間的歷史聯(lián)系，這樣能夠方便管理人員使用和保管，可以參照各個文件的構(gòu)成特點對其進行整理，將文件之間具有相同點或者是密不可分的材料綜合整理在一起，也可以參照文件數(shù)目的不同，歷史價值的不同靈活的進行整理，具體操作步驟如下[2]。第一，相同的案卷問題或者是同一會議的文件正文和附件應(yīng)確保他們之間不可分割的關(guān)系，請示和批復(fù)、原件和轉(zhuǎn)發(fā)或者是同一個文件不同的稿本，都應(yīng)保持他們彼此之間不可分割的關(guān)聯(lián)。第二，對那些影片、照片、錄音帶、錄音帶等其他相關(guān)非紙張題材的檔案，應(yīng)對其進行統(tǒng)一整理、編目，將這些文書檔案分別存放，同時還應(yīng)在案卷的卷內(nèi)目錄上注明互見號，進一步便捷后續(xù)查找和保持文件之間的聯(lián)系。此外，對于電子類案卷也要進行統(tǒng)一立卷，而那些已經(jīng)分開立卷的文件可以不予重新整理。從而不斷提升檔案館接收歸檔文件的質(zhì)量。

4 卷內(nèi)文件排列和編寫頁面

為了提升檔案館接收歸檔文件的質(zhì)量還應(yīng)卷內(nèi)文件排列和編寫頁面。首先，各個文件的排列應(yīng)當依照一定次序且有條理的管理，盡量保持各個文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，能夠使案卷內(nèi)的文件形成一個有規(guī)律的一個有機整體，例如，可以按照重要程度或者是時間進行排列，再者同一個文件的不同稿本也應(yīng)對其排列應(yīng)將正本放在最前面，其他的歷次稿件則可以以此進行排列。其次，對于那些有著密不可分關(guān)聯(lián)的文件應(yīng)將批復(fù)放在最前面，相應(yīng)的請示應(yīng)放在后面，而正文應(yīng)也應(yīng)放在最前面且附件放置后面，同時案卷的原件也要放在后面而轉(zhuǎn)發(fā)放置前面。此外，案卷的編寫頁面不管是單面還是雙面，或者是折疊頁還是案卷的大小頁又可以作為一頁編號，倘若卷內(nèi)只有一件印件且已經(jīng)有頁碼，這是應(yīng)用鉛筆對其進行編號，將相應(yīng)的標識表寫在案卷的右上角，而照片或者是圖表則可以標注在空白處，從而不斷提升檔案館內(nèi)部文件的質(zhì)量。

5 填寫卷內(nèi)文件目錄、卷末備考表、案卷封面

卷內(nèi)文件的目錄填寫應(yīng)遵循以下幾點。第一目錄要整潔工整且要填寫齊全，文件的標題應(yīng)簡單明白了能夠反應(yīng)主旨，倘若標題不能夠確切的反應(yīng)文件內(nèi)容，或者是那些根本就沒有標題的文件應(yīng)根據(jù)內(nèi)容擬寫標題，但是切不可隨意更改或者是簡化文件標題，第二對于沒有年份標識的文件應(yīng)及時考察清楚，進一步完善檔案館文件的規(guī)范性。而卷末備考表的填寫應(yīng)由整理人簽名和填寫，對于那些較為重要的文件或者是文件的來源應(yīng)進行考證，已經(jīng)損壞的文件應(yīng)及時查明原因，倘若有特殊情況應(yīng)及時說明卷內(nèi)的情況。此外，案卷封面的填寫應(yīng)采取統(tǒng)一的檔案盒，要保持文件的堅韌性防止生蟲，案卷封面的字跡要整潔工整且清晰，同時案卷的標題也要言簡意賅，從而提升檔案館接收歸檔文件質(zhì)量。

6 案卷的裝盒和文件修復(fù)

案卷的裝盒和文件修復(fù)應(yīng)遵循以下幾方面[3]。首先，案卷在裝盒之前應(yīng)去掉文件上的金屬物，以免破壞文件使其喪失使用價值，對于那些已經(jīng)破損的文件應(yīng)及時進行修裱，盡可能的使其恢復(fù)原有的樣子能夠發(fā)揮作用，還應(yīng)將不同形式的文件按照年度形式進行歸檔，不同形式的文件盡量不要放在同一個檔案盒里，這樣才能確保檔案館文件的質(zhì)量，使其能夠充分發(fā)揮作用和價值，其次，保管期限不同的案卷應(yīng)分開放置檔案盒內(nèi)，切不可將保管期限的歸檔文件放置在同一個檔案盒內(nèi)，以免對檔案館造成不必要的負面影響，同時不同機構(gòu)的歸檔文件也要分開放置在檔案盒內(nèi)，從而提升歸檔文件的整體質(zhì)量[4]。

7 案卷的鑒定劃分、保管期限以及編寫全宗介紹

檔案館接收歸檔文件在進館之前必須經(jīng)過鑒定，要確保文件的歷史價值和是否具有永久保存的價值，這是提升檔案館接收歸檔文件質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，倘若文件在進館之前沒有對其價值進行鑒定，會影響檔案館整體工作效率和質(zhì)量，所以必須在文件進館前進行鑒定、劃分以及保管期限。同時編寫全宗內(nèi)容應(yīng)包括立檔單位成立的時間，也要包括立檔的原因和撤銷時間，相關(guān)文件的義務(wù)、性質(zhì)以及隸屬關(guān)系，還應(yīng)包括文件的數(shù)量、真實性、完整情況，不同檔案的分類原則、整理情況和鑒定情況也要核實，這些環(huán)節(jié)都是影響檔案館接收歸檔文件質(zhì)量的關(guān)鍵因素[5]。此外，還應(yīng)包括檔案文件是否存在損壞、紙張發(fā)霉變質(zhì)等問題，倘若出現(xiàn)以上情況或者是字跡模糊應(yīng)及時處理，以免影響后續(xù)文件資料的使用，從而不斷提升檔案館接收歸檔文件的質(zhì)量。

8 結(jié)語

綜上所述，檔案館接收歸檔文件質(zhì)量的好與壞直接關(guān)乎檔案館工作水平，在市場競爭趨勢日益增長的當下要想站穩(wěn)腳步，必須重視接收歸檔文件的質(zhì)量，是提升各級機關(guān)、團體以及所屬單位科學有效管理的關(guān)鍵，也是提升檔案館整體管理水平的重要環(huán)節(jié)，從而促進我國檔案館事業(yè)蓬勃穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻

[1]王勤.規(guī)范檔案整理 促進檔案移交——解讀《中央檔案館文件級檔案接收質(zhì)量檢查辦法》[J].中國檔案，2016（12）：29.

[2]邱揚凡. 綜合檔案館接收微博信息研究[D].南京大學，2016.

[3]曾慶偉，燕祥君.要確保縣級檔案館接收歸檔文件的質(zhì)量[J].黑龍江檔案，2005（04）：50.

[4]谷海力.高度重視檔案安全? 切實提升檔案功能? 劉煥鑫到遼寧省檔案館電子檔案備份中心調(diào)研[J].蘭臺世界，2019（06）：161.

[5]黃蘭.國外數(shù)字檔案資源整合對我國的啟示——以加利福尼亞州檔案館在線項目為例[J].機電兵船檔案，2019（03）：96-98.