王爽

做好檔案數(shù)字化管理和人才服務(wù)工作，是識(shí)別天下英才而用之的重要保障。近年來，我市高度重視人才服務(wù)工作，著力健全人才服務(wù)體系，加快人才信息平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。流動(dòng)人員的人事檔案電子化建設(shè)，能幫助人事檔案管理者，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，快速處理復(fù)雜的數(shù)據(jù)，優(yōu)化管理質(zhì)量，提高了工作效率，讓人事檔案管理更加規(guī)范化、制度化。當(dāng)前，大數(shù)據(jù)、數(shù)字化成為時(shí)代發(fā)展的代名詞，信息技術(shù)已經(jīng)被滲透到各行各業(yè)的工作管理當(dāng)中，成為了一種關(guān)鍵性的檔案技術(shù)。在日常的人事檔案管理中，檔案信息化不僅能夠降低了管理人員的工作量，還能提升檔案管理的工作效率，讓檔案管理工作出現(xiàn)大的變化。然而，機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存，在數(shù)字化檔案管理中仍然存在一些問題。因此，本文針對這些問題，分析后提出發(fā)展建議，希望能夠促進(jìn)數(shù)字化人事檔案管理的蓬勃發(fā)展。

1 當(dāng)前人事檔案數(shù)學(xué)化管理中存在的困境

就目前而言，檔案管理的數(shù)字化過程還存在著許多實(shí)際問題，下面從以下幾方面進(jìn)行分析展開。

1.1 人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化存在問題

所謂檔案標(biāo)準(zhǔn)化，即是對同類檔案按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理歸檔，并對其進(jìn)行執(zhí)行和修訂的過程。在對人事檔案進(jìn)行信息數(shù)字化的過程中，為保證信息數(shù)字化在保管、傳送、利用檔案等方面更加規(guī)范有效，需制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)使檔案的錄入、掃描和歸檔等過程標(biāo)準(zhǔn)化。目前國內(nèi)的檔案數(shù)字化仍需進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，其中包括存儲(chǔ)檔案的系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)施的標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息安全的管理標(biāo)準(zhǔn)化、工作制度的管理標(biāo)準(zhǔn)化等方面。再者，提升標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理不僅能夠提升服務(wù)質(zhì)量還能提高效率。

1.2 人事檔案信息安全受到威脅

人事檔案的數(shù)字化減輕查找檔案的工作量的同時(shí)，也避免了紙質(zhì)檔案在保存和調(diào)閱等過程中的磨損和遺失等問題。在如今的電子化檔案背景下，人事檔案面臨著信息泄漏的安全威脅。檔案的重要信息有可能會(huì)被盜用，部分檔案可能會(huì)遭受電腦黑客的攻擊，且病毒也能對相關(guān)數(shù)據(jù)造成安全威脅?？偠灾?，現(xiàn)階段檔案信息的管理和保存仍面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

1.3 數(shù)字化技術(shù)落后

之前查閱檔案一般采用原始的手工查看紙質(zhì)載體的方式，由于每年辦理存檔、查閱檔案的業(yè)務(wù)量加大，紙質(zhì)檔案不方便查找。在人事檔案的數(shù)字化過程中，為確保該項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，以及效率和質(zhì)量提升問題。需要在信息更新，還有安全管理、檔案識(shí)別掃描等技術(shù)方面，做到與時(shí)俱進(jìn)。因此，更新檔案信息化技術(shù)，才能滿足檔案數(shù)字化工作需求。

2 檔案數(shù)字化對人才服務(wù)的重大意義

2.1 人事檔案數(shù)字化有利于招聘

通過檔案的大數(shù)據(jù)獲取更廣泛的流動(dòng)人員數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)，在人才市場的檔案數(shù)據(jù)庫里記載著每個(gè)流動(dòng)人員每次工作變動(dòng)的簡歷信息，比如在哪個(gè)行業(yè)、哪家公司供職于哪個(gè)崗位，通過人工智能深入的數(shù)據(jù)挖掘，對流動(dòng)人員數(shù)量、結(jié)構(gòu)、分布、流向等開展統(tǒng)計(jì)分析，可以幫助企業(yè)人力資源管理者快速篩選、匹配到合適候選人，以及快速挖掘新員工、找到員工上崗，還可以完成初步篩選。

2.2 人事檔案電子化有利于人才培訓(xùn)

人事檔案的電子化，可以讓人才培訓(xùn)趨于個(gè)性化和多樣化。人事檔案電子化技術(shù)應(yīng)用于大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域，管理者可以通過電子數(shù)據(jù)對員工進(jìn)行精準(zhǔn)分析，以員工為中心，準(zhǔn)確識(shí)別出每位員工的學(xué)習(xí)需求和個(gè)人定位，制定更加科學(xué)合理的培養(yǎng)計(jì)劃，并且可以為不同層級的員工建立不同的勝任模型，使員工的培訓(xùn)與發(fā)展更加貼合實(shí)際。

2.3 人事檔案電子化有利于人才測評

在職業(yè)測評領(lǐng)域，利用人事檔案電子化技術(shù)對流動(dòng)人員流向、工作行業(yè)、崗位、就職時(shí)間等開展統(tǒng)計(jì)分析，可對績效考核、人才培養(yǎng)和選拔以及分類進(jìn)行研究，改進(jìn)以前工作中的缺陷。人事檔案的大數(shù)據(jù)技術(shù)能采集更多更快更準(zhǔn)確的信息，從人事檔案電子化數(shù)據(jù)庫中找到隱藏其中的信息，分析決策，得到更快更好的測評，提升測評的效果。

3 完善人事檔案數(shù)字化管理的建議

3.1 認(rèn)真做好收集、整理、審核工作

在整理中，務(wù)必小心翼翼，不要忙中出錯(cuò)，避免事后核對糾錯(cuò)。做到認(rèn)真鑒別，分類準(zhǔn)確，編排有序，裱糊平整，目錄清楚，裝訂美觀。二是對所有人事檔案進(jìn)行檔案信息的甄別核實(shí)，對每個(gè)人的檔案卷卷核對，仔細(xì)比對，發(fā)現(xiàn)缺材料的，采取組織配合與個(gè)人查找的方式進(jìn)行逐人登記、逐條補(bǔ)充。對人事檔案中填寫不規(guī)范、重復(fù)裝訂的材料逐份清理，夯實(shí)數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)，有效提升每一卷人事檔案材料的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和完整性。三是對人事檔案數(shù)字化工作開展情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)解決問題并不斷探索，建立長效的工作機(jī)制，試點(diǎn)以后得以推廣，以點(diǎn)帶面，推動(dòng)檔案數(shù)字化管理工作的全面展開。

3.2 建立健全數(shù)據(jù)庫

一是構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息數(shù)據(jù)庫，運(yùn)用身份證號(hào)碼進(jìn)行檢索與識(shí)別，使既有數(shù)據(jù)如社保數(shù)據(jù)等可以直接錄入到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。二是完善數(shù)據(jù)庫的前臺(tái)與后臺(tái)操作系統(tǒng)，完善前臺(tái)對檔案信息的整理與檢索技術(shù);優(yōu)化后臺(tái)的監(jiān)督、核實(shí)、比對功能，提升紙質(zhì)材料與電子材料校對效率，確保檔案信息的準(zhǔn)確和完整。三是引進(jìn)新進(jìn)的信息技術(shù)，為檔案信息的錄入、檔案的查閱、信息的更新、備份等提供技術(shù)支撐。

3.3 優(yōu)化質(zhì)量管理體系

若想完善檔案的數(shù)字化信息化管理，主要包括前期數(shù)據(jù)分類處理、中期數(shù)據(jù)儲(chǔ)存、后期數(shù)據(jù)更新和使用等。對檔案進(jìn)行分類：下崗流動(dòng)人員檔案和學(xué)生檔案等。除此之外，不僅要對檔案合理分類，還應(yīng)該注意軟件、硬件、工作人員和管理制度跟它的匹配。在進(jìn)行中期數(shù)據(jù)儲(chǔ)存過程中，應(yīng)該充分發(fā)揮技術(shù)的作用，利用照相機(jī)、掃描儀以及攝像機(jī)等設(shè)備，將檔案進(jìn)行錄入和存儲(chǔ)。在后期數(shù)據(jù)利用上，不斷提升工作人員的素質(zhì)水平，確保數(shù)據(jù)錄入的質(zhì)量與效率。

3.4 強(qiáng)化檔案信息安全管理質(zhì)量

在推廣檔案信息化過程中，檔案信息的安全管理便成為了檔案管理工作中最為至關(guān)重要的一環(huán)。

工作中嚴(yán)格執(zhí)行國家保密規(guī)定，重視檔案安全保密工作，健全人防、物防、技防相結(jié)合的檔案安全保密防范工作體系;充分運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，不斷提高化解風(fēng)險(xiǎn)、防范事故和應(yīng)急處置的能力，確保檔案的絕對安全。

一是嚴(yán)格把控，將檔案存儲(chǔ)與辦公地點(diǎn)互相分開，配備單獨(dú)檔案室和錄入室，在工作區(qū)域安裝高清無死角監(jiān)控設(shè)備，嚴(yán)禁將碳素筆、手機(jī)、攝像及移動(dòng)儲(chǔ)存設(shè)備等帶入工作場所。指定特定的黨員簽訂協(xié)議書之后，才能參與檔案錄入工作，嚴(yán)防紙質(zhì)檔案涂改、撤換，信息錄入錯(cuò)誤，檔案信息泄露等情況的發(fā)生。做到交接清楚、登記準(zhǔn)確，確保檔案在交接過程中不發(fā)生遺失等情況。

二是簽訂保密協(xié)議，與數(shù)字化建設(shè)公司及參與人事檔案數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目的所有人員簽訂三方保密協(xié)議和承諾書，明確各自責(zé)任。

三是嚴(yán)防數(shù)據(jù)泄露，檔案數(shù)字化項(xiàng)目現(xiàn)場所有數(shù)據(jù)接口全部封閉，不能搭建無線網(wǎng)絡(luò)，統(tǒng)一購買使用國產(chǎn)掃描儀及服務(wù)器等設(shè)備。首先，管理人員需要對保存檔案的設(shè)備和系統(tǒng)進(jìn)行定期的維護(hù)，并將存在安全威脅的系統(tǒng)和軟件進(jìn)行清理和淘汰。其次，需要專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)人員對設(shè)備的運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行檢查。

四是加強(qiáng)數(shù)字檔案的安全管理，建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，定期備份數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)，將備份介質(zhì)存放在檔案庫保險(xiǎn)柜內(nèi)。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理，通過驗(yàn)證用戶信息、輸入調(diào)閱口令和限制訪問的措施加強(qiáng)訪問控制，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫管理與維護(hù)，確保人事檔案安全。

綜上所述，數(shù)字化時(shí)代的到來，使得人事檔案管理模式發(fā)生了巨大變化。在今后的日常管理過程中，管理人員應(yīng)該不斷提升自身的信息技術(shù)水平，引進(jìn)先進(jìn)的存儲(chǔ)技術(shù)，確保檔案的信息安全，讓檔案發(fā)揮它最大的價(jià)值與作用。