張盈盈

摘 要：檔案管理在事業(yè)單位的日常運行和整體發(fā)展中具有重要的作用。隨著信息化時代的到來，我國事業(yè)單位的檔案管理工作開始出現(xiàn)一系列的發(fā)展滯后問題，如管理設(shè)備老舊、管理手段單一、檔案信息利用率低等。這些問題的存在給事業(yè)單位的快速發(fā)展帶來了不利影響，所以加強對檔案管理的重視程度，引進(jìn)先進(jìn)的管理手段，推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)十分必要。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；策略

一、檔案管理中存在的問題

（一）工作人員對檔案管理重視程度不夠

不同于一般企業(yè)，事業(yè)單位大多隸屬于政府，一直以來在工作形式和管理上都變化不大。受傳統(tǒng)思維影響，事業(yè)單位在檔案管理上也過于保守和懈怠。其實隨著市場環(huán)境的變化和競爭的加劇，一些傳統(tǒng)的工作方式已經(jīng)不再適用于現(xiàn)代社會的發(fā)展。而從我國事業(yè)單位檔案工作管理現(xiàn)狀來看，普遍存在對檔案管理工作重視程度不足的狀況。甚至有些單位認(rèn)為檔案管理只是各種文件資料的堆砌和整理，所以并不聘請專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行檔案管理。同時，單位內(nèi)部缺少檔案管理的相關(guān)制度和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，更缺少有效的監(jiān)管機制，致使檔案管理工作效率低下，質(zhì)量不合格。

（二）檔案管理模式和設(shè)備落后

目前仍然存在一些事業(yè)單位的檔案管理模式還以傳統(tǒng)的賬目記錄以及紙質(zhì)記載為主，這種管理方式明顯無法適應(yīng)競爭激烈的市場需求。落后的管理模式必定導(dǎo)致運營效率的地下，最終導(dǎo)致與信息技術(shù)高速發(fā)展的社會脫軌。管理模式的落后與單位領(lǐng)導(dǎo)的管理理念關(guān)系密切，因為更新管理模式不僅包括專業(yè)技術(shù)與管理方法方面，還包括對管理設(shè)備的更換。而一些事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視度不高，致使單位中檔案管理設(shè)備古老、陳舊，嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位檔的案管理效率，限制了檔案管理工作人員正常水平的發(fā)揮，最終影響了事業(yè)單位檔案文件的使用效率和功能。

（三）檔案利用效率低

事業(yè)單位一般不像企業(yè)、公司一樣重視經(jīng)濟(jì)效益，在工作風(fēng)格上也并不過分追求效率。所以，在檔案管理工作中也存在一定的官僚主義作風(fēng)，忽視了檔案工作的宣傳和管理，對檔案資源以及相關(guān)的信息資源不能夠高效地利用，無法發(fā)揮檔案管理的積極作用。很多事業(yè)單位的檔案管理工作幾乎就是信息的記錄和保管，當(dāng)檔案收集歸檔后就被束之高閣，然后隨著歲月的流逝慢慢失去它的價值。事業(yè)單位對于檔案信息的應(yīng)用只是被動地接受它的變革，而并沒有根據(jù)事業(yè)單位的實際發(fā)展?fàn)顩r開展相應(yīng)的工作。這種過于單一的管理方式，很大程度地制約了事業(yè)單位檔案信息的有效利用。

（四）檔案管理信息化水平低

事業(yè)單位的檔案信息是一種十分重要的信息資源，它可以為單位的健康發(fā)展和科學(xué)決策提供數(shù)據(jù)依托，從而提高單位的綜合競爭力。所以，在事業(yè)單位的管理中，應(yīng)該提高檔案信息的安全保護(hù)水平，這就需要改善檔案管理手段，通過網(wǎng)絡(luò)信息化方法加強檔案的保密性。但是，現(xiàn)階段的很多事業(yè)單位缺乏專業(yè)的高素質(zhì)計算機網(wǎng)絡(luò)人才，無法實現(xiàn)檔案資源的人機合一系統(tǒng)管理，甚至出現(xiàn)對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機操作捉襟見肘的窘境。在信息化技術(shù)泛濫的形勢下，事業(yè)單位檔案信息化管理應(yīng)該是基礎(chǔ)問題，數(shù)字化管理水平也不應(yīng)成為拖累。

二、檔案管理問題的優(yōu)化策略

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理理念

在這個日新月異的新時代中，事業(yè)單位應(yīng)該順應(yīng)時代的發(fā)展，打破傳統(tǒng)的思想束縛，轉(zhuǎn)變工作風(fēng)格和檔案管理理念，加強對檔案管理工作的重視。首先要聘用專業(yè)的檔案管理人才承擔(dān)檔案管理工作，并加強對檔案管理人員的日常監(jiān)管和培訓(xùn)，建立檔案管理人員考核制度，不斷更新和豐富檔案管理人員的專業(yè)知識，激勵檔案管理人員的積極工作態(tài)度，以保證事業(yè)單位檔案管理工作的高質(zhì)高效。其次要樹立科學(xué)合理的檔案管理理念，針對不同類型的檔案資料制定不同的檔案管理方案，明確檔案管理目標(biāo)。

（二）更新設(shè)備，建立現(xiàn)代化檔案庫房

要實現(xiàn)事業(yè)單位檔案文件的現(xiàn)代化管理，需要從新技術(shù)、新設(shè)備、新模式等多方面共同入手。針對部分事業(yè)單位設(shè)備陳舊問題，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層面應(yīng)該加強重視，根據(jù)單位的實際發(fā)展?fàn)顩r更換管理設(shè)備，以保證檔案管理工作的正常運行。檔案管理過程中，檔案保管是重要的組成部分。所以，建立現(xiàn)代化檔案庫房十分必要。首先，在檔案室建立現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，結(jié)合計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對庫房中的檔案信息實行動態(tài)管理，并在庫房中安裝監(jiān)控和溫控設(shè)備，對檔案庫房內(nèi)部的溫度、濕度以及安全隱患進(jìn)行實時監(jiān)控和排查。同時設(shè)置計算機自動報警系統(tǒng)，加強檔案庫房的安全功能。

（三）統(tǒng)一檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)

檔案資料的管理過程中需要一定的信息交換和分享，而檔案本身具有紙質(zhì)和電子形式的區(qū)別。所以，建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)十分關(guān)鍵。只有科學(xué)、合理的檔案管理制度和統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的有序性和高效性，發(fā)揮檔案資料的最大價值。首先，在管理系統(tǒng)的創(chuàng)建中，會遇到一些過分強調(diào)單位特殊性，管理方式不可更改的狀況，對此要積極協(xié)調(diào)，從多方面考慮管理標(biāo)準(zhǔn)的尺度。其次，在創(chuàng)建檔案系統(tǒng)時，要統(tǒng)一檔案的數(shù)據(jù)格式、文件屬性、檔案著錄格式和管理系統(tǒng)，使所有的檔案資料都能夠在此系統(tǒng)中保存、傳遞和分享。另外，要規(guī)范檔案管理流程，減少工作中的失誤，提高檔案管理工作的專業(yè)性。

（四）加強檔案管理信息化建設(shè)

引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理手段，推動檔案管理信息化建設(shè)是完善事業(yè)單位檔案管理工作的基礎(chǔ)。事業(yè)單位要構(gòu)建同步的信息化管理系統(tǒng)，將單位檔案部門信息系統(tǒng)與其他部門的管理系統(tǒng)相聯(lián)合，以實現(xiàn)信息業(yè)務(wù)的對接。同時積極運用多媒體信息技術(shù)，結(jié)合相應(yīng)的科學(xué)技術(shù)，建立事業(yè)單位檔案信息數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，對檔案資料的進(jìn)行數(shù)字化處理，以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，尤其是對文件格式、圖文編碼等方面進(jìn)行規(guī)范化、嚴(yán)格化管理。另外，定期對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新升級，以保證檔案數(shù)據(jù)庫的安全性和準(zhǔn)確性。

三、結(jié)語

隨著網(wǎng)絡(luò)的普及和信息化水平的提高，事業(yè)單位的市場競爭也日益激烈。檔案管理是事業(yè)單位工作中的重要組成部分，單位的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)充分重視檔案管理工作的重要性，加強對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提升，建立檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，從多個方面改進(jìn)和優(yōu)化檔案管理效率和質(zhì)量，促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

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