■王艷（山東醫(yī)藥技師學(xué)院）

一、前言

地方高校的會(huì)計(jì)檔案是反映高校各種經(jīng)濟(jì)運(yùn)作的載體。包含記錄與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的收入和支付有關(guān)的所有原始材料，涵蓋從招標(biāo)，合同簽訂，付款，驗(yàn)收等整個(gè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的過程。

二、高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的特點(diǎn)

會(huì)計(jì)檔案是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的重要組成部分，具有以下特點(diǎn)：

（1）重要性。高校的會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證，總分類帳和明細(xì)分類帳，決算，銀行對(duì)帳單，薪水清單和其他財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料。它們是重要的原始經(jīng)濟(jì)材料，并且是每項(xiàng)特殊檢查和審核工作的主要驗(yàn)證和判斷依據(jù)。經(jīng)濟(jì)決策的重要參考資料具有重要的保存價(jià)值。（2）專業(yè)性。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是根據(jù)收支單位的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度和有關(guān)財(cái)務(wù)管理方法確定的輔助材料，包括招標(biāo)檔案或相關(guān)批準(zhǔn)檔案，收付合同或協(xié)議，發(fā)票，清單，銀行收據(jù)和付款憑證以及補(bǔ)充說明材料。（3）唯一性。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的原始收支信息，包括合同，發(fā)票和簽字表，是唯一且不可替代的。（4）保質(zhì)期限長(zhǎng)。由于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證的重要性和不可替代性，根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求，會(huì)計(jì)檔案的保存期分為永久性和定期性，至少10 年，最多30 年，所有單位都應(yīng)嚴(yán)格遵守。

三、存在的問題

（一）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層不夠重視

領(lǐng)導(dǎo)的支持是高校會(huì)計(jì)檔案管理的關(guān)鍵。盡管近年來檔案管理在學(xué)校中變得越來越重要，但在實(shí)踐中，受傳統(tǒng)教育理念和專業(yè)背景的影響，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者的工作重點(diǎn)通常是教學(xué)和研究。仍然有許多學(xué)院和高校進(jìn)行檔案管理。領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)此沒有給予足夠的重視。沒有指定的學(xué)校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)親自負(fù)責(zé)學(xué)校的檔案管理工作，更不用說會(huì)計(jì)檔案管理工作了，而是由有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)組織和協(xié)調(diào)的，導(dǎo)致缺乏系統(tǒng)的權(quán)威性工作。

（二）存儲(chǔ)保管方式單一

電子檔案缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式。目前，高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)方法主要是基于紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)，并輔以電子數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)占用大量的存儲(chǔ)空間。紙質(zhì)檔案必須按照《檔案法》規(guī)定的相應(yīng)存儲(chǔ)條件進(jìn)行存儲(chǔ)。因此對(duì)硬件環(huán)境也進(jìn)行了相應(yīng)的修改，從室內(nèi)溫度，濕度，火災(zāi)，蟲害控制等方面進(jìn)行了改造，花費(fèi)了大量的人力和物力。而且大多數(shù)學(xué)校還沒有進(jìn)行電子憑證化，只是保存了會(huì)計(jì)帳簿的電子版本，早期是保存在光盤上，目前是存貯在服務(wù)器上。

（三）工作認(rèn)識(shí)不到位

很長(zhǎng)時(shí)間以來，每個(gè)人都覺得檔案管理工作是輕松而干凈的。在檔案部門工作是輕松的養(yǎng)老工作，任何人都可以做到。財(cái)務(wù)部門也沒有為會(huì)計(jì)檔案管理設(shè)立特別職位。這些職位由其他會(huì)計(jì)師擔(dān)任。一旦他們太忙了，就無法及時(shí)對(duì)原始材料（例如會(huì)計(jì)憑證）進(jìn)行分類和裝訂，很容易丟失會(huì)計(jì)信息。

（四）會(huì)計(jì)檔案借閱量大

由于高校的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)是教學(xué)和研究活動(dòng)，所以現(xiàn)行的垂直研究項(xiàng)目國(guó)家法規(guī)需要提供相應(yīng)的收支憑證的副本?？蒲许?xiàng)目的研究期限少則兩年，時(shí)間跨度很大。以G 高校為例，一年中有近千個(gè)科研研究項(xiàng)目。最終審計(jì)所借用的憑證數(shù)量逐年增加。同時(shí)，國(guó)家加大了對(duì)高校各種專項(xiàng)審計(jì)的力度。每年高校必須接受多次專項(xiàng)審計(jì)，并需要提供相應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行審計(jì)，因此繁重的工作是高校會(huì)計(jì)檔案管理的特殊性。

（五）制度缺失

一些高校尚未按照新的《管理辦法》法規(guī)制定具體的會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施規(guī)則；沒有指定的人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理，會(huì)計(jì)檔案分散在不同業(yè)務(wù)的工作人員中，而這些工作人員基本上都不專業(yè)。檔案管理培訓(xùn)中，組織的會(huì)計(jì)檔案也很不規(guī)范和不完整；沒有嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案審查，復(fù)制注冊(cè)批準(zhǔn)程序，會(huì)計(jì)檔案訪問程序太簡(jiǎn)單，學(xué)某些注冊(cè)和會(huì)計(jì)信息的保密性無法得到保證。

四、優(yōu)化策略

（一）提高校方管理層的重視程度

領(lǐng)導(dǎo)的支持是做好高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的關(guān)鍵。會(huì)計(jì)檔案不僅可以為制定工作計(jì)劃，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)和宏觀經(jīng)濟(jì)決策提供可靠的信息，而且可以為處理行政訴訟案件，解決有關(guān)經(jīng)濟(jì)糾紛以及干部考核和使用提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。我們知道，無論什么事情，只要領(lǐng)導(dǎo)重視，就很容易解決。會(huì)計(jì)工作是一項(xiàng)基本工作，是否得到領(lǐng)導(dǎo)重視才能是做好這項(xiàng)工作的前提。

（二）提高信息化管理水平

（1）更改過去的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)狀態(tài)，提高會(huì)計(jì)電子檔案的管理水平。當(dāng)前，在中國(guó)信息產(chǎn)業(yè)整體水平快速發(fā)展的帶動(dòng)下，高校財(cái)務(wù)信息平臺(tái)的發(fā)展也達(dá)到了新的水平。以G 高校使用的神舟浩天高校財(cái)務(wù)信息軟件為例，開發(fā)了憑證成像系統(tǒng)和財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)解決了票據(jù)查詢和管理麻煩，工作效率低，易損壞的問題。將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為電子圖像檔案，以保持文檔的原始外觀，實(shí)現(xiàn)快速訪問并降低管理成本。該系統(tǒng)采用數(shù)據(jù)庫(kù)（mongo）存儲(chǔ)機(jī)密性，不被盜竊，篡改，使得數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在SQLServer 數(shù)據(jù)庫(kù)中，方便用戶訪問每個(gè)憑證的具體信息。進(jìn)行財(cái)務(wù)審計(jì)科學(xué)研究和審計(jì)工作帶來了極大的便利。高校應(yīng)積極使用軟件公司的產(chǎn)品，不斷提高高校的財(cái)務(wù)管理水平，從大量重復(fù)繁瑣的體力勞動(dòng)中解放財(cái)務(wù)檔案管理工作，以提高工作效率和工作質(zhì)量。

高校電子檔案的管理可以通過兩種方式進(jìn)行。一種是將憑證系統(tǒng)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)用于當(dāng)年的會(huì)計(jì)憑證。該軟件系統(tǒng)可以根據(jù)單位業(yè)務(wù)量配備專門人員。然后完成綁定。對(duì)于歷史的會(huì)計(jì)憑證，從而可以選擇專業(yè)公司分批完成掃描工作，也可以選擇具有使用價(jià)值的經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目進(jìn)行掃描和備份，以解決歷史問題。

（2）加強(qiáng)財(cái)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)。為了滿足高校會(huì)計(jì)電子檔案管理的發(fā)展需求，有必要制定一套完善的電子檔案管理系統(tǒng)，明確識(shí)別各種會(huì)計(jì)電子檔案使用哪種存儲(chǔ)方式，并明確各方的職責(zé)和業(yè)務(wù)。目前，高校會(huì)計(jì)文檔的存儲(chǔ)方式已經(jīng)從刻錄光盤的方式轉(zhuǎn)變?yōu)楫?dāng)前的服務(wù)器備份方式。對(duì)于會(huì)計(jì)憑證，必須清楚地存儲(chǔ)會(huì)計(jì)帳目時(shí)間，會(huì)計(jì)報(bào)表等檔案資料，只有制定詳細(xì)有效的檔案管理方法，才能使財(cái)務(wù)人員有法可依，并有效提高財(cái)務(wù)效率和質(zhì)量工作的。

（三）提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的工作責(zé)任心

一方面，我們必須充分了解檔案管理人員的困難，同時(shí)，也必須提高他們責(zé)任感，并認(rèn)識(shí)原始會(huì)計(jì)檔案的獨(dú)特性。作為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的載體，會(huì)計(jì)檔案在審計(jì)和經(jīng)濟(jì)決策中起著越來越重要的作用。過去，大多數(shù)會(huì)計(jì)文員對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的重要性了解不足。而會(huì)計(jì)檔案通常具有處理和咨詢的工作，如果沒有做好相應(yīng)的工作，會(huì)造成無法彌補(bǔ)的后果。

（四）構(gòu)建完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度體系

高校應(yīng)根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況和新《管理辦法》，嚴(yán)格按照學(xué)校的實(shí)際情況記錄會(huì)計(jì)檔案的范圍，并及時(shí)收集，分類和整理卷，無論是檢查，復(fù)印，傳輸，銷毀等會(huì)計(jì)檔案。要統(tǒng)一口徑，用制度來規(guī)范相關(guān)的工作流程。

（五）加快高校會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作

由于高校的辦學(xué)歷史悠久，因此涉及的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量很大，會(huì)計(jì)檔案數(shù)量巨大，托管方式單一。許多超過銷毀年限的會(huì)計(jì)檔案都不敢銷毀。由于高校屬于行政機(jī)構(gòu)，因此資金來源主要是財(cái)政撥款和行政費(fèi)用。上級(jí)主管部門的特殊審計(jì)和檢查任務(wù)眾多，而且期限很長(zhǎng)。每次需要提供原始財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案時(shí)，高校檔案館的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案往往只會(huì)增加而不會(huì)減少，這給保管工作帶來了很大壓力。因此必須加快高校會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作，從而推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的開展。

五、結(jié)束語

綜上所述，地方高校會(huì)計(jì)管理工作對(duì)于高校工作的開展而言非常重要。因此，必須提高校方管理層的重視程度，并提高檔案管理工作的信息化水平，提高管理人員的責(zé)任心，建立完善的管理制度體系，并且做好檔案的銷毀工作，只有如此，才能更好地開展地方高校會(huì)計(jì)的檔案管理工作。