■段曙光（新鄉(xiāng)市市政設(shè)施管理處）

我國(guó)人事檔案主要涉及人員的基本信息，只有做好人事檔案管理工作，才能準(zhǔn)確評(píng)定人員的工資水平與勞動(dòng)保障，因此，人事檔案管理具有非常重要的作用。在過(guò)去較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)，人事檔案主要以紙質(zhì)的形式存在，隨著科學(xué)技術(shù)的快速更新，當(dāng)前已經(jīng)逐步過(guò)渡到電子化管理，出現(xiàn)了大量新型管理方法。在人事檔案管理當(dāng)中，首先要建立完善的人事檔案管理制度，主要內(nèi)容涉及檔案材料的入檔、傳遞、統(tǒng)計(jì)、保密、審核、檢查等各個(gè)方面，每一個(gè)環(huán)節(jié)的管理制度均在人事檔案管理過(guò)程中具有不可低估的地位，所以在人事檔案管理過(guò)程中引入網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)有利于加快檔案管理速度，提高檔案管理水平。其中表現(xiàn)最為突出的當(dāng)屬檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，筆者結(jié)合自身實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)，就人事檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提出了幾點(diǎn)措施。

一、人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的重要性

人事檔案管理信息化是將人事檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、高效化作為核心，是當(dāng)前人事檔案管理水平提升的重要途徑。在當(dāng)前階段，計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，為檔案管理工作提供了更為廣闊的發(fā)展空間。通過(guò)對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行信息化處理，能夠?qū)⒕哂袃r(jià)值的人事檔案信息轉(zhuǎn)變成為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以識(shí)別的數(shù)字代碼，并利用數(shù)字系統(tǒng)對(duì)其中的信息進(jìn)行識(shí)別、分類、存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)互連條件下的人事檔案資源信息共享。

在過(guò)去較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)，人事檔案主要涉及一些實(shí)體內(nèi)容，是憑借投入大量人力來(lái)完成的，雖然消耗了大量人力物力，但卻沒(méi)有收到應(yīng)有的效果。如在使用檔案材料過(guò)程中，管理人員首先要查找目錄，才能確定檔案材料所處的位置，再依據(jù)提示的位置查找具體材料，這種使用方式過(guò)于陳舊，需要消耗大量的時(shí)間。當(dāng)前，各項(xiàng)管理工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化與網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作也不例外，利用在人事檔案管理中引入信息技術(shù)，大量原來(lái)人力操作的環(huán)節(jié)實(shí)行了自動(dòng)化管理，只需將大量檔案信息輸入數(shù)據(jù)庫(kù)中，使用時(shí)通過(guò)檢索即可迅速找到，而且使用次數(shù)不受限制。再有，遇到有關(guān)部門需要調(diào)出有關(guān)人事檔案材料時(shí)，檔案管理部門在查找檔案材料時(shí)在搜索欄內(nèi)輸入關(guān)鍵詞，則可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)呈現(xiàn)檔案材料內(nèi)容，這種操作方式不但可以充分利用檔案材料，而且使用頻率大大增加。

二、人事檔案管理暴露出的不足

第一，信息化建設(shè)，在人事檔案管理當(dāng)中，管理人員必須掌握必要的操作技能，學(xué)會(huì)計(jì)算機(jī)操作技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)，才能勝任當(dāng)前管理工作。但在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中，人事檔案管理人員數(shù)量有限，在過(guò)去較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)，有的人員掌握了高超的管理能力，但卻不懂得計(jì)算機(jī)操作方法，只能從事一些簡(jiǎn)單的操作，涉及計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)則無(wú)能為力，所以在使用計(jì)算機(jī)檢索有關(guān)檔案材料時(shí)，并不能在最短時(shí)間內(nèi)找到。再有，在信息化建設(shè)過(guò)程中，還必須要關(guān)注網(wǎng)絡(luò)中存在著大量風(fēng)險(xiǎn)，在信息化人事檔案建設(shè)過(guò)程中，一旦出現(xiàn)信息泄露問(wèn)題，則可能引發(fā)不可限量的損失。當(dāng)前，人事檔案管理人員還不具備高度的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，這是當(dāng)前人事檔案管理工作必須首先解決的問(wèn)題，是引發(fā)各類安全隱患的主要因素。第二，體制機(jī)制不合理，導(dǎo)致人事檔案管理工作不能穩(wěn)定運(yùn)行，只有具備完善的管理制度才能促進(jìn)檔案管理工作的有序開(kāi)展，但當(dāng)前存在的問(wèn)題是，人事檔案管理制度有所欠缺，不具備先進(jìn)的人事檔案管理設(shè)備，大量現(xiàn)代化管理手段得不到有效應(yīng)用，還以陳舊的檔案管理方式為主，再有，檔案管理信息不能及時(shí)交流，這也是阻礙人事檔案管理工作穩(wěn)定運(yùn)行的重要原因，因此要盡快采取有效措施，實(shí)現(xiàn)信息的即時(shí)溝通。

在創(chuàng)建人事檔案管理制度時(shí)，雖然我國(guó)檔案法已經(jīng)對(duì)此提出了明確要求，但因?yàn)闄n案法已經(jīng)推出了很長(zhǎng)時(shí)間，有些條款已經(jīng)不再適用，有的單位并沒(méi)有建立完善的管理制度，由于缺乏詳細(xì)的指導(dǎo)細(xì)則，所以人事檔案信息化建設(shè)只能成為一句口號(hào)，甚至?xí)璧K管理工作的順利開(kāi)展，大量人事檔案信息化建設(shè)存在著走過(guò)場(chǎng)擺形式等問(wèn)題，而收不到應(yīng)有的實(shí)際效果。

三、人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）提高人事檔案信息化的整體水平

為了確保人事檔案信息化工作的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，相關(guān)部門必須制定針對(duì)檔案管理信息化的相關(guān)規(guī)章制度，使得人事檔案信息化建設(shè)工作能夠可持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。在信息化環(huán)境下，檔案使用主要是通過(guò)應(yīng)用有效的信息技術(shù)與信息管理方法，在嚴(yán)格的管理制度約束下開(kāi)展有效的服務(wù)及信息管理工作。只有通過(guò)這種方法才可以使得人事檔案管理工作達(dá)到主動(dòng)服務(wù)的目的，且能夠保證人事檔案信息的安全。用戶若需要檢索人事檔案的相關(guān)信息，則應(yīng)該在制定的安全網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行查詢，在獲得信息獲取權(quán)限之后，在對(duì)應(yīng)的安全管理協(xié)議制度下，對(duì)人事檔案的信息進(jìn)行有效的管理、合法的應(yīng)用。同時(shí)，檔案的另一個(gè)基本價(jià)值就是作為電子檔案法律憑證，這要求在信息技術(shù)環(huán)境下保證數(shù)字化檔案的真實(shí)性。當(dāng)前，我國(guó)的相關(guān)法律法規(guī)及檔案管理制度應(yīng)該進(jìn)行相應(yīng)的修改，保證檔案憑證功能得到充分發(fā)揮。

（二）及時(shí)購(gòu)置先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備

檔案管理信息化建設(shè)逐步深入推進(jìn)，要求政府部門不斷加大投入力度，積極引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)與設(shè)備，才能保證人事檔案信息化建設(shè)的順利開(kāi)展，要想保證檔案信息化管理收到顯著的效果，首先要具備先進(jìn)的硬件設(shè)施，這是保障檔案材料安全的基本條件，通過(guò)引入先進(jìn)的管理技術(shù)，檔案信息管理工作才能全面推進(jìn)。

（三）采用集中統(tǒng)一的管理體制

當(dāng)前人事檔案的管理體制較為松散，使得大量的信息資源存在重復(fù)輸入、信息重復(fù)錄入等情況，使得信息資源沒(méi)有得到充分利用，相關(guān)的信息沒(méi)有得到有效的存儲(chǔ)、應(yīng)用。這不但沒(méi)有充分發(fā)揮檔案信息資源的重要功能，而且給信息使用帶來(lái)了極大的不便。所以，必須集中的采集和應(yīng)用人事檔案信息，建立集中統(tǒng)一的人事檔案管理體制，以現(xiàn)代信息技術(shù)作為支撐，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的數(shù)字化與共享。在信息化系統(tǒng)構(gòu)建過(guò)程中，對(duì)應(yīng)的人事檔案信息化軟件、硬件通常是保證自主開(kāi)發(fā)的基礎(chǔ)上，確保檔案處理的各個(gè)環(huán)節(jié)，例如歸檔、編輯、傳遞、借閱等各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，并最終形成數(shù)據(jù)庫(kù)，保證人事檔案信息資源得以快速的整合、使用。

（四）人事檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)

當(dāng)前，在檔案管理工作信息化趨勢(shì)的背景下，缺乏復(fù)合型的檔案管理專業(yè)技術(shù)人才是檔案管理信息化建設(shè)面臨的主要問(wèn)題。因此，在開(kāi)展信息化建設(shè)工作中，要針對(duì)人事檔案從業(yè)人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，構(gòu)建完善、高水平的檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍。在培訓(xùn)工作中，要及時(shí)的更新工作人員的知識(shí)體系，確保其掌握信息的技術(shù)與知識(shí)，能夠在檔案管理工作中發(fā)揮更大的作用，可以為人事檔案管理工作提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（五）提升人事檔案管理服務(wù)技能

在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，將大量檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)閳D片、文字、聲音、視頻等各種材料，因此要對(duì)其進(jìn)行合理的分類，能夠有效節(jié)省查找時(shí)間，更好地利用檔案材料，這種管理模式還可以促使人事檔案管理工作得到大量社會(huì)民眾的認(rèn)同，推動(dòng)人事檔案管理工作的穩(wěn)定運(yùn)行，突出檔案管理工作的重要性。

（六）保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行

人事檔案信息化管理處于不斷發(fā)展與更新當(dāng)中，因此離不開(kāi)隨時(shí)的維護(hù)與充實(shí)，必須要注意下面問(wèn)題，第一，要輸入完整真實(shí)的信息，只有輸入完整的數(shù)據(jù)才有利于后續(xù)工作的順利開(kāi)展。第二，檔案數(shù)據(jù)要定期更新，專業(yè)管理人員必須要掌握數(shù)據(jù)庫(kù)操作技術(shù)，定期檢查系統(tǒng)的運(yùn)行情況。再有，檔案管理人員也處于不斷的流動(dòng)當(dāng)中，只有保證檔案信息的隨時(shí)更新才能更好地為社會(huì)公眾提供服務(wù)。

（七）高效應(yīng)用人事檔案

人事檔案信息化建設(shè)主要涉及下面各個(gè)方面：第一，及時(shí)收集人事信息并整理；第二，及時(shí)更新信息數(shù)據(jù)并匯總。在收集信息過(guò)程中，管理人員要將其依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，如可以依據(jù)姓氏或號(hào)碼進(jìn)行分類，也可以依據(jù)人員所處的崗位進(jìn)行分類，并據(jù)此建設(shè)電子檔案，主要內(nèi)容有人員的學(xué)歷情況、崗位情況、獎(jiǎng)懲情況等，需要使用檔案材料時(shí)可以一起調(diào)出，得到人員的系統(tǒng)性評(píng)價(jià)。再有，遇到人員退休時(shí)，也可以及時(shí)查找到有關(guān)信息，大大加快了檔案管理速度。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之人事檔案管理信息化建設(shè)處于不斷地變化與發(fā)展當(dāng)中，要求管理者首先要建立完善的管理制度，積極引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，在檔案管理過(guò)程中大膽創(chuàng)新，防止出現(xiàn)檔案信息泄露問(wèn)題，及時(shí)充實(shí)檔案內(nèi)容，才能使人事檔案材料發(fā)揮更大的作用。