摘要：現(xiàn)如今，我國是大數(shù)據(jù)快速發(fā)展的新時期，人們對于信息化建設、辦公自動化的需求日益增長，為了提高文書檔案管理水平，人們紛紛通過構建文書檔案管理的辦公自動化來實現(xiàn)對文書檔案管理工作開發(fā)展。文章著重分析和探討文書檔案管理辦公自動化存在的問題，并針對現(xiàn)狀提出改善文書檔案管理辦公自動化的建議與策略。

關鍵詞：文書檔案管理;辦公自動化;應用

一、引言

現(xiàn)代信息技術的不斷發(fā)展與推廣，促使著自動化辦公也得到了極大的發(fā)展空間。而以往的文書檔案管理工作已經(jīng)無法適應當下時代背景，所以必須要做出改變和創(chuàng)新。在辦公自動化背景下，傳統(tǒng)的文書檔案管理受到了巨大的沖擊，文書檔案管理辦公自動化在帶來發(fā)展機遇的同時也面臨著巨大的考驗。因此，文章在辦公自動化背景下對文書檔案管理工作的相關思考，有著十分重要的意義。

二、文書檔案管理的辦公自動化存在的問題

（一）管理形式化現(xiàn)狀很嚴重

事業(yè)單位在進行檔案的管理時形式化現(xiàn)象仍然存在，因此使得文書檔案管理必須要有一個明確的制度來規(guī)范其一系列的操作。但是，因為部分單位在進行文書檔案管理時，并沒有將辦公自動化系統(tǒng)融入其中，再加上文書檔案制度化管理存在不明確的問題，均導致文書檔案管理出現(xiàn)了很多問題。再加上工作人員過多依賴于辦公自動化系統(tǒng)，因此導致辦公自動化背景下文書檔案管理的質(zhì)量無法達到預期要求。與此同時，工作人員工作不認真，只是一味地完成上級管理人員所分配的內(nèi)容，忽略了對檔案管理的重視，造成檔案管理的意識不強，這樣就出現(xiàn)了檔案管理的形式化。

（二）管理人員問題

在目前的發(fā)展過程中，文書檔案管理人員通常會出現(xiàn)身兼數(shù)職的情況，他們無法專注地對文書檔案管理工作進行合理安排與調(diào)度，因為經(jīng)常會被行政后勤等煩瑣的工作占據(jù)時間。這不僅不能構建出完整的文書檔案管理體系，還造成了我國專業(yè)文書檔案管理人員極其匱乏的現(xiàn)狀。不得不說，這與其頻繁的工作崗位調(diào)動與不明確的工作職能有很大關系。

（三）檔案管理與文書工作銜接環(huán)節(jié)中存在很大風險

由于檔案管理與文書工作處于一個系統(tǒng)中，所以二者在實際工作中是一種既存在聯(lián)系又相互制衡的狀態(tài)，這就需要檔案管理與文書工作可以通過相互配合，促使辦公效率得到提升。但事實上，管理人員缺乏對文書檔案的重視，并沒有檔案管理意識，這就影響其在文書工作中不認真不仔細，實際操作過程中很容易出現(xiàn)公文格式、內(nèi)容和處理方法缺乏規(guī)范性，與辦公自動化需求非常不符。

三、辦公自動化的應用對文書檔案管理的影響

（一）有助于提高文書檔案管理工作效率

在目前的互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)背景下，各項信息和數(shù)據(jù)呈現(xiàn)爆炸式地增長。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作都由人工進行數(shù)據(jù)整理、歸納、分析的流程，這種工作流程適應傳統(tǒng)的發(fā)展模式和經(jīng)營活動。但在目前信息技術高速發(fā)展的年代，各個行業(yè)的交易模式、經(jīng)營范圍、產(chǎn)業(yè)結構都在發(fā)生巨大的變化。面對這些改變，傳統(tǒng)文書檔案管理工作暴露出工作效率低、流程繁復且易受到人為因素影響的弊端，這些弊端很容易影響文書檔案信息的真實性和可靠性。在這種情況下，增強對文書檔案管理的信息化建設就有助于提高文書檔案管理工作的速度和質(zhì)量。引入人工智能和辦公自動化應用軟件進行海量數(shù)據(jù)的整理和歸類工作，工作人員則負責更為高級的文檔管理工作，對各項經(jīng)營和發(fā)展信息進行深層次的分析和檢查，從而顯著提高文書檔案管理工作的有效性。

（二）重視文書檔案挖掘，強化文書檔案服務

從功能角度來看，大數(shù)據(jù)具有支持數(shù)據(jù)分析的重要作用，若忽視分析，只進行前期的檢索統(tǒng)計，那么數(shù)據(jù)的價值就沒辦法真正體現(xiàn)出來，文書檔案就無法體現(xiàn)出其數(shù)字化成果。因此，文書檔案管理要把數(shù)據(jù)挖掘作為核心，通過對原始資料的整理，深度挖掘數(shù)據(jù)的價值，將數(shù)據(jù)進行整合分析，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)中隱藏的真正知識，要明確數(shù)據(jù)與信息之間的內(nèi)在聯(lián)系，防止出現(xiàn)信息孤島現(xiàn)象，提高信息傳遞的效率和文書檔案的利用率。信息挖掘能夠準確獲取用戶所需的信息，正確判斷用戶的真正需求，從而制訂具有針對性的服務方案，將服務的個性化與針對性體現(xiàn)出來。

（三）提高檔案數(shù)據(jù)安全性

安全問題是辦公自動化系統(tǒng)穩(wěn)定運行的基礎保障，所以需要不斷完善。檔案信息操作過程中最有可能發(fā)生的安全問題，就是人為泄密。因此，在檔案管理中，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏失，建立健全檔案管理制度和檔案相關制度，嚴格執(zhí)行確認使用者身份才能進入檔案庫房。當檔案人員的變動時，為避免檔案信息意外流出，就必須對人員變動做有效管理。為提高數(shù)據(jù)安全，在技術層面上要采取不斷優(yōu)化系統(tǒng)的隔離法。對于路由器的使用，可以先屏蔽系統(tǒng)全部IP地址，而后再逐步放行到網(wǎng)絡中進行操作。檔案信息以電子郵件方式發(fā)出前，應用殺毒軟件進行殺毒;以網(wǎng)頁方式發(fā)出時，應用內(nèi)容過濾系統(tǒng)以及阻隔瀏覽網(wǎng)頁系統(tǒng)來確保發(fā)送資料的安全。此外，還可以使用防火墻，通過防火墻阻止非法訪問，防止系統(tǒng)受到病毒的侵害。

四、結語

綜上所述，在辦公自動化背景下，越來越多的單位開始將文書檔案管理的辦公自動化與單位內(nèi)部的工作進行有效結合，通過多種舉措充分發(fā)揮文書檔案的管理作用，有效提高文書檔案管理的質(zhì)量及水平，降低成本支出，提高文書檔案管理的效益，更好地為單位的經(jīng)營、發(fā)展、科研、干部的任用等提供服務。

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作者簡介： 姜萍，煙臺肺科醫(yī)院。